Perjalanan bisnis membawa banyak manfaat, tetapi bisa menjadi tantangan untuk mengatur dan mengelola for corporate travel managers. Booking trips, accommodations and flights to arrange, and an infinite list of additional travel expenses, surprises, and duties to keep track of with employees going all over the world. However, companies have so much to gain through business travel by building strong partnerships, standing out from the competition, boosting the company’s exposure, and delivering top-notch service to clients.

Manajemen perjalanan bisnis yang sangat baik adalah kebutuhan nyata untuk mendapatkan hasil maksimal dari program perjalanan bisnis perusahaan Anda. Ini membantu Anda tetap berada di puncak tujuan bisnis sambil menjaga karyawan di jalan. Jika perusahaan Anda adalah memikirkan kembali perjalanan bisnis dan mencari cara untuk meningkatkan manajemen perjalanan sambil memprioritaskan penghematan biaya, panduan lengkap ini adalah tempat yang tepat untuk memulai.

Apa sebenarnya manajemen perjalanan itu?

Manajemen perjalanan adalah fungsi yang mencakup semua aspek perjalanan bisnis untuk perusahaan termasuk pemesanan perjalanan, tugas perawatan, pengendalian biaya perjalanan, manajemen risiko, klaim dan pelaporan. Karena biaya perjalanan dan biaya perjalanan dapat menghabiskan sebagian besar anggaran tahunan perusahaan, memiliki strategi yang solid sangat penting untuk menjaga laba tetap sehat. Layanan dan kebijakan manajemen perjalanan pergi di luar pemesanan perjalanan bisnis untuk memastikan bahwa kebutuhan karyawan terpenuhi dan mereka didukung selama perjalanan bisnis mereka.

Siapa yang menangani manajemen perjalanan?

Perjalanan bisnis dapat dikelola oleh perusahaan manajemen perjalanan korporat eksternal, in-house manajer perjalanan, atau administrator kantor. Tanpa manajemen perjalanan khusus, peran mengatur, mengelola, memantau, dan menghitung biaya dapat dibebankan kepada karyawan di atas tanggung jawab pekerjaan reguler mereka kecuali jika mereka mempekerjakan agen perjalanan perusahaan.

Manajemen perjalanan semakin mendapatkan pengakuan sebagai fungsi bisnis yang penting untuk meningkatkan produktivitas tim, memenuhi target bisnis, dan memecahkan masalah tak terduga dengan tepat. Beranjak dari manajemen mikro dan delegasi yang tidak tepat, perusahaan sekarang memilih untuk mempekerjakan manajer perjalanan dan menggunakan sistem manajemen perjalanan. Solusi perangkat lunak manajemen perjalanan ini sering kali mudah dilakukan dalam kemitraan dengan perusahaan manajemen perjalanan.

Manajer perjalanan membantu dalam pembuatan a kebijakan perjalanan perusahaan, pengelolaan rencana perjalanan, pemilihan opsi perjalanan, organisasi dan pemantauan biaya perjalanan, dan keamanan pelancong bisnis. Manajer perjalanan juga bertanggung jawab untuk meninjau data setelah perjalanan dan menerapkannya untuk merampingkan dan mengoptimalkan perjalanan di masa mendatang. Mereka harus memiliki beragam kemampuan, termasuk kemampuan komunikasi dan organisasi yang hebat, serta kemampuan untuk berpikir secara strategis.

Sistem manajemen perjalanan mengacu pada platform online all-in-one yang menawarkan inventaris perjalanan yang ekstensif, kebijakan perjalanan otomatis, manajemen risiko, pelaporan pengeluaran, dan dukungan berkelanjutan untuk pelancong bisnis. Manajer perjalanan dan sistem manajemen perjalanan tidak selalu saling eksklusif. Bekerja bersama memberi karyawan Anda titik kontak yang akrab secara internal dan perusahaan Anda cara modern untuk mengelola perjalanan bisnis.

Untuk siapa manajemen perjalanan?

