Last Updated on: November 6, 2024 at 4:38 am
A corporate travel policy helps businesses to organise and regulate business trips effectively, provide appropriate support for the company’s employees on the road, and manage their travel-related expenses. If your company doesn’t have a dasar perjalanan perniagaan yang ditetapkan atau jika anda bergelut untuk melaksanakannya, anda mungkin kehilangan peluang untuk mengukuhkan hubungan dalaman, tingkatkan keuntungan anda dan berkemungkinan meletakkan syarikat dalam risiko untuk tindakan undang-undang.
Dasar perjalanan perniagaan yang baik perlu jelas dan mudah — supaya pekerja tahu dengan tepat cara mematuhi piawaian syarikat serta kewajipan syarikat terhadap mereka semasa mereka dalam perjalanan. Dalam panduan dasar pengurusan perjalanan perniagaan ini, kami akan melihat beberapa elemen utama dasar perjalanan perniagaan yang berjaya dan memberikan anda senarai semak peringkat tinggi tentang cara anda boleh mencipta satu untuk organisasi anda.
Sebelum membuat dasar pengurusan perjalanan perniagaan untuk perniagaan anda, anda mesti pasti tentang tujuan membuat dokumen sedemikian, serta bentuk yang akan diambil oleh dokumen itu. Ini memerlukan sumbangsaran strategik di kalangan pemimpin di pelbagai jabatan seperti HR, Kewangan, Pentadbir, serta pengurusan kanan. Panduan dasar pengurusan perjalanan perniagaan ini menunjukkan cara semua orang boleh berusaha ke arah matlamat yang sama dan mencipta dokumen yang sejajar dengan objektif syarikat.
Dalam artikel ini, kita akan melihat:
Polisi perjalanan adalah bahagian penting dalam mana-mana program pengurusan perjalanan korporat. Mereka direka bentuk untuk menjaga kepentingan kedua-dua perniagaan dan pekerja. Mereka menyatakan dengan jelas apa yang diharapkan daripada pengembara dan menyediakan rangka kerja untuk mereka ikuti semasa menempah penerbangan, pengaturan penginapan dan keperluan lain.
Ini mewujudkan akauntabiliti dan ketelusan terhadap perbelanjaan sambil membenarkan pekerja memanfaatkan semua faedah yang datang dengan bekerja dari jauh. Dasar pengurusan perjalanan perniagaan yang direka dengan baik akan membantu pekerja anda menumpukan perhatian pada kerja semasa mereka dalam perjalanan dan bukannya menghabiskan masa bimbang tentang perbelanjaan mereka.
Mempunyai dasar pengurusan perjalanan perniagaan yang lengkap akan membantu pengurus perjalanan memastikan semua orang segerak, selamat dan berpuas hati. Ia juga membantu melindungi syarikat daripada kemungkinan tindakan undang-undang dan pekerja mengambil kesempatan daripada belanjawan perjalanan syarikat.
The purpose of a corporate travel policy is to provide clear guidelines for employees who need to use their company’s travel services and for managers who must approve those expenses. A long, complicated policy will confuse employees and managers alike, slowing down approval processes and making mistakes more likely.
This may seem obvious, but many policies are written with a specific situation in mind and do not address other conditions that might arise. It’s better to be over-inclusive than under-inclusive in your corporate travel policy. As a rule, if there’s a question about whether something is covered by the policy, it probably should be.
You are free to formulate a laxer or more structured corporate travel policy depending on the nature of your company. However, it is recommended that you err on the side of flexibility because the travel industry is highly susceptible to changes. Adapting to these changes would be smoother if your travel policy were already pliable.
Once you have a high-level strategy for formulating your corporate travel policy, the next step is to create the policy itself. If you are not sure how to go about yours, the following sub-sections contain a checklist of important items that should feature in the policy.
Feel free to modify this corporate travel policy guide according to your company’s needs and objectives. You might want to add more items to your final document because this list only highlights the essentials.
A good corporate travel policy introduction should have at least these essentials:
Nyatakan dengan jelas jenis perbelanjaan perjalanan yang berbeza dan terangkan sama ada ia akan dilindungi sepenuhnya atau pada tahap tertentu; jika yang terakhir, nyatakan sejauh mana. Beberapa perbelanjaan yang mungkin diwajibkan oleh syarikat untuk perjalanan perniagaan pekerja termasuk yang berikut:
Jadilah sespesifik yang mungkin apabila menerangkan perkara yang boleh dibayar balik. Sebagai contoh, bukannya menyebut "perbelanjaan yang ditanggung semasa dalam perjalanan", sebut sesuatu seperti "penginapan hotel, kereta sewa dan bayaran gas." Ini memudahkan pekerja menyerahkan perbelanjaan mereka dan memberikan HR lebih jelas semasa menyemaknya. Jika syarikat anda tidak membayar balik beberapa jenis perbelanjaan tetapi mempunyai program subsidi perjalanan yang membayar separuh daripada kos item ini untuk pekerja yang memilihnya seperti perjalanan kelas perniagaan, sertakan maklumat ini juga.
Petua TruTrip: Atau lebih baik lagi, kategorikan perbelanjaan. Mengasingkan mereka akan membantu dalam membuat dasar yang ringkas. Nyatakan kos perjalanan langsung, tidak langsung dan perbelanjaan peribadi.
Penyelesaian perjalanan korporat harus memudahkan cara pekerja harus menyerahkan laporan perbelanjaan mereka dan polisi harus menentukan berapa lama mereka mesti berbuat demikian selepas pulang dari perjalanan mereka – katakan, dua minggu atau tiga puluh hari. Juga, nyatakan berapa lama pekerja perlu menunggu untuk pembayaran balik mereka diproses oleh jabatan HR, perjalanan atau kewangan. Anda tidak boleh meminta pekerja menunggu enam bulan untuk dibayar balik untuk perbelanjaan perjalanan misalnya. Di samping itu, nyatakan sama ada resit dan penyata kad kredit diperlukan untuk memproses permintaan pembayaran balik – ia biasanya begitu, tetapi anda tidak boleh mengharapkan pekerja anda hanya mengetahuinya jika anda tidak menyatakannya.
