Dengan kebangkitan alat tempahan dalam talian, ramai orang dan organisasi mendapati lebih mudah untuk merancang perjalanan. Sehinggakan ia seolah-olah hari-hari menggunakan agensi pelancongan sudah berakhir. Walau bagaimanapun, seperti yang diketahui oleh ramai pemimpin perniagaan tidak lama lagi, proses pengurusan perjalanan adalah lebih daripada satu pasukan boleh mengendalikan.
Industri pelancongan korporat adalah industri yang besar, dengan banyak bahagian bergerak. Banyak logistik di lapangan terlibat, walaupun teknologi telah memudahkan orang ramai menempah perjalanan dalam talian. Walau bagaimanapun, selain membuat tempahan perjalanan, perancang perjalanan juga mesti menyelaraskan pelaporan perbelanjaan, penjadualan acara, pengurusan risiko, insurans dan beberapa perkhidmatan lain.
Oleh itu, memenuhi keperluan perjalanan syarikat biasa bukanlah tugas hanya satu pasukan. Di sinilah syarikat pengurusan perjalanan korporat (TMC) masuk.
Kebanyakan TMC menawarkan platform yang berguna kepada program pengurusan perjalanan syarikat pelanggan. Tidak kira saiz sesebuah organisasi, jika pekerja anda perlu pergi untuk mewakili syarikat, pada satu ketika, anda mesti mempertimbangkan untuk mengambil TMC korporat.
Mempunyai TMC datang dengan beberapa kelebihan, termasuk meningkatkan kecekapan operasi, mengurangkan kos dengan menghapuskan pembaziran, serta akhirnya meningkatkan keuntungan syarikat. Jika anda mempunyai keraguan tentang apa yang dilakukan oleh TMC dan bagaimana mereka boleh menambah nilai kepada organisasi anda, artikel ini telah ditulis untuk menerangkan semua tentang syarikat pengurusan perjalanan korporat.
Dalam artikel ini, kita akan melihat:
Penyelesaian pengurusan perjalanan korporat direka untuk mengautomasikan keseluruhan proses perjalanan. Sistem ini boleh digunakan secara dalaman atau dihoskan dari jauh oleh pihak ketiga. Perisian TMS membenarkan pengguna untuk menggabungkan dasar perjalanan syarikat mereka, meluluskan dan menolak permintaan perjalanan perniagaan, membuat sebut harga, menempah tempahan perjalanan, menjejaki perbelanjaan dan mengurus perbelanjaan perjalanan. Semua ini berada dalam satu platform.
Sistem pengurusan perjalanan paling biasa digunakan oleh perniagaan besar dengan ramai pekerja yang perlu melakukan perjalanan dengan kerap. Walau bagaimanapun, PKS juga boleh mendapat manfaat daripada menggunakan perisian jenis ini. Tanpa mengira saiz syarikat, mana-mana organisasi boleh meningkatkan kecekapan mereka dan juga meningkatkan keuntungannya dengan menggunakan penyelesaian pengurusan perjalanan.
Perjalanan perniagaan melibatkan banyak persediaan dan penyelarasan, yang boleh memakan masa dan terdedah kepada ralat jika tiada sistem disediakan. Oleh menyatukan semua aktiviti perjalanan ke dalam satu sistem, anda boleh menyelaraskan proses perniagaan anda, menghapuskan usaha yang berlebihan dan menambah kecekapan baharu yang memudahkan kerja semua orang.
Pengurusan perjalanan korporat memastikan pengembara perniagaan menerima sokongan yang mereka perlukan semasa merancang perjalanan mereka, sama ada menempah penerbangan, membuat tempahan hotel atau mendapatkan visa. Ini membolehkan pekerja menumpukan perhatian pada kerja mereka daripada bimbang tentang logistik perjalanan mereka.
Dengan bantuan pengurus pelancongan profesional, syarikat boleh mengoptimumkan perbelanjaan perjalanan mereka dan pastikan perbelanjaan pekerja berada dalam lingkungan bajet. Ini juga membantu mengurangkan perbelanjaan yang tidak perlu untuk penerbangan dan hotel.
Laporan perbelanjaan memberikan gambaran yang tepat tentang jumlah wang yang dibelanjakan oleh pekerja untuk perjalanan perniagaan. Maklumat ini boleh membantu perniagaan membuat keputusan yang lebih baik tentang belanjawan untuk perjalanan masa hadapan atau menghantar pekerja untuk tugasan.
Mencipta a polisi perjalanan untuk program perjalanan perniagaan anda memastikan bahawa setiap orang yang mengembara bagi pihak syarikat anda mematuhi set peraturan dan peraturan yang sama. Matlamatnya adalah untuk meminimumkan risiko sambil mengurangkan kos yang berkaitan dengan polisi perjalanan korporat yang tidak wajar atau tidak dibenarkan. Pengurusan perjalanan korporat membolehkan syarikat mengautomasikan polisi perjalanan mereka dengan menggunakan peraturan yang telah ditetapkan semasa menempah penerbangan atau hotel supaya pekerja tidak perlu risau tentang mematuhi dasar syarikat semasa menempah perjalanan mereka.
