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商務旅行帶來很多好處,但也可以成為 組織和管理的挑戰.有要預訂的航班,要安排的住宿,以及無限的額外費用、驚喜和職責清單,以跟踪全球各地的員工。然而,通過建立強大的合作夥伴關係、在競爭中脫穎而出、提高公司的曝光率以及為客戶提供一流的服務,公司可以通過商務旅行獲得很多好處。

出色的差旅管理是充分利用公司差旅計劃的真正需要。它可以幫助您在照顧旅途中的員工的同時保持業務目標。如果您的公司是 重新思考商務旅行 並尋找改進差旅管理的方法,這份完整的指南是正確的起點。

究竟什麼是差旅管理?

差旅管理是一項涵蓋公司商務旅行各個方面的功能,包括預訂旅行、 注意義務, 成本控制, 風險管理,索賠和報告。由於差旅費和開支可能占公司年度預算的很大一部分,因此制定可靠的戰略對於保持健康的底線至關重要。旅行管理服務和政策去 除了預訂商務旅行 為了保證 員工需求 得到滿足,並在整個商務旅行中得到支持。

誰負責差旅管理?

商務旅行可以由外部商務旅行公司管理,一個內部 差旅經理,或辦公室管理員。如果沒有專門的差旅管理,組織、管理、監控和計算費用的角色可能會落在員工的日常工作職責之上。

差旅管理作為一項重要的業務功能越來越受到認可,可以提高團隊的生產力、實現業務目標並妥善解決意外問題。遠離微觀管理和不當授權,公司現在選擇聘請差旅經理並使用差旅管理系統。

差旅經理幫助創建一個 公司差旅政策,旅行計劃的管理,旅行選項的選擇,組織和 差旅費用監測, 和 商務旅客的安全.旅行經理還負責在旅行後審查數據並將其應用於簡化和優化未來的旅行。他們必須具備多種能力,包括出色的溝通和組織能力,以及戰略性思考的能力。

旅行管理系統是指提供大量旅行庫存的一體化在線平台, 自動旅行政策, 風險管理、費用報告和對商務旅客的持續支持。差旅經理和差旅管理系統並不總是相互排斥的。一起工作為您的員工提供了一個熟悉的內部聯繫點,並為您的公司提供了一種管理商務旅行的現代方式。

內部差旅管理服務:可以在內部完成嗎?

當事情在內部處理時,員工是 有時負責預訂自己的酒店、餐館、汽車租賃公司和其他很快就會變得乏味的事情,尤其是當他們經常出差時。他們必須在旅行期間跟踪所有收據和費用,然後將其提交給適當的內部各方以報銷。

如果您的組織選擇在內部處理差旅管理,則應決定由哪個部門和人員負責政策、流程、預訂和員工報銷。差旅管理平台可以讓員工輕鬆預訂,同時遵守 公司差旅政策. 旅客安全 當商務旅行整合在一個平台上時,費用報告也變得輕鬆自如。

外部差旅管理服務

雖然對於一家成長中的小公司來說,起初在內部管理差旅可能是有意義的,但隨著公司的發展,差旅管理可能會變得過於繁瑣,無法保留在內部。外部差旅管理服務減輕了員工的這種負擔,使他們能夠專注於自己最擅長的事情。

差旅管理平台 作為新時代的旅行社,為您與航空公司、連鎖酒店、汽車租賃公司和其他企業提供最優惠的價格,無需冗長的談判。專門的禮賓服務還可以幫助員工安排旅行、使用酒店休息室、車輛服務和其他服務。

差旅管理適合誰?

差旅管理不僅僅為大公司和經常出差的人保留。任何規模的組織和因公出差的個人,無論是第一次還是經常出差,都可以從差旅管理中受益。差旅管理系統是 中小型企業 (SME) 的明智之舉 減少員工人數,以充分利用他們的差旅計劃。

您的差旅管理出現問題的跡象

您如何判斷系統何時開始崩潰?或者有哪些跡象表明您的差旅管理系統和做法需要徹底改革或改進?

