Teknologi telah mengubah cara kita berinteraksi dengan dunia, sebagai individu, dan sebagai bisnis. Dalam perjalanan bisnis, volatilitas perubahan dalam industri telah membuat solusi teknologi penting untuk menstabilkan strategi perusahaan. Jika Anda tidak dapat mengikuti dengan berinvestasi dalam solusi manajemen perjalanan perusahaan yang berharga, tidak hanya karyawan Anda tetapi juga risiko bottom-line Anda yang terpengaruh.
Pada tingkat strategis, manfaat utama menggunakan solusi manajemen perjalanan adalah memiliki akses ke data real-time dan historis pada semua aspek program perjalanan perusahaan Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang lebih baik secara real-time serta merencanakan dan mempersiapkan perjalanan mendatang berdasarkan pengalaman dan pembelajaran masa lalu. Membawa teknologi ke dalam program manajemen perjalanan Anda membantu Anda menerapkan kebijakan perusahaan dengan lancar, menghasilkan laporan dengan cepat, dan menghemat uang melalui peningkatan efisiensi.
Dapat dimengerti jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana atau cara memilih perangkat lunak yang tepat untuk tujuan perusahaan Anda. Industri adalah jenuh dengan pilihan tanpa akhir. Namun demikian, ada lima kategori penting dari sistem perangkat lunak yang harus Anda miliki. Sistem tambahan dibangun di atas lima awal ini; setelah Anda memiliki sistem yang mencakup setiap basis, layanan manajemen perjalanan Anda akan segera membawa Anda ke efektivitas yang lebih besar.
Dalam artikel ini, kita akan melihat:
Solusi keuangan memastikan bahwa semua transaksi diperhitungkan dan diproses dengan benar. Departemen keuangan melacak semuanya, mulai dari batas pengeluaran hingga penggantian biaya secara real-time.
Memiliki solusi manajemen perjalanan perusahaan yang menyederhanakan proses ini akan meningkatkan transparansi perusahaan Anda dan membantu Anda mengelola anggaran secara efisien. Sebagai contoh, salah satu cara cerdas untuk mengurangi biaya perjalanan bisnis Anda adalah dengan menggunakan sistem manajemen keuangan yang menawarkan cashback transaksi.
A sistem keuangan yang baik untuk manajemen perjalanan dan pengeluaran harus memiliki fitur yang membantu Anda menghasilkan laporan pengeluaran secara otomatis, memastikan visibilitas penuh terhadap biaya perjalanan dan transaksi, serta memprioritaskan penyajian data yang akurat. Misalnya, alat sederhana untuk memindai tanda terima dapat meningkatkan efisiensi manajemen perjalanan perusahaan Anda.
Perusahaan harus memiliki kebijakan mengenai bagaimana karyawan dapat membelanjakan uang saat bepergian dalam perjalanan bisnis. Bukan hanya itu, tetapi pedoman dan aturan umum mengenai semua aspek manajemen perjalanan, termasuk persyaratan persetujuan, ketentuan kebijakan, pengecualian, dll.
Sistem otomatisasi kebijakan memudahkan manajer perjalanan perusahaan untuk menerapkan kebijakan ini dengan menetapkan batas pengeluaran atau mengirimkan peringatan kepada karyawan. Jenis solusi ini membantu dalam mengotomatiskan kebijakan Anda termasuk proses pemesanan perjalanan perusahaan, proses persetujuan, laporan pengeluaran, dll.
Pada akhirnya, ini menghemat waktu dan tenaga Anda, terutama saat mengelola perubahan kebijakan ketika Anda harus fleksibel dengan penerapannya.
Sistem manajemen perjalanan dengan otomatisasi kebijakan yang cerdas akan memungkinkan Anda untuk membuat kebijakan yang berbeda untuk tim yang berbeda, menyesuaikan kebijakan sesuai dengan kebutuhan saat ini, mengontrol pemesanan penerbangan dan akomodasi dengan mulus, secara otomatis menolak permintaan perjalanan yang tidak sesuai dengan tujuan perusahaan, dan banyak lagi.
Proses persetujuan yang baik memainkan peran kunci dalam memastikan bahwa semua karyawan Anda mengikuti kebijakan perusahaan Anda mengenai kebijakan dan biaya perjalanan.
Jenis solusi ini membantu dalam mengotomatiskan proses persetujuan Anda dengan mudah dengan menerapkan aturan dan ketentuan untuk menyetujui atau menolak permintaan perjalanan. Proses persetujuan harus jelas dan intuitif sehingga karyawan dapat dengan mudah melihat siapa yang bertanggung jawab untuk menyetujui permintaan mereka, persetujuan apa yang mereka butuhkan dari siapa dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan persetujuan.
Anda dapat merampingkan proses persetujuan perjalanan perusahaan Anda dengan mengkodekan persyaratan persetujuan, kondisi penolakan, kemungkinan pengecualian, tanggung jawab persetujuan, dan aturan lain terkait proses tersebut ke dalam sistem perangkat lunak sederhana.
Jenis solusi ini akan membantu memastikan keamanan di setiap langkah proses perjalanan Anda dengan memberikan perincian tentang kondisi cuaca, penundaan penerbangan, dll., yang akan memengaruhi rencana perjalanan Anda.
Anda juga bisa memantau tren perjalanan, dan risiko serta secara otomatis mengirimkan peringatan kepada manajer dan karyawan tentang risiko dan batasan sebelum perjalanan dimulai. Ini akan membantu Anda mengambil tindakan pencegahan keselamatan yang sesuai untuk karyawan Anda atau bahkan membatalkan rencana sepenuhnya jika ada risiko besar yang terlibat.
Sebagai pemimpin bisnis, Anda berutang kepada karyawan Anda kewajiban untuk berhati-hati, yang harus Anda penuhi dengan menyiapkan lingkungan yang aman dan mengutamakan karyawan bagi mereka untuk bekerja, bahkan ketika tanggung jawab mereka membawa mereka ke luar kota.
Misalnya, saat ini ketika COVID-19 masih ada di luar sana, aplikasi pelacakan kontak tetap ada sangat berguna dalam melacak keadaan kesehatan seorang pelancong, serta risiko mereka tertular penyakit.
Mulai dari reservasi hingga pembayaran. Ini adalah salah satu bagian terpenting dalam mengelola program perjalanan perusahaan Anda. Ini melibatkan memastikan bahwa semua karyawan Anda memiliki akses ke platform pemesanan yang mudah digunakan yang memungkinkan mereka memesan penerbangan, hotel, mobil sewaan, dan layanan lainnya tanpa kerepotan.
Ini dapat menghemat waktu dan uang dengan menghilangkan kebutuhan input manual dari karyawan atau manajer. Ini juga membantu menghindari pemesanan ganda dan pembayaran ganda. Sistem seperti itu juga harus dapat dengan mudah menangani pembatalan, pemesanan ulang, pengembalian uang, dan sebagainya.
Jika perusahaan Anda menggunakan agen, akan sangat membantu untuk menautkannya dengan sistem perangkat lunak Anda sehingga mereka dapat menerima permintaan dari wisatawan secara langsung dan memprosesnya sesuai dengan itu.
Mengawasi beberapa solusi manajemen perjalanan perusahaan yang berbeda adalah hal yang merepotkan; bahkan dapat melawan esensi dari investasi dalam teknologi sejak awal. TruTrip telah memenuhi kebutuhan banyak perusahaan dengan menjadi solusi manajemen perjalanan terintegrasi terbaik. Daftar untuk uji coba gratis dan mengalami ini sendiri.
TruTrip menyederhanakan pemesanan, manajemen, dan pelaporan untuk perjalanan bisnis tanpa kerumitan.