Volopay di TruTrip: 5 cara pengurusan perbelanjaan perjalanan boleh dipertingkatkan

Last Updated on: April 24, 2024 at 9:07 am

Permintaan perjalanan telah meroket. Pekerja sedang giat mencari interaksi manusia selepas dua tahun mesyuarat dalam talian sahaja dan kerja jauh, yang telah mengakibatkan peningkatan dalam kos perjalanan perniagaan dan perbelanjaan perjalanan. 

Pengurusan perbelanjaan perjalanan tidak pernah menjadi lebih penting kerana kini orang ramai melancong lagi, mereka menghadapi cabaran baharu: inflasi yang melambung tinggi. Isunya ialah harga bahan api jet telah meningkat lebih daripada 30% dalam beberapa bulan kebelakangan ini, kos yang banyak syarikat penerbangan telah memutuskan untuk menyampaikan kepada penumpang mereka, dengan kadar purata meningkat sehingga 100% berbanding 2021.

Berikutan kenaikan dalam inflasi, banyak perniagaan terpaksa meningkatkan kos perjalanan korporat mereka. 41 peratus majikan berkata mereka telah menaikkan perbelanjaan perjalanan pekerja untuk perjalanan udara, 34 peratus untuk penginapan, 33 peratus untuk penyewaan kenderaan, dan 26 peratus untuk perkongsian perjalanan dan teksi. 

Kesan inflasi ke atas kos perjalanan korporat semakin meningkat dan lebih jelas, dan pengurus perjalanan mula melihatnya sebagai isyarat bahawa mereka perlu memberi lebih perhatian untuk mengutamakan cara mereka boleh mengendalikan pengurusan perbelanjaan perjalanan dengan lebih baik dan memikirkan semula cara mereka membelanjakannya. 

Jika tidak diurus dengan baik, perbelanjaan perjalanan perniagaan boleh meningkat dengan cepat. Bagi pemimpin perniagaan atau pemimpin HR, adalah penting untuk mengutamakan perbelanjaan amaun yang sesuai untuk perjalanan korporat serta memastikan pekerja anda selamat, sihat dan gembira. Tanpa penyelesaian pengurusan perjalanan yang baik, anda mungkin membelanjakan 30% atau lebih daripada yang sepatutnya untuk kos perjalanan perniagaan. Dengan mengenal pasti kawasan di mana perbelanjaan mungkin dikurangkan atau dana tambahan diperuntukkan kepada kawasan yang mempunyai hasil perniagaan yang hebat, terdapat penyelesaian yang bijak dan moden untuk anda menjejaki perbelanjaan perjalanan anda dan pastikan kos perniagaan anda terkawal. 

Bekerjasama dengan Syarikat Pengurusan Perjalanan (TMC) yang baik ialah satu cara untuk mengetahui segala-galanya yang berkaitan dengan perjalanan korporat untuk syarikat anda. Selain daripada mengurangkan kos dengan bantuan TMC pilihan anda, anda boleh mengurangkan tekanan kewangan ke peringkat seterusnya dengan menyediakan alat pengurusan perbelanjaan perjalanan yang boleh merevolusikan proses anda.

Apakah Alat Pengurusan Perbelanjaan?

Perbelanjaan adalah aspek yang wujud dalam mengendalikan perniagaan. Adalah penting untuk mempunyai strategi untuk menjejaki setiap perbelanjaan, termasuk yang ditanggung oleh kakitangan anda, seperti mana-mana jenis perbelanjaan. Walaupun sesetengah syarikat dan organisasi memilih untuk menjejak perbelanjaan secara manual, menggunakan alat untuk pengurusan perbelanjaan membolehkan perniagaan menjadikan proses ini lebih cekap untuk kedua-dua majikan dan pekerja.

Alat pengurusan perbelanjaan ialah kaedah pengurusan perbelanjaan yang canggih yang membolehkan pengurus dan majikan menerima atau menafikan tuntutan dengan pantas. Alat ini boleh menghantar perbelanjaan yang diluluskan oleh jabatan kewangan. 

Ciri utama yang disediakan oleh Volopay untuk penggunanya:

Volopay ialah pengurusan perbelanjaan platform bersepadu pada TruTrip. Dengan Volopay anda boleh menguruskan semua tempahan perjalanan dan penginapan anda tanpa melebihi bajet perjalanan korporat anda. Berikut adalah beberapa

Kawalan Had Belanjawan Lebih Mudah

Menetapkan had belanjawan untuk pekerja adalah lebih mudah untuk syarikat yang menggunakan Volopay. Syarikat boleh mengunci belanjawan dan peraturan untuk semua perbelanjaan terima kasih kepada sistem yang disediakan. Sebagai contoh, jika pekerja melancong untuk perniagaan, dia boleh melihat belanjawan harian yang diberikan kepadanya dengan mudah untuk penginapan, makan dan perbelanjaan lain. Pengurus pelancongan boleh mengurus kos dengan lebih baik dengan cara ini. 

