Kebijakan manajemen perjalanan bisnis membantu bisnis untuk mengatur dan mengatur perjalanan bisnis secara efektif, memberikan dukungan yang sesuai untuk karyawan perusahaan di jalan, dan mengelola pengeluaran terkait perjalanan mereka. Jika perusahaan Anda tidak memiliki kebijakan perjalanan bisnis yang berlaku atau jika Anda berjuang untuk menerapkannya, Anda mungkin kehilangan kesempatan untuk memperkuat hubungan internal, tingkatkan laba Anda dan mungkin menempatkan perusahaan pada risiko tindakan hukum.

Kebijakan perjalanan bisnis yang baik harus jelas dan lugas — sehingga karyawan tahu persis bagaimana mematuhi standar perusahaan serta kewajiban perusahaan kepada mereka saat mereka bepergian. Dalam panduan kebijakan manajemen perjalanan bisnis ini, kita akan melihat beberapa elemen kunci dari kebijakan perjalanan bisnis yang sukses dan memberi Anda daftar periksa tingkat tinggi tentang bagaimana Anda dapat membuatnya untuk organisasi Anda.

Bagian 1: Atur fondasi dengan benar

Sebelum membuat kebijakan manajemen perjalanan bisnis untuk bisnis Anda, Anda harus yakin tentang tujuan pembuatan dokumen tersebut, serta bentuk dokumen yang akan diambil. Hal ini membutuhkan brainstorming strategis di antara para pemimpin di berbagai departemen seperti SDM, Keuangan, Admin, serta manajemen senior. Panduan kebijakan manajemen perjalanan bisnis ini menunjukkan bagaimana setiap orang dapat bekerja menuju tujuan yang sama dan membuat dokumen yang selaras dengan tujuan perusahaan. 

Mengapa memiliki kebijakan perjalanan

Kebijakan perjalanan adalah bagian penting dari program manajemen perjalanan perusahaan. Mereka dirancang untuk menjaga kepentingan bisnis dan karyawan. Mereka menetapkan dengan jelas apa yang diharapkan dari para pelancong dan menyediakan kerangka kerja untuk mereka ikuti saat memesan penerbangan, pengaturan akomodasi, dan kebutuhan lainnya. 

Hal ini menciptakan akuntabilitas dan transparansi atas pengeluaran sambil memungkinkan karyawan untuk memanfaatkan semua manfaat yang datang dengan bekerja dari jarak jauh. Kebijakan manajemen perjalanan bisnis yang dibuat dengan baik akan membantu karyawan Anda fokus pada pekerjaan saat mereka bepergian daripada menghabiskan waktu untuk mengkhawatirkan pengeluaran mereka. 

Memiliki kebijakan manajemen perjalanan bisnis yang menyeluruh akan membantu manajer perjalanan menjaga semua orang tetap sinkron, aman, dan puas. Ini juga membantu melindungi perusahaan dari kemungkinan tuntutan hukum dan karyawan yang mengambil keuntungan dari anggaran perjalanan perusahaan. 

Kebijakan manajemen perjalanan bisnis tips menulis

1. Ringkas, sederhana, dan mudah dipahami

Tujuan dari kebijakan perjalanan adalah untuk memberikan pedoman yang jelas bagi karyawan yang perlu menggunakan layanan perjalanan perusahaan mereka dan bagi manajer yang harus menyetujui pengeluaran tersebut. Kebijakan yang panjang dan rumit akan membingungkan karyawan dan manajer, memperlambat proses persetujuan dan membuat kesalahan lebih mungkin terjadi.

2. Tutupi tanah sebanyak yang Anda bisa

Ini mungkin tampak jelas, tetapi banyak kebijakan ditulis dengan mempertimbangkan situasi tertentu dan tidak membahas kondisi lain yang mungkin muncul. Lebih baik terlalu inklusif daripada kurang inklusif dalam kebijakan perjalanan Anda. Sebagai aturan, jika ada pertanyaan tentang apakah ada sesuatu yang tercakup dalam polis, mungkin memang seharusnya demikian. 

