Perjalanan perniagaan membawa banyak faedah tetapi boleh menjadi a cabaran untuk mengatur dan mengurus untuk pengurus pelancongan korporat. Tempah perjalanan, penginapan dan penerbangan untuk diatur, dan senarai perbelanjaan perjalanan tambahan, kejutan dan tugas tambahan yang tidak terhingga untuk dijejaki dengan pekerja pergi ke seluruh dunia. Walau bagaimanapun, syarikat mempunyai begitu banyak keuntungan melalui perjalanan perniagaan dengan membina perkongsian yang kukuh, menonjol daripada persaingan, meningkatkan pendedahan syarikat dan menyampaikan perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan.

Pengurusan perjalanan perniagaan yang cemerlang adalah keperluan sebenar untuk memanfaatkan sepenuhnya program perjalanan perniagaan syarikat anda. Ia membantu anda kekal di atas matlamat perniagaan sambil menjaga pekerja di jalan raya. Jika syarikat anda memikirkan semula perjalanan perniagaan dan mencari cara untuk meningkatkan pengurusan perjalanan sambil mengutamakan penjimatan kos, panduan lengkap ini adalah tempat yang tepat untuk bermula.

Apakah sebenarnya pengurusan perjalanan?

Pengurusan perjalanan ialah fungsi yang merangkumi semua aspek perjalanan perniagaan untuk syarikat termasuk tempahan perjalanan, tugas menjaga, kawalan kos perjalanan, pengurusan Risiko, tuntutan dan pelaporan. Oleh kerana yuran perjalanan dan perbelanjaan perjalanan boleh membentuk sebahagian besar daripada belanjawan tahunan syarikat, mempunyai strategi yang kukuh adalah penting untuk memastikan bahagian bawahnya sihat. Perkhidmatan dan dasar pengurusan perjalanan pergi melebihi tempahan perjalanan perniagaan untuk memastikan itu keperluan pekerja dipenuhi dan mereka disokong sepanjang perjalanan perniagaan mereka.

Siapa yang mengendalikan pengurusan perjalanan?

Perjalanan perniagaan boleh diuruskan oleh syarikat pengurusan perjalanan korporat luaran, syarikat dalaman pengurus pelancongan, atau pentadbir pejabat. Tanpa pengurusan perjalanan yang berdedikasi, peranan mengatur, mengurus, memantau dan mengira perbelanjaan boleh jatuh ke atas pekerja selain daripada tanggungjawab kerja tetap mereka melainkan mereka menggaji agensi pelancongan korporat.

Pengurusan perjalanan semakin mendapat pengiktirafan sebagai fungsi perniagaan yang penting untuk meningkatkan produktiviti pasukan, memenuhi sasaran perniagaan dan menyelesaikan isu yang tidak dijangka dengan betul. Beralih daripada pengurusan mikro dan delegasi yang tidak wajar, syarikat kini memilih untuk mengupah pengurus perjalanan dan menggunakan sistem pengurusan perjalanan. Penyelesaian perisian pengurusan perjalanan ini selalunya mudah dilakukan dalam perkongsian dengan syarikat pengurusan perjalanan.

Pengurus perjalanan membantu dalam penciptaan a polisi perjalanan syarikat, pengurusan rancangan perjalanan, pemilihan pilihan perjalanan, organisasi dan pemantauan perbelanjaan perjalanan, dan juga keselamatan pengembara perniagaan. Pengurus perjalanan juga bertanggungjawab untuk menyemak data selepas perjalanan dan menggunakannya untuk menyelaraskan dan mengoptimumkan perjalanan masa hadapan. Mereka mesti mempunyai pelbagai keupayaan, termasuk komunikasi yang hebat dan kebolehan organisasi, serta keupayaan untuk berfikir secara strategik.

