Your guide to corporate travel management

TruTrip
Kongsi siaran pada

Perjalanan perniagaan membawa banyak faedah tetapi boleh menjadi a cabaran untuk mengatur dan mengurus for corporate travel managers. Booking trips, accommodations and flights to arrange, and an infinite list of additional travel expenses, surprises, and duties to keep track of with employees going all over the world. However, companies have so much to gain through business travel by building strong partnerships, standing out from the competition, boosting the company’s exposure, and delivering top-notch service to clients.

Pengurusan perjalanan perniagaan yang cemerlang adalah keperluan sebenar untuk memanfaatkan sepenuhnya program perjalanan perniagaan syarikat anda. Ia membantu anda kekal di atas matlamat perniagaan sambil menjaga pekerja di jalan raya. Jika syarikat anda memikirkan semula perjalanan perniagaan dan mencari cara untuk meningkatkan pengurusan perjalanan sambil mengutamakan penjimatan kos, panduan lengkap ini adalah tempat yang tepat untuk bermula.

Apakah sebenarnya pengurusan perjalanan?

Pengurusan perjalanan ialah fungsi yang merangkumi semua aspek perjalanan perniagaan untuk syarikat termasuk tempahan perjalanan, tugas menjaga, kawalan kos perjalanan, pengurusan Risiko, tuntutan dan pelaporan. Oleh kerana yuran perjalanan dan perbelanjaan perjalanan boleh membentuk sebahagian besar daripada belanjawan tahunan syarikat, mempunyai strategi yang kukuh adalah penting untuk memastikan bahagian bawahnya sihat. Perkhidmatan dan dasar pengurusan perjalanan pergi melebihi tempahan perjalanan perniagaan untuk memastikan itu keperluan pekerja dipenuhi dan mereka disokong sepanjang perjalanan perniagaan mereka.

Siapa yang mengendalikan pengurusan perjalanan?

Perjalanan perniagaan boleh diuruskan oleh syarikat pengurusan perjalanan korporat luaran, syarikat dalaman pengurus pelancongan, atau pentadbir pejabat. Tanpa pengurusan perjalanan yang berdedikasi, peranan mengatur, mengurus, memantau dan mengira perbelanjaan boleh jatuh ke atas pekerja selain daripada tanggungjawab kerja tetap mereka melainkan mereka menggaji agensi pelancongan korporat.

Pengurusan perjalanan semakin mendapat pengiktirafan sebagai fungsi perniagaan yang penting untuk meningkatkan produktiviti pasukan, memenuhi sasaran perniagaan dan menyelesaikan isu yang tidak dijangka dengan betul. Beralih daripada pengurusan mikro dan delegasi yang tidak wajar, syarikat kini memilih untuk mengupah pengurus perjalanan dan menggunakan sistem pengurusan perjalanan. Penyelesaian perisian pengurusan perjalanan ini selalunya mudah dilakukan dalam perkongsian dengan syarikat pengurusan perjalanan.

Pengurus perjalanan membantu dalam penciptaan a polisi perjalanan syarikat, pengurusan rancangan perjalanan, pemilihan pilihan perjalanan, organisasi dan pemantauan perbelanjaan perjalanan, dan juga keselamatan pengembara perniagaan. Pengurus perjalanan juga bertanggungjawab untuk menyemak data selepas perjalanan dan menggunakannya untuk menyelaraskan dan mengoptimumkan perjalanan masa hadapan. Mereka mesti mempunyai pelbagai keupayaan, termasuk komunikasi yang hebat dan kebolehan organisasi, serta keupayaan untuk berfikir secara strategik.

Sistem pengurusan perjalanan merujuk kepada platform dalam talian semua-dalam-satu yang menawarkan inventori perjalanan yang luas, polisi perjalanan automatik, pengurusan Risiko, pelaporan perbelanjaan dan sokongan berterusan untuk pengembara perniagaan. Pengurus perjalanan dan sistem pengurusan perjalanan tidak selalunya saling eksklusif. Bekerjasama memberi pekerja anda tempat perhubungan yang biasa secara dalaman dan syarikat anda cara moden untuk mengurus perjalanan perniagaan.

Untuk siapa pengurusan perjalanan?

