Your guide to corporate travel management

旅行
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商务旅行带来很多好处,但也可以成为 组织和管理的挑战 for corporate travel managers. Booking trips, accommodations and flights to arrange, and an infinite list of additional travel expenses, surprises, and duties to keep track of with employees going all over the world. However, companies have so much to gain through business travel by building strong partnerships, standing out from the competition, boosting the company’s exposure, and delivering top-notch service to clients.

出色的商务旅行管理是充分利用贵公司商务旅行计划的真正需要。它可以帮助您在照顾旅途中的员工的同时保持业务目标。如果您的公司是 重新思考商务旅行 并寻找在优先节约成本的同时改善差旅管理的方法,这份完整的指南是正确的起点。

究竟什么是差旅管理?

差旅管理是一项涵盖公司商务旅行各个方面的功能,包括预订旅行、 注意义务, 差旅费控制, 风险管理,索赔和报告。由于差旅费和差旅费用占公司年度预算的很大一部分,因此制定可靠的战略对于保持健康的底线至关重要。旅行管理服务和政策去 除了预订商务旅行 为了保证 员工需求 得到满足,并在整个商务旅行中得到支持。

谁负责差旅管理?

商务旅行可以由外部商务旅行管理公司、内部 差旅经理,或办公室管理员。如果没有专门的差旅管理,组织、管理、监控和计算费用的角色可能会落在员工的日常工作职责之上,除非他们雇用公司旅行社。

差旅管理作为一项重要的业务功能越来越受到认可,可以提高团队的生产力、实现业务目标并妥善解决意外问题。远离微观管理和不当授权,公司现在选择聘请差旅经理并使用差旅管理系统。通过与旅行管理公司合作,这些旅行管理软件解决方案通常很容易实现。

差旅经理帮助创建一个 公司差旅政策,旅行计划的管理,旅行选项的选择,组织和 差旅费用监测, 和 商务旅客的安全.旅行经理还负责在旅行后审查数据并将其应用于简化和优化未来的旅行。他们必须具备多种能力,包括出色的沟通和组织能力,以及战略性思考的能力。

旅行管理系统是指提供大量旅行库存的一体化在线平台, 自动旅行政策, 风险管理、费用报告和对商务旅客的持续支持。差旅经理和差旅管理系统并不总是相互排斥的。一起工作为您的员工提供了一个熟悉的内部联系点,并为您的公司提供了一种管理商务旅行的现代方式。

差旅管理适合谁?

差旅管理不仅仅为大公司和经常出差的人保留。无论公司规模大小和出差人数如何,无论是首次还是经常出差,组织都可以从差旅管理中受益。差旅管理系统是 中小型企业 (SME) 的明智之举 减少员工人数,以充分利用他们的商务旅行计划。

您的差旅管理出现问题的迹象

您如何判断系统何时开始崩溃?或者有哪些迹象表明您的商旅管理系统和做法需要彻底改革或改进?

When your firm uses a method that just isn’t tailored to the company’s specific needs, what you get is either overly compensated results or little to no results at all. This leaves either business travellers or administrators or both not getting what they need to have productive business travels. Most businesses still prefer not to update and upgrade their current process leaving their travel management suffering. These signs may include:

  • 预订旅行需要冗长的电子邮件线程,这可能会妨碍正常的日常工作和日常工作。管理团队因处理所有旅行准备、预订请求、航班变更和取消而过度劳累和压力重重。
  • 财务团队工作过度,试图弄清楚谁在哪些旅行上花钱以及为什么花钱。
  • 没有人阅读 旅行政策 运营人员花费数小时创建。

商旅管理平台提供企业旅行社和在线预订工具无法提供的额外解决方案,例如:

  • 受政策约束的自助预订
  • 礼宾预订
  • 团体预订
  • 寻求旅行支持
  • 汇总旅行支出报告
  • 制定差旅政策并修改现有政策
  • 使用旅行工具跟踪预算和支出

企业差旅管理的最新趋势

Covid-19 大流行迫使全球对创新工作习惯进行前所未有的实验,并迫使旅游业发生变化。世界见证了快速互联网连接、高质量相机和在线协作工具的融合。当需要时,进行了调整,现在广泛接受了随时随地工作。这诞生了 差旅管理新趋势,几乎改变了我们所知道的一切。主要趋势包括:

  • 非常规的住宿需求。
  • 自助预订越来越普遍
  • 更灵活且对变化持开放态度的商务旅行政策
  • 商务旅行仍在被技术革新。
  • 人工智能、虚拟现实和智能助手都在兴起。
  • 商务旅行和远程工作作为福利提供

旅行经理的角色

管理差旅意味着有效地通过 各种挑战 它伴随着,包括以下责任:

  1. 预订旅行时间表和其他活动
  2. 定义差旅政策
  3. 使用技术和应用程序来简化规划和管理
  4. 谈判——通过协商的费率、服务和奖金节省资金
  5. 风险管理
  6. 确保 安全 商务旅客的
  7. 在财务团队的帮助下跟踪差旅支出和预算
  8. 跟上公司的旅行数据
  9. Staying well-informed about the current corporate travel market’s state

改善差旅管理有什么好处?