Sistem pengurusan perjalanan merujuk kepada platform dalam talian semua-dalam-satu yang menawarkan inventori perjalanan yang luas, polisi perjalanan automatik, pengurusan Risiko, pelaporan perbelanjaan dan sokongan berterusan untuk pengembara perniagaan. Pengurus perjalanan dan sistem pengurusan perjalanan tidak selalunya saling eksklusif. Bekerjasama memberi pekerja anda tempat perhubungan yang biasa secara dalaman dan syarikat anda cara moden untuk mengurus perjalanan perniagaan.

Perkhidmatan Pengurusan Perjalanan Dalaman: Bolehkah Ia Dilakukan Di Rumah?

Apabila perkara dikendalikan secara dalaman, pekerja akan kadang-kadang bertanggungjawab untuk menempah hotel mereka sendiri, restoran, firma penyewaan kenderaan dan perkara lain yang boleh menjadi membosankan dengan cepat terutamanya apabila mereka kerap melakukan perjalanan. Mereka mesti menjejaki semua resit dan perbelanjaan semasa dalam perjalanan dan seterusnya menyerahkannya untuk pembayaran balik kepada pihak dalaman yang sepatutnya. Terdapat penyelesaian perisian dan aplikasi mudah alih tersedia untuk membantu keperluan ini. Ini penting untuk menjejaki bajet perjalanan anda.

Jika organisasi anda memilih untuk mengendalikan pengurusan perjalanan secara dalaman, ia harus diputuskan jabatan dan orang mana yang akan bertanggungjawab ke atas dasar, proses, tempahan dan pembayaran balik pekerja. Platform pengurusan perjalanan boleh memperkasakan pekerja untuk menempah dengan mudah sambil mematuhi dasar perjalanan syarikat. Pelaporan keselamatan dan perbelanjaan pengembara juga menjadi bebas kerumitan apabila perjalanan perniagaan disatukan pada satu platform.

Perkhidmatan Pengurusan Perjalanan Luar

Walaupun mungkin masuk akal untuk firma kecil yang sedang berkembang untuk mengurus perjalanan secara dalaman pada mulanya, apabila syarikat itu berkembang, pengurusan perjalanan boleh menjadi terlalu rumit untuk kekal sebagai dalaman. Syarikat pengurusan pelancongan luar meringankan beban pekerja ini, membolehkan mereka menumpukan perhatian pada perkara yang terbaik yang mereka lakukan.

Platform pengurusan perjalanan bekerja sebagai ejen pelancongan korporat zaman baharu, memberikan anda harga terbaik dengan syarikat penerbangan, rangkaian hotel, syarikat penyewaan kereta dan perniagaan lain tanpa rundingan yang panjang. Perkhidmatan pelancongan concierge yang berdedikasi juga membantu pekerja dengan pengaturan perjalanan, akses lounge hotel, perkhidmatan kenderaan dan perkhidmatan pelancongan lain di lokasi pusat.

Untuk siapa pengurusan perjalanan?

Pengurusan perjalanan tidak dikhaskan hanya untuk syarikat besar dan pengembara yang kerap. Organisasi tanpa mengira saiz syarikat dan bilangan individu yang melakukan perjalanan untuk perniagaan, sama ada kali pertama atau kerap, boleh mendapat manfaat daripada pengurusan perjalanan. Sistem pengurusan perjalanan ialah a cara pintar untuk perusahaan kecil sederhana (PKS) dengan bilangan kakitangan yang lebih sedikit untuk memanfaatkan sepenuhnya program perjalanan perniagaan mereka.

Tanda-tanda Pengurusan Perjalanan Anda Rosak

Bagaimanakah anda boleh mengetahui apabila sistem anda telah mula runtuh? Atau apakah tanda-tanda bahawa sistem dan amalan pengurusan perjalanan perniagaan anda perlu dirombak atau diperbaiki sepenuhnya?

