Last Updated on: November 6, 2024 at 4:38 am

A corporate travel policy helps businesses to organise and regulate business trips effectively, provide appropriate support for the company’s employees on the road, and manage their travel-related expenses. If your company doesn’t have a dasar perjalanan perniagaan yang ditetapkan atau jika anda bergelut untuk melaksanakannya, anda mungkin kehilangan peluang untuk mengukuhkan hubungan dalaman, tingkatkan keuntungan anda dan berkemungkinan meletakkan syarikat dalam risiko untuk tindakan undang-undang.

Dasar perjalanan perniagaan yang baik perlu jelas dan mudah — supaya pekerja tahu dengan tepat cara mematuhi piawaian syarikat serta kewajipan syarikat terhadap mereka semasa mereka dalam perjalanan. Dalam panduan dasar pengurusan perjalanan perniagaan ini, kami akan melihat beberapa elemen utama dasar perjalanan perniagaan yang berjaya dan memberikan anda senarai semak peringkat tinggi tentang cara anda boleh mencipta satu untuk organisasi anda.

Bahagian 1: Tetapkan asas dengan betul

Sebelum membuat dasar pengurusan perjalanan perniagaan untuk perniagaan anda, anda mesti pasti tentang tujuan membuat dokumen sedemikian, serta bentuk yang akan diambil oleh dokumen itu. Ini memerlukan sumbangsaran strategik di kalangan pemimpin di pelbagai jabatan seperti HR, Kewangan, Pentadbir, serta pengurusan kanan. Panduan dasar pengurusan perjalanan perniagaan ini menunjukkan cara semua orang boleh berusaha ke arah matlamat yang sama dan mencipta dokumen yang sejajar dengan objektif syarikat. 

Mengapa mempunyai polisi perjalanan

Polisi perjalanan adalah bahagian penting dalam mana-mana program pengurusan perjalanan korporat. Mereka direka bentuk untuk menjaga kepentingan kedua-dua perniagaan dan pekerja. Mereka menyatakan dengan jelas apa yang diharapkan daripada pengembara dan menyediakan rangka kerja untuk mereka ikuti semasa menempah penerbangan, pengaturan penginapan dan keperluan lain. 

Ini mewujudkan akauntabiliti dan ketelusan terhadap perbelanjaan sambil membenarkan pekerja memanfaatkan semua faedah yang datang dengan bekerja dari jauh. Dasar pengurusan perjalanan perniagaan yang direka dengan baik akan membantu pekerja anda menumpukan perhatian pada kerja semasa mereka dalam perjalanan dan bukannya menghabiskan masa bimbang tentang perbelanjaan mereka. 

Mempunyai dasar pengurusan perjalanan perniagaan yang lengkap akan membantu pengurus perjalanan memastikan semua orang segerak, selamat dan berpuas hati. Ia juga membantu melindungi syarikat daripada kemungkinan tindakan undang-undang dan pekerja mengambil kesempatan daripada belanjawan perjalanan syarikat. 

Corporate travel policy tips menulis

1. Ringkas, ringkas dan mudah difahami

The purpose of a corporate travel policy is to provide clear guidelines for employees who need to use their company’s travel services and for managers who must approve those expenses. A long, complicated policy will confuse employees and managers alike, slowing down approval processes and making mistakes more likely.

2. Tutup tanah sebanyak yang anda boleh

This may seem obvious, but many policies are written with a specific situation in mind and do not address other conditions that might arise. It’s better to be over-inclusive than under-inclusive in your corporate travel policy. As a rule, if there’s a question about whether something is covered by the policy, it probably should be. 

3. Tentukan lebih awal tentang tahap penjimatan dalam pelaksanaan

You are free to formulate a laxer or more structured corporate travel policy depending on the nature of your company. However, it is recommended that you err on the side of flexibility because the travel industry is highly susceptible to changes. Adapting to these changes would be smoother if your travel policy were already pliable. 

Part 2: The corporate travel policy checklist

Once you have a high-level strategy for formulating your corporate travel policy, the next step is to create the policy itself. If you are not sure how to go about yours, the following sub-sections contain a checklist of important items that should feature in the policy. 

Feel free to modify this corporate travel policy guide according to your company’s needs and objectives. You might want to add more items to your final document because this list only highlights the essentials. 

Pengenalan yang ringkas

A good corporate travel policy introduction should have at least these essentials: 

• Sinopsis polisi: Bahagian awal dasar harus menyatakan perkara yang perlu ditunggu oleh pekerja dalam dokumen yang lain. Sebagai contoh, jika anda mempunyai polisi berasingan untuk jenis perjalanan yang berasingan, nyatakan hak itu dari pengenalan. Pastikan anda menyertakan apa yang ada di dalamnya untuk mereka dan cara membaca dasar perjalanan memberi manfaat kepada peranan mereka dalam perjalanan perniagaan. Pengembara perniagaan mungkin berminat untuk mengetahui bahawa dengan mengetahui dasar perjalanan syarikat, mereka akan mengetahui perjalanan yang akan ditanggung oleh syarikat itu, atau jika mereka akan dibayar lebih masa semasa perjalanan perniagaan.

• Terminologi: The corporate travel policy should include a list of definitions that will help users understand the terminology used in the document, to ensure that both the employers and employee are on the same page as well. Clearly define terms such as bayaran balik, tuntutan, bayaran balik, pembatalan, elaun setiap diem, kebenaran, laporan perbelanjaan, dan sebagainya.

• Skop yang jelas:  Be clear about when the corporate travel policy is in effect. Define what type of trips are covered by the company or the policy itself. Some companies may have different policies for different travel types or different roles. Most travel policies cover meetings with clients and partners, visits to company offices in other locations, research trips, or events such as lectures, talks, and presentations where an employee represents the company. Will the corporate travel policy still be in place should the employee consider lengthening or mixing leisure with the business trip? These are some things you will have to state early on.  

• Tanggungjawab yang jelas untuk peranan yang berbeza: Sertakan peranan orang yang bertanggungjawab untuk meluluskan perjalanan. Ini mungkin menjadi rumit apabila orang yang berbeza meluluskan pelbagai jenis perjalanan atau apabila kelulusan untuk perjalanan diperlukan daripada lebih daripada seorang. Hierarki ini hendaklah dinyatakan dengan jelas dalam dokumen dasar. 

• Kelayakan: Perlu ada garis panduan khusus tentang pekerja yang layak untuk apa keistimewaan, seperti kaedah perjalanan, klasifikasi penerbangan, kelas perniagaan atau ekonomi, tempat duduk VIP atau biasa di dalam kereta api, dan sebagainya. Ini terpakai kepada jenis penginapan, bilangan bintang untuk hotel, diservis atau tidak diservis. Turun kepada sesuatu yang khusus seperti keistimewaan bagasi, kelayakan untuk pembayaran balik, dan sebagainya. 

• Pengecualian: Jika sebarang pengecualian dikenakan pada dasar ini, maka pastikan anda memasukkannya di sini juga. Sebagai contoh, sesetengah syarikat mungkin memilih untuk tidak membayar untuk perjalanan latihan yang dijalankan oleh pekerja - ini harus dinyatakan dengan jelas. 

Aliran kerja yang cekap bagi keseluruhan proses

• Jangka masa yang boleh diterima: Nyatakan bilangan hari atau minggu sebelum perjalanan apabila pekerja boleh menyerahkan permintaan. Jika hari, jelaskan sama ada anda merujuk kepada hari bekerja atau hari kalendar - 15 hari kalendar ialah setengah bulan, kira-kira dua minggu, manakala 15 hari perniagaan mengambil masa tiga minggu.

• Siapa yang meluluskan: Proses kelulusan harus diseragamkan merentas jabatan supaya setiap orang tahu dengan tepat orang yang perlu mereka hubungi apabila mereka mahukan kelulusan untuk perjalanan perniagaan. Jika syarikat anda tidak mempunyai pengurus perjalanan yang berdedikasi, peranan ini biasanya diberikan kepada jabatan HR, walaupun ia boleh melibatkan eksekutif pengurusan dan pemimpin kewangan juga. 

• Syarat untuk kelulusan dan penolakan perjalanan perniagaan: This helps both employees and managers because employees won’t waste time requesting approval for a trip that’s not in line with the policy; also, managers won’t get bogged down by such frivolous requests. This is where an automated corporate travel policy is particularly crucial.

Bahagian perbelanjaan perjalanan tertentu

1. Apakah perbelanjaan perjalanan yang akan ditanggung oleh syarikat

Nyatakan dengan jelas jenis perbelanjaan perjalanan yang berbeza dan terangkan sama ada ia akan dilindungi sepenuhnya atau pada tahap tertentu; jika yang terakhir, nyatakan sejauh mana. Beberapa perbelanjaan yang mungkin diwajibkan oleh syarikat untuk perjalanan perniagaan pekerja termasuk yang berikut:

• Makanan: nyatakan jika pengembara perniagaan akan menerima a setiap diem peruntukan terlebih dahulu untuk makanan atau jika sebaliknya, bilangan atau jenis makanan harian yang akan dibayar oleh syarikat.
• Pengangkutan: selain tambang udara, kereta api atau teksi, ini juga boleh termasuk kos tambahan seperti bayaran letak kereta, tol awam, sewa kereta, yuran insurans, tiket pelbagai dan seumpamanya. 
• Penginapan: ini termasuk kos langsung untuk tempahan penginapan, tetapi polisi anda mungkin juga meliputi perbelanjaan tambahan seperti dobi, concierge atau perkhidmatan makan. 
• Dokumentasi undang-undang atau kesihatan: pekerja mungkin menanggung kos untuk aktiviti seperti permohonan visa, ujian perubatan, imunisasi, penilaian berbahasa Inggeris, dan sebagainya sebelum mereka layak melakukan perjalanan. Mereka mesti yakin bahawa syarikat akan menanggung kos ini sebelum meneruskan permohonan. 

2. Apa yang boleh dibayar balik

Jadilah sespesifik yang mungkin apabila menerangkan perkara yang boleh dibayar balik. Sebagai contoh, bukannya menyebut "perbelanjaan yang ditanggung semasa dalam perjalanan", sebut sesuatu seperti "penginapan hotel, kereta sewa dan bayaran gas." Ini memudahkan pekerja menyerahkan perbelanjaan mereka dan memberikan HR lebih jelas semasa menyemaknya. Jika syarikat anda tidak membayar balik beberapa jenis perbelanjaan tetapi mempunyai program subsidi perjalanan yang membayar separuh daripada kos item ini untuk pekerja yang memilihnya seperti perjalanan kelas perniagaan, sertakan maklumat ini juga.

Petua TruTrip: Atau lebih baik lagi, kategorikan perbelanjaan. Mengasingkan mereka akan membantu dalam membuat dasar yang ringkas. Nyatakan kos perjalanan langsung, tidak langsung dan perbelanjaan peribadi. 

3. Proses pembayaran balik

Penyelesaian perjalanan korporat harus memudahkan cara pekerja harus menyerahkan laporan perbelanjaan mereka dan polisi harus menentukan berapa lama mereka mesti berbuat demikian selepas pulang dari perjalanan mereka – katakan, dua minggu atau tiga puluh hari. Juga, nyatakan berapa lama pekerja perlu menunggu untuk pembayaran balik mereka diproses oleh jabatan HR, perjalanan atau kewangan. Anda tidak boleh meminta pekerja menunggu enam bulan untuk dibayar balik untuk perbelanjaan perjalanan misalnya. Di samping itu, nyatakan sama ada resit dan penyata kad kredit diperlukan untuk memproses permintaan pembayaran balik – ia biasanya begitu, tetapi anda tidak boleh mengharapkan pekerja anda hanya mengetahuinya jika anda tidak menyatakannya.

Pengurusan Risiko

Risiko perjalanan akan sentiasa berada di sana, dan sebagai pengurus pelancongan, ia harus demi kepentingan terbaik anda untuk menjamin kebajikan dan keselamatan. Mempunyai pepejal pengurusan Risiko melindungi bukan sahaja pekerja, daripada potensi bahaya tetapi juga syarikat daripada kemungkinan masalah undang-undang dan kewangan. 

1. Kewajipan menjaga

Kewajipan menjaga adalah kewajipan yang dimiliki oleh majikan terhadap pekerjanya. Ini termasuk menyediakan keadaan kerja yang selamat dan mengambil langkah yang munasabah untuk melindungi mereka daripada bahaya dan kecederaan yang disebabkan oleh aktiviti kerja mereka, termasuk perjalanan perniagaan. Ia biasanya termasuk komitmen untuk menyediakan penginapan dan pengangkutan yang selamat untuk kakitangan yang melakukan perjalanan perniagaan. Sebagai contoh, aspek kewajipan menjaga program perjalanan perniagaan anda mungkin menandakan bahawa anda mesti memberikan amaran perjalanan kepada pekerja atau malah menghalang perjalanan sedemikian apabila mereka merancang untuk pergi ke kawasan yang tidak stabil.

2. Liabiliti syarikat

Ini merujuk kepada tanggungjawab undang-undang majikan untuk sebarang kecederaan yang disebabkan oleh atau timbul daripada pekerjaan pekerja mereka dengan mereka, termasuk semasa mereka dalam perjalanan perniagaan. Adalah penting untuk memasukkan peruntukan yang melindungi syarikat anda daripada tindakan undang-undang berikutan insiden semasa seseorang sedang dalam perjalanan perniagaan. Selain kecederaan peribadi, anda juga harus mempunyai polisi untuk liabiliti yang ditanggung oleh syarikat atas perbuatan yang dilakukan oleh pekerja semasa mewakili syarikat – contohnya jika pekerja terlibat dalam tindakan tidak beretika di luar negara. 

