Last Updated on: 7 月 10, 2025 at 12:28 下午
According to a GBTA 2025 Report, nearly one-third (30%) of buyers are reevaluating or changing their Travel Management Company (TMC) in 2025, which means procurement for travel is echoing through the halls. HR leaders, travel managers, and business owners alike have likely experienced the challenge of finding 商務旅客的成功解決方案 needs when brokering contracts with partners in the business travelling sphere.
Procurement for travel may range from hotel accommodations and flights to car rentals, and travellers often require a more diverse set of services. Some can be found through traditional procurement methods, making it critical for 組織建立夥伴關係 提供適合所有相關人員的全面解決方案。
尋找完美的 商旅夥伴 隨著越來越多的在線預訂工具和新技術可用，這似乎是一個令人生畏的提議。但是，要對您選擇的供應商做出明智的決定，歸根結底是要有足夠的洞察力和知識——這是值得的！成功的關係會帶來超越金錢的成本節約：更好的工作場所文化會提高對您品牌的忠誠度。
在選擇您組織的頂級服務提供商的過程中自信地前進。我們的專業知識將為如何在旅行方面製定長期戰略計劃提供指導，同時考慮當前需求和期望的績效目標。在我們的指導下，隨著時間的推移，您將能夠為可行和成功的結果做好準備！
在這篇文章，我們將來看看：
Procurement for travel now goes beyond booking hotels and flights. It includes a broader scope of services such as:
In short, business travelers need more, and traditional procurement approaches may no longer be sufficient. That’s why organizations are prioritizing partnerships that offer comprehensive, future-ready solutions for both employees and finance teams.
To run effective procurement for travel, companies need a strategic sourcing process, one that ensures consistency, clarity, and accountability.
Your RFP should:
The process should also include stakeholders across departments: such as finance, legal, and HR, so the outcome aligns with broader business goals.
戰略採購對於 採購 departments considering business travel partner contracts. Requiring proposals from potential partners that adhere to a thoughtful and transparent RFP format is the key step in this process. The requesting organisation should articulate the scope of their requirement and define the evaluation criteria and expectations while maintaining an open yet professional tone that conveys trustworthiness, business acumen, optimism, creativity, and thoughtfulness.
Organisations can use a process to evaluate potential partners, understand the market, specify negotiation points, compare offers made by suppliers, and ensure they make the best decision for their budget and needs. Once these parameters are in place, senior management should take the lead with input from the travel manager to ensure consistency throughout the entire sourcing process.
為指導您完成此過程，您應仔細構建提案請求 (RFP)，詳細說明對所需商務旅行者合作夥伴的期望以及應如何滿足這些要求。
戰略採購為採購旅行合同開闢了眾多選擇——使企業能夠找到最佳定價，同時滿足他們以前可能不知道的要求。
Here are the essentials to include when developing a travel RFP as part of your procurement process:
Make sure to include submission deadlines, contact details, file formats, and a clear evaluation timeline to streamline vendor participation.
建立查看商務旅行合作夥伴合同的標準對於任何公司的採購戰略的成功都至關重要。公司的發展依賴於業務領導者做出的明智的戰略決策，以確保他們的差旅管理服務滿足簡化差旅人員體驗的所有要求，同時讓公司獲得最大價值。
Before you start comparing bids, define what success looks like. This means:
在查看差旅管理服務的任何建議之前製定一個預先確定的標準可以讓雙方了解需要滿足哪些指標以及它們如何符合組織的整體願景。這讓每個人都為成功做好準備，並允許在整個過程中進行有效的溝通——保證對所有相關人員都有益。通過記錄您的不可商量事項並篩選出不符合這些要求的企業差旅管理解決方案，您可以確保只有最優秀的競爭者在競爭中。
一旦您縮小了可行合作夥伴的選擇範圍，請查看他們的價值主張和客戶評論——這將使您在簽署虛線之前全面了解每個潛在合作夥伴。最終，清楚地了解您對所選合作夥伴的期望，以及來自其他使用過它們的人的反饋，將有助於確保您的合同是緊密的，並且所有主要利益相關者最終都能對選擇感到滿意。
Comparing bids is essential to procurement for travel process. Instead of making decisions based on poor connections and relationships, or reducing the choice to a mythical lowest common price denominator, set decision rules before viewing the bids.