Manajemen perjalanan tidak hanya diperuntukkan bagi perusahaan besar dan pelancong yang sering bepergian. Organisasi terlepas dari ukuran perusahaan dan jumlah individu yang melakukan perjalanan bisnis, baik pertama kali atau sering, dapat memperoleh manfaat dari manajemen perjalanan. Sistem manajemen perjalanan adalah cara cerdas untuk usaha kecil menengah (UKM) dengan jumlah karyawan yang lebih sedikit untuk mendapatkan hasil maksimal dari program perjalanan bisnis mereka.

Tanda-Tanda Travel Management Anda Rusak

Bagaimana Anda bisa tahu kapan sistem Anda mulai runtuh? Atau apa tanda-tanda bahwa sistem dan praktik manajemen perjalanan bisnis Anda perlu dirombak total atau ditingkatkan?

When your firm uses a method that just isn’t tailored to the company’s specific needs, what you get is either overly compensated results or little to no results at all. This leaves either business travellers or administrators or both not getting what they need to have productive business travels. Most businesses still prefer not to update and upgrade their current process leaving their travel management suffering. These signs may include:

• Pemesanan perjalanan memerlukan utas email panjang yang mungkin menghalangi produktivitas dan rutinitas sehari-hari. Tim admin terlalu banyak bekerja dan stres karena berurusan dengan semua persiapan perjalanan, permintaan pemesanan, perubahan penerbangan, dan pembatalan.
• Tim keuangan bekerja terlalu keras untuk mencari tahu siapa yang menghabiskan uang untuk perjalanan mana dan mengapa.
• Tidak ada yang membaca kebijakan perjalanan bahwa staf operasi menghabiskan berjam-jam menciptakan.

Platform manajemen perjalanan bisnis menawarkan solusi tambahan yang tidak dapat dilakukan oleh agen perjalanan perusahaan dan alat pemesanan online seperti:

• Pemesanan mandiri yang diatur oleh kebijakan
• Pemesanan pramutamu
• Pemesanan untuk grup
• Mencari dukungan perjalanan
• Menyusun laporan pengeluaran perjalanan
• Membuat kebijakan perjalanan dan mengubah kebijakan yang sudah ada
• Menggunakan alat perjalanan untuk melacak anggaran dan pengeluaran

Tren terbaru dalam Manajemen Perjalanan Perusahaan

Pandemi Covid-19 memaksa eksperimen global yang belum pernah terjadi sebelumnya tentang kebiasaan kerja inovatif dan memaksa industri perjalanan untuk berubah. Dunia menyaksikan pertemuan konektivitas internet yang cepat, kamera berkualitas tinggi, dan alat kolaborasi online. Ketika kebutuhan muncul, penyesuaian dibuat dan bekerja dari mana saja sekarang diterima secara luas. Ini melahirkan tren baru dalam manajemen perjalanan, mengubah hampir semua yang kita ketahui. Tren utama meliputi:

• Penginapan yang tidak konvensional sangat diminati.
• Reservasi diri menjadi lebih umum
• Kebijakan perjalanan bisnis yang lebih fleksibel dan terbuka terhadap perubahan
• Perjalanan korporat masih direvolusi oleh teknologi.
• Kecerdasan buatan, realitas virtual, dan asisten cerdas semuanya meningkat.
• Perjalanan bisnis dan kerja jarak jauh ditawarkan sebagai keuntungan

Peran Manajer Perjalanan

Mengelola perjalanan berarti mengarahkan secara efektif berbagai tantangan itu datang bersama, termasuk tanggung jawab berikut:

1. Memesan jadwal perjalanan dan pertunangan lainnya
2. Menentukan kebijakan perjalanan
3. Menggunakan teknologi dan aplikasi untuk mempermudah perencanaan dan pengelolaan
4. Negosiasi – hemat uang dengan tarif, layanan, dan bonus yang dinegosiasikan
5. Manajemen risiko
6. Memastikan keamanan dari pelancong bisnis
7. Melacak pengeluaran dan anggaran perjalanan dengan bantuan tim keuangan
8. Mengikuti data perjalanan perusahaan
9. Staying well-informed about the current corporate travel market’s state

Apa manfaat meningkatkan manajemen perjalanan?

1) Mengelola krisis dan tantangan melalui dukungan 24/7

2)      Fleksibilitas perjalanan – traveling lebih terbuka terhadap perubahan yang mungkin terjadi

3) Peningkatan kepatuhan terhadap kebijakan perjalanan dengan mengotomatisasi

4) Lebih efisiensi dan produktivitas. Lebih banyak waktu bagi karyawan untuk fokus pada tujuan bisnis

5) Inventaris perjalanan yang luas memberi Anda lebih banyak pilihan sesuai kebutuhan dan kisaran harga Anda

6)      Generating savings and return on investment with the expert opinion of finance teams

Cara Meningkatkan Manajemen Perjalanan

Di mana pun manajemen perjalanan perusahaan Anda saat ini, hampir selalu ada sesuatu untuk diperbaiki atau ditingkatkan. Meskipun mungkin tidak cukup mendesak untuk mengambil tindakan segera, penting untuk mengetahuinya dan melakukan perbaikan seiring waktu. Berikut adalah cara untuk meningkatkan manajemen perjalanan bisnis Anda bahkan tanpa agen perjalanan.

1. Menilai kebutuhan perjalanan Anda saat ini & mengidentifikasi kesenjangannya

Cara terbaik untuk mengetahui apakah Anda memiliki masalah dengan manajemen perjalanan Anda adalah dengan benar-benar meluangkan waktu untuk menilainya. Bicaralah dengan karyawan Anda dan tanyakan kepada mereka tentang kebutuhan perjalanan mereka. Apakah waktu transit menghalangi produktivitas kerja? Menggabungkan akses lounge dalam . Anda kebijakan perjalanan mungkin membantu. Apakah wisatawan tahu apa yang harus dilakukan jika mereka jatuh sakit dalam perjalanan bisnis atau kehilangan dokumen perjalanan? Apakah Anda saat ini mengetahui tren industri perjalanan? Pastikan bahwa Anda tugas perawatan dikomunikasikan dengan baik. Catat masalah yang Anda identifikasi dan mulailah mencari solusi.

2. Memindai solusi potensial

Kunci untuk perbaikan adalah menemukan dan menerapkan solusi yang tepat. Pindai semua solusi yang ada, termasuk mempekerjakan manajer yang berdedikasi, pergi ke luar untuk mencari agen perjalanan perusahaan untuk melakukan pekerjaan itu, memilih untuk menemukan situs web atau mengadopsi perangkat lunak manajemen perjalanan.

3. Mengetahui solusi mana yang menjadi pilihan terbaik dan tepat untuk Anda

Setelah mengidentifikasi masalah dan solusi yang mungkin, saatnya untuk memilih solusi mana yang terbaik untuk mengatasi masalah spesifik dan jenis perjalanan bisnis yang akan dieksplorasi. Timbang manfaat dan pengeluaran perjalanan masing-masing dan cocokkan dengan tujuan Anda. Ini adalah berbagai solusi dan keuntungan dan kerugian apa yang mungkin mereka timbulkan.

di rumah:

Kelebihan:

• Bekerja dengan karyawan yang dapat dipercaya yang telah dipilih dan sesuai dengan profil
• Memiliki karyawan yang sudah mengerti bagaimana perusahaan beroperasi
• Akan memiliki waktu dan fokus untuk menjadi ahli perjalanan
• Menghemat biaya pengeluaran perjalanan untuk mempekerjakan pihak eksternal
• Mempertahankan ukuran staf
• Lebih mungkin untuk mendapatkan harga terbaik
• Memiliki seseorang yang benar-benar tersedia

Kontra:

• Karyawan yang terlalu banyak bekerja yang sudah memiliki pekerjaan di luar manajemen perjalanan
• Mengorbankan keahlian dan kekhususan khusus untuk mengurangi pengeluaran perjalanan dan ukuran staf