3. Tentukan sebelumnya tingkat penghematan dalam implementasi

Anda bebas merumuskan kebijakan perjalanan yang lebih longgar atau lebih terstruktur tergantung pada sifat perusahaan Anda. Namun, disarankan agar Anda keliru di sisi fleksibilitas karena industri perjalanan sangat rentan terhadap perubahan. Beradaptasi dengan perubahan ini akan lebih lancar jika kebijakan perjalanan Anda sudah fleksibel. 

Bagian 2: Daftar periksa kebijakan perjalanan

Setelah Anda memiliki strategi tingkat tinggi untuk merumuskan kebijakan perjalanan Anda, langkah selanjutnya adalah membuat kebijakan itu sendiri. Jika Anda tidak yakin bagaimana melakukannya, sub-bagian berikut berisi daftar periksa item penting yang harus ditampilkan dalam kebijakan. 

Jangan ragu untuk mengubah panduan kebijakan perjalanan ini sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan Anda. Anda mungkin ingin menambahkan lebih banyak item ke dokumen akhir Anda karena daftar ini hanya menyoroti hal-hal penting. 

Pengantar singkat

Pengenalan kebijakan perjalanan yang baik setidaknya harus memiliki hal-hal penting berikut ini: 

• Sinopsis kebijakan: Bagian awal dari kebijakan tersebut harus menyatakan apa yang harus diharapkan oleh karyawan di sisa dokumen. Misalnya, jika Anda memiliki kebijakan terpisah untuk jenis perjalanan terpisah, tentukan kebijakan tersebut sejak pendahuluan. Pastikan untuk menyertakan apa untungnya bagi mereka, dan bagaimana membaca kebijakan perjalanan bermanfaat bagi peran mereka dalam perjalanan bisnis. Pelancong bisnis mungkin tertarik untuk mengetahui bahwa dengan mengetahui kebijakan perjalanan perusahaan, mereka akan mengetahui perjalanan apa yang akan ditanggung perusahaan, atau apakah mereka akan dibayar lembur selama perjalanan bisnis.

• Terminologi: Kebijakan perjalanan harus menyertakan daftar definisi yang akan membantu pengguna memahami terminologi yang digunakan dalam dokumen, untuk memastikan bahwa baik pemberi kerja maupun karyawan berada pada pemahaman yang sama. Definisikan dengan jelas istilah-istilah seperti pengembalian, mengeklaim, pengembalian dana, pembatalan, tunjangan harian, otorisasi, laporan pengeluaran, dan seterusnya.

• Lingkup yang jelas:  Perjelas kapan kebijakan perjalanan berlaku. Tentukan jenis perjalanan apa yang ditanggung oleh perusahaan atau polis itu sendiri. Beberapa perusahaan mungkin memiliki kebijakan yang berbeda untuk jenis perjalanan yang berbeda atau peran yang berbeda. Sebagian besar kebijakan perjalanan mencakup pertemuan dengan klien dan mitra, kunjungan ke kantor perusahaan di lokasi lain, perjalanan penelitian, atau acara seperti kuliah, ceramah, dan presentasi di mana seorang karyawan mewakili perusahaan. Apakah kebijakan perjalanan akan tetap berlaku jika karyawan mempertimbangkan untuk memperpanjang atau menggabungkan waktu luang dengan perjalanan bisnis? Ini adalah beberapa hal yang harus Anda nyatakan sejak dini.  

• Tanggung jawab yang jelas untuk peran yang berbeda: Sertakan peran orang yang bertanggung jawab untuk menyetujui perjalanan. Ini mungkin menjadi rumit ketika orang yang berbeda menyetujui berbagai jenis perjalanan atau ketika persetujuan untuk perjalanan diperlukan dari lebih dari satu orang. Hirarki ini harus dinyatakan dengan jelas dalam dokumen kebijakan. 

