Panduan komprehensif anda untuk pengurusan perbelanjaan perjalanan

Last Updated on: April 15, 2024 at 7:16 am

Pada 2021, syarikat membelanjakan $754 bilion untuk perjalanan perniagaan di seluruh dunia. Perjalanan perniagaan global secara konsisten melebihi $1 trilion setiap tahun. Ini menunjukkan bahawa terdapat banyak peluang untuk pertumbuhan apabila syarikat membuat lantunan semula daripada sekatan pergerakan yang diperkenalkan semasa pandemik. 

Untuk memaksimumkan perbelanjaan perjalanan perniagaan, organisasi perlu pengurusan perjalanan yang berkesan. Pengurus perjalanan dan pemimpin HR memerlukan sistem untuk mengatur aspek kewangan perjalanan perniagaan untuk mempromosikan kesejahteraan rakan sekerja mereka semasa bergerak, memproses pembayaran balik dengan lancar dan mengautomasikan tugas pentadbiran dengan mudah seperti tempahan, antara lain. 

Kami telah menetapkan untuk mencipta panduan pengurusan perbelanjaan perjalanan yang komprehensif yang akan membantu anda mengambil langkah pertama ke arah mengoptimumkan perbelanjaan perjalanan syarikat anda.

Apakah itu Pengurusan Perbelanjaan Perjalanan?

Pengurusan perbelanjaan perjalanan (TEM) ialah proses menjejak, memantau dan melaporkan perbelanjaan perjalanan. Ia merupakan fungsi kritikal dalam mana-mana organisasi yang sangat bergantung pada perjalanan perniagaan untuk menjalankan perniagaan, tetapi ia juga merupakan salah satu yang paling intensif buruh. Satu sebab mengapa ini penting ialah, di banyak negara, syarikat dikecualikan daripada membayar cukai ke atas perbelanjaan perjalanan berkaitan perniagaan. Untuk menikmati faedah ini, syarikat mesti memastikan bahawa ia mengutip semua perbelanjaan perjalanan dan memohon liabiliti cukai yang lebih rendah. 

Walau bagaimanapun, pengurusan perbelanjaan perjalanan melakukan lebih daripada itu. Pengurusan perbelanjaan perjalanan yang berkesan memerlukan kerjasama yang bermakna antara jabatan dan memastikan semua perbelanjaan berkaitan perjalanan diperincikan dan dipesan. Keterlihatan ini akhirnya memastikan penyelarasan yang mudah pada akhir setiap bulan, membolehkan syarikat mengekalkan belanjawan mereka dan mengelakkan perbelanjaan berlebihan. Oleh itu, pengurusan perbelanjaan perjalanan adalah penting kepada kesihatan kewangan keseluruhan syarikat.

Mengapakah pengurusan perbelanjaan perjalanan merupakan bahagian yang mencabar dalam pengurusan perjalanan?

Dalam dunia di mana pendigitalan semakin pantas pada kadar yang luar biasa, banyak perniagaan mendapati sukar untuk bersaing dengan rentak teknologi yang sentiasa berkembang. Jumlah intensiti sumber yang banyak yang terlibat dalam pengurusan perjalanan korporat manual menjadikannya sukar. Namun, jelas sekali teknologi supercaj pengurusan perjalanan korporat melalui penjimatan kos, penjanaan laporan yang lebih pantas dan pelaksanaan dasar yang lancar, yang semuanya membantu pihak berkepentingan meluangkan lebih banyak masa untuk kerja sebenar dan bukannya tugas pentadbir. 

Walau apa pun, pengurusan perbelanjaan perjalanan korporat tidak mudah melainkan anda mempunyai sistem sedia ada yang menjurus kepada kecekapan. Melebihi kos perjalanan sebenar seperti yuran penerbangan dan penginapan, pemimpin perniagaan juga perlu mempertimbangkan yang lain termasuk caj yang berkaitan (seperti tempahan semula dan pembatalan), yuran tidak langsung (seperti keahlian dan langganan), kos perisian sokongan, dan juga tenaga kerja.

Akhirnya, pemimpin perniagaan perlu menavigasi rupa bumi yang kompleks untuk mengurus tiga elemen: perjalanan perniagaan itu sendiri, kemudian kewangan, dan orang ramai juga. Lagipun, perjalanan perniagaan tidak mungkin tanpa perbelanjaan dan anda juga tidak boleh mengelak daripada mempertimbangkan kesejahteraan pekerja anda semasa mereka mewakili syarikat anda dalam perjalanan. Cabaran ini membawa kepada pengurusan perbelanjaan yang lemah walaupun syarikat sudah mempunyai sistem perancangan perjalanan. 

Bagaimana pengurusan perbelanjaan perjalanan yang lemah boleh menjejaskan anda dalam cara yang anda tidak tahu

Pengurusan perbelanjaan perjalanan yang lemah boleh menyebabkan kehilangan peluang untuk pertumbuhan dan hasil, apatah lagi peningkatan risiko kegagalan perniagaan. Walau bagaimanapun, kesan sedemikian mungkin tidak dapat dilihat dengan segera melainkan anda berhati-hati terhadap gejala berikut:

• Dalam banyak syarikat, perbelanjaan perjalanan masih diproses secara manual oleh wakil HR atau pengurus perjalanan. Ini bermakna pekerja perlu mengisi borang, menyerahkan resit dan menunggu kelulusan dan pembayaran balik. Di samping itu, proses ini memerlukan masa dan usaha daripada kakitangan HR yang boleh melakukan kerja yang bernilai kepada perniagaan.
• Tanpa pengurusan perbelanjaan perjalanan yang betul, pekerja akan mempunyai pilihan pembayaran yang terhad semasa menempah perjalanan. Ada juga yang mungkin perlu membayar dari poket untuk perbelanjaan yang biasanya harus ditanggung oleh syarikat.
• Tanpa an sistem perbelanjaan perjalanan automatik di tempat, maka pekerja perlu menambah kad syarikat mereka secara manual ke dalam proses tempahan setiap kali. Ini menyukarkan mereka untuk mengesan perbelanjaan mereka dan tidak cekap.
• Apabila orang menambah urus niaga secara manual ke dalam hamparan atau laporan, sentiasa ada kemungkinan besar sesuatu akan terlepas pandang atau salah lapor. 
• Katakan kelulusan diperlukan daripada berbilang pengurus sebelum perjalanan boleh ditempah. Dalam kes itu, masa kelulusan akan meningkat secara mendadak, yang bermaksud lebih sedikit masa untuk kerja yang sebenarnya dilakukan oleh pekerja di luar jalan atau di pejabat. Ini mungkin bermakna bahawa pekerja juga terlepas mesyuarat atau acara penting.
• Adalah mustahil untuk orang ramai berpuas hati di tempat kerja apabila mereka terpaksa berhadapan dengan senarai panjang sekatan dan batasan yang dikenakan oleh majikan mereka, terutamanya sesuatu yang 'mudah' seperti merancang mesyuarat. 

Bagaimana rupa proses pengurusan perbelanjaan perjalanan yang berