消除關於差旅管理公司的 4 個誤區

Last Updated on: 3 月 7, 2023 at 9:25 上午

有人力資源和商業領袖認為他們不需要差旅管理公司的協助。通過消費者網站進行預訂簡單、方便、快捷。那麼為什麼差旅管理公司的服務很重要呢？因為有太多的縫隙 商務旅行不僅僅是預訂.

商務旅行是現代商業運營的一個重要方面，也是許多組織的最高開支之一。儘管商務旅行的費用在 COVID-19 大流行的第一年大幅下降，但研究表明，在過去幾個月中，商務旅行的費用逐漸增加。然而，由於商務旅行和旅遊行業仍然存在許多不確定性，人力資源領導者和企業領導者意識到商務旅行有很多優勢。不過，這可能很複雜 計劃和管理. 

隨著越來越多的員工返回商務旅行，公司最好考慮為旅行管理提供全面的解決方案，而不是旅行社。為了讓旅行者免於從不同的機構和供應商來回的麻煩，是時候有效地管理差旅費用和物流了；這就是旅行管理公司 (TMC) 的用武之地。

TMC 直接幫助企業簡化旅行的各個方面。 TMC 在這方面不同於其他類型的商務旅行解決方案。它們提供比消費者網站（例如，Agoda）和在線旅行社更優質、更全面的服務。 

TMC 實施技術，例如提供廣泛旅行庫存、自動化旅行政策、風險管理等的一體化在線平台。所有這些都是為了幫助企業實現他們的旅行目標，並使他們能夠 節省時間和成本.得益於如此全面的解決方案，差旅管理從未如此簡單。

儘管如此，許多 CEO 都喜歡擁有 TMC，這與大多數人的想法相反。然而，它只能通過放棄關於這個工具真正有用的先入為主的觀念來學習。現在是我們消除一些誤解的時候了；以下是商界領袖與差旅管理公司合作的一些常見神話。

1.“審批旅行、預訂航班、酒店的流程 其他事情需要更長的時間。”

大多數旅行經理認為這將是一個漫長的過程，因為他們不能簡單地直接說話和預訂，而是必須使用另一個平台並學習它。在這種情況下，問題在於看到更大的圖景，因為 差旅管理不僅僅是預訂航班和酒店.全面的差旅管理平台消除了公司沒有完善的差旅管理系統時出現的風險，取而代之的是促進成本削減、風險管理、生產力和福利的服務。 

當您擁有良好的差旅管理系統時，您公司的差旅就會變得輕鬆無憂。他們將跟踪您在旅行上花費的資金，評估您的投資回報，並製定滿足您所有要求的旅行計劃，包括您首選的出發和到達時間、使用休息室和汽車租賃。

此外，重要的是要記住，這是為了確保您的員工在緊急情況下得到保障，並且您擁有所需的支持，所有這些都是一家好的差旅管理公司可以提供的。您將能夠專注於生產力、工作和公司。一旦實施，從長遠來看，所有簡化為一體的功能將使管理人員和商務旅客受益。 

2. “我的公司還太小，不能做這個。”

較小的公司可能認為差旅管理公司沒有必要，甚至沒有成本效益。與普遍的看法相反，大公司並不是唯一從商務旅行或旅行管理公司中受益的公司。現實情況是，無論您是中小型企業 (SME)，商務旅行最終都會不可避免地成為您公司運營中不可或缺的一部分。

還，  學習 表明小企業的人均支出實際上超過了大型企業。這不是因為他們預訂了更好的酒店、汽車或航班，而是因為他們預訂了更好的酒店、汽車或航班。相反，這是因為他們沒有利用旅行管理公司強大的購買力，因為他們總是可以協商最優惠的價格。 選擇差旅管理解決方案 如果您是處理下列任何問題的小企業主，這是一個很好的第一步。

• 花太多時間研究旅行限制和要求。 
• 使用多個網站查找航班和酒店的最優惠價格。
• 如果出現對員工健康和安全的擔憂並且沒有可用的解決方案。
• 難以遵守公司差旅政策的員工。

事實是，您不必等到您的業務達到一定規模後才投資差旅管理。即使是小公司也可以從差旅管理系統中獲益。在省錢方面，小企業一直在尋找新的方法來做到這一點。差旅管理軟件可以幫助您密切關注您的商務旅行費用，並為他們進行更準確的預訂。如果您仍然猶豫不決，您可能需要考慮 TruTrip 平台的免費版本. 

3.“讓我的員工有權自行預訂 將失去我對成本的控制。”

在執行差旅政策和預算時，許多差旅經理對允許員工自行預訂差旅持謹慎態度。問題是，如果沒有差旅管理解決方案，您可能會花費 30% 或超過應有的金額。尋找可以減少支出的領域或將新預算分配給具有積極業務成果的領域是一種明智而現代的方式 控制您的公司差旅費用.

如果管理不善，企業差旅費用可能會迅速失控。作為企業主，在確保員工安全、健康和滿足感之間取得平衡至關重要，同時還要在公司差旅上花費適當的金額。

差旅管理平台涵蓋企業差旅的方方面面，包括加強對差旅政策的遵守、預訂行程、控製成本、確保員工安全等。以下是旅遊公司如何幫助公司執行差旅政策和預算：

• 自動化差旅政策使員工更容易理解和遵守您的差旅政策。如果進行了超出公司政策的預訂，將通知經理。
• 提供更靈活的旅行選擇，非常適合希望在取消或其他因素的情況下保護自己的商務旅客。
• 單一平台可讓您跟踪所有差旅費用和索賠，從而更輕鬆地報告和提前計劃。它還可以讓您更好地控制您的企業差旅支出，並隨著時間的推移跟踪成本趨勢。

像 TruTrip 這樣的旅行管理公司提供的功能可以讓員工只預訂預先批准的選擇，從而讓他們保持合作。 

4.“在旅行中解決問題會更難。”

通常情況下，如果出現問題，會擔心與誰聯繫。 科技讓企業差旅管理變得更輕鬆、更高效 因為手動進行公司差旅管理時可能會出現風險。

任何企業或公司都沒有理由錯過尖端的旅行技術。如果您使用差旅管理公司，經理不必為深夜電話或差旅問題提供服務。 TMC 有一支 24 小時、365 天、全天候的員工隊伍，完全致力於保護您的旅客。他們密切關注安全隱患、天氣、機場關閉以及大流行的規則和法規，以預測誰會受到這些事件的影響。並在需要時提供最新信息，以保持客戶、旅行社和旅行者的信息。 

當然，當您確信總有可用的解決方案時，會有一種滿足感。使用 TruTrip，可以保證 24/7 的人工客戶支持。你不必擔心任何事情。

顯然，差旅管理解決方案的好處超過了從非託管差旅計劃轉移到管理公司的神話或痛點。差旅管理公司可以幫助您的公司為您的員工預訂差旅，鼓勵員工遵守您的公司差旅政策，並確保公司差旅人員的安全。所有這些都表明，差旅管理公司對企業來說是一項值得投資的項目。 

準備好轉變您的差旅管理計劃了嗎？

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