當您的公司使用一種不適合公司特定需求的方法時,您得到的要么是過度補償的結果,要么是幾乎沒有結果。這使得商務旅行者或管理人員或兩者都無法獲得進行富有成效的商務旅行所需的一切。這些跡象可能包括:

  • 預訂旅行需要冗長的電子郵件線程,這可能會妨礙正常的日常工作和日常工作。管理團隊因處理所有旅行準備、預訂請求、航班變更和取消而過度勞累和壓力重重。
  • 財務部門忙於弄清楚誰在哪些旅行上花錢以及為什麼花錢。
  • 沒有人閱讀 旅行政策 運營人員花費數小時創建。
  • 財務部門控制每次旅行預訂,以便 控制支出 以他們知道如何做的最好的方式。
  • 旅行者無法像預訂自己的航班那樣選擇他們想要的確切旅行。
  • 旅行者經常對他們被迫預訂旅行的方式表示不滿,並且他們經常堅持在線預訂,儘管有商業政策。

旅行管理平台提供了旅行社和在線預訂工具無法提供的其他解決方案,例如:

  • 受政策約束的自助預訂
  • 禮賓預訂
  • 團體預訂
  • 尋求旅行支持
  • 匯總旅行支出報告
  • 制定差旅政策並修改現有政策
  • 使用工具跟踪預算和支出

今天的差旅管理與以前有何不同?

商務旅行已恢復,但與以前不同。尤其是在大流行之後,商務旅行對於建立面對面的聯繫、表現出對客戶的承諾、甚至在組織希望在大流行後蓬勃發展時保持員工的積極性至關重要。 

一個包羅萬象的差旅管理計劃旨在整合和滿足各種利益相關者的需求。為了與公司目標相匹配,企業主和最高管理層正在就公司預算、健康風險和工作方式做出關鍵決策。與此同時,人力資源和團隊領導者必須解決員工士氣低落、團隊合作差、工作場所享受以及對工作安全的日益增長的要求。

這不僅僅是從 A 地到 B 地。現代差旅管理必須跟上 企業及其旅客的當前需求.以下是您的差旅管理解決方案的核心應具備的三個基本要素:

  • 合作與信任: 您的差旅管理提供商和您公司的差旅人員之間的雙向清晰溝通令人放心並提升了您的差旅體驗。讓旅行者在整個商務旅行中感受到支持是很重要的。技術可以在很大程度上為您提供透明度 管理旅行 費用,並結合人性化的觸摸,您將擁有觸手可及的強大旅行解決方案。如果您是一個城市的新手並且發生了一些意想不到的事情,可以使用 24/7 支持團隊可以緩解原本不愉快的體驗。對於差旅經理,與您的差旅管理提供商合作可確保您滿足所有需求,包括更關鍵的需求,例如 旅客安全、費用管理、延誤和取消。 
  • 產生影響: 公司是 重新考慮他們的商務旅行計劃 並根據他們帶來的價值優先考慮商務旅行。商務旅行是 建立關係的關鍵 並且可以是一項有回報的投資。正確的差旅管理可讓您制定符合您的業務目標、差旅需求和公司文化的差旅計劃。
  • 問責制: 除了管理差旅支出外,公司也越來越意識到商務旅行對環境的影響。減少碳影響是一個值得稱道的目標,如果做得好,可以提高財務底線。 成本控制, 可持續性和 注意義務 是適當的差旅管理可以幫助您做得更好的事情。 

差旅管理的最新趨勢

Covid-19 大流行迫使全球對創新工作習慣進行了前所未有的實驗。世界見證了快速互聯網連接、高質量相機和在線協作工具的融合。當需要時,進行了調整,現在廣泛接受了隨時隨地工作。這誕生了 差旅管理新趨勢,幾乎改變了我們所知道的一切。主要趨勢包括:

  • 非常規的住宿需求。
  • 自助預訂越來越普遍
  • 更靈活且對變化持開放態度的商務旅行政策
  • 商務旅行仍在被技術革新。
  • 人工智能、虛擬現實和智能助手都在興起。
  • 商務旅行和遠程工作作為福利提供

旅行經理的角色

當今的差旅經理必須做好準備 各種挑戰 包括以下職責:

  1. 預訂旅行時間表和其他活動
  2. 定義差旅政策
  3. 使用技術和應用程序來簡化規劃和管理
  4. 談判——成本、服務和獎金
  5. 風險管理
  6. 確保 安全
  7. 跟踪成本和預算

技術如何改善商務旅行和差旅管理?

