Dengan munculnya alat pemesanan online, banyak orang dan organisasi merasa lebih mudah untuk merencanakan perjalanan. Sedemikian rupa sehingga tampaknya hari-hari menggunakan agen perjalanan telah selesai. Namun, seperti yang segera dipelajari oleh banyak pemimpin bisnis, proses manajemen perjalanan dapat ditangani lebih dari satu tim.
Industri perjalanan korporat adalah industri besar, dengan banyak bagian yang bergerak. Banyak logistik di lapangan yang terlibat, meskipun teknologi telah mempermudah orang untuk memesan perjalanan secara online. Namun, di luar pemesanan perjalanan, perencana perjalanan juga harus mengoordinasikan pelaporan pengeluaran, penjadwalan acara, manajemen risiko, asuransi, dan beberapa layanan lainnya.
Oleh karena itu, memenuhi kebutuhan perjalanan rata-rata perusahaan bukanlah pekerjaan satu tim saja. Di sinilah perusahaan manajemen perjalanan perusahaan (TMC) masuk.
Sebagian besar TMC menawarkan platform yang berguna untuk program manajemen perjalanan perusahaan klien. Tidak peduli ukuran organisasi, jika karyawan Anda perlu melakukan perjalanan untuk mewakili perusahaan, pada satu titik, Anda harus mempertimbangkan untuk menyewa TMC perusahaan.
Memiliki TMC memiliki beberapa keuntungan, termasuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya dengan menghilangkan pemborosan, serta pada akhirnya meningkatkan laba perusahaan. Jika Anda memiliki keraguan tentang apa yang dilakukan TMC dan bagaimana mereka dapat menambah nilai bagi organisasi Anda, artikel ini telah ditulis untuk menjelaskan semua tentang perusahaan manajemen perjalanan korporat.
Dalam artikel ini, kita akan melihat:
Solusi manajemen perjalanan perusahaan dirancang untuk mengotomatisasi seluruh proses perjalanan. Sistem dapat digunakan secara internal atau di-host dari jarak jauh oleh pihak ketiga. Perangkat lunak TMS memungkinkan pengguna untuk memasukkan kebijakan perjalanan perusahaan mereka, menyetujui dan menolak permintaan perjalanan bisnis, membuat penawaran, memesan reservasi perjalanan, melacak pengeluaran, dan mengelola pengeluaran perjalanan. Semua ini dalam satu platform.
Sistem manajemen perjalanan paling sering digunakan oleh bisnis besar dengan banyak karyawan yang perlu sering bepergian. Namun, UKM juga dapat memperoleh manfaat dari penggunaan perangkat lunak jenis ini. Terlepas dari ukuran perusahaan, organisasi mana pun dapat meningkatkan efisiensi mereka dan bahkan meningkatkan labanya dengan mengadopsi solusi manajemen perjalanan.
Perjalanan bisnis melibatkan banyak persiapan dan koordinasi, yang dapat memakan waktu dan rawan kesalahan jika tidak ada sistem yang diterapkan. Oleh mengkonsolidasikan semua kegiatan perjalanan ke dalam satu sistem, Anda dapat merampingkan proses bisnis Anda, menghilangkan upaya yang berlebihan, dan menambahkan efisiensi baru yang membuat pekerjaan semua orang lebih mudah.
Manajemen perjalanan korporat memastikan bahwa pelancong bisnis menerima dukungan yang mereka butuhkan saat merencanakan perjalanan mereka, baik itu memesan penerbangan, membuat reservasi hotel, atau memperoleh visa. Hal ini memungkinkan karyawan untuk fokus pada pekerjaan mereka daripada mengkhawatirkan logistik perjalanan mereka.
Dengan bantuan manajer perjalanan profesional, perusahaan dapat mengoptimalkan pengeluaran perjalanan mereka dan memastikan bahwa pengeluaran karyawan sesuai anggaran. Ini juga membantu mengurangi pengeluaran yang tidak perlu untuk penerbangan dan hotel.
Laporan biaya memberikan gambaran yang akurat tentang berapa banyak uang yang dihabiskan oleh karyawan untuk perjalanan bisnis. Informasi ini dapat membantu bisnis membuat keputusan yang lebih baik tentang penganggaran untuk perjalanan mendatang atau mengirim karyawan untuk tugas.
Membuat sebuah kebijakan perjalanan untuk program perjalanan bisnis Anda memastikan bahwa setiap orang yang melakukan perjalanan atas nama perusahaan Anda mengikuti serangkaian aturan dan peraturan yang sama. Tujuannya adalah untuk meminimalkan risiko sekaligus mengurangi biaya yang terkait dengan kebijakan perjalanan perusahaan yang tidak tepat atau tidak sah. Manajemen perjalanan perusahaan memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi kebijakan perjalanan mereka dengan menggunakan aturan yang telah ditentukan saat memesan penerbangan atau hotel sehingga karyawan tidak perlu khawatir untuk mengikuti kebijakan perusahaan saat memesan perjalanan mereka.
