Your guide to corporate travel management

旅行
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商務旅行帶來很多好處,但也可以成為 組織和管理的挑戰 for corporate travel managers. Booking trips, accommodations and flights to arrange, and an infinite list of additional travel expenses, surprises, and duties to keep track of with employees going all over the world. However, companies have so much to gain through business travel by building strong partnerships, standing out from the competition, boosting the company’s exposure, and delivering top-notch service to clients.

出色的商務旅行管理是充分利用貴公司商務旅行計劃的真正需要。它可以幫助您在照顧旅途中的員工的同時保持業務目標。如果您的公司是 重新思考商務旅行 並尋找在優先節約成本的同時改善差旅管理的方法,這份完整的指南是正確的起點。

究竟什麼是差旅管理?

差旅管理是一項涵蓋公司商務旅行各個方面的功能,包括預訂旅行、 注意義務, 差旅費控制, 風險管理,索賠和報告。由於差旅費和差旅費用占公司年度預算的很大一部分,因此制定可靠的戰略對於保持健康的底線至關重要。旅行管理服務和政策去 除了預訂商務旅行 為了保證 員工需求 得到滿足,並在整個商務旅行中得到支持。

誰負責差旅管理?

商務旅行可以由外部商務旅行管理公司、內部 差旅經理,或辦公室管理員。如果沒有專門的差旅管理,組織、管理、監控和計算費用的角色可能會落在員工的日常工作職責之上,除非他們僱用公司旅行社。

差旅管理作為一項重要的業務功能越來越受到認可,可以提高團隊的生產力、實現業務目標並妥善解決意外問題。遠離微觀管理和不當授權,公司現在選擇聘請差旅經理並使用差旅管理系統。通過與旅行管理公司合作,這些旅行管理軟件解決方案通常很容易實現。

差旅經理幫助創建一個 公司差旅政策,旅行計劃的管理,旅行選項的選擇,組織和 差旅費用監測, 和 商務旅客的安全.旅行經理還負責在旅行後審查數據並將其應用於簡化和優化未來的旅行。他們必須具備多種能力,包括出色的溝通和組織能力,以及戰略性思考的能力。

旅行管理系統是指提供大量旅行庫存的一體化在線平台, 自動旅行政策, 風險管理、費用報告和對商務旅客的持續支持。差旅經理和差旅管理系統並不總是相互排斥的。一起工作為您的員工提供了一個熟悉的內部聯繫點,並為您的公司提供了一種管理商務旅行的現代方式。

差旅管理適合誰?

差旅管理不僅僅為大公司和經常出差的人保留。無論公司規模大小和出差人數如何,無論是首次還是經常出差,組織都可以從差旅管理中受益。差旅管理系統是 中小型企業 (SME) 的明智之舉 減少員工人數,以充分利用他們的商務旅行計劃。

您的差旅管理出現問題的跡象

您如何判斷系統何時開始崩潰?或者有哪些跡象表明您的商旅管理系統和做法需要徹底改革或改進?

When your firm uses a method that just isn’t tailored to the company’s specific needs, what you get is either overly compensated results or little to no results at all. This leaves either business travellers or administrators or both not getting what they need to have productive business travels. Most businesses still prefer not to update and upgrade their current process leaving their travel management suffering. These signs may include:

  • 預訂旅行需要冗長的電子郵件線程,這可能會妨礙正常的日常工作和日常工作。管理團隊因處理所有旅行準備、預訂請求、航班變更和取消而過度勞累和壓力重重。
  • 財務團隊工作過度,試圖弄清楚誰在哪些旅行上花錢以及為什麼花錢。
  • 沒有人閱讀 旅行政策 運營人員花費數小時創建。

商旅管理平台提供企業旅行社和在線預訂工具無法提供的額外解決方案,例如:

  • 受政策約束的自助預訂
  • 禮賓預訂
  • 團體預訂
  • 尋求旅行支持
  • 匯總旅行支出報告
  • 制定差旅政策並修改現有政策
  • 使用旅行工具跟踪預算和支出

企業差旅管理的最新趨勢

Covid-19 大流行迫使全球對創新工作習慣進行前所未有的實驗,並迫使旅遊業發生變化。世界見證了快速互聯網連接、高質量相機和在線協作工具的融合。當需要時,進行了調整,現在廣泛接受了隨時隨地工作。這誕生了 差旅管理新趨勢,幾乎改變了我們所知道的一切。主要趨勢包括:

  • 非常規的住宿需求。
  • 自助預訂越來越普遍
  • 更靈活且對變化持開放態度的商務旅行政策
  • 商務旅行仍在被技術革新。
  • 人工智能、虛擬現實和智能助手都在興起。
  • 商務旅行和遠程工作作為福利提供

旅行經理的角色

管理差旅意味著有效地通過 各種挑戰 它伴隨著,包括以下責任:

  1. 預訂旅行時間表和其他活動
  2. 定義差旅政策
  3. 使用技術和應用程序來簡化規劃和管理
  4. 談判——通過協商的費率、服務和獎金節省資金
  5. 風險管理
  6. 確保 安全 商務旅客的
  7. 在財務團隊的幫助下跟踪差旅支出和預算
  8. 跟上公司的旅行數據
  9. Staying well-informed about the current corporate travel market’s state

改善差旅管理有什麼好處?