1) 通过 24/7 全天候支持管理危机和挑战

2)      旅行灵活性 – 旅行对可能发生的变化更加开放

3) 通过自动化提高对差旅政策的合规性

4) 更高的效率和生产力。让员工有更多时间专注于业务目标

5) 庞大的旅行库存让您在您的要求和价格范围内有更多选择

6)      Generating savings and return on investment with the expert opinion of finance teams

如何改善差旅管理

无论您公司的差旅管理目前在哪里,几乎总会有一些需要修复或改进的地方。尽管采取紧急行动可能不够紧迫,但重要的是要了解情况并随着时间的推移进行改进。即使没有旅行社,这里也有一些方法可以改善您的商务旅行管理。

1. 评估您当前的旅行需求并找出差距

了解您的差旅管理是否存在问题的最佳方法是实际花时间进行评估。与您的员工交谈并 询问他们的旅行需求.运输时间是否会影响工作效率?将休息室使用权纳入您的 旅行政策 可能会有所帮助。旅行者是否知道如果他们在商务旅行中生病或丢失旅行证件该怎么办?您目前了解旅游行业的趋势吗?确保您的 注意义务 沟通良好。记下您发现的问题并开始寻找解决方案。

2. 扫描潜在的解决方案

改进的关键是找到并实施正确的解决方案。扫描现有的所有解决方案,包括聘请专门的经理、到外部寻找公司旅行社来完成工作、选择寻找网站或采用旅行管理软件。

3. 了解哪种解决方案最适合您

在确定问题和可能的解决方案之后,是时候选择最适合解决要探索的特定问题和商务旅行类型的解决方案了。权衡每个人的好处和旅行支出,并将它们与您的目标相匹配。这些是各种解决方案以及它们可能带来的优点和缺点。

内部:

优点:

  • 与值得信赖的员工一起工作,该员工已被选中,因此符合个人资料
  • 拥有一名已经了解公司运作方式的员工
  • 将有时间和精力成为旅行专家
  • 节省聘请外部人员的差旅费用
  • 维持员工规模
  • 更有可能获得最优惠的价格
  • 有人真的有空

缺点:

  • 已经在差旅管理之外从事工作的过度劳累的员工
  • 牺牲专业知识和特定领域以减少差旅支出和员工规模

旅游公司:

优点:

  • 该公司将所有旅行服务集中在一个地方
  • 该领域的可选专业知识
  • 所有旅行支出都是明确的
  • 图案记录和过程跟踪更彻底
  • 管理做得更细致
  • 倾向于在旅游行业拥有更好的手

缺点:

  • 可能花费更多
  • 不保证随时可用

消费者网站:

优点:

  • 增加曝光率和覆盖面
  • 自动旅行预订
  • 更快的付款方式
  • 深入了解业务流程

缺点:

  • 可访问性并不总是得到保证
  • 容易出现人为错误
  • 可能不包括最优惠的价格

差旅管理软件:

优点:

  • 自动预订和其他流程
  • 包括各种价格最优惠的旅行库存
  • 轻松跟踪和预算 - 旅行支出、行程、任务
  • 节省时间
  • 管理整个数据库
  • 后续管理

缺点:

  • 团队可能需要一些过渡时间并习惯
  • 具体问题可能需要定制解决方案

4. 制定你的计划

在您找到问题、调查解决方案并选择对管理最有价值的解决方案之后,就该把事情落实到位了。回归本源,开始制定最适合实现无缝、安全和轻松的全球商务旅行的计划。

5. 调整组织 

确保所有员工都与您即将实施的计划和更改保持一致。这可能需要自上而下的会议和具有清晰沟通渠道的会议。保持双向沟通,并让员工提出任何问题或疑虑。在继续之前考虑这些并解决关键问题。

6. 实施变更

清晰的沟通是任何实施成功的关键。为了让您的新差旅管理系统被接受,员工必须首先了解它以及它是如何工作的。组织演示并确保流程有据可查,供员工随时访问。设定发布日期并在新系统的过渡阶段为他们提供支持。让他们跟上进度,并确保他们了解事物的运作方式,即使它们在发展。

7. 监测影响和调整

实施后,是时候看看您的差旅管理流程是否有效。在这个阶段,您可以密切监控并听取员工的意见,了解需要在哪些方面进行调整。这也是您与解决方案提供商密切合作的阶段,以确保一切井井有条,并且如果有问题可以顺利纠正。

触手可及的全面差旅管理 

适当的差旅管理可以显着帮助您的公司达到新的高度并打破新记录。通过全套差旅管理让您的团队保持高效,以降低差旅成本、更轻松地预订、旅行安全和更大的灵活性。 预约演示 要么 注册免费试用 了解 TruTrip 如何改善您的商务旅行计划。