Last Updated on: Mac 7, 2023 at 9:22 am

Pengurusan perjalanan boleh menjadi tugas yang benar-benar menakutkan, terutamanya apabila dijalankan oleh syarikat itu sendiri. Walau bagaimanapun kepentingan perjalanan perniagaan sebenar tidak boleh diperkecilkan, terutamanya apabila mempertimbangkan perbezaan masa dan banyak laporan dan tinjauan yang menunjukkan bahawa perjalanan perniagaan yang dikurangkan membahayakan pekerja. Oleh itu, inovasi dalam perniagaan harus menampung perubahan dalam program pengurusan perjalanan mereka, merombaknya untuk menjadikannya berdaya maju secara strategik yang mungkin.

Perjalanan perniagaan adalah bahagian penting dalam strategi dan mengabaikannya boleh menjadi bencana. Mereka membantu membina pangkalan pelanggan yang kukuh dan luas, membina imej jenama syarikat anda dan mengukuhkan perkongsian yang boleh membantu anda menyampaikan perkhidmatan dengan cekap. Atas sebab ini, terdapat keperluan kuat untuk mana-mana perniagaan program pengurusan perjalanan yang cemerlang yang boleh menambah baik cabaran pengurusan perjalanan anda sambil meminimumkan kos. Dalam artikel ini, anda akan belajar tentang banyak langkah kecil yang boleh anda ambil untuk mencapainya. 

Jejaki perbelanjaan anda

Laporan perbelanjaan membolehkan anda melihat jumlah wang yang dibelanjakan untuk perjalanan pekerja dan memberikan anda angka yang diperlukan untuk membuat keputusan yang berkaitan dengan belanjawan. Menjejaki perbelanjaan anda menjadi bahagian yang sangat penting dalam organisasi anda jika perjalanan perniagaan menjadi keutamaan, tetapi ia juga agak intensif buruh, memerlukan penyelarasan antara jabatan, dan pemantauan berterusan perjalanan, kewangan dan orang yang terlibat.

Walau bagaimanapun, perniagaan boleh menggunakan syarikat pengurusan pelancongan untuk mewujudkan sistem yang cekap bagi pengesanan perbelanjaan. Dalam kapasiti bebas anda, anda boleh berusaha untuk mencipta laporan kewangan yang berwawasan dan telus yang membolehkan anda berhati-hati terhadap sebarang percanggahan dalam tempahan. Tambahan pula, anda boleh memasang sistem automatik untuk tujuan tempahan kerana ia membenarkan syarikat menjejaki tempahan dan perbelanjaan.

Menggabungkan teknologi yang berharga

Jika tumpuan anda adalah pada perbelanjaan pengurusan perjalanan, maka anda boleh mempertimbangkan untuk memasang perisian Perbelanjaan Pengurusan Perjalanan dan mengautomasikan prosedur perjalanan anda. Automasi membolehkan anda membangunkan dasar perjalanan yang ideal sambil meminimumkan kos. Ini boleh meningkatkan penjimatan sekitar 35% daripada kos asal anda. Pada masa yang sama, perisian automatik membolehkan anda menyepadukan pelbagai aspek perjalanan korporat anda di satu tempat; sama ada menempah penerbangan atau pengebilan dan perbelanjaan, anda boleh mengawal semuanya dalam satu papan pemuka.

Mewujudkan kos perjalanan perniagaan setiap diem

Setiap perjalanan perniagaan memerlukan metrik yang berbeza untuk penilaian dan pemantauan kewangan. Sama ada makanan, pengangkutan, logistik dan perbelanjaan hotel, atau dokumentasi undang-undang dan kesihatan yang lain, adalah mustahil untuk mewujudkan metrik yang serupa merentas kategori ini untuk jenis perjalanan yang berbeza. Atas sebab ini, perniagaan akan dapat mengurangkan kos dengan menetapkan kos perjalanan setiap diem. Ini amat bermanfaat untuk PKS dan syarikat berskala besar yang perlu memberi tumpuan kepada perjalanan perniagaan dengan kerap. 