Petua Trutrip: Pastikan anda memasukkan penyertaan pekerja dalam pengurusan risiko perjalanan, seperti: mengemas kini pihak atasan tempat mereka berada, menandatangani penepian dan pelepasan perubatan. Bahagian pengurusan risiko perjalanan polisi anda juga harus termasuk jika syarikat akan menyediakan insurans perjalanan.

3. Pelanggaran dasar

If you want a corporate travel policy that is strictly adhered to, then lay out the consequences for breaching it. These could include loss of bonus or pay, disciplinary action or even dismissal for repeat offenders. Offences might include overspending, not submitting reports on time, and acting unethically while representing the company. 

4. Pengecualian

Pengecualian adalah bahagian penting dalam mana-mana dasar perjalanan. Jika anda tidak membenarkan pengecualian, maka polisi anda akan sangat mengehadkan pekerja. Dalam polisi anda, termasuk maklumat tentang cara pekerja boleh memohon pengecualian dan kepada siapa permintaan khas tersebut harus diarahkan. Contoh kemungkinan pengecualian termasuk yang berikut:

• Kecemasan: jika pekerja perlu melakukan perjalanan dalam tempoh yang singkat kerana kecemasan, anda boleh mengubah suai atau bahkan menghapuskan proses kelulusan untuk mengelakkan sebarang halangan.
• Pekerja berkeperluan khas: Jika anda mempunyai pekerja yang kurang upaya, anda mungkin perlu membayar balik kos yang berkaitan dengan ketidakupayaan mereka, seperti bantuan kerusi roda. Selain itu, bahagian kewajipan penjagaan anda harus mencerminkan kewajipan khas yang anda berhutang kepada mereka. 
• Penginapan lanjutan untuk tujuan perniagaan: polisi anda sepatutnya membolehkan anda melaraskan belanjawan secara fleksibel jika perjalanan pekerja dilanjutkan atas sebab rasmi.

Bahagian lain yang mungkin anda ingin tutupi

1. Melancong dengan bukan pekerja

Bagi pekerja yang mungkin melancong dengan bukan pekerja, seperti pasangan, anak atau rakan, tetapkan garis panduan mengenai tempahan dan perbelanjaan lain. Lazimnya, syarikat hanya menanggung perbelanjaan pekerja. Tetapi adalah penting untuk menyatakan bahawa untuk mengelakkan sebarang kekeliruan.

2. Sambungan masa lapang

Perjalanan Bleisure, permainan kata bijak dalam perniagaan dan masa lapang telah mengambil alih dunia perjalanan korporat. Dalam perjalanan perniagaan global, trend ini adalah perkara biasa dengan pekerja milenium dan Gen Z. Jika polisi anda membenarkan pekerja melanjutkan perjalanan perniagaan mereka untuk masa lapang, pastikan anda mempunyai jangkaan yang jelas mengenai masa yang diluangkan untuk aktiviti perniagaan berbanding aktiviti dan perbelanjaan peribadi. 

3. Proses kelulusan untuk pengurusan kanan

Salah tanggapan umum ialah semua pekerja mesti mematuhi dasar dan proses perjalanan yang sama. Walau bagaimanapun, ini tidak selalu berlaku. Sebagai contoh, eksekutif kanan mungkin memerlukan model kebenaran yang berbeza sebelum mereka boleh memulakan perjalanan mereka. Jelaskan perkara ini dalam polisi anda

4. Proses pengesanan perjalanan

Syarikat menjejaki perjalanan pekerja mereka untuk memastikan semua aktiviti disimpan dalam lingkungan bajet. Pastikan pekerja anda sedar dan bersetuju dengan cara anda berhasrat untuk menjejaki perjalanan mereka.

5. Automasi Dasar

Dasar perjalanan perniagaan harus diautomasikan di mana mungkin supaya ia mudah digunakan oleh pekerja di semua peringkat dalam organisasi anda. Ini boleh membantu memudahkan pengurusan pematuhan dan mengurangkan risiko kesilapan yang dibuat. 

Libatkan syarikat pengurusan perjalanan yang selepas memperbaiki aliran kerja keseluruhan anda

Perniagaan semakin mengguna pakai penyelesaian perisian pengurusan perjalanan korporat yang membolehkan mereka mengurus dasar perjalanan mereka dengan lebih cekap. Perisian TruTrip membantu perniagaan mengautomasikan dasar perjalanan mereka untuk meningkatkan kecekapan. Untuk melihat bagaimana ia boleh membantu syarikat anda, tempah demo atau daftar untuk percubaan percuma dan mencubanya.