Perjalanan bisnis membawa banyak manfaat, tetapi bisa menjadi tantangan untuk mengatur dan mengelola untuk manajer perjalanan perusahaan. Memesan perjalanan, akomodasi, dan penerbangan untuk diatur, dan daftar tak terbatas dari biaya perjalanan tambahan, kejutan, dan tugas untuk dilacak dengan karyawan yang pergi ke seluruh dunia. Namun, perusahaan memiliki begitu banyak keuntungan melalui perjalanan bisnis dengan membangun kemitraan yang kuat, menonjol dari persaingan, meningkatkan eksposur perusahaan, dan memberikan layanan terbaik kepada klien.

Manajemen perjalanan bisnis yang sangat baik adalah kebutuhan nyata untuk mendapatkan hasil maksimal dari program perjalanan bisnis perusahaan Anda. Ini membantu Anda tetap berada di puncak tujuan bisnis sambil menjaga karyawan di jalan. Jika perusahaan Anda adalah memikirkan kembali perjalanan bisnis dan mencari cara untuk meningkatkan manajemen perjalanan sambil memprioritaskan penghematan biaya, panduan lengkap ini adalah tempat yang tepat untuk memulai.

Apa sebenarnya manajemen perjalanan itu?

Manajemen perjalanan adalah fungsi yang mencakup semua aspek perjalanan bisnis untuk perusahaan termasuk pemesanan perjalanan, tugas perawatan, pengendalian biaya perjalanan, manajemen risiko, klaim dan pelaporan. Karena biaya perjalanan dan biaya perjalanan dapat menghabiskan sebagian besar anggaran tahunan perusahaan, memiliki strategi yang solid sangat penting untuk menjaga laba tetap sehat. Layanan dan kebijakan manajemen perjalanan pergi di luar pemesanan perjalanan bisnis untuk memastikan bahwa kebutuhan karyawan terpenuhi dan mereka didukung selama perjalanan bisnis mereka.

Siapa yang menangani manajemen perjalanan?

Perjalanan bisnis dapat dikelola oleh perusahaan manajemen perjalanan korporat eksternal, in-house manajer perjalanan, atau administrator kantor. Tanpa manajemen perjalanan khusus, peran mengatur, mengelola, memantau, dan menghitung biaya dapat dibebankan kepada karyawan di atas tanggung jawab pekerjaan reguler mereka kecuali jika mereka mempekerjakan agen perjalanan perusahaan.

Manajemen perjalanan semakin mendapatkan pengakuan sebagai fungsi bisnis yang penting untuk meningkatkan produktivitas tim, memenuhi target bisnis, dan memecahkan masalah tak terduga dengan tepat. Beranjak dari manajemen mikro dan delegasi yang tidak tepat, perusahaan sekarang memilih untuk mempekerjakan manajer perjalanan dan menggunakan sistem manajemen perjalanan. Solusi perangkat lunak manajemen perjalanan ini sering kali mudah dilakukan dalam kemitraan dengan perusahaan manajemen perjalanan.

Manajer perjalanan membantu dalam pembuatan a kebijakan perjalanan perusahaan, pengelolaan rencana perjalanan, pemilihan opsi perjalanan, organisasi dan pemantauan biaya perjalanan, dan keamanan pelancong bisnis. Manajer perjalanan juga bertanggung jawab untuk meninjau data setelah perjalanan dan menerapkannya untuk merampingkan dan mengoptimalkan perjalanan di masa mendatang. Mereka harus memiliki beragam kemampuan, termasuk kemampuan komunikasi dan organisasi yang hebat, serta kemampuan untuk berpikir secara strategis.

Sistem manajemen perjalanan mengacu pada platform online all-in-one yang menawarkan inventaris perjalanan yang ekstensif, kebijakan perjalanan otomatis, manajemen risiko, pelaporan pengeluaran, dan dukungan berkelanjutan untuk pelancong bisnis. Manajer perjalanan dan sistem manajemen perjalanan tidak selalu saling eksklusif. Bekerja bersama memberi karyawan Anda titik kontak yang akrab secara internal dan perusahaan Anda cara modern untuk mengelola perjalanan bisnis.

Layanan Manajemen Perjalanan Internal: Bisakah Dilakukan Di Rumah?

Ketika segala sesuatunya ditangani secara internal, karyawan terkadang bertugas memesan hotel mereka sendiri, restoran, perusahaan persewaan kendaraan, dan hal-hal lain yang dapat dengan cepat menjadi membosankan terutama jika mereka sering bepergian. Mereka harus melacak semua penerimaan dan pengeluaran saat bepergian dan kemudian menyerahkannya untuk penggantian kepada pihak internal yang tepat. Ada solusi perangkat lunak dan aplikasi seluler yang tersedia untuk membantu kebutuhan ini. Ini penting untuk melacak anggaran perjalanan Anda.

Jika organisasi Anda memilih untuk menangani manajemen perjalanan secara internal, harus diputuskan departemen dan orang mana yang akan bertanggung jawab atas kebijakan, proses, pemesanan, dan penggantian biaya karyawan. Platform manajemen perjalanan dapat memberdayakan karyawan untuk memesan dengan mudah sambil mematuhi kebijakan perjalanan perusahaan. Pelaporan keselamatan dan pengeluaran wisatawan juga menjadi bebas repot ketika perjalanan bisnis digabungkan dalam satu platform.

Layanan Manajemen Perjalanan Eksternal

Meskipun mungkin masuk akal bagi perusahaan kecil yang sedang berkembang untuk mengelola perjalanan secara internal pada awalnya, seiring dengan pertumbuhan perusahaan, manajemen perjalanan dapat menjadi terlalu rumit untuk tetap bersifat internal. Perusahaan manajemen perjalanan eksternal meringankan beban karyawan ini, memungkinkan mereka untuk fokus pada apa yang mereka lakukan yang terbaik.

Platform manajemen perjalanan bekerja sebagai agen perjalanan korporat zaman baru, memberi Anda harga terbaik dengan maskapai penerbangan, jaringan hotel, perusahaan persewaan mobil, dan bisnis lainnya tanpa negosiasi panjang. Layanan perjalanan pramutamu khusus juga membantu karyawan dengan pengaturan perjalanan, akses ruang tunggu hotel, layanan kendaraan, dan layanan perjalanan lainnya di lokasi pusat.

Untuk siapa manajemen perjalanan?

Manajemen perjalanan tidak hanya diperuntukkan bagi perusahaan besar dan pelancong yang sering bepergian. Organisasi terlepas dari ukuran perusahaan dan jumlah individu yang melakukan perjalanan bisnis, baik pertama kali atau sering, dapat memperoleh manfaat dari manajemen perjalanan. Sistem manajemen perjalanan adalah cara cerdas untuk usaha kecil menengah (UKM) dengan jumlah karyawan yang lebih sedikit untuk mendapatkan hasil maksimal dari program perjalanan bisnis mereka.

Tanda-Tanda Travel Management Anda Rusak

Bagaimana Anda bisa tahu kapan sistem Anda mulai runtuh? Atau apa tanda-tanda bahwa sistem dan praktik manajemen perjalanan bisnis Anda perlu dirombak total atau ditingkatkan?