• kelayakan: Harus ada pedoman khusus tentang karyawan yang memenuhi syarat untuk hak istimewa apa, seperti metode perjalanan, klasifikasi penerbangan, kelas bisnis atau ekonomi, kursi VIP atau reguler di kereta, dan sebagainya. Ini berlaku untuk jenis akomodasi, jumlah bintang untuk hotel, berlayanan atau tidak berlayanan. Turun ke sesuatu yang spesifik seperti hak bagasi, kualifikasi untuk penggantian biaya, dan sebagainya. 

• Pengecualian: Jika ada pengecualian yang berlaku untuk kebijakan ini, pastikan Anda juga menyertakannya di sini. Misalnya, beberapa perusahaan mungkin memilih untuk tidak membayar perjalanan pelatihan yang dilakukan oleh karyawan – ini harus dinyatakan dengan jelas. 

Alur kerja yang efisien dari seluruh proses

• Jangka waktu yang dapat diterima: Tentukan jumlah hari atau minggu sebelum perjalanan ketika seorang karyawan dapat mengajukan permintaan. Jika hari, klarifikasi apakah Anda mengacu pada hari kerja atau hari kalender – 15 hari kalender adalah setengah bulan, sekitar dua minggu, sedangkan 15 hari kerja membutuhkan waktu tiga minggu.

• Siapa yang menyetujui: Proses persetujuan harus distandarisasi di seluruh departemen sehingga setiap orang tahu persis siapa yang harus mereka hubungi saat mereka menginginkan persetujuan untuk perjalanan bisnis. Jika perusahaan Anda tidak memiliki manajer perjalanan khusus, peran ini biasanya diberikan kepada departemen SDM, meskipun dapat juga melibatkan eksekutif manajemen dan pemimpin keuangan. 

• Ketentuan untuk persetujuan dan penolakan perjalanan bisnis: Ini membantu karyawan dan manajer karena karyawan tidak akan membuang waktu meminta persetujuan untuk perjalanan yang tidak sesuai dengan kebijakan; juga, manajer tidak akan terjebak oleh permintaan sembrono seperti itu. Di sinilah kebijakan perjalanan otomatis sangat penting.

Bagian biaya perjalanan tertentu

1. Berapa biaya perjalanan yang ditanggung perusahaan?

Nyatakan dengan jelas jenis-jenis biaya perjalanan yang berbeda dan jelaskan apakah mereka akan ditanggung sepenuhnya atau sampai batas tertentu; jika yang terakhir, tentukan luasnya. Beberapa biaya yang mungkin diwajibkan perusahaan untuk perjalanan bisnis karyawan meliputi:

• Makanan: nyatakan jika seorang pelancong bisnis akan menerima belanja harian alokasi di muka untuk makan atau jika sebaliknya, jumlah atau jenis makanan sehari-hari yang akan dibayar perusahaan.
• Angkutan: selain tarif udara, kereta api, atau taksi, ini juga dapat mencakup biaya tambahan seperti biaya parkir, tol umum, sewa mobil, biaya asuransi, tiket lain-lain, dan sejenisnya. 
• Penginapan: ini termasuk biaya langsung untuk pemesanan akomodasi, tetapi polis Anda mungkin juga menanggung biaya tambahan seperti binatu, pramutamu, atau layanan makan. 
• Dokumentasi hukum atau kesehatan: karyawan dapat dikenakan biaya untuk kegiatan seperti aplikasi visa, tes kesehatan, imunisasi, penilaian berbahasa Inggris, dan sebagainya sebelum mereka memenuhi syarat untuk bepergian. Mereka harus yakin bahwa perusahaan akan menanggung biaya ini sebelum melanjutkan dengan aplikasi. 

2. Apa yang bisa diganti?

Sespesifik mungkin saat menjelaskan apa yang dapat diganti. Misalnya, daripada mengatakan "biaya yang dikeluarkan saat bepergian", katakan sesuatu seperti "akomodasi hotel, sewa mobil, dan biaya bensin". Hal ini memudahkan karyawan untuk menyampaikan pengeluaran mereka dan memberikan kejelasan lebih lanjut kepada HR saat meninjaunya. Jika perusahaan Anda tidak mengganti beberapa jenis pengeluaran tetapi memiliki program subsidi perjalanan yang membayar setengah dari biaya barang-barang ini untuk karyawan yang memilihnya seperti perjalanan kelas bisnis, sertakan juga informasi ini.