Alat penjadualan acara memudahkan pengembara korporat untuk mencari hotel, memilih tempat mesyuarat dan membuat pengaturan lain apabila mereka tiba di destinasi mereka. Ini menjimatkan masa, serta membantu mengurangkan kos yang berkaitan dengan membuat beberapa panggilan telefon atau menghantar e-mel berulang-alik antara jabatan.
Perkhidmatan concierge tersedia untuk tempahan penerbangan, hotel dan sewa kereta melalui satu antara muka. Ini menjimatkan masa dan usaha kerana pelancong tidak perlu melawati beberapa tapak web atau menghubungi syarikat penerbangan yang berbeza untuk menempah tiket.
Berkesan pengurusan risiko perjalanan memerlukan alat yang boleh mengenal pasti risiko perjalanan terlebih dahulu dan semasa ia berlaku supaya langkah sewajarnya boleh diambil sebelum ia memberi kesan kepada keselamatan atau produktiviti pekerja anda. Sesetengah TMC menawarkan cerapan risiko perjalanan untuk memperkasakan pengurus perjalanan dan pengembara perniagaan dengan maklumat.
Sesetengah TMC kini menawarkan ciri yang membantu anda memantau jejak karbon anda dan membantu syarikat anda memulakan program perjalanan yang lebih mampan melalui kredit karbon, penyingkiran dan lain-lain. Anda boleh mengurangkannya dengan memilih pengangkutan mesra alam seperti bas atau kereta api dan bukannya perjalanan udara apabila boleh.
Syarikat pengurusan perjalanan korporat memperkemas pelaporan perjalanan dengan menggabungkan data daripada pelbagai sumber ke dalam satu lokasi untuk akses mudah oleh pemimpin HR dan pemilik perniagaan. Ini membantu mereka membuat keputusan termaklum tentang rancangan perbelanjaan masa depan mengenai perjalanan pekerja.
Faedah terbesar pengurusan perjalanan korporat ialah ia memberi syarikat kawalan ke atas perbelanjaan perjalanan mereka. Dengan perisian pengurusan perjalanan korporat, syarikat anda boleh melihat dengan tepat jumlah perbelanjaan setiap pekerja dalam masa nyata pada setiap perjalanan, supaya anda boleh menjejaki belanjawan anda dengan mudah.
Jika syarikat anda menggunakan ejen pihak ketiga atau perkhidmatan tempahan lain, adalah penting perkhidmatan ini disepadukan dengan baik dengan proses pengurusan perjalanan korporat syarikat anda. Ini mengurangkan ralat dan kekeliruan merentas jabatan.
Syarikat pengurusan pelancongan korporat menggambarkan kecemerlangan perkhidmatan pelanggan kerana mereka biasanya mempunyai wakil yang sentiasa dihubungi 24/7 untuk membantu sebarang masalah yang mungkin timbul sebelum, semasa dan selepas perjalanan.
Syarikat pengurusan perjalanan korporat boleh menawarkan nasihat berharga tentang cara memanfaatkan sepenuhnya belanjawan perjalanan syarikat anda. Mereka mempunyai kepakaran dalam bidang yang berbeza seperti tempahan hotel, penjadualan penerbangan dan banyak lagi.
Manfaat lain ialah ia menjamin keselamatan pekerja kerana mereka akan melakukan perjalanan di bawah pengawasan pasukan berpengalaman yang tahu bagaimana untuk mengelakkan potensi risiko semasa perjalanan mereka. Mempunyai TMC menjadikan tugas penjagaan lebih mudah melalui penyelesaian perisian keselamatan perjalanan dan penjejakan masa nyata mereka.
Syarikat pengurusan pelancongan korporat yang baik tahu cara mengendalikan semua jenis situasi semasa membuat tempahan penerbangan dan hotel untuk pelanggan mereka. Mereka tahu cara mengendalikan pembatalan dan masalah lain yang timbul semasa proses tempahan supaya tiada kejutan apabila pengembara tiba di destinasi mereka.
Lihat sendiri bagaimana TruTrip boleh membantu anda mencapai matlamat perjalanan perniagaan anda tempah demo atau daftar untuk percubaan percuma untuk mendapatkan yang terbaik daripada perjalanan perniagaan. Kami akan menjaga bahagian yang bergerak sementara pekerja anda memberi tumpuan kepada kerja.
TruTrip memperkemas tempahan, pengurusan dan pelaporan untuk perjalanan perniagaan tanpa kerumitan.