1) 通過 24/7 全天候支持管理危機和挑戰

2)      旅行靈活性 – 旅行對可能發生的變化更加開放

3) 通過自動化提高對差旅政策的合規性

4) 更高的效率和生產力。讓員工有更多時間專注於業務目標

5) 龐大的旅行庫存讓您在您的要求和價格範圍內有更多選擇

6)      Generating savings and return on investment with the expert opinion of finance teams

如何改善差旅管理

無論您公司的差旅管理目前在哪裡,幾乎總會有一些需要修復或改進的地方。儘管採取緊急行動可能不夠緊迫,但重要的是要了解情況並隨著時間的推移進行改進。即使沒有旅行社,這裡也有一些方法可以改善您的商務旅行管理。

1. 評估您當前的旅行需求並找出差距

了解您的差旅管理是否存在問題的最佳方法是實際花時間進行評估。與您的員工交談並 詢問他們的旅行需求.運輸時間是否會影響工作效率?將休息室使用權納入您的 旅行政策 可能會有所幫助。旅行者是否知道如果他們在商務旅行中生病或丟失旅行證件該怎麼辦?您目前了解旅遊行業的趨勢嗎?確保您的 注意義務 溝通良好。記下您發現的問題並開始尋找解決方案。

2. 掃描潛在的解決方案

改進的關鍵是找到並實施正確的解決方案。掃描現有的所有解決方案,包括聘請專門的經理、到外部尋找公司旅行社來完成工作、選擇尋找網站或採用旅行管理軟件。

3. 了解哪種解決方案最適合您

在確定問題和可能的解決方案之後,是時候選擇最適合解決要探索的特定問題和商務旅行類型的解決方案了。權衡每個人的好處和旅行支出,並將它們與您的目標相匹配。這些是各種解決方案以及它們可能帶來的優點和缺點。

內部:

優點:

  • 與值得信賴的員工一起工作,該員工已被選中,因此符合個人資料
  • 擁有一名已經了解公司運作方式的員工
  • 將有時間和精力成為旅行專家
  • 節省聘請外部人員的差旅費用
  • 維持員工規模
  • 更有可能獲得最優惠的價格
  • 有人真的有空

缺點:

  • 已經在差旅管理之外從事工作的過度勞累的員工
  • 犧牲專業知識和特定領域以減少差旅支出和員工規模

旅遊公司:

優點:

  • 該公司將所有旅行服務集中在一個地方
  • 該領域的可選專業知識
  • 所有旅行支出都是明確的
  • 圖案記錄和過程跟踪更徹底
  • 管理做得更細緻
  • 傾向於在旅遊行業擁有更好的手

缺點:

  • 可能花費更多
  • 不保證隨時可用

消費者網站:

優點:

  • 增加曝光率和覆蓋面
  • 自動旅行預訂
  • 更快的付款方式
  • 深入了解業務流程

缺點:

  • 可訪問性並不總是得到保證
  • 容易出現人為錯誤
  • 可能不包括最優惠的價格

差旅管理軟件:

優點:

  • 自動預訂和其他流程
  • 包括各種價格最優惠的旅行庫存
  • 輕鬆跟踪和預算 - 旅行支出、行程、任務
  • 節省時間
  • 管理整個數據庫
  • 後續管理

缺點:

  • 團隊可能需要一些過渡時間並習慣
  • 具體問題可能需要定制解決方案

4. 制定你的計劃

在您找到問題、調查解決方案並選擇對管理最有價值的解決方案之後,就該把事情落實到位了。回歸本源,開始製定最適合實現無縫、安全和輕鬆的全球商務旅行的計劃。

5. 調整組織 

確保所有員工都與您即將實施的計劃和更改保持一致。這可能需要自上而下的會議和具有清晰溝通渠道的會議。保持雙向溝通,並讓員工提出任何問題或疑慮。在繼續之前考慮這些並解決關鍵問題。

6. 實施變更

清晰的溝通是任何實施成功的關鍵。為了讓您的新差旅管理系統被接受,員工必須首先了解它以及它是如何工作的。組織演示並確保流程有據可查,供員工隨時訪問。設定發布日期並在新系統的過渡階段為他們提供支持。讓他們跟上進度,並確保他們了解事物的運作方式,即使它們在發展。

7. 監測影響和調整

實施後,是時候看看您的差旅管理流程是否有效。在這個階段,您可以密切監控並聽取員工的意見,了解需要在哪些方面進行調整。這也是您與解決方案提供商密切合作的階段,以確保一切井井有條,並且如果有問題可以順利糾正。

觸手可及的全面差旅管理 

適當的差旅管理可以顯著幫助您的公司達到新的高度並打破新記錄。通過全套旅行管理讓您的團隊保持高效,從而降低旅行成本、更輕鬆地預訂、旅行安全和更大的靈活性。 預約演示 要么 註冊免費試用 了解 TruTrip 如何改善您的商務旅行計劃。