Last Updated on: Julai 10, 2025 at 12:28 pm

According to a GBTA 2025 Report, nearly one-third (30%) of buyers are reevaluating or changing their Travel Management Company (TMC) in 2025, which means procurement for travel is echoing through the halls. HR leaders, travel managers, and business owners alike have likely experienced the challenge of finding penyelesaian yang berjaya kepada pengembara korporat needs when brokering contracts with partners in the business travelling sphere.

Procurement for travel may range from hotel accommodations and flights to car rentals, and travellers often require a more diverse set of services. Some can be found through traditional procurement methods, making it critical for organisasi untuk membentuk perkongsian yang menawarkan penyelesaian menyeluruh yang sesuai untuk semua orang yang terlibat.

Mencari yang sempurna rakan kongsi perjalanan perniagaan boleh kelihatan seperti cadangan yang menakutkan, dengan pelbagai alat tempahan dalam talian yang sentiasa berkembang dan teknologi baharu tersedia. Walau bagaimanapun, membuat keputusan termaklum tentang vendor pilihan anda bergantung kepada kefahaman dan pengetahuan yang mencukupi—dan ia berbaloi! Hubungan yang berjaya akan menghasilkan penjimatan kos yang melampaui wang: budaya tempat kerja yang lebih baik membawa kepada peningkatan kesetiaan untuk jenama anda.

Bergerak ke hadapan dengan yakin dalam proses memilih penyedia perkhidmatan peringkat teratas organisasi anda. Kepakaran kami akan memberikan hala tuju tentang cara merancang secara strategik untuk jangka masa panjang apabila melibatkan perjalanan, dengan mengambil kira keperluan semasa bersama dengan objektif prestasi yang diingini. Dengan bimbingan kami, anda akan dapat menyediakan diri anda untuk hasil yang berdaya maju dan berjaya dari semasa ke semasa!

Why procurement for travel is evolving

Procurement for travel now goes beyond booking hotels and flights. It includes a broader scope of services such as:

• Digital booking tools and mobile apps
• Duty of care and risk management
• CO₂ emissions reporting
• Traveler support and flexible cancellation policies
• Regional and global vendor coverage

In short, business travelers need more, and traditional procurement approaches may no longer be sufficient. That’s why organizations are prioritizing partnerships that offer comprehensive, future-ready solutions for both employees and finance teams.

Build a strategic sourcing process that works

To run effective procurement for travel, companies need a strategic sourcing process, one that ensures consistency, clarity, and accountability.

Your RFP should:

• Define the scope of services and traveler profiles
• Outline expectations around service levels and cost management
• Include evaluation criteria that match internal KPIs (cost, quality, support, technology)
• Convey a collaborative tone while safeguarding key contractual protections

The process should also include stakeholders across departments: such as finance, legal, and HR, so the outcome aligns with broader business goals.

Bina proses penyumberan strategik yang berfungsi untuk pasukan anda

Sumber strategik adalah penting untuk perolehan departments considering business travel partner contracts. Requiring proposals from potential partners that adhere to a thoughtful and transparent RFP format is the key step in this process. The requesting organisation should articulate the scope of their requirement and define the evaluation criteria and expectations while maintaining an open yet professional tone that conveys trustworthiness, business acumen, optimism, creativity, and thoughtfulness. 

Organisations can use a process to evaluate potential partners, understand the market, specify negotiation points, compare offers made by suppliers, and ensure they make the best decision for their budget and needs. Once these parameters are in place, senior management should take the lead with input from the travel manager to ensure consistency throughout the entire sourcing process.

Untuk membimbing anda sepanjang proses ini, Permintaan untuk Cadangan (RFP) hendaklah dibina dengan teliti oleh anda dengan butiran mengenai perkara yang diharapkan daripada rakan kongsi pengembara perniagaan yang dikehendaki dan dengan tepat bagaimana keperluan itu harus dipenuhi. 

• Jangkaan penghantaran yang jelas dan arahan khusus untuk penyerahan perlu disampaikan. 
• RFP juga harus memasukkan garis masa dan ketetapan yang melindungi sebarang maklumat sulit yang diberikan oleh bakal pembekal. 

Penyumberan strategik membuka banyak pilihan untuk mendapatkan kontrak perjalanan — membenarkan perniagaan mencari harga terbaik sambil memenuhi keperluan yang mungkin tidak mereka ketahui sebelum ini.

What to include in a Travel RFP

Here are the essentials to include when developing a travel RFP as part of your procurement process:

• Company travel profile (volume, markets served, key routes)
• Scope of services required (air, hotel, ground, insurance, support)
• Technology expectations (booking tools, reporting dashboards, mobile app access)
• KPIs and reporting (e.g., savings vs. benchmark fare, policy compliance rates)
• Sustainability metrics (e.g., carbon tracking, eco-friendly hotel options)
• Service and support expectations (e.g., 24/7 agent support, emergency response)
• Implementation and onboarding process
• Security and data privacy standards

Make sure to include submission deadlines, contact details, file formats, and a clear evaluation timeline to streamline vendor participation.

Tetapkan standard sebelum melihat cadangan rakan kongsi perjalanan

Mewujudkan standard untuk melihat kontrak rakan kongsi perjalanan perniagaan adalah penting untuk kejayaan strategi perolehan mana-mana syarikat. Pertumbuhan syarikat bergantung pada keputusan termaklum dan strategik oleh pemimpin perniagaan untuk menjamin bahawa perkhidmatan pengurusan perjalanan mereka memenuhi semua keperluan untuk memudahkan pengalaman pengembara sambil turut membenarkan syarikat mendapat nilai yang terbaik. 

Before you start comparing bids, define what success looks like. This means:

• Listing non-negotiables (e.g., compliance reporting, local support)
• Setting budget thresholds and savings targets
• Clarifying preferred contract terms, including cancellation policies and onboarding timelines

Mempunyai piawaian yang telah ditetapkan sebelum melihat sebarang cadangan oleh perkhidmatan pengurusan perjalanan menjadikan kedua-dua pihak sedar tentang metrik yang perlu dipenuhi dan cara ia sesuai dengan visi keseluruhan organisasi. Ini menyediakan semua orang untuk berjaya dan membolehkan komunikasi yang cekap sepanjang proses-dijamin bermanfaat untuk semua yang terlibat. Dengan mencatatkan anda yang tidak boleh dirunding dan menapis penyelesaian pengurusan perjalanan korporat yang tidak memenuhi keperluan tersebut, anda memastikan bahawa hanya pesaing teratas sahaja yang akan bertanding. 

Sebaik sahaja anda mempunyai pilihan sempit rakan kongsi yang berdaya maju, lihat cadangan nilai dan ulasan pelanggan mereka – ini akan memberi anda pandangan menyeluruh pada setiap bakal rakan kongsi sebelum menandatangani garis putus-putus. Akhirnya, idea yang jelas tentang perkara yang anda harapkan daripada rakan kongsi pilihan anda, serta maklum balas daripada orang lain yang telah menggunakannya, akan membantu memastikan kontrak anda ketat dan semua pemegang kepentingan utama akhirnya boleh berpuas hati dengan pilihan itu.

How to compare bids on procurement for travel

Comparing bids is essential to procurement for travel process. Instead of making decisions based on poor connections and relationships, or reducing the choice to a mythical lowest common price denominator, set decision rules before viewing the bids. 

Dengan cara ini, anda boleh memastikan kriteria penilaian adalah berdasarkan keperluan teras perniagaan anda terlebih dahulu. Bonus pendekatan ini ialah anda boleh melalui tempoh demo dan percubaan dengan setiap bakal rakan kongsi untuk mendapatkan maklumat terperinci yang membantu anda mencapai keputusan terbaik untuk syarikat anda.

Mencari rakan kongsi perjalanan perniagaan yang betul adalah penting untuk proses membuat keputusan syarikat. Membandingkan bida membantu perolehan memahami data di sebalik setiap kontrak yang berpotensi dan membantu memastikan mereka membuat keputusan yang terbaik. Ia membolehkan pasukan perolehan menilai pilihan dan membandingkan kos, kualiti perkhidmatan, perkhidmatan pelanggan, keupayaan kakitangan dan ketersediaan kemudahan—sambil mempertimbangkan sekatan belanjawan semasa. 

Harga

Perolehan harus mempertimbangkan harga apabila membandingkan bida daripada prospek rakan kongsi perjalanan perniagaan. Anda memerlukan penanda aras untuk memastikan nilai terbaik untuk setiap dolar yang dibelanjakan – tetapi tidak dengan mengorbankan kualiti. 

Mengambil nota yang teliti dan mempunyai perbandingan sebelah menyebelah bagi setiap tawaran vendor boleh membuat semua perbezaan dalam menentukan pembekal mana yang memberikan perkhidmatan atau kemudahan unggul pada harga terbaik. Penyelidikan yang bersungguh-sungguh sejak awal boleh menjimatkan wang dalam jangka masa panjang, jadi meluangkan masa untuk memastikan anda mempunyai pemahaman yang mendalam tentang bida yang berbeza akan membuahkan hasil yang besar.