Apabila firma anda menggunakan kaedah yang tidak disesuaikan dengan keperluan khusus syarikat, apa yang anda perolehi adalah sama ada hasil yang terlalu banyak pampasan atau sedikit atau tiada hasil langsung. Ini menyebabkan pengembara perniagaan atau pentadbir atau kedua-duanya tidak mendapat apa yang mereka perlukan untuk melakukan perjalanan perniagaan yang produktif. Kebanyakan perniagaan masih memilih untuk tidak mengemas kini dan menaik taraf proses semasa mereka menyebabkan pengurusan perjalanan mereka menderita. Tanda-tanda ini mungkin termasuk:

• Tempahan perjalanan memerlukan urutan e-mel yang panjang yang mungkin mengganggu produktiviti dan rutin harian biasa. Pasukan pentadbir terlalu banyak bekerja dan tertekan daripada berurusan dengan semua persiapan perjalanan, permintaan tempahan, pertukaran penerbangan dan pembatalan.
• Pasukan kewangan terlalu banyak bekerja untuk mencari tahu siapa yang membelanjakan wang untuk perjalanan yang mana dan mengapa.
• Tiada siapa yang membaca polisi perjalanan bahawa kakitangan operasi menghabiskan berjam-jam mencipta.
• Pasukan kewangan mengawal setiap tempahan perjalanan untuk terus terkawal perbelanjaan dengan cara terbaik yang mereka tahu.
• Pengembara tidak mempunyai keupayaan yang sama untuk memilih perjalanan tepat yang mereka inginkan seperti yang mereka lakukan jika mereka menempah penerbangan mereka sendiri.
• Pengembara kerap menyatakan rasa tidak puas hati dengan cara mereka terpaksa menempah perjalanan, dan mereka kerap berkeras untuk membuat tempahan dalam talian, tanpa mengira dasar perniagaan.

Platform pengurusan perjalanan perniagaan menawarkan penyelesaian tambahan yang tidak boleh dilakukan oleh ejen pelancongan korporat dan alat tempahan dalam talian seperti:

• Tempahan sendiri terkawal polisi
• Tempahan concierge
• Tempahan untuk kumpulan
• Mencari sokongan perjalanan
• Menyusun laporan perbelanjaan perjalanan
• Mewujudkan dasar perjalanan dan meminda dasar yang sedia ada
• Menggunakan alatan perjalanan untuk menjejak belanjawan dan perbelanjaan

Bagaimanakah Pengurusan Perjalanan Hari Ini Berbeza Dari Sebelum Ini?

Perjalanan perniagaan telah disambung semula, walaupun ia tidak sama seperti sebelum ini. Perjalanan perniagaan akan menjadi penting dalam membina hubungan secara peribadi, menunjukkan komitmen kepada pelanggan, dan juga memastikan pekerja bermotivasi apabila organisasi ingin berkembang maju selepas wabak. 

Program pengurusan perjalanan perniagaan yang merangkumi semua bertujuan untuk menyepadukan dan memenuhi keperluan pelbagai pihak berkepentingan. Untuk dipadankan dengan matlamat korporat, pemilik perniagaan dan eksekutif C-suite membuat keputusan kritikal tentang belanjawan syarikat, risiko kesihatan dan gaya kerja. Pada masa yang sama, HR dan ketua pasukan mesti menangani semangat pekerja yang rendah, kerja berpasukan yang lemah, keseronokan di tempat kerja, dan keperluan keselamatan yang semakin meningkat semasa bekerja.

Ia lebih daripada sekadar pergi dari tempat A ke B. Pengurusan perjalanan korporat moden mesti bersaing dengan keperluan semasa perniagaan dan pengembara mereka. Ini adalah tiga asas yang harus menjadi inti penyelesaian pengurusan perjalanan korporat anda:

• Kerjasama dan Amanah: Komunikasi dua hala yang jelas antara pembekal pengurusan perjalanan korporat anda dan pengembara dalam syarikat anda meyakinkan dan meningkatkan pengalaman perjalanan anda. Adalah penting bahawa pengembara berasa disokong sepanjang perjalanan perniagaan mereka. Teknologi boleh membantu anda dalam memberi anda ketelusan apabila menguruskan perjalanan perbelanjaan, dan digabungkan dengan sentuhan manusia, anda mempunyai penyelesaian perjalanan yang berkuasa di hujung jari anda. Jika anda baru di bandar dan sesuatu yang tidak dijangka berlaku, mempunyai akses kepada pasukan sokongan yang berdedikasi 24/7 boleh melegakan pengalaman yang tidak menyenangkan. Untuk pengurus perjalanan, bekerjasama dengan pembekal pengurusan perjalanan korporat anda memastikan anda mempunyai semua asas yang dilindungi termasuk keperluan yang lebih kritikal seperti keselamatan pengembara, pengurusan perbelanjaan, kelewatan dan pembatalan. 
• Menyampaikan Impak: Syarikat adalah memikirkan semula program perjalanan perniagaan mereka dan mengutamakan perjalanan perniagaan berdasarkan nilai yang mereka bawa. Perjalanan perniagaan adalah kunci untuk membina hubungan dan boleh menjadi pelaburan yang menguntungkan. Yang betul pengurusan perjalanan korporat membolehkan anda membina program perjalanan perniagaan anda untuk sejajar dengan matlamat perniagaan anda, keperluan pengembara dan budaya syarikat.
• Akauntabiliti: Di samping menguruskan perbelanjaan perjalanan, syarikat semakin sedar tentang kesan persekitaran perjalanan perniagaan. Mengurangkan kesan karbon adalah matlamat yang patut dipuji dan apabila dilakukan dengan betul, boleh meningkatkan keuntungan kewangan. Perbelanjaan perjalanan yang dipantau, kemampanan dan tugas menjaga adalah perkara yang pengurusan perjalanan korporat yang betul membantu anda melakukan yang lebih baik. 

Trend terkini dalam Pengurusan Perjalanan Korporat

Pandemik Covid-19 memaksa eksperimen global yang tidak pernah berlaku sebelum ini tentang tabiat kerja inovatif dan memaksa industri pelancongan untuk berubah. Dunia menyaksikan pertemuan sambungan internet yang pantas, kamera berkualiti tinggi dan alatan kerjasama dalam talian. Apabila keperluan itu timbul, pelarasan telah dibuat dan kerja-dari-mana-mana sahaja kini diterima secara meluas. Ini melahirkan trend baharu dalam pengurusan perjalanan, mengubah hampir semua yang kita tahu. Trend utama termasuk:

• Penginapan yang tidak konvensional adalah dalam permintaan.
• Tempahan sendiri menjadi lebih biasa
• Dasar perjalanan perniagaan yang lebih fleksibel dan terbuka kepada perubahan
• Perjalanan korporat masih direvolusikan oleh teknologi.
• Kecerdasan buatan, realiti maya dan pembantu pintar semuanya semakin meningkat.
• Perjalanan perniagaan dan kerja jauh ditawarkan sebagai faedah

Peranan Pengurus Perjalanan

Menguruskan perjalanan bermakna mengemudi dengan berkesan pelbagai cabaran ia datang bersama, termasuk tanggungjawab berikut:

1. Tempahan jadual perjalanan dan pertunangan lain
2. Menentukan dasar perjalanan
3. Menggunakan teknologi dan apl untuk memudahkan perancangan dan pengurusan
4. Rundingan – jimat wang dengan kadar, perkhidmatan dan bonus yang dirundingkan
5. Pengurusan Risiko
6. Memastikan keselamatan pengembara perniagaan
7. Menjejaki perbelanjaan perjalanan dan belanjawan dengan bantuan pasukan kewangan
8. Mengikuti data perjalanan syarikat
9. Mengekalkan maklumat yang baik tentang keadaan pasaran pelancongan korporat semasa

Bagaimanakah teknologi boleh meningkatkan perjalanan perniagaan dan pengurusan perjalanan?