Pengurusan perjalanan tidak dikhaskan hanya untuk syarikat besar dan pengembara yang kerap. Organisasi tanpa mengira saiz syarikat dan bilangan individu yang melakukan perjalanan untuk perniagaan, sama ada kali pertama atau kerap, boleh mendapat manfaat daripada pengurusan perjalanan. Sistem pengurusan perjalanan ialah a cara pintar untuk perusahaan kecil sederhana (PKS) dengan bilangan kakitangan yang lebih sedikit untuk memanfaatkan sepenuhnya program perjalanan perniagaan mereka.

Tanda-tanda Pengurusan Perjalanan Anda Rosak

Bagaimanakah anda boleh mengetahui apabila sistem anda telah mula runtuh? Atau apakah tanda-tanda bahawa sistem dan amalan pengurusan perjalanan perniagaan anda perlu dirombak atau diperbaiki sepenuhnya?

When your firm uses a method that just isn’t tailored to the company’s specific needs, what you get is either overly compensated results or little to no results at all. This leaves either business travellers or administrators or both not getting what they need to have productive business travels. Most businesses still prefer not to update and upgrade their current process leaving their travel management suffering. These signs may include:

  • Tempahan perjalanan memerlukan urutan e-mel yang panjang yang mungkin mengganggu produktiviti dan rutin harian biasa. Pasukan pentadbir terlalu banyak bekerja dan tertekan daripada berurusan dengan semua persiapan perjalanan, permintaan tempahan, pertukaran penerbangan dan pembatalan.
  • Pasukan kewangan terlalu banyak bekerja untuk mencari tahu siapa yang membelanjakan wang untuk perjalanan yang mana dan mengapa.
  • Tiada siapa yang membaca polisi perjalanan bahawa kakitangan operasi menghabiskan berjam-jam mencipta.

Platform pengurusan perjalanan perniagaan menawarkan penyelesaian tambahan yang tidak boleh dilakukan oleh ejen pelancongan korporat dan alat tempahan dalam talian seperti:

  • Tempahan sendiri terkawal polisi
  • Tempahan concierge
  • Tempahan untuk kumpulan
  • Mencari sokongan perjalanan
  • Menyusun laporan perbelanjaan perjalanan
  • Mewujudkan dasar perjalanan dan meminda dasar yang sedia ada
  • Menggunakan alatan perjalanan untuk menjejak belanjawan dan perbelanjaan

Trend terkini dalam Pengurusan Perjalanan Korporat

Pandemik Covid-19 memaksa eksperimen global yang tidak pernah berlaku sebelum ini tentang tabiat kerja inovatif dan memaksa industri pelancongan untuk berubah. Dunia menyaksikan pertemuan sambungan internet yang pantas, kamera berkualiti tinggi dan alatan kerjasama dalam talian. Apabila keperluan itu timbul, pelarasan telah dibuat dan kerja-dari-mana-mana sahaja kini diterima secara meluas. Ini melahirkan trend baharu dalam pengurusan perjalanan, mengubah hampir semua yang kita tahu. Trend utama termasuk:

  • Penginapan yang tidak konvensional adalah dalam permintaan.
  • Tempahan sendiri menjadi lebih biasa
  • Dasar perjalanan perniagaan yang lebih fleksibel dan terbuka kepada perubahan
  • Perjalanan korporat masih direvolusikan oleh teknologi.
  • Kecerdasan buatan, realiti maya dan pembantu pintar semuanya semakin meningkat.
  • Perjalanan perniagaan dan kerja jauh ditawarkan sebagai faedah

Peranan Pengurus Perjalanan

Menguruskan perjalanan bermakna mengemudi dengan berkesan pelbagai cabaran ia datang bersama, termasuk tanggungjawab berikut:

  1. Tempahan jadual perjalanan dan pertunangan lain
  2. Menentukan dasar perjalanan
  3. Menggunakan teknologi dan apl untuk memudahkan perancangan dan pengurusan
  4. Rundingan – jimat wang dengan kadar, perkhidmatan dan bonus yang dirundingkan
  5. Pengurusan Risiko
  6. Memastikan keselamatan pengembara perniagaan
  7. Menjejaki perbelanjaan perjalanan dan belanjawan dengan bantuan pasukan kewangan
  8. Mengikuti data perjalanan syarikat
  9. Staying well-informed about the current corporate travel market’s state

Apakah faedah menambah baik pengurusan perjalanan?

