Last Updated on: Mac 7, 2023 at 9:24 am
Teknologi telah mengubah cara kita berinteraksi dengan dunia, sebagai individu dan sebagai perniagaan. Dalam perjalanan perniagaan, ketidaktentuan perubahan dalam industri telah menjadikan penyelesaian teknologi penting untuk menstabilkan strategi korporat. Jika anda tidak dapat bersaing dengan melabur dalam penyelesaian pengurusan perjalanan korporat yang berharga, bukan sahaja pekerja anda tetapi juga risiko keuntungan anda terjejas.
Pada peringkat strategik, faedah utama menggunakan penyelesaian pengurusan perjalanan ialah mempunyai akses kepada data masa nyata dan sejarah tentang semua aspek program perjalanan syarikat anda. Ini membolehkan anda membuat keputusan yang lebih baik dalam masa nyata serta merancang dan bersedia untuk perjalanan akan datang berdasarkan pengalaman dan pembelajaran lepas. Membawa teknologi ke dalam program pengurusan perjalanan anda membantu anda melaksanakan dasar korporat dengan lancar, menjana laporan dengan pantas dan menjimatkan wang melalui kecekapan yang dipertingkatkan.
Ia boleh difahami jika anda tidak pasti di mana untuk bermula atau bagaimana untuk memilih perisian yang sesuai untuk tujuan syarikat anda. Industri adalah tepu dengan pilihan yang tidak berkesudahan. Namun begitu, terdapat lima kategori penting sistem perisian yang anda mesti ada. Sistem tambahan membina lima permulaan ini; sebaik sahaja anda mempunyai sistem yang merangkumi setiap pangkalan, perkhidmatan pengurusan perjalanan anda sedang dalam perjalanan untuk memberikan anda keberkesanan yang lebih baik.
Dalam artikel ini, kita akan melihat:
Penyelesaian kewangan memastikan semua transaksi diambil kira dan diproses dengan betul. Jabatan kewangan menjejaki segala-galanya daripada had perbelanjaan kepada pembayaran balik perbelanjaan dalam masa nyata.
Mempunyai penyelesaian pengurusan perjalanan korporat yang memudahkan proses ini akan meningkatkan ketelusan syarikat anda dan membantu anda mengurus belanjawan anda dengan cekap. Sebagai contoh, satu cara pintar untuk mengurangkan kos perjalanan perniagaan anda ialah menggunakan sistem pengurusan kewangan yang menawarkan pulangan tunai atas transaksi.
A sistem kewangan yang baik untuk pengurusan perjalanan dan perbelanjaan harus mempunyai ciri yang membantu anda menjana laporan perbelanjaan secara automatik, memastikan keterlihatan penuh ke dalam kos perjalanan dan transaksi, serta mengutamakan pembentangan data yang tepat. Sebagai contoh, alat mudah untuk mengimbas resit boleh pergi jauh dalam meningkatkan kecekapan pengurusan perjalanan syarikat anda.
Syarikat harus mempunyai dasar mengenai cara pekerja boleh membelanjakan wang semasa melancong dalam perjalanan perniagaan. Bukan itu sahaja, tetapi garis panduan dan peraturan am berkenaan semua aspek pengurusan perjalanan, termasuk keperluan kelulusan, syarat dasar, pengecualian, dsb.
Sistem automasi dasar memudahkan pengurus perjalanan korporat untuk menguatkuasakan dasar ini dengan menetapkan had perbelanjaan atau menghantar makluman kepada pekerja. Penyelesaian jenis ini membantu dalam mengautomasikan dasar anda termasuk proses tempahan perjalanan korporat, proses kelulusan, laporan perbelanjaan dsb.
Akhirnya, ini menjimatkan masa dan usaha anda, terutamanya semasa mengurus perubahan dasar apabila anda perlu fleksibel dengan pelaksanaannya.