Ketika perusahaan Anda menggunakan metode yang tidak disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan, apa yang Anda dapatkan adalah hasil yang dikompensasikan secara berlebihan atau sedikit atau tidak ada hasil sama sekali. Hal ini membuat pelancong bisnis atau administrator atau keduanya tidak mendapatkan apa yang mereka butuhkan untuk melakukan perjalanan bisnis yang produktif. Sebagian besar bisnis masih memilih untuk tidak memperbarui dan meningkatkan proses mereka saat ini sehingga manajemen perjalanan mereka menderita. Tanda-tanda ini mungkin termasuk:

• Pemesanan perjalanan memerlukan utas email panjang yang mungkin menghalangi produktivitas dan rutinitas sehari-hari. Tim admin terlalu banyak bekerja dan stres karena berurusan dengan semua persiapan perjalanan, permintaan pemesanan, perubahan penerbangan, dan pembatalan.
• Tim keuangan bekerja terlalu keras untuk mencari tahu siapa yang menghabiskan uang untuk perjalanan mana dan mengapa.
• Tidak ada yang membaca kebijakan perjalanan bahwa staf operasi menghabiskan berjam-jam menciptakan.
• Tim keuangan mengontrol setiap pemesanan perjalanan untuk tetap kendalikan pengeluaran dengan cara terbaik yang mereka tahu.
• Wisatawan tidak memiliki kemampuan yang sama untuk memilih perjalanan yang mereka inginkan seperti jika mereka memesan penerbangan mereka sendiri.
• Wisatawan sering kali mengungkapkan ketidakpuasan dengan cara mereka dipaksa untuk memesan perjalanan, dan mereka sering kali bersikeras untuk memesan secara online, terlepas dari kebijakan bisnis.

Platform manajemen perjalanan bisnis menawarkan solusi tambahan yang tidak dapat dilakukan oleh agen perjalanan perusahaan dan alat pemesanan online seperti:

• Pemesanan mandiri yang diatur oleh kebijakan
• Pemesanan pramutamu
• Pemesanan untuk grup
• Mencari dukungan perjalanan
• Menyusun laporan pengeluaran perjalanan
• Membuat kebijakan perjalanan dan mengubah kebijakan yang sudah ada
• Menggunakan alat perjalanan untuk melacak anggaran dan pengeluaran

Bagaimana Manajemen Perjalanan Hari Ini Berbeda Dari Sebelumnya?

Perjalanan bisnis telah dimulai kembali, meskipun tidak sama seperti sebelumnya. Perjalanan bisnis akan sangat penting dalam membangun kontak langsung, menunjukkan komitmen kepada klien, dan bahkan menjaga para pekerja tetap termotivasi karena organisasi ingin berkembang pasca-pandemi. 

Program manajemen perjalanan bisnis yang mencakup semua bertujuan untuk mengintegrasikan dan memenuhi kebutuhan berbagai pemangku kepentingan. Agar sesuai dengan tujuan perusahaan, pemilik bisnis dan eksekutif C-suite membuat keputusan penting tentang anggaran perusahaan, risiko kesehatan, dan gaya kerja. Pada saat yang sama, pemimpin SDM dan tim harus mengatasi semangat kerja karyawan yang rendah, kerja tim yang buruk, kenikmatan di tempat kerja, dan meningkatnya kebutuhan akan keselamatan saat bekerja.

Ini lebih dari sekadar berpindah dari tempat A ke B. Manajemen perjalanan korporat modern harus mengikuti perkembangan kebutuhan bisnis saat ini dan pelancong mereka. Ini adalah tiga dasar yang harus menjadi inti dari solusi manajemen perjalanan perusahaan Anda:

• Kolaborasi dan Kepercayaan: Komunikasi dua arah yang jelas antara penyedia manajemen perjalanan perusahaan Anda dan wisatawan di perusahaan Anda meyakinkan dan meningkatkan pengalaman perjalanan Anda. Sangat penting bagi wisatawan untuk merasa didukung selama perjalanan bisnis mereka. Teknologi dapat memberikan Anda transparansi saat mengelola perjalanan biaya, dan dikombinasikan dengan sentuhan manusia, Anda memiliki solusi perjalanan yang kuat di ujung jari Anda. Jika Anda baru di kota dan sesuatu yang tidak terduga terjadi, memiliki akses ke tim dukungan khusus 24/7 dapat meringankan pengalaman yang tidak menyenangkan. Untuk manajer perjalanan, bekerja sama dengan penyedia manajemen perjalanan perusahaan Anda memastikan Anda memiliki semua dasar yang tercakup termasuk kebutuhan yang lebih penting seperti keselamatan wisatawan, manajemen biaya, penundaan dan pembatalan. 
• Memberikan Dampak: Perusahaan adalah memikirkan kembali program perjalanan bisnis mereka dan memprioritaskan perjalanan bisnis berdasarkan nilai yang mereka bawa. Perjalanan bisnis adalah kunci untuk membangun hubungan dan bisa menjadi investasi yang menguntungkan. Hak manajemen perjalanan perusahaan memungkinkan Anda membangun program perjalanan bisnis agar selaras dengan tujuan bisnis, kebutuhan wisatawan, dan budaya perusahaan Anda.
• Akuntabilitas: Selain mengelola pengeluaran perjalanan, perusahaan semakin sadar akan dampak lingkungan dari perjalanan bisnis. Mengurangi dampak karbon adalah tujuan yang terpuji dan bila dilakukan dengan benar, dapat meningkatkan laba keuangan. Pengeluaran perjalanan yang dipantau, keberlanjutan dan tugas perawatan adalah hal-hal yang manajemen perjalanan perusahaan yang tepat membantu Anda berbuat lebih baik. 

Tren terbaru dalam Manajemen Perjalanan Perusahaan

Pandemi Covid-19 memaksa eksperimen global yang belum pernah terjadi sebelumnya tentang kebiasaan kerja inovatif dan memaksa industri perjalanan untuk berubah. Dunia menyaksikan pertemuan konektivitas internet yang cepat, kamera berkualitas tinggi, dan alat kolaborasi online. Ketika kebutuhan muncul, penyesuaian dibuat dan bekerja dari mana saja sekarang diterima secara luas. Ini melahirkan tren baru dalam manajemen perjalanan, mengubah hampir semua yang kita ketahui. Tren utama meliputi:

• Penginapan yang tidak konvensional sangat diminati.
• Reservasi diri menjadi lebih umum
• Kebijakan perjalanan bisnis yang lebih fleksibel dan terbuka terhadap perubahan
• Perjalanan korporat masih direvolusi oleh teknologi.
• Kecerdasan buatan, realitas virtual, dan asisten cerdas semuanya meningkat.
• Perjalanan bisnis dan kerja jarak jauh ditawarkan sebagai keuntungan

Peran Manajer Perjalanan

Mengelola perjalanan berarti mengarahkan secara efektif berbagai tantangan itu datang bersama, termasuk tanggung jawab berikut:

1. Memesan jadwal perjalanan dan pertunangan lainnya
2. Menentukan kebijakan perjalanan
3. Menggunakan teknologi dan aplikasi untuk mempermudah perencanaan dan pengelolaan
4. Negosiasi – hemat uang dengan tarif, layanan, dan bonus yang dinegosiasikan
5. Manajemen risiko
6. Memastikan keamanan dari pelancong bisnis
7. Melacak pengeluaran dan anggaran perjalanan dengan bantuan tim keuangan
8. Mengikuti data perjalanan perusahaan
9. Tetap terinformasi dengan baik tentang keadaan pasar perjalanan perusahaan saat ini

Bagaimana teknologi dapat meningkatkan perjalanan bisnis dan manajemen perjalanan?

Waktu adalah uang di dunia usaha. Tidak ada, apakah transit penerbangan selama 4 jam atau berjalan-jalan ke kolam renang hotel, dapat membuat waktu terhenti. Kita dapat memanfaatkan waktu dan uang kita sebaik mungkin saat bepergian untuk bekerja berkat kekuatan teknologi.