Tip Perjalanan: Atau lebih baik lagi, kategorikan pengeluaran. Memisahkan mereka akan membantu dalam membuat kebijakan yang ringkas. Tunjukkan berapa biaya perjalanan langsung, biaya tidak langsung, dan pengeluaran pribadi. 

3. Proses penggantian

Solusi perjalanan perusahaan harus menyederhanakan bagaimana karyawan harus menyerahkan laporan pengeluaran mereka dan kebijakan tersebut harus menentukan berapa lama mereka harus melakukannya setelah kembali dari perjalanan mereka – katakanlah, dua minggu atau tiga puluh hari. Juga, nyatakan berapa lama karyawan harus menunggu penggantian mereka diproses oleh departemen SDM, perjalanan, atau keuangan. Anda tidak dapat meminta karyawan menunggu enam bulan untuk mendapatkan penggantian biaya perjalanan misalnya. Selain itu, tentukan apakah kuitansi dan laporan kartu kredit diperlukan untuk memproses permintaan penggantian biaya – biasanya memang demikian, tetapi Anda tidak dapat mengharapkan karyawan Anda mengetahuinya begitu saja jika Anda tidak menyatakannya.

Manajemen risiko

Risiko perjalanan akan selalu ada, dan sebagai manajer perjalanan, Anda harus menjamin kesejahteraan dan keamanan demi kepentingan terbaik Anda. Memiliki padat manajemen risiko melindungi tidak hanya karyawan, dari potensi bahaya tetapi juga perusahaan dari kemungkinan masalah hukum dan keuangan. 

1. Tugas perawatan

Tugas kehati-hatian adalah kewajiban yang harus dimiliki majikan kepada karyawannya. Ini termasuk menyediakan kondisi kerja yang aman dan mengambil langkah-langkah yang wajar untuk melindungi mereka dari bahaya dan cedera yang disebabkan oleh aktivitas kerja mereka, termasuk perjalanan bisnis. Biasanya mencakup komitmen untuk menyediakan akomodasi dan transportasi yang aman bagi staf yang melakukan perjalanan bisnis. Misalnya, aspek duty of care dari program perjalanan bisnis Anda mungkin menandakan bahwa Anda harus memberikan peringatan perjalanan kepada karyawan atau bahkan mencegah perjalanan tersebut setiap kali mereka berencana pergi ke daerah yang tidak stabil.

2. Tanggung jawab perusahaan

Ini mengacu pada tanggung jawab hukum pemberi kerja atas cedera apa pun yang disebabkan oleh atau timbul dari pekerjaan karyawan mereka dengan mereka, termasuk saat mereka dalam perjalanan bisnis. Sangat penting untuk menyertakan ketentuan yang melindungi perusahaan Anda dari tindakan hukum setelah insiden saat seseorang dalam perjalanan bisnis. Selain cedera pribadi, Anda juga harus memiliki kebijakan untuk tanggung jawab yang ditanggung perusahaan atas tindakan yang dilakukan oleh karyawan saat mewakili perusahaan – misalnya jika seorang karyawan melakukan tindakan tidak etis di luar negeri. 

Tip Trip: Pastikan untuk menyertakan partisipasi karyawan dalam manajemen risiko perjalanan, seperti: memberi tahu atasan tentang keberadaan mereka, menandatangani surat pernyataan dan izin medis. Bagian manajemen risiko perjalanan dari polis Anda juga harus mencakup apakah perusahaan akan menyediakan asuransi perjalanan.

3. Pelanggaran kebijakan

Jika Anda menginginkan kebijakan perjalanan yang dipatuhi secara ketat, maka jelaskan konsekuensi jika melanggarnya. Ini dapat mencakup hilangnya bonus atau gaji, tindakan disipliner atau bahkan pemecatan bagi pelanggar berulang. Pelanggaran mungkin termasuk pengeluaran berlebihan, tidak mengirimkan laporan tepat waktu, dan bertindak tidak etis saat mewakili perusahaan. 