Masa adalah wang dalam dunia korporat. Tiada apa-apa, sama ada persinggahan penerbangan selama 4 jam atau berjalan kaki ke kolam renang hotel, boleh membuat masa terhenti. Kita boleh memanfaatkan sepenuhnya masa dan wang kita semasa melakukan perjalanan untuk bekerja berkat kuasa teknologi.

Untuk membuat kiraan setiap saat, terdapat beratus-ratus apl telefon pintar dan penyelesaian awan yang boleh diakses. Penjimat masa teknologi ini bukan sahaja akan membantu anda mengatasi matahari terbenam, tetapi ia juga akan memberi anda masa dan wang tambahan untuk bermain dengan dana hasil titik peluh anda.

Penginapan: Tempahan hotel atau penginapan yang betul adalah lebih mudah dengannya pilihan yang luas ditawarkan pada platform pengurusan perjalanan atau alat tempahan dalam talian. Pengurus pelancongan atau syarikat pengurusan boleh mencari pertubuhan yang paling sesuai dengan syarikat dengan satu klik dan membuat perbandingan harga terbaik. Syarikat sering bergantung pada ejen pelancongan pada mulanya, kerana program pengurusan perjalanan mereka belum disediakan.

Automasi: Tugas yang memakan masa dan membosankan boleh menyebabkan pekerja berasa lemah semangat. Mereka mungkin melangkau langkah dan melanggar garis panduan walaupun berniat terbaik meninggalkan dasar perjalanan anda yang disusun rapi sebagai kenangan yang jauh. Automasi mengurangkan beban kerja tugasan berulang manual dan memudahkan proses tempahan. Anda boleh memasukkan anda polisi perjalanan ke dalam sistem pengurusan perjalanan, menghapuskan keperluan untuk sesiapa sahaja mengingatinya atau bertanya soalan. Mereka hanya mengikut prosedur dari awal hingga akhir, melakukan apa yang diperlukan daripada mereka.

Kekal berhubung: Panggilan video sekali gus perjalanan perniagaan dalam mewujudkan hubungan yang lebih tulen dan bermakna dari semasa ke semasa. Teknologi pengurusan perjalanan boleh menghilangkan kerumitan menyelidik keperluan perjalanan dan maklumat risiko tentang destinasi, dan memberikan pengembara semua sokongan yang mereka perlukan. Anda akan mempunyai tenaga kerja yang lebih bermotivasi dan dinamik dalam masa yang singkat.

Pengurusan Risiko: Mempunyai maklumat yang betul pada masa yang tepat adalah penting untuk bertindak balas terhadap keadaan dengan cepat dan membolehkan anda menjimatkan masa. Sama ada risiko ini adalah wabak virus, pergolakan politik atau bencana alam, mengetahui tentangnya lebih awal membantu langkah berjaga-jaga atau tindakan yang perlu diambil. 

Keselamatan: Keselamatan pengembara adalah aspek penting dalam polisi perjalanan syarikat dan menyampaikan kepada pekerja bagaimana mereka dilindungi. Penjejakan masa nyata dan makluman risiko memastikan pelancong selamat dan membantu syarikat memenuhinya tugas menjaga.

Apakah faedah menambah baik pengurusan perjalanan?

1) Menguruskan krisis dan cabaran melalui sokongan 24/7

2)      Fleksibiliti perjalanan – perjalanan lebih terbuka kepada perubahan yang mungkin berlaku

3) Peningkatan pematuhan kepada dasar perjalanan dengan mengautomasikan

4) Lebih kecekapan dan produktiviti. Lebih banyak masa untuk pekerja memberi tumpuan kepada matlamat perniagaan

5) Inventori perjalanan yang luas memberi anda lebih banyak pilihan dalam lingkungan keperluan dan harga anda

6)      Generating savings and return on investment with the expert opinion of finance teams

Bagaimana Untuk Meningkatkan Pengurusan Perjalanan

Tidak kira di mana pengurusan perjalanan syarikat anda berada pada masa ini, hampir selalu ada sesuatu untuk diperbaiki atau diperbaiki. Walaupun ia mungkin tidak cukup mendesak untuk mengambil tindakan segera, adalah penting untuk mengetahui dan membuat penambahbaikan mengikut masa. Berikut ialah cara untuk meningkatkan pengurusan perjalanan perniagaan anda walaupun tanpa ejen pelancongan.