Untuk membuat setiap detik berharga, ada ratusan aplikasi ponsel cerdas dan solusi cloud yang dapat diakses. Penghemat waktu teknologi ini tidak hanya akan membantu Anda mengalahkan matahari terbenam, tetapi mereka juga akan memberi Anda waktu dan uang ekstra untuk bermain dengan dana hasil jerih payah Anda.

Akomodasi: Memesan hotel atau akomodasi yang tepat jauh lebih mudah dengan pilihan yang luas ditawarkan pada platform manajemen perjalanan atau alat pemesanan online. Manajer perjalanan atau perusahaan manajemen dapat mencari tempat yang paling sesuai dengan perusahaan dengan satu klik dan membuat perbandingan harga terbaik. Perusahaan sering mengandalkan agen perjalanan pada awalnya, karena program manajemen perjalanan mereka belum disiapkan.

Otomatisasi: Tugas yang memakan waktu dan membosankan dapat membuat karyawan merasa kehilangan motivasi. Mereka mungkin melewatkan langkah-langkah, dan melanggar pedoman meskipun niat terbaik meninggalkan kebijakan perjalanan Anda yang dikuratori dengan baik sebagai kenangan yang jauh. Otomatisasi mengurangi beban kerja tugas berulang manual dan membuat proses pemesanan lebih mudah. Anda dapat memasukkan kebijakan perjalanan ke dalam sistem manajemen perjalanan, menghilangkan kebutuhan siapa pun untuk mengingatnya atau mengajukan pertanyaan. Mereka hanya mengikuti prosedur dari awal sampai akhir, melakukan apa yang dibutuhkan dari mereka.

Tetap terhubung: Panggilan video one-up perjalanan bisnis dalam menciptakan koneksi yang lebih otentik dan bermakna dari waktu ke waktu. Teknologi manajemen perjalanan dapat menghilangkan kerumitan dalam meneliti persyaratan perjalanan dan informasi risiko tentang suatu destinasi, serta memberikan semua dukungan yang dibutuhkan wisatawan. Anda akan memiliki tenaga kerja yang lebih termotivasi dan dinamis dalam waktu singkat.

Manajemen risiko: Memiliki informasi yang tepat pada waktu yang tepat sangat penting untuk bereaksi terhadap keadaan dengan cepat dan memungkinkan Anda menghemat waktu. Apakah risiko ini adalah wabah virus, kerusuhan politik, atau bencana alam, mengetahuinya sebelumnya membantu tindakan pencegahan atau tindakan yang harus diambil. 

Keamanan: Keselamatan wisatawan merupakan aspek penting dari kebijakan perjalanan perusahaan dan mengkomunikasikan kepada karyawan bagaimana mereka dilindungi. Pelacakan waktu nyata dan peringatan risiko menjaga keamanan wisatawan dan membantu perusahaan memenuhinya tugas perawatan.

Apa manfaat meningkatkan manajemen perjalanan?

1) Mengelola krisis dan tantangan melalui dukungan 24/7

2)      Fleksibilitas perjalanan – traveling lebih terbuka terhadap perubahan yang mungkin terjadi

3) Peningkatan kepatuhan terhadap kebijakan perjalanan dengan mengotomatisasi

4) Lebih efisiensi dan produktivitas. Lebih banyak waktu bagi karyawan untuk fokus pada tujuan bisnis

5) Inventaris perjalanan yang luas memberi Anda lebih banyak pilihan sesuai kebutuhan dan kisaran harga Anda

6) Menghasilkan tabungan dan laba atas investasi dengan pendapat ahli dari tim keuangan

Cara Meningkatkan Manajemen Perjalanan

Di mana pun manajemen perjalanan perusahaan Anda saat ini, hampir selalu ada sesuatu untuk diperbaiki atau ditingkatkan. Meskipun mungkin tidak cukup mendesak untuk mengambil tindakan segera, penting untuk mengetahuinya dan melakukan perbaikan seiring waktu. Berikut adalah cara untuk meningkatkan manajemen perjalanan bisnis Anda bahkan tanpa agen perjalanan.

1. Menilai kebutuhan perjalanan Anda saat ini & mengidentifikasi kesenjangannya

Cara terbaik untuk mengetahui apakah Anda memiliki masalah dengan manajemen perjalanan Anda adalah dengan benar-benar meluangkan waktu untuk menilainya. Bicaralah dengan karyawan Anda dan tanyakan kepada mereka tentang kebutuhan perjalanan mereka. Apakah waktu transit menghalangi produktivitas kerja? Menggabungkan akses lounge dalam . Anda kebijakan perjalanan mungkin membantu. Apakah wisatawan tahu apa yang harus dilakukan jika mereka jatuh sakit dalam perjalanan bisnis atau kehilangan dokumen perjalanan? Apakah Anda saat ini mengetahui tren industri perjalanan? Pastikan bahwa Anda tugas perawatan dikomunikasikan dengan baik. Catat masalah yang Anda identifikasi dan mulailah mencari solusi.

2. Memindai solusi potensial

Kunci untuk perbaikan adalah menemukan dan menerapkan solusi yang tepat. Pindai semua solusi yang ada, termasuk mempekerjakan manajer yang berdedikasi, pergi ke luar untuk mencari agen perjalanan perusahaan untuk melakukan pekerjaan itu, memilih untuk menemukan situs web atau mengadopsi perangkat lunak manajemen perjalanan.

3. Mengetahui solusi mana yang menjadi pilihan terbaik dan tepat untuk Anda

Setelah mengidentifikasi masalah dan solusi yang mungkin, saatnya untuk memilih solusi mana yang terbaik untuk mengatasi masalah spesifik dan jenis perjalanan bisnis yang akan dieksplorasi. Timbang manfaat dan pengeluaran perjalanan masing-masing dan cocokkan dengan tujuan Anda. Ini adalah berbagai solusi dan keuntungan dan kerugian apa yang mungkin mereka timbulkan.

di rumah:

Kelebihan:

• Bekerja dengan karyawan yang dapat dipercaya yang telah dipilih dan sesuai dengan profil
• Memiliki karyawan yang sudah mengerti bagaimana perusahaan beroperasi
• Akan memiliki waktu dan fokus untuk menjadi ahli perjalanan
• Menghemat biaya pengeluaran perjalanan untuk mempekerjakan pihak eksternal
• Mempertahankan ukuran staf
• Lebih mungkin untuk mendapatkan harga terbaik
• Memiliki seseorang yang benar-benar tersedia

Kontra:

• Karyawan yang terlalu banyak bekerja yang sudah memiliki pekerjaan di luar manajemen perjalanan
• Mengorbankan keahlian dan kekhususan khusus untuk mengurangi pengeluaran perjalanan dan ukuran staf

Agen Perjalanan:

Kelebihan:

• Perusahaan mendapatkan semua layanan perjalanan di satu tempat
• Keahlian opsional di lapangan
• Semua pengeluaran perjalanan bersifat eksplisit
• Perekaman pola dan pelacakan proses lebih menyeluruh
• Manajemen dilakukan lebih teliti
• Cenderung memiliki andil yang lebih baik dalam industri perjalanan

Kontra:

• Mungkin lebih mahal
• Ketersediaan setiap saat tidak dijamin

Situs Web Konsumen:

Kelebihan:

• Peningkatan eksposur dan jangkauan
• Pemesanan perjalanan otomatis
• Metode pembayaran lebih cepat
• Mendapatkan wawasan tentang proses bisnis

Kontra:

• Aksesibilitas tidak selalu dijamin
• Rentan terhadap kesalahan manusia
• Mungkin tidak termasuk harga terbaik

Perangkat Lunak Manajemen Perjalanan:

Kelebihan:

• Pemesanan otomatis dan proses lainnya
• Termasuk berbagai inventaris perjalanan dengan harga terbaik
• Pelacakan dan penganggaran yang mudah – pengeluaran perjalanan, rencana perjalanan, tugas
• Menghemat waktu
• Mengelola database secara keseluruhan
• Manajemen tindak lanjut

Kontra:

• Mungkin perlu waktu transisi bagi tim dan membiasakan diri
• Masalah khusus mungkin memerlukan solusi khusus

4. Membuat rencana Anda

Setelah Anda menemukan masalah, survei solusi dan pilih salah satu dengan nilai terbaik untuk manajemen, sekarang saatnya untuk menempatkan semuanya pada tempatnya. Kembali ke akar dan mulailah menyusun rencana yang dirancang terbaik untuk menghasilkan perjalanan bisnis global yang mulus, aman, dan mudah.

5. Menyelaraskan organisasi 

Pastikan semua karyawan memiliki pemahaman yang sama dengan rencana dan perubahan yang akan Anda terapkan. Ini mungkin membutuhkan pertemuan dan sesi top-down dengan jalur komunikasi yang jelas. Jaga komunikasi dua arah dan terbuka bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan atau masalah apa pun. Pertimbangkan ini dan atasi masalah utama sebelum bergerak maju.

6. Menerapkan perubahan

Komunikasi yang jelas adalah kunci keberhasilan implementasi apa pun. Agar sistem manajemen perjalanan baru Anda dapat diterima, karyawan harus terlebih dahulu menyadarinya dan cara kerjanya. Atur demo dan pastikan proses didokumentasikan dengan baik untuk diakses karyawan kapan saja. Tetapkan tanggal peluncuran dan dukung mereka melalui fase transisi sistem baru. Pertahankan kecepatan mereka dan pastikan bahwa mereka memahami cara kerja berbagai hal bahkan saat mereka berevolusi.

7. Memantau dampak dan menyesuaikan

Setelah implementasi, saatnya untuk melihat apakah proses manajemen perjalanan Anda berhasil. Ini adalah tahap di mana Anda memantau dan mendengarkan karyawan Anda dengan cermat di mana penyesuaian perlu dilakukan. Ini juga merupakan tahap di mana Anda bekerja sama dengan penyedia solusi Anda untuk memastikan semuanya beres dan masalah dapat diperbaiki dengan lancar jika ada. 

Apa yang Harus Dilakukan Saat Terjadi Kesalahan

Aman untuk berasumsi bahwa segala sesuatu tidak akan selalu berjalan seperti yang Anda butuhkan. Dengan demikian, membuat rencana darurat dan rencana cadangan adalah alergi penting dari manajemen perjalanan bisnis. Sebenarnya, aman untuk berasumsi bahwa sesuatu tidak akan berjalan seperti yang Anda rencanakan. Banyak dari tantangan ini bergantung pada keadaan industri perjalanan saat ini secara keseluruhan. Meskipun Anda tidak selalu dapat memprediksi apa itu, Anda dapat mempersiapkannya jika terjadi sesuatu.

Masalah perjalanan

Ini termasuk penerbangan yang dibatalkan, biaya dan melacaknya, jadwal yang kaku, dan banyak lagi. Tidak peduli apa yang terjadi di dunia perjalanan perusahaan, menghemat pengeluaran dan memanfaatkan sumber daya yang tersedia dengan bijaksana selalu menjadi tantangan bagi para profesional manajemen perjalanan perusahaan.

Tetap di atas situasi dengan cadangan, perangkat lunak plug-and-play, pelacakan pengeluaran, mengamankan opsi pembayaran terbaik, memprioritaskan kesehatan wisatawan, dan mendapatkan inventaris terbaik. Temukan berbagai sistem kompensasi atau penggantian jika terjadi pembatalan penerbangan, perjalanan, atau item dalam rencana perjalanan.

Kembangkan alat dan kebijakan pemesanan perjalanan perusahaan yang tepat yang memudahkan kepatuhan wisatawan Anda, membantu Anda mendapatkan tarif khusus dengan vendor yang dapat dipercaya perusahaan, dan menyediakan data dan transparansi untuk membuat keputusan yang tepat.

Masalah Kebijakan & Proses

Terkadang, beberapa harga, rencana, dan perubahan yang diterapkan oleh manajer perjalanan tidak berfungsi. Lalu apa yang Anda lakukan ketika ini terjadi dan mengancam struktur dari sistem yang dibangun dengan rumit? Nah, pertama-tama kenali dari mana celah pepatah di baju besi itu berasal. Kembali ke papan gambar dan cari tahu mengapa hal itu terjadi, kapan itu terjadi, kekhilafan yang memungkinkan hal itu terjadi, dan kemudian mulailah merancang cara untuk mengatasi masalah tersebut. Aturan dan masalah proses dapat berkisar dari ketidakselarasan dengan pedoman perusahaan hingga pelancong itu sendiri yang tidak mengikuti kebijakan. Lihat apakah Anda perlu mengomunikasikan kebijakan dan proses dengan lebih baik, atau memperbaruinya berdasarkan kebutuhan yang berkembang.

Masalah teknologi

Teknologi manajemen perjalanan terus berkembang, dan merupakan ide bagus untuk berinvestasi dalam beberapa kemajuan ini untuk mempermudah pekerjaan Anda. Jika Anda belum melihat bagaimana program perjalanan Anda memanfaatkan teknologi paling mutakhir, sekarang adalah saat yang tepat untuk melakukannya. Menimbang pilihan Anda untuk perjalanan pribadi atau perusahaan yang paham teknologi adalah tempat yang baik untuk memulai.

Saat Anda mencari dan menyelidiki pilihan Anda, ingatlah bahwa Anda harus terlibat dengan perusahaan yang dapat merancang solusi perjalanan korporat untuk kebutuhan spesifik Anda sambil juga menjanjikan tingkat fleksibilitas yang tinggi dan kustomisasi. Ini sangat penting jika Anda ingin menggunakan perangkat lunak pihak ketiga, yang memberikan data yang lebih mendalam, mengotomatiskan beberapa prosedur, dan memungkinkan untuk penghematan pengeluaran perjalanan yang signifikan.

Ketika teknologi gagal baik melalui gadget yang rusak, kata yang rusak, sistem yang aneh, atau program kereta, adalah tugas manajer perjalanan untuk tetap mengetahui situasinya. Pastikan Anda selalu memiliki sistem cadangan yang disetel untuk masuk dan menghemat hari.

Kesadaran & Pemahaman

Aspek penting dari pengendalian kerusakan adalah menjaga agar wisatawan tetap mengetahuinya. Mereka perlu menyadari apa yang terjadi, dan dibuat untuk memahami mengapa hal itu terjadi, dan bagaimana manajer perjalanan bekerja untuk memperbaikinya. Komunikasi akan selalu menjadi keheningan radio terbaik atau penjelasan situasi yang tidak jelas. Tetapkan jalur komunikasi yang jelas bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan saat dibutuhkan dan pertahankan waktu respons yang baik.

Manajemen perjalanan penuh mudah dijangkau 

Manajemen perjalanan yang tepat dapat secara signifikan membantu perusahaan Anda mencapai ketinggian baru dan memecahkan rekor baru. Buat tim Anda tetap produktif dengan manajemen perjalanan suite lengkap untuk mengurangi biaya perjalanan, pemesanan lebih mudah, keamanan perjalanan, dan lebih banyak fleksibilitas. Jadwalkan demo atau mendaftar untuk uji coba gratis untuk melihat bagaimana TruTrip dapat meningkatkan program perjalanan bisnis Anda.

TruTrip

Menyatukan orang kembali melalui perjalanan bisnis