在企業界,時間就是金錢。無論是 4 小時的飛行中途停留還是漫步到酒店游泳池,都無法讓時間停滯不前。借助科技的力量,我們可以在出差途中充分利用時間。

為了讓每一秒都很重要,有數百種智能手機應用程序和雲解決方案可供訪問。這些技術節省時間不僅可以幫助您戰勝下沉的太陽,還可以讓您有額外的時間來玩您辛苦賺來的錢。

宿舍: 預訂合適的酒店或住宿更容易 廣泛的選擇 在差旅管理平台上提供。差旅經理或管理公司只需單擊一下即可搜索與公司最匹配的場所並進行價格比較。

自動化: 耗時且乏味的工作會讓員工感到沮喪。他們可能會跳過步驟,並違反指導方針,儘管他們的意圖是最好的,讓您精心策劃的旅行政策成為遙遠的記憶。 自動化 減少人工重複性工作的工作量。您可以將您的 旅行政策 進入旅行管理系統,無需任何人記住或提問。他們只是從頭到尾遵循程序,做他們需要做的事情。

保持聯繫: 商務旅行單人視頻通話 隨著時間的推移建立更真實和更有意義的聯繫。旅行管理技術可以消除研究旅行要求和目的地風險信息的麻煩,並為旅行者提供他們需要的所有支持。您將很快擁有一支更有動力和活力的員工隊伍。

風險管理: 在正確的時間獲得正確的信息對於及時對情況做出反應至關重要。無論這些風險是病毒爆發、政治動盪還是自然災害,提前了解它們有助於採取預防措施或採取行動。 

安全: 旅客安全是出行的一個重要方面 公司差旅政策 並告知員工他們是如何受到保護的。實時跟踪和風險警報確保旅客安全並幫助公司履行 注意義務.

改善差旅管理有什麼好處?

1) 通過 24/7 全天候支持管理危機和挑戰

2)      旅行靈活性 – 旅行對可能發生的變化更加開放

3) 通過自動化提高對差旅政策的合規性

4) 更高的效率和生產力。讓員工有更多時間專注於業務目標

5) 龐大的旅行庫存讓您在您的要求和價格範圍內有更多選擇

6) 產生儲蓄和投資回報

如何改善差旅管理

無論您公司的差旅管理目前在哪裡,幾乎總會有一些需要修復或改進的地方。儘管採取緊急行動可能不夠緊迫,但重要的是要了解情況並隨著時間的推移進行改進。以下是改善商務旅行管理的方法。

1. 評估您當前的旅行需求並找出差距

了解您的差旅管理是否存在問題的最佳方法是實際花時間進行評估。與您的員工交談並 詢問他們的需求.運輸時間是否會影響工作效率?將休息室使用權納入您的 旅行政策 可能會有所幫助。旅行者是否知道如果他們在商務旅行中生病或丟失旅行證件該怎麼辦?確保您的 注意義務 溝通良好。記下您發現的問題並開始尋找解決方案。

2. 掃描潛在的解決方案

改進的關鍵是找到並實施正確的解決方案。掃描現有的所有解決方案,包括聘請專門的經理、到外部尋找代理機構來完成工作、選擇尋找網站或採用旅行管理軟件。

3. 了解哪種解決方案最適合您

在確定問題和可能的解決方案之後,是時候選擇最適合解決要探索的特定問題和商務旅行類型的解決方案了。權衡每種方法的收益和成本,並將它們與您的目標相匹配。這些是各種解決方案以及它們可能帶來的優點和缺點。

內部:

優點:

● 與值得信賴的員工一起工作,該員工已被選中,因此符合個人資料

● 擁有一名已經了解公司運作方式的員工

● 節省聘請外部人員的成本

● 維持員工規模

● 有真正有空的人

缺點:

● 已經在差旅管理之外從事工作的過度勞累的員工

● 犧牲專業知識和特定領域以降低成本和人員規模

旅遊公司:

優點:

● 公司將所有旅遊服務集中在一處

● 該領域的可選專業知識

● 所有成本都是明確的

● 花樣記錄和過程跟踪更徹底

● 管理更細緻

缺點:

● 可能花費更多

● 不保證隨時可用

消費者網站:

優點:

● 增加曝光率和覆蓋面

● 自動預訂

● 更快捷的支付方式

● 深入了解業務流程

缺點:

● 並不總能保證可訪問性

● 容易出現人為錯誤

差旅管理軟件:

優點:

● 自動預訂和其他流程

● 輕鬆跟踪和預算 - 成本、行程、任務

● 節省時間

● 管理整體數據庫

● 後續管理

缺點:

● 可能需要團隊一些過渡時間並習慣

● 具體問題可能需要定制解決方案

4. 制定你的計劃

在您找到問題、調查解決方案並選擇最適合管理的解決方案之後,就該把事情落實到位了。回歸本源,開始製定最適合打造無縫、安全和輕鬆的商務旅行的計劃。

5. 調整組織 

確保所有員工都與您即將實施的計劃和更改保持一致。這可能需要自上而下的會議和具有清晰溝通渠道的會議。保持雙向溝通,並讓員工提出任何問題或疑慮。在繼續之前考慮這些並解決關鍵問題。

6. 實施變更

清晰的溝通是任何實施成功的關鍵。為了讓您的新差旅管理系統被接受,員工必須首先了解它以及它是如何工作的。組織演示並確保流程有據可查,供員工隨時訪問。設定發布日期並在新系統的過渡階段為他們提供支持。讓他們跟上進度,並確保他們了解事物的運作方式,即使它們在發展。

7. 監測影響和調整

實施後,是時候看看您的差旅管理流程是否有效。在這個階段,您可以密切監控並聽取員工的意見,了解需要在哪些方面進行調整。這也是您與解決方案提供商密切合作的階段,以確保一切井井有條,並且可以順利糾正任何問題。 

出現問題時該怎麼辦

可以肯定地假設事情不會總是按照您需要的方式進行。因此,制定應急計劃和備用計劃是商務旅行管理的一個重要問題。事實上,可以肯定地假設某些事情不會按照您的計劃進行。雖然您不能總是預測它是什麼,但您可以為發生任何事情做好準備。

旅行問題

這些包括取消的航班、費用和跟踪它們、嚴格的時間表等等。無論商務旅行的世界發生了什麼, 削減開支 明智地利用可用資源一直是企業差旅管理專業人士面臨的挑戰。

通過備份、即插即用軟件、跟踪費用、確保最佳支付選項、優先考慮旅行者健康和獲得最佳庫存,隨時掌握情況。在取消航班、旅行或行程中的項目時發現各種補償或報銷系統。

開發正確的企業旅行預訂工具和政策,讓您的旅行者輕鬆合規,幫助您與公司可信任的供應商確保特價,並提供數據和透明度以做出明智的決定。

政策和流程問題

有時,差旅經理實施的一些價格、計劃和變更根本不起作用。當這種情況發生並威脅到復雜構建系統的結構時,你會怎麼做?好吧,首先要確定盔甲上眾所周知的裂縫是從哪裡來的。回到繪圖板上,找出它發生的原因、發生時間、導致它發生的疏忽,然後開始設計解決問題的方法。 政策 流程問題的範圍可能從與公司指南不一致到旅行者自己不遵守政策。查看您是否需要更好地傳達政策和流程,或根據不斷變化的需求對其進行更新。

技術問題

差旅管理技術在不斷發展,最好投資於其中的一些進步,以使您的工作更輕鬆。如果您還沒有研究過您的旅行計劃如何利用最新技術,那麼現在就是這樣做的絕佳時機。權衡您對精通技術的旅行瘋狂的個人或公司的選擇是一個不錯的起點。

當您尋找和調查您的選擇時,請記住,您需要與一家可以根據您的特定要求設計商務旅行解決方案的公司合作,同時還承諾提供 高度的靈活性 和定制。如果您希望使用第三方軟件,這一點尤其重要,它可以提供更深入的數據, 自動化一些程序,並允許 顯著節省成本.

當技術因設備故障、崩潰、系統故障或錯誤程序而出現故障時,旅行經理有責任掌握最新情況。確保您始終將備份系統設置為突然介入並節省時間。

意識與理解

損害控制的一個重要方面是讓旅行者了解情況。他們需要了解正在發生的事情,並了解為什麼會發生這種情況,以及差旅經理如何努力解決它。溝通總是最好的無線電沉默或對情況的不清楚的解釋。為員工建立清晰的溝通渠道,以便在需要時提出問題並保持良好的響應時間。

觸手可及的全面差旅管理 

適當的差旅管理可以顯著幫助您的公司達到新的高度並打破新記錄。通過全套差旅管理讓您的團隊保持高效,以實現更好的成本控制、更輕鬆的預訂、差旅安全和靈活性。 預約演示 要么 註冊免費試用 了解 TruTrip 如何改善您的商務旅行計劃。

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