1. Menilai keperluan perjalanan semasa anda & mengenal pasti jurang

Cara terbaik untuk mengetahui jika anda menghadapi masalah dengan pengurusan perjalanan anda adalah dengan benar-benar meluangkan masa untuk menilainya. Bercakap dengan pekerja anda dan tanya mereka tentang keperluan perjalanan mereka. Adakah masa transit menghalang produktiviti kerja? Menggabungkan akses lounge dalam anda polisi perjalanan boleh membantu. Adakah pengembara tahu apa yang perlu dilakukan jika mereka jatuh sakit dalam perjalanan perniagaan atau kehilangan dokumen perjalanan mereka? Adakah anda kini sedar tentang trend industri pelancongan? Pastikan anda tugas menjaga berkomunikasi dengan baik. Perhatikan isu yang anda kenal pasti dan mula berusaha ke arah mengimbas penyelesaian.

2. Mengimbas untuk mencari penyelesaian yang berpotensi

Kunci kepada penambahbaikan ialah mencari dan melaksanakan penyelesaian yang betul. Imbas untuk semua penyelesaian yang ada, termasuk mengupah pengurus yang berdedikasi, pergi ke luar untuk mencari agensi pelancongan korporat untuk melakukan tugas itu, memilih untuk mencari tapak web atau menggunakan perisian pengurusan perjalanan.

3. Mengetahui penyelesaian mana yang terbaik dan tepat untuk anda

Selepas mengenal pasti masalah dan kemungkinan penyelesaian, tiba masanya untuk memilih penyelesaian yang terbaik untuk menangani masalah khusus dan jenis perjalanan perniagaan yang akan diterokai. Timbang faedah dan perbelanjaan perjalanan setiap satu dan padankannya dengan matlamat anda. Ini adalah pelbagai penyelesaian dan apakah kelebihan dan kekurangan yang mungkin mereka timbulkan.

Dalam rumah:

Kelebihan:

• Bekerja dengan pekerja yang boleh dipercayai yang telah dipilih dan dengan itu sesuai dengan profil
• Mempunyai pekerja yang sudah faham bagaimana syarikat beroperasi
• Akan mempunyai masa dan tumpuan untuk menjadi pakar perjalanan
• Menjimatkan kos perbelanjaan perjalanan untuk mengupah pihak luar
• Mengekalkan saiz kakitangan
• Lebih berkemungkinan mendapat kadar terbaik
• Mempunyai seseorang yang benar-benar tersedia

Keburukan:

• Pekerja yang terlalu bekerja yang sudah mempunyai pekerjaan di luar pengurusan perjalanan
• Mengorbankan kepakaran dan kekhususan khusus untuk mengurangkan perbelanjaan perjalanan dan saiz kakitangan

Agensi-agensi pelancongan:

Kelebihan:

• Syarikat mendapat semua perkhidmatan pelancongan di satu tempat
• Kepakaran pilihan dalam bidang
• Semua perbelanjaan perjalanan adalah eksplisit
• Rakaman corak dan penjejakan proses adalah lebih teliti
• Pengurusan dilakukan dengan lebih teliti
• Cenderung mempunyai kuasa yang lebih baik dalam industri pelancongan

Keburukan:

• Mungkin lebih mahal
• Ketersediaan pada setiap masa tidak dijamin

Laman Web Pengguna:

Kelebihan:

• Peningkatan pendedahan dan jangkauan
• Tempahan perjalanan automatik
• Kaedah pembayaran yang lebih pantas
• Mendapatkan cerapan tentang proses perniagaan

Keburukan:

• Kebolehcapaian tidak selalu dijamin
• Terdedah kepada kesilapan manusia
• Mungkin tidak termasuk harga terbaik