Alat penjadwalan acara memudahkan pelancong korporat untuk menemukan hotel, memilih tempat pertemuan, dan membuat pengaturan lain saat mereka tiba di tempat tujuan. Ini menghemat waktu, serta membantu mengurangi biaya yang terkait dengan melakukan beberapa panggilan telepon atau mengirim email bolak-balik antar departemen.
Layanan pramutamu tersedia untuk memesan penerbangan, hotel, dan penyewaan mobil melalui satu antarmuka. Ini menghemat waktu dan tenaga karena pelancong tidak perlu mengunjungi beberapa situs web atau menelepon maskapai yang berbeda untuk memesan tiket.
Efektif manajemen risiko perjalanan memerlukan alat yang dapat mengidentifikasi risiko perjalanan sebelumnya dan saat terjadi sehingga tindakan yang tepat dapat diambil sebelum berdampak pada keselamatan atau produktivitas karyawan Anda. Beberapa TMC menawarkan wawasan risiko perjalanan untuk memberdayakan manajer perjalanan dan pelancong bisnis dengan informasi.
Beberapa TMC sekarang menawarkan fitur yang membantu Anda memantau jejak karbon Anda, dan membantu perusahaan Anda memulai program perjalanan yang lebih berkelanjutan melalui kredit karbon, penghapusan, dan lainnya. Anda dapat menguranginya dengan memilih transportasi ramah lingkungan seperti bus atau kereta api daripada perjalanan udara bila memungkinkan.
Perusahaan manajemen perjalanan korporat menyederhanakan pelaporan perjalanan dengan menggabungkan data dari berbagai sumber ke dalam satu lokasi agar mudah diakses oleh para pemimpin SDM dan pemilik bisnis. Ini membantu mereka membuat keputusan yang tepat tentang rencana pengeluaran masa depan terkait perjalanan karyawan.
Manfaat terbesar dari manajemen perjalanan perusahaan adalah memberi perusahaan kendali atas biaya perjalanan mereka. Dengan perangkat lunak manajemen perjalanan perusahaan, perusahaan Anda dapat melihat dengan tepat berapa banyak yang telah dihabiskan setiap karyawan secara real-time di setiap perjalanan, sehingga Anda dapat melacak anggaran Anda dengan mudah.
Jika perusahaan Anda menggunakan agen pihak ketiga atau layanan pemesanan lainnya, penting bahwa layanan ini terintegrasi dengan baik dengan proses manajemen perjalanan perusahaan perusahaan Anda. Ini mengurangi kesalahan dan kebingungan di seluruh departemen.
Perusahaan manajemen perjalanan korporat menggambarkan keunggulan layanan pelanggan karena mereka biasanya memiliki perwakilan yang siap dihubungi 24/7 untuk membantu masalah apa pun yang mungkin timbul sebelum, selama, dan setelah perjalanan.
Perusahaan manajemen perjalanan korporat dapat menawarkan saran berharga tentang cara memanfaatkan anggaran perjalanan perusahaan Anda sebaik mungkin. Mereka memiliki keahlian di berbagai bidang seperti pemesanan hotel, penjadwalan penerbangan, dan lainnya.
Manfaat lainnya adalah menjamin keselamatan karyawan karena mereka akan bepergian di bawah pengawasan tim berpengalaman yang tahu caranya menghindari potensi risiko selama perjalanan mereka. Memiliki TMC membuat tugas perawatan lebih mudah melalui solusi perangkat lunak keselamatan perjalanan dan pelacakan waktu nyata.
Perusahaan manajemen perjalanan korporat yang baik tahu bagaimana menangani semua jenis situasi ketika datang untuk memesan penerbangan dan hotel untuk klien mereka. Mereka tahu bagaimana menangani pembatalan dan masalah lain yang timbul selama proses pemesanan sehingga tidak ada kejutan begitu pelancong tiba di tempat tujuan.
Lihat sendiri bagaimana TruTrip dapat membantu Anda mencapai tujuan perjalanan bisnis Anda memesan demo atau daftar untuk uji coba gratis untuk mendapatkan yang terbaik dari perjalanan bisnis. Kami akan menangani bagian yang bergerak sementara karyawan Anda fokus pada pekerjaan.
TruTrip menyederhanakan pemesanan, manajemen, dan pelaporan untuk perjalanan bisnis tanpa kerumitan.