Agen Perjalanan:

Kelebihan:

• Perusahaan mendapatkan semua layanan perjalanan di satu tempat
• Keahlian opsional di lapangan
• Semua pengeluaran perjalanan bersifat eksplisit
• Perekaman pola dan pelacakan proses lebih menyeluruh
• Manajemen dilakukan lebih teliti
• Cenderung memiliki andil yang lebih baik dalam industri perjalanan

Kontra:

• Mungkin lebih mahal
• Ketersediaan setiap saat tidak dijamin

Situs Web Konsumen:

Kelebihan:

• Peningkatan eksposur dan jangkauan
• Pemesanan perjalanan otomatis
• Metode pembayaran lebih cepat
• Mendapatkan wawasan tentang proses bisnis

Kontra:

• Aksesibilitas tidak selalu dijamin
• Rentan terhadap kesalahan manusia
• Mungkin tidak termasuk harga terbaik

Perangkat Lunak Manajemen Perjalanan:

Kelebihan:

• Pemesanan otomatis dan proses lainnya
• Termasuk berbagai inventaris perjalanan dengan harga terbaik
• Pelacakan dan penganggaran yang mudah – pengeluaran perjalanan, rencana perjalanan, tugas
• Menghemat waktu
• Mengelola database secara keseluruhan
• Manajemen tindak lanjut

Kontra:

• Mungkin perlu waktu transisi bagi tim dan membiasakan diri
• Masalah khusus mungkin memerlukan solusi khusus

4. Membuat rencana Anda

Setelah Anda menemukan masalah, survei solusi dan pilih salah satu dengan nilai terbaik untuk manajemen, sekarang saatnya untuk menempatkan semuanya pada tempatnya. Kembali ke akar dan mulailah menyusun rencana yang dirancang terbaik untuk menghasilkan perjalanan bisnis global yang mulus, aman, dan mudah.

5. Menyelaraskan organisasi 

Pastikan semua karyawan memiliki pemahaman yang sama dengan rencana dan perubahan yang akan Anda terapkan. Ini mungkin membutuhkan pertemuan dan sesi top-down dengan jalur komunikasi yang jelas. Jaga komunikasi dua arah dan terbuka bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan atau masalah apa pun. Pertimbangkan ini dan atasi masalah utama sebelum bergerak maju.

6. Menerapkan perubahan

Komunikasi yang jelas adalah kunci keberhasilan implementasi apa pun. Agar sistem manajemen perjalanan baru Anda dapat diterima, karyawan harus terlebih dahulu menyadarinya dan cara kerjanya. Atur demo dan pastikan proses didokumentasikan dengan baik untuk diakses karyawan kapan saja. Tetapkan tanggal peluncuran dan dukung mereka melalui fase transisi sistem baru. Pertahankan kecepatan mereka dan pastikan bahwa mereka memahami cara kerja berbagai hal bahkan saat mereka berevolusi.

7. Memantau dampak dan menyesuaikan

Setelah implementasi, saatnya untuk melihat apakah proses manajemen perjalanan Anda berhasil. Ini adalah tahap di mana Anda memantau dan mendengarkan karyawan Anda dengan cermat di mana penyesuaian perlu dilakukan. Ini juga merupakan tahap di mana Anda bekerja sama dengan penyedia solusi Anda untuk memastikan semuanya beres dan masalah dapat diperbaiki dengan lancar jika ada.

Manajemen perjalanan penuh mudah dijangkau 

Manajemen perjalanan yang tepat dapat secara signifikan membantu perusahaan Anda mencapai ketinggian baru dan memecahkan rekor baru. Buat tim Anda tetap produktif dengan manajemen perjalanan suite lengkap untuk mengurangi biaya perjalanan, pemesanan lebih mudah, keamanan perjalanan, dan lebih banyak fleksibilitas. Jadwalkan demo atau mendaftar untuk uji coba gratis untuk melihat bagaimana TruTrip dapat meningkatkan program perjalanan bisnis Anda.