Perisian Pengurusan Perjalanan:

Kelebihan:

• Tempahan automatik dan proses lain
• Termasuk pelbagai inventori perjalanan dengan harga terbaik
• Penjejakan dan belanjawan mudah – perbelanjaan perjalanan, jadual perjalanan, tugasan
• Menjimatkan masa
• Menguruskan pangkalan data keseluruhan
• Pengurusan susulan

Keburukan:

• Pasukan mungkin mengambil sedikit masa peralihan dan membiasakan diri
• Masalah khusus mungkin memerlukan penyelesaian tersuai

4. Membuat rancangan anda

Selepas anda menemui masalah, penyelesaian tinjauan dan pilih penyelesaian yang mempunyai nilai terbaik untuk pengurusan, sudah tiba masanya untuk meletakkan perkara itu. Kembali ke asal dan mula merangka rancangan yang direka bentuk terbaik untuk menghasilkan perjalanan perniagaan global yang lancar, selamat dan mudah.

5. Menyelaraskan organisasi 

Pastikan semua pekerja berada pada halaman yang sama dengan rancangan dan perubahan yang akan anda laksanakan. Ini mungkin memerlukan mesyuarat dan sesi atas ke bawah dengan saluran komunikasi yang jelas. Kekalkan komunikasi dua hala dan terbuka kepada pekerja untuk mengemukakan sebarang soalan atau kebimbangan. Pertimbangkan perkara ini dan atasi kebimbangan utama sebelum bergerak ke hadapan.

6. Melaksanakan perubahan

Komunikasi yang jelas adalah kunci untuk sebarang pelaksanaan berjaya. Agar sistem pengurusan perjalanan baharu anda diterima, pekerja mesti terlebih dahulu mengetahuinya dan cara ia berfungsi. Atur demo dan pastikan proses didokumentasikan dengan baik untuk diakses oleh pekerja pada bila-bila masa. Tetapkan tarikh pelancaran dan sokong mereka melalui fasa peralihan sistem baharu. Pastikan mereka sentiasa pantas dan pastikan mereka memahami cara sesuatu berfungsi walaupun ia berkembang.

7. Memantau kesan dan menyesuaikan diri

Selepas pelaksanaan, tiba masanya untuk melihat sama ada proses pengurusan perjalanan anda berfungsi. Ini adalah peringkat di mana anda memantau dengan teliti dan mendengar pekerja anda tentang di mana pelarasan perlu dibuat. Ini juga merupakan peringkat di mana anda bekerja rapat dengan pembekal penyelesaian anda untuk memastikan semuanya teratur dan isu boleh dibetulkan dengan lancar jika ada. 

Perkara yang Perlu Dilakukan Apabila Masalah Berlaku

Adalah selamat untuk mengandaikan bahawa perkara tidak akan sentiasa berjalan seperti yang anda perlukan. Oleh itu, mencipta pelan luar jangka dan pelan sandaran adalah alahan penting dalam pengurusan perjalanan perniagaan. Sebenarnya, adalah selamat untuk mengandaikan bahawa sesuatu tidak akan menjadi seperti yang anda rancangkan. Banyak daripada cabaran ini bergantung pada keadaan semasa industri pelancongan secara keseluruhan. Walaupun anda tidak boleh sentiasa meramalkan apa itu, anda boleh bersedia untuk itu sekiranya apa-apa berlaku.

Isu perjalanan

Ini termasuk penerbangan yang dibatalkan, perbelanjaan dan menjejakinya, jadual yang tegar dan banyak lagi. Tidak kira apa yang berlaku dalam dunia pelancongan korporat, mengurangkan perbelanjaan dan menggunakan sumber yang ada dengan bijak sentiasa menjadi cabaran bagi profesional pengurusan perjalanan korporat.