1) Menguruskan krisis dan cabaran melalui sokongan 24/7

2)      Fleksibiliti perjalanan – perjalanan lebih terbuka kepada perubahan yang mungkin berlaku

3) Peningkatan pematuhan kepada dasar perjalanan dengan mengautomasikan

4) Lebih kecekapan dan produktiviti. Lebih banyak masa untuk pekerja memberi tumpuan kepada matlamat perniagaan

5) Inventori perjalanan yang luas memberi anda lebih banyak pilihan dalam lingkungan keperluan dan harga anda

6)      Generating savings and return on investment with the expert opinion of finance teams

Bagaimana Untuk Meningkatkan Pengurusan Perjalanan

Tidak kira di mana pengurusan perjalanan syarikat anda berada pada masa ini, hampir selalu ada sesuatu untuk diperbaiki atau diperbaiki. Walaupun ia mungkin tidak cukup mendesak untuk mengambil tindakan segera, adalah penting untuk mengetahui dan membuat penambahbaikan mengikut masa. Berikut ialah cara untuk meningkatkan pengurusan perjalanan perniagaan anda walaupun tanpa ejen pelancongan.

1. Menilai keperluan perjalanan semasa anda & mengenal pasti jurang

Cara terbaik untuk mengetahui jika anda menghadapi masalah dengan pengurusan perjalanan anda adalah dengan benar-benar meluangkan masa untuk menilainya. Bercakap dengan pekerja anda dan tanya mereka tentang keperluan perjalanan mereka. Adakah masa transit menghalang produktiviti kerja? Menggabungkan akses lounge dalam anda polisi perjalanan boleh membantu. Adakah pengembara tahu apa yang perlu dilakukan jika mereka jatuh sakit dalam perjalanan perniagaan atau kehilangan dokumen perjalanan mereka? Adakah anda kini sedar tentang trend industri pelancongan? Pastikan anda tugas menjaga berkomunikasi dengan baik. Perhatikan isu yang anda kenal pasti dan mula berusaha ke arah mengimbas penyelesaian.

2. Mengimbas untuk mencari penyelesaian yang berpotensi

Kunci kepada penambahbaikan ialah mencari dan melaksanakan penyelesaian yang betul. Imbas untuk semua penyelesaian yang ada, termasuk mengupah pengurus yang berdedikasi, pergi ke luar untuk mencari agensi pelancongan korporat untuk melakukan tugas itu, memilih untuk mencari tapak web atau menggunakan perisian pengurusan perjalanan.

3. Mengetahui penyelesaian mana yang terbaik dan tepat untuk anda

Selepas mengenal pasti masalah dan kemungkinan penyelesaian, tiba masanya untuk memilih penyelesaian yang terbaik untuk menangani masalah khusus dan jenis perjalanan perniagaan yang akan diterokai. Timbang faedah dan perbelanjaan perjalanan setiap satu dan padankannya dengan matlamat anda. Ini adalah pelbagai penyelesaian dan apakah kelebihan dan kekurangan yang mungkin mereka timbulkan.

Dalam rumah:

Kelebihan:

  • Bekerja dengan pekerja yang boleh dipercayai yang telah dipilih dan dengan itu sesuai dengan profil
  • Mempunyai pekerja yang sudah faham bagaimana syarikat beroperasi
  • Akan mempunyai masa dan tumpuan untuk menjadi pakar perjalanan
  • Menjimatkan kos perbelanjaan perjalanan untuk mengupah pihak luar
  • Mengekalkan saiz kakitangan
  • Lebih berkemungkinan mendapat kadar terbaik
  • Mempunyai seseorang yang benar-benar tersedia

Keburukan:

  • Pekerja yang terlalu bekerja yang sudah mempunyai pekerjaan di luar pengurusan perjalanan
  • Mengorbankan kepakaran dan kekhususan khusus untuk mengurangkan perbelanjaan perjalanan dan saiz kakitangan

Agensi-agensi pelancongan:

Kelebihan:

  • Syarikat mendapat semua perkhidmatan pelancongan di satu tempat
  • Kepakaran pilihan dalam bidang
  • Semua perbelanjaan perjalanan adalah eksplisit
  • Rakaman corak dan penjejakan proses adalah lebih teliti
  • Pengurusan dilakukan dengan lebih teliti
  • Cenderung mempunyai kuasa yang lebih baik dalam industri pelancongan

Keburukan:

  • Mungkin lebih mahal
  • Ketersediaan pada setiap masa tidak dijamin

Laman Web Pengguna:

Kelebihan:

  • Peningkatan pendedahan dan jangkauan
  • Tempahan perjalanan automatik
  • Kaedah pembayaran yang lebih pantas
  • Mendapatkan cerapan tentang proses perniagaan

Keburukan:

  • Kebolehcapaian tidak selalu dijamin
  • Terdedah kepada kesilapan manusia
  • Mungkin tidak termasuk harga terbaik

Perisian Pengurusan Perjalanan:

Kelebihan:

  • Tempahan automatik dan proses lain
  • Termasuk pelbagai inventori perjalanan dengan harga terbaik
  • Penjejakan dan belanjawan mudah – perbelanjaan perjalanan, jadual perjalanan, tugasan
  • Menjimatkan masa
  • Menguruskan pangkalan data keseluruhan
  • Pengurusan susulan

Keburukan:

  • Pasukan mungkin mengambil sedikit masa peralihan dan membiasakan diri
  • Masalah khusus mungkin memerlukan penyelesaian tersuai

4. Membuat rancangan anda

Selepas anda menemui masalah, penyelesaian tinjauan dan pilih penyelesaian yang mempunyai nilai terbaik untuk pengurusan, sudah tiba masanya untuk meletakkan perkara itu. Kembali ke asal dan mula merangka rancangan yang direka bentuk terbaik untuk menghasilkan perjalanan perniagaan global yang lancar, selamat dan mudah.

5. Menyelaraskan organisasi 

Pastikan semua pekerja berada pada halaman yang sama dengan rancangan dan perubahan yang akan anda laksanakan. Ini mungkin memerlukan mesyuarat dan sesi atas ke bawah dengan saluran komunikasi yang jelas. Kekalkan komunikasi dua hala dan terbuka kepada pekerja untuk mengemukakan sebarang soalan atau kebimbangan. Pertimbangkan perkara ini dan atasi kebimbangan utama sebelum bergerak ke hadapan.

6. Melaksanakan perubahan

Komunikasi yang jelas adalah kunci untuk sebarang pelaksanaan berjaya. Agar sistem pengurusan perjalanan baharu anda diterima, pekerja mesti terlebih dahulu mengetahuinya dan cara ia berfungsi. Atur demo dan pastikan proses didokumentasikan dengan baik untuk diakses oleh pekerja pada bila-bila masa. Tetapkan tarikh pelancaran dan sokong mereka melalui fasa peralihan sistem baharu. Pastikan mereka sentiasa pantas dan pastikan mereka memahami cara sesuatu berfungsi walaupun ia berkembang.

7. Memantau kesan dan menyesuaikan diri

Selepas pelaksanaan, tiba masanya untuk melihat sama ada proses pengurusan perjalanan anda berfungsi. Ini adalah peringkat di mana anda memantau dengan teliti dan mendengar pekerja anda tentang di mana pelarasan perlu dibuat. Ini juga merupakan peringkat di mana anda bekerja rapat dengan pembekal penyelesaian anda untuk memastikan semuanya teratur dan isu boleh dibetulkan dengan lancar jika ada.

Pengurusan perjalanan penuh mudah dicapai 

Pengurusan perjalanan yang betul boleh membantu syarikat anda mencapai tahap baharu dan memecahkan rekod baharu. Pastikan pasukan anda produktif dengan pengurusan perjalanan suite penuh untuk mengurangkan kos perjalanan, tempahan yang lebih mudah, keselamatan perjalanan dan lebih fleksibiliti. Tempah demo atau daftar untuk percubaan percuma untuk melihat cara TruTrip boleh menambah baik program perjalanan perniagaan anda.