Mewakilkan tugas

Jika perniagaan anda adalah syarikat permulaan atau PKS, mungkin bijak untuk merangka dasar perjalanan anda dalam lingkungan syarikat anda. Ini akan melibatkan pengagihan tugas kepada jabatan yang berbeza, membolehkan arena dasar perjalanan syarikat berjalan lancar dan cekap. Perwakilan sedemikian hendaklah dinyatakan dengan jelas dalam dasar perjalanan anda, dengan perwakilan peranan yang jelas dalam hierarki. Ini penting untuk strategi perjalanan kerana ia menunjukkan kesungguhan syarikat anda kepada dunia perniagaan luar.

Begitu juga, tugasan ini hendaklah selaras dengan keutamaan perjalanan perniagaan anda. Adalah penting bahawa syarikat anda menetapkan matlamat yang ingin dicapai melalui perjalanannya dan merancang terlebih dahulu jenis acara yang ingin dihadirinya dan pekerja yang akan menghadirinya.

Berkomunikasi dengan pekerja

Sama ada mengenai perbelanjaan kewangan atau logistik dan ulasan tentang dasar perjalanan, berkomunikasi dengan pekerja anda adalah penting. Ini benar terutamanya bagi mereka yang melancong dan mempunyai pengalaman dengan perjalanan perniagaan. Mereka boleh memberikan pandangan yang berharga tentang jenis strategi yang harus dilaksanakan dan perubahan yang harus dilakukan.

Skim perintis berganda

Kebanyakan organisasi besar dan syarikat pengurusan perjalanan menggunakan skim perintis berganda untuk merangka dasar mereka. Skim ini melibatkan dua peringkat utama. Yang pertama ialah pengguna awal yang menyediakan sistem dan membuat perubahan asas yang diperlukan untuk menjalankan operasi perjalanan. Ia mewujudkan garis dasar di mana penambahbaikan boleh dibuat. 

Dengan pendigitalan perjalanan dan ketersediaan perisian automatik, strategi sistem asas boleh disesuaikan dan diubah pada peringkat kedua. Ini melibatkan perubahan yang lebih sukar yang membantu mengesahkan penyelesaian dan melancarkannya kepada organisasi. Dengan penggunaan syarikat pengurusan perjalanan yang menggunakan strategi ini, anda boleh yakin dengan strategi perjalanan yang berkesan yang menjimatkan kos dan terbukti berjaya. 

Satukan senarai pembekal perjalanan

Pembuat dasar perjalanan perlu memantau aspek perjalanan yang berbeza. Ia membantu anda mengutamakan tempahan hanya untuk senarai ini dan kemudiannya membina hubungan dengan pilihan perjalanan dan meningkatkan peluang anda untuk mendapatkan tawaran yang lebih baik. Dengan kemas kini baharu TruTrip, senarai bekalan perjalanan menjadi lebih mudah untuk disatukan kerana ia membenarkan pentadbir menjana laporan tentang semua pembekal perjalanan yang telah digunakan oleh syarikat itu sendiri sebelum ini.

Mempunyai senarai destinasi dan pelanggan

Apabila membuat dasar perjalanan, strategi perniagaan menjamin bahawa perjalanan anda menguntungkan dalam jangka panjang. Atas sebab ini, jenis acara yang anda pergi harus berkaitan dengan industri dan saiz syarikat anda, mempunyai tumpuan yang berpanjangan pada sesi rangkaian, dan ia harus cukup mantap sehingga anda mengharapkan ahli terkemuka industri hadir. Sebagai contoh, jika syarikat anda berada dalam sektor pemasaran, acara seperti DigiMarCon mesti dilakukan kerana mereka mempunyai tumpuan khusus pada sektor anda. 

Uruskan cabaran mengurus perjalanan perniagaan dengan lebih baik dengan penyelesaian yang betul

Menjadi pengurus perjalanan mungkin sukar, jika anda sedang berusaha untuk memudahkan proses ini untuk semua orang, tempah demo atau daftar untuk percubaan percuma di TruTrip.