Risiko perjalanan akan sentiasa berada di sana, dan sebagai pengurus pelancongan, ia harus demi kepentingan terbaik anda untuk menjamin kebajikan dan keselamatan. Mempunyai pepejal pengurusan Risiko melindungi bukan sahaja pekerja, daripada potensi bahaya tetapi juga syarikat daripada kemungkinan masalah undang-undang dan kewangan.
Kewajipan menjaga adalah kewajipan yang dimiliki oleh majikan terhadap pekerjanya. Ini termasuk menyediakan keadaan kerja yang selamat dan mengambil langkah yang munasabah untuk melindungi mereka daripada bahaya dan kecederaan yang disebabkan oleh aktiviti kerja mereka, termasuk perjalanan perniagaan. Ia biasanya termasuk komitmen untuk menyediakan penginapan dan pengangkutan yang selamat untuk kakitangan yang melakukan perjalanan perniagaan. Sebagai contoh, aspek kewajipan menjaga program perjalanan perniagaan anda mungkin menandakan bahawa anda mesti memberikan amaran perjalanan kepada pekerja atau malah menghalang perjalanan sedemikian apabila mereka merancang untuk pergi ke kawasan yang tidak stabil.
Ini merujuk kepada tanggungjawab undang-undang majikan untuk sebarang kecederaan yang disebabkan oleh atau timbul daripada pekerjaan pekerja mereka dengan mereka, termasuk semasa mereka dalam perjalanan perniagaan. Adalah penting untuk memasukkan peruntukan yang melindungi syarikat anda daripada tindakan undang-undang berikutan insiden semasa seseorang sedang dalam perjalanan perniagaan. Selain kecederaan peribadi, anda juga harus mempunyai polisi untuk liabiliti yang ditanggung oleh syarikat atas perbuatan yang dilakukan oleh pekerja semasa mewakili syarikat – contohnya jika pekerja terlibat dalam tindakan tidak beretika di luar negara.
Petua Trutrip: Pastikan anda memasukkan penyertaan pekerja dalam pengurusan risiko perjalanan, seperti: mengemas kini pihak atasan tempat mereka berada, menandatangani penepian dan pelepasan perubatan. Bahagian pengurusan risiko perjalanan polisi anda juga harus termasuk jika syarikat akan menyediakan insurans perjalanan.
If you want a corporate travel policy that is strictly adhered to, then lay out the consequences for breaching it. These could include loss of bonus or pay, disciplinary action or even dismissal for repeat offenders. Offences might include overspending, not submitting reports on time, and acting unethically while representing the company.
Pengecualian adalah bahagian penting dalam mana-mana dasar perjalanan. Jika anda tidak membenarkan pengecualian, maka polisi anda akan sangat mengehadkan pekerja. Dalam polisi anda, termasuk maklumat tentang cara pekerja boleh memohon pengecualian dan kepada siapa permintaan khas tersebut harus diarahkan. Contoh kemungkinan pengecualian termasuk yang berikut:
Bagi pekerja yang mungkin melancong dengan bukan pekerja, seperti pasangan, anak atau rakan, tetapkan garis panduan mengenai tempahan dan perbelanjaan lain. Lazimnya, syarikat hanya menanggung perbelanjaan pekerja. Tetapi adalah penting untuk menyatakan bahawa untuk mengelakkan sebarang kekeliruan.
Perjalanan Bleisure, permainan kata bijak dalam perniagaan dan masa lapang telah mengambil alih dunia perjalanan korporat. Dalam perjalanan perniagaan global, trend ini adalah perkara biasa dengan pekerja milenium dan Gen Z. Jika polisi anda membenarkan pekerja melanjutkan perjalanan perniagaan mereka untuk masa lapang, pastikan anda mempunyai jangkaan yang jelas mengenai masa yang diluangkan untuk aktiviti perniagaan berbanding aktiviti dan perbelanjaan peribadi.
Salah tanggapan umum ialah semua pekerja mesti mematuhi dasar dan proses perjalanan yang sama. Walau bagaimanapun, ini tidak selalu berlaku. Sebagai contoh, eksekutif kanan mungkin memerlukan model kebenaran yang berbeza sebelum mereka boleh memulakan perjalanan mereka. Jelaskan perkara ini dalam polisi anda
Syarikat menjejaki perjalanan pekerja mereka untuk memastikan semua aktiviti disimpan dalam lingkungan bajet. Pastikan pekerja anda sedar dan bersetuju dengan cara anda berhasrat untuk menjejaki perjalanan mereka.
Dasar perjalanan perniagaan harus diautomasikan di mana mungkin supaya ia mudah digunakan oleh pekerja di semua peringkat dalam organisasi anda. Ini boleh membantu memudahkan pengurusan pematuhan dan mengurangkan risiko kesilapan yang dibuat.
Perniagaan semakin mengguna pakai penyelesaian perisian pengurusan perjalanan korporat yang membolehkan mereka mengurus dasar perjalanan mereka dengan lebih cekap. Perisian TruTrip membantu perniagaan mengautomasikan dasar perjalanan mereka untuk meningkatkan kecekapan. Untuk melihat bagaimana ia boleh membantu syarikat anda, tempah demo atau daftar untuk percubaan percuma dan mencubanya.
TruTrip memperkemas tempahan, pengurusan dan pelaporan untuk perjalanan perniagaan tanpa kerumitan.