4. Pengecualian

Pengecualian adalah bagian penting dari kebijakan perjalanan apa pun. Jika Anda tidak mengizinkan pengecualian, maka kebijakan Anda akan sangat membatasi karyawan. Dalam kebijakan Anda, termasuk informasi tentang bagaimana karyawan dapat mengajukan pengecualian dan kepada siapa permintaan khusus tersebut harus ditujukan. Contoh pengecualian yang mungkin termasuk yang berikut:

• Darurat: jika seorang karyawan perlu melakukan perjalanan dalam waktu singkat karena keadaan darurat, Anda dapat mengubah atau bahkan menghilangkan proses persetujuan untuk menghindari halangan apa pun.
• Karyawan berkebutuhan khusus: Jika Anda memiliki karyawan yang menyandang disabilitas, Anda mungkin harus mengganti biaya yang terkait dengan disabilitas mereka, seperti bantuan kursi roda. Juga, bagian tugas perawatan Anda harus mencerminkan kewajiban khusus yang Anda berutang kepada mereka. 
• Perpanjangan masa tinggal untuk tujuan bisnis: kebijakan Anda harus memungkinkan Anda untuk dapat menyesuaikan anggaran secara fleksibel jika perjalanan karyawan diperpanjang karena alasan resmi.

Bagian lain yang mungkin ingin Anda liput

1. Bepergian dengan non-karyawan

Untuk karyawan yang mungkin bepergian dengan non-karyawan, seperti pasangan, anak, atau teman, tetapkan pedoman mengenai pemesanan dan pengeluaran lainnya. Biasanya, perusahaan hanya menanggung biaya karyawan. Tetapi penting untuk menyatakan bahwa untuk menghindari kebingungan.

2. Ekstensi rekreasi

Perjalanan Bleisure, permainan kata yang cerdas tentang bisnis dan liburan telah mengambil dunia perjalanan perusahaan. Dalam perjalanan bisnis global, tren ini sangat umum di kalangan milenial dan pekerja Gen Z. Jika kebijakan Anda mengizinkan karyawan untuk memperpanjang perjalanan bisnis mereka untuk liburan, pastikan bahwa Anda memiliki ekspektasi yang jelas mengenai waktu yang dihabiskan untuk aktivitas bisnis versus aktivitas dan pengeluaran pribadi. 

3. Proses persetujuan untuk manajemen senior

Kesalahpahaman yang umum adalah bahwa semua karyawan harus mengikuti kebijakan dan proses perjalanan yang sama. Namun, ini tidak selalu terjadi. Misalnya, eksekutif senior mungkin memerlukan model otorisasi yang berbeda sebelum mereka dapat memulai perjalanan mereka. Perjelas ini dalam kebijakan Anda

4. Proses pelacakan perjalanan

Perusahaan melacak perjalanan karyawan mereka untuk memastikan bahwa semua kegiatan disimpan dalam anggaran. Pastikan bahwa karyawan Anda mengetahui dan menyetujui cara Anda melacak perjalanan mereka.

5. Otomatisasi Kebijakan

Kebijakan perjalanan bisnis harus diotomatisasi sedapat mungkin sehingga mudah digunakan oleh karyawan di semua tingkatan dalam organisasi Anda. Hal ini dapat membantu mempermudah pengelolaan kepatuhan dan mengurangi risiko kesalahan yang dibuat. 

Libatkan perusahaan manajemen perjalanan yang memperbaiki alur kerja Anda secara keseluruhan

Bisnis semakin mengadopsi solusi perangkat lunak manajemen perjalanan perusahaan yang memungkinkan mereka untuk mengelola kebijakan perjalanan mereka dengan lebih efisien. Perangkat lunak TruTrip membantu bisnis untuk mengotomatiskan kebijakan perjalanan mereka untuk meningkatkan efisiensi. Untuk melihat bagaimana hal itu dapat membantu perusahaan Anda, memesan demo atau mendaftar untuk uji coba gratis dan mencobanya.