Transaksi Lebih Pantas 

Nikmati transaksi atau pembayaran yang lebih cepat dengan Volopay. Mengintegrasikan TruTrip dengan Volopay membolehkan pengguna membuat pembelian dalam TruTrip dengan Volopay Wallet. Hilangkan kerumitan perlu menambah kad kredit untuk setiap transaksi; ia menawarkan proses diperkemas yang akan melindungi anda dan syarikat anda daripada risiko keselamatan yang datang dengan ini. Sebagai penyelesaian pengurusan perbelanjaan yang merangkumi semua, Volopay menggabungkan dan menyepadukan semua aspek transaksi perniagaan ini pada satu platform pusat, menjadikannya lebih cekap. Ia juga mempunyai penyelarasan kredit automatik dan kad korporat. Tidak perlu membuat dan menambah kad kredit yang berbeza untuk setiap transaksi dan pembekal perjalanan yang berbeza.

Kad Korporat

Kad korporat Volopay membantu syarikat anda berbelanja lebih bijak dengan setiap kad sambil mempunyai kawalan perbelanjaan yang proaktif dan dinamik. Pekerja boleh meminta dana semasa dalam perjalanan dan pelulus boleh meluluskan atau menafikannya dalam masa nyata. Untuk setiap perbelanjaan yang berlaku pada kad Volopay, anda akan mengetahui di mana, bila dan sebab perbelanjaan tersebut. Lengkapkan pekerja anda yang melancong dengan alat pengurusan perbelanjaan yang cekap yang menghilangkan kerumitan pembayaran balik, dan didayakan untuk penggunaan global yang mudah.

Keterlihatan dan penjejakan yang lebih baik

Dengan Volopay anda boleh melihat dan mengurus setiap pengembara dan menjejaki perbelanjaan mereka dalam masa nyata. Volopay mengagregatkan maklumat tentang perbelanjaan pekerja dan membentangkannya dalam cara visual yang boleh difahami. Pengurus mempunyai akses kepada penunjuk seperti jumlah yang dibelanjakan oleh pekerja atau setiap kategori.

Pelaporan perbelanjaan yang lebih cepat 

Mengintegrasikan Volopay pada TruTrip, mengemas kini perbelanjaan perjalanan secara automatik merentas platform berbeza. Minta pembayaran tersebut ditukar kepada perbelanjaan serta-merta. Maklumat masa nyata tentang kos anda tersedia. Anda mempunyai akses kepada semua data yang anda perlukan melalui pelaporan dan analitik untuk menyusun semua perbelanjaan ke dalam satu laporan. Mudah dan mudah, tiada lagi kerja pentadbir manual! 

Keputusan ketepatan perakaunan yang lebih baik

Dengan laporan perbelanjaan tulisan tangan, anda atau ahli kakitangan anda menghadapi risiko melakukan kesilapan atau sedikit ralat kemasukan data yang boleh membawa kepada isu-isu besar di hadapan. Walau bagaimanapun, anda boleh mengelakkan perkara ini menggunakan penyelesaian pengurusan perbelanjaan. Cerapan tentang perbelanjaan masa nyata pada satu platform. meminimumkan kesilapan dan mengelakkan kos yang tidak perlu.

Beberapa faedah lain alat pengurusan perbelanjaan perjalanan:

• Menjadi tanpa kertas: strategi mesra alam. 
• Menangkap dan memuat naik resit menggunakan telefon pintar, kemudian menghantarnya kepada pelulus yang betul.
• Cegah penipuan: Mempunyai jejak audit terperinci dan cari sebarang pelanggaran dasar. Untuk mengelak daripada diambil kesempatan dalam apa jua cara, perisian pengurusan perbelanjaan meletakkan anda dalam kawalan sepenuhnya terhadap kewangan anda.
• Peningkatan produktiviti menyelaraskan keseluruhan prosedur pembayaran balik. Anda akan menghabiskan lebih sedikit masa untuk mengurus kewangan anda, memberikan anda lebih banyak masa untuk memberi tumpuan kepada tugas penting lain dan menambah nilai kepada organisasi anda.
• Peraturan tersuai dan teknik lain boleh digunakan oleh perisian untuk mengenal pasti kedua-dua ralat jinak dan masalah yang lebih jahat seperti entri penipuan, entri pendua dan penyerahan lain yang mencurigakan.

Ingin meningkatkan proses pengurusan perbelanjaan Perjalanan anda?

Pengurusan perbelanjaan perjalanan yang berkesan akan membantu perniagaan anda berkembang. Mengapa tidak mencubanya dan lihat sendiri? Tempah demo atau daftar untuk percubaan percuma dengan salah seorang pakar kami untuk mengetahui lebih lanjut tentang Volopay dan mengetahui cara TruTrip boleh menjadi penyelesaian yang tepat untuk anda dan syarikat anda.