Ikuti perkembangan situasi dengan sandaran, perisian pasang dan main, menjejaki perbelanjaan, mendapatkan pilihan pembayaran terbaik, mengutamakan kesejahteraan pengembara dan mendapatkan inventori terbaik. Temui pelbagai sistem pampasan atau pembayaran balik sekiranya penerbangan, perjalanan atau item yang dibatalkan dalam jadual perjalanan.

Bangunkan alat dan dasar tempahan perjalanan korporat yang betul yang memudahkan pematuhan untuk pengembara anda, membantu anda mendapatkan kadar istimewa dengan vendor yang boleh dipercayai oleh syarikat, dan menyediakan data dan ketelusan untuk membuat keputusan yang tepat.

Isu Dasar & Proses

Kadangkala, sesetengah harga, rancangan dan perubahan yang ditetapkan oleh pengurus perjalanan tidak berkesan. Apa yang anda lakukan apabila ini berlaku dan mengancam struktur sistem yang dibina dengan rumit? Baiklah, kenal pasti dahulu dari mana asal usul pepatah dalam perisai. Kembali ke papan lukisan dan ketahui mengapa ia berlaku, apabila ia berlaku, pengawasan yang membenarkannya berlaku, dan kemudian mula mencipta cara untuk menangani isu itu. Dasar dan isu proses boleh berkisar daripada salah jajaran dengan garis panduan syarikat kepada pelancong sendiri yang tidak mematuhi dasar. Lihat jika anda perlu menyampaikan dasar dan proses dengan lebih baik, atau mengemas kininya berdasarkan keperluan yang berkembang.

Isu teknologi

Teknologi pengurusan perjalanan sentiasa berkembang, dan adalah idea yang baik untuk melabur dalam beberapa kemajuan ini untuk memudahkan kerja anda. Jika anda belum melihat bagaimana program perjalanan anda memanfaatkan teknologi yang paling terkini, kini adalah saat yang hebat untuk berbuat demikian. Menimbang pilihan anda untuk peribadi atau syarikat perjalanan yang celik teknologi adalah tempat yang baik untuk bermula.

Semasa anda mencari dan menyiasat pilihan anda, perlu diingat bahawa anda perlu melibatkan diri dengan firma yang boleh mereka bentuk penyelesaian perjalanan korporat untuk keperluan khusus anda sambil juga menjanjikan tahap fleksibiliti yang tinggi dan penyesuaian. Ini amat penting jika anda ingin menggunakan perisian pihak ketiga, yang menyampaikan data yang lebih mendalam, mengautomasikan beberapa prosedur, dan membolehkan penjimatan perbelanjaan perjalanan yang ketara.

Apabila teknologi gagal sama ada melalui alat yang rosak, kata ranap sistem, atau program buggy, adalah menjadi kewajipan pengurus pelancongan untuk sentiasa mengetahui situasi tersebut. Pastikan anda sentiasa mempunyai sistem sandaran yang ditetapkan untuk masuk dan menyelamatkan hari.

Kesedaran & Kefahaman

Aspek penting dalam kawalan kerosakan ialah memastikan pengembara sentiasa mengetahui. Mereka perlu sedar tentang perkara yang sedang berlaku, dan dimaklumkan mengapa perkara itu berlaku, dan cara pengurus pelancongan berusaha untuk membetulkannya. Komunikasi akan sentiasa senyap radio terbaik atau penjelasan yang tidak jelas tentang keadaan. Wujudkan talian komunikasi yang jelas untuk pekerja mengemukakan soalan apabila diperlukan dan mengekalkan masa respons yang baik.

Pengurusan perjalanan penuh mudah dicapai 

Pengurusan perjalanan yang betul boleh membantu syarikat anda mencapai tahap baharu dan memecahkan rekod baharu. Pastikan pasukan anda produktif dengan pengurusan perjalanan suite penuh untuk mengurangkan kos perjalanan, tempahan yang lebih mudah, keselamatan perjalanan dan lebih fleksibiliti. Tempah demo atau daftar untuk percubaan percuma untuk melihat cara TruTrip boleh menambah baik program perjalanan perniagaan anda.