Sistem pengurusan perjalanan dengan automasi dasar pintar akan membolehkan anda membuat dasar yang berbeza untuk pasukan yang berbeza, melaraskan dasar mengikut keperluan semasa, mengawal tempahan penerbangan dan penginapan dengan lancar, secara automatik menolak permintaan perjalanan yang tidak selari dengan objektif syarikat dan banyak lagi.
Proses kelulusan yang baik memainkan peranan penting dalam memastikan semua pekerja anda mematuhi dasar syarikat anda berkenaan polisi dan perbelanjaan perjalanan.
Penyelesaian jenis ini membantu dalam mengautomasikan proses kelulusan anda dengan mudah dengan menggunakan peraturan dan syarat untuk meluluskan atau menolak permintaan untuk perjalanan. Proses kelulusan harus jelas dan intuitif supaya pekerja dapat melihat dengan mudah siapa yang bertanggungjawab untuk meluluskan permintaan mereka, kelulusan apa yang mereka perlukan daripada siapa dan berapa lama masa yang diambil untuk mereka mendapat kelulusan.
Anda boleh menyelaraskan proses kelulusan perjalanan syarikat anda dengan mengekodkan keperluan kelulusan, syarat penolakan, kemungkinan pengecualian, tanggungjawab kelulusan dan peraturan lain mengenai proses itu ke dalam sistem perisian yang ringkas.
Penyelesaian jenis ini akan membantu memastikan keselamatan pada setiap langkah proses perjalanan anda dengan memberikan butiran tentang keadaan cuaca, kelewatan penerbangan dsb., yang akan menjejaskan rancangan perjalanan anda.
Anda juga boleh memantau trend perjalanan, dan risiko serta menghantar makluman secara automatik kepada pengurus dan pekerja tentang risiko dan sekatan sebelum perjalanan bermula. Ini akan membantu anda mengambil langkah berjaga-jaga keselamatan yang sesuai untuk pekerja anda atau bahkan membatalkan pelan sepenuhnya jika terdapat risiko besar yang terlibat.
Sebagai pemimpin perniagaan, anda berhutang pekerja anda kewajipan menjaga, yang mesti anda penuhi dengan menyediakan persekitaran yang selamat, mengutamakan pekerja untuk mereka bekerja, walaupun apabila tanggungjawab mereka membawa mereka keluar dari bandar.
Sebagai contoh, pada masa ini apabila COVID-19 masih di luar sana, aplikasi pengesanan kenalan kekal amat berguna dalam menjejaki keadaan kesihatan pengembara, serta risiko mereka dijangkiti penyakit.
Daripada membuat tempahan sehinggalah membayarnya. Ini adalah salah satu bahagian terpenting dalam menguruskan program perjalanan korporat anda. Ia melibatkan memastikan semua pekerja anda mempunyai akses kepada platform tempahan yang mudah digunakan yang membolehkan mereka menempah penerbangan, hotel, kereta sewa dan perkhidmatan lain tanpa sebarang masalah.
Ini boleh menjimatkan masa dan wang dengan menghapuskan keperluan input manual daripada pekerja atau pengurus. Ia juga membantu mengelakkan tempahan berganda dan pembayaran pendua. Sistem sedemikian juga seharusnya dapat mengendalikan pembatalan, tempahan semula, bayaran balik dan sebagainya dengan mudah.
Jika syarikat anda menggunakan ejen, adalah berguna untuk memautkannya dengan sistem perisian anda supaya mereka boleh menerima permintaan daripada pengembara secara terus dan memprosesnya dengan sewajarnya.
Memerhatikan beberapa penyelesaian pengurusan perjalanan korporat yang berbeza adalah suatu kerumitan; ia malah boleh menentang intipati pelaburan dalam teknologi pada mulanya. TruTrip telah memenuhi keperluan banyak syarikat dengan menjadi penyelesaian pengurusan perjalanan bersepadu yang muktamad. Daftar untuk percubaan percuma dan alami ini sendiri.
TruTrip memperkemas tempahan, pengurusan dan pelaporan untuk perjalanan perniagaan tanpa kerumitan.