這樣，您就可以確保評估標準首先基於您業務的核心需求。這種方法的好處是您可以與每個潛在合作夥伴一起經歷演示和試用期，以獲得詳細信息，幫助您為您的公司做出最佳決策。
尋找合適的商旅合作夥伴對公司的決策過程至關重要。比較投標有助於採購部門了解每個潛在合同背後的數據，並有助於確保他們做出最佳決策。它允許採購團隊評估選項並比較成本、服務質量、客戶服務、員工能力和便利設施的可用性——同時考慮當前的預算限制。
在比較商務旅行合作夥伴潛在客戶的出價時，採購應考慮定價。您需要一個基準來確保花費的每一美元都物有所值——但又不能犧牲質量。
做詳盡的記錄並對每個供應商的產品進行並排比較可以在確定哪個供應商以最優惠的價格提供優質服務或便利設施方面發揮重要作用。從長遠來看，早期的勤奮研究可以節省資金，因此花時間確保您對不同的出價有深入的了解將獲得巨大的回報。
尋找滿足您商務差旅需求的可靠業務合作夥伴是關鍵。在確定合適的供應商時，質量應該是任何採購團隊的首要標準。深入挖掘而不只是相信供應商的話，並探索他們過去是如何履行承諾的。四處詢問，從當前和以前的客戶那裡獲得反饋，閱讀專業評論，並使用第三方評論網站——簡單的研究可以提高對任何服務提供商隱藏事實的認識。
質量保證將在尋找最佳旅行合作夥伴方面發揮核心作用。確保已經有一個系統來評估並不斷重新評估與您合作的人。總而言之，這些努力應該讓您的採購團隊在從每次員工登機或繼續預訂時可以分享您的旅行旅程的投標人中進行選擇時所需的平靜。
在比較潛在商務旅行合作夥伴的投標時，採購應考慮他們提供的答复。重要的是要了解供應商如何處理合同變更和旅行者的擔憂，以及他們是否有效及時地實施服務和產品更新。如果快速解決客戶問題和實施合同變更很重要，那麼響應時間應該始終是您在做出決定之前考慮的主要指標之一。
有效的供應商管理和確保旅客旅途順暢對於任何成功的採購策略都是必不可少的。為此，與像 TruTrip 這樣的供應商合作特別有幫助，他們允許客戶定制他們的合同期限以獲得更大的靈活性和控制力。與符合您高標準的可靠旅行合作夥伴（例如 TruTrip）打交道，將為旅行者帶來順暢的旅程，並減少您的麻煩。這可能是幫助組織在選擇商務旅行合作夥伴時為公司及其旅行者做出最有利決策的關鍵因素。
關於商旅合作夥伴合同，獲得法律部門的意見對採購團隊來說至關重要。通過諮詢內部法律專家，採購團隊可以確保他們了解適用於合同及其供應商的相關法律法規。
Before finalizing your contract with a travel partner, consult your legal team. They’ll:
Legal input is critical to building procurement for travel processes that are safe, compliant, and scalable.
法務部門對公司政策也有寶貴的了解，這將使採購部門更好地了解可能需要考慮的潛在預先存在的關係或義務。
他們還可以審查供應商的合同，確保條款和條件符合普遍接受的標準，並且公司不對因商務旅行合作夥伴合同而產生的任何不當風險承擔責任。在其內部法律團隊的幫助下，採購部門可以製定全面的差旅政策，這可能有利於安全和高效的商務旅行。
In 2025 and beyond, procurement for travel is no longer just a function, it’s a strategic advantage. A strong RFP process helps you find partners who deliver cost savings, improve traveler satisfaction, and align with your business goals.
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