Kualiti

Mencari rakan kongsi perniagaan yang boleh dipercayai yang memenuhi keperluan perjalanan korporat anda adalah kunci. Kualiti harus berada di bahagian atas mana-mana kriteria pasukan perolehan apabila mengenal pasti vendor yang betul. Gali lebih mendalam daripada hanya mengambil kata-kata vendor untuknya dan terokai cara mereka memenuhi komitmen mereka pada masa lalu. Tanya sekeliling, dapatkan maklum balas daripada pelanggan semasa dan bekas, baca ulasan profesional dan gunakan tapak ulasan pihak ketiga – penyelidikan mudah boleh membina kesedaran tentang fakta tersembunyi tentang mana-mana penyedia perkhidmatan. 

Jaminan kualiti akan memainkan peranan utama dalam mencari rakan kongsi perjalanan terbaik. Pastikan anda mempunyai sistem yang sedia ada untuk menilai dan menilai semula secara berterusan mereka yang sedang bekerja dengan anda. Secara keseluruhannya, usaha ini seharusnya memberikan pasukan perolehan anda ketenangan yang diperlukan apabila memilih daripada pembida yang boleh berkongsi dalam perjalanan perjalanan anda setiap kali pekerja menaiki kapal terbang atau meneruskan tempahan.

Respon 

Apabila membandingkan bida daripada bakal rakan kongsi perjalanan perniagaan, perolehan harus mempertimbangkan respons yang mereka berikan. Adalah penting untuk memahami cara pembekal mengendalikan perubahan kontrak dan kebimbangan pengembara dan sama ada mereka melaksanakan perkhidmatan dan kemas kini produk dengan berkesan dan tepat pada masanya. Jika menangani kebimbangan pelanggan dengan cepat dan melaksanakan perubahan kontrak adalah penting, maka masa tindak balas hendaklah sentiasa menjadi salah satu metrik utama yang anda pertimbangkan sebelum membuat keputusan. 

Pengurusan pembekal yang berkesan dan memastikan pengembara mempunyai perjalanan yang lancar adalah penting untuk sebarang strategi perolehan yang berjaya. Untuk itu, adalah sangat membantu untuk bekerjasama dengan pembekal seperti TruTrip, yang membenarkan pelanggan menyesuaikan panjang kontrak mereka untuk lebih fleksibiliti dan kawalan. Berurusan dengan rakan kongsi perjalanan yang boleh dipercayai yang memenuhi standard tinggi anda, seperti TruTrip, akan menghasilkan perjalanan yang lancar untuk pengembara dan mengurangkan sakit kepala untuk anda. Ini boleh menjadi faktor utama dalam membantu organisasi membuat keputusan yang paling berfaedah untuk syarikat dan pengembaranya apabila memilih rakan kongsi perjalanan perniagaan.

Dapatkan input jabatan undang-undang anda

Berkenaan kontrak rakan kongsi perjalanan perniagaan, mendapatkan input jabatan undang-undang adalah penting untuk pasukan perolehan. Dengan berunding dengan pakar undang-undang dalaman mereka, pasukan perolehan boleh memastikan mereka memahami undang-undang dan peraturan berkaitan yang terpakai kepada kontrak dan pembekalnya. 

Before finalizing your contract with a travel partner, consult your legal team. They’ll:

• Ensure compliance with local and international travel policies
• Review clauses around data protection, liability, and cancellation terms
• Protect your company from unnecessary risk or exposure

Legal input is critical to building procurement for travel processes that are safe, compliant, and scalable.

Jabatan undang-undang juga mempunyai pengetahuan yang tidak ternilai tentang dasar syarikat, yang akan memberikan pemerolehan pemahaman yang lebih baik tentang potensi hubungan atau kewajipan sedia ada yang mungkin perlu dipertimbangkan. 

Mereka juga boleh menyemak kontrak pembekal, memastikan terma dan syarat mengikut piawaian yang diterima umum dan syarikat tidak bertanggungjawab ke atas sebarang risiko yang tidak wajar disebabkan oleh kontrak rakan kongsi perjalanan perniagaan mereka. Dengan bantuan pasukan undang-undang dalaman mereka, perolehan boleh membangunkan dasar perjalanan komprehensif yang mungkin bermanfaat untuk perjalanan perniagaan yang selamat dan produktif.

Adakah perniagaan anda bersedia untuk berlepas dan meneroka ketinggian baharu?

In 2025 and beyond, procurement for travel is no longer just a function, it’s a strategic advantage. A strong RFP process helps you find partners who deliver cost savings, improve traveler satisfaction, and align with your business goals.

TruTrip mempunyai semua yang anda cari dalam syarikat pengurusan perjalanan. Kami menawarkan tawaran hebat untuk penerbangan dan hotel, sokongan pelanggan 24/7, dan pengalaman tempahan tanpa kerumitan. Tempah demo hari ini atau daftar untuk percubaan percuma untuk mengetahui lebih lanjut tentang perkhidmatan kami dan cara kami boleh membantu syarikat anda menjimatkan wang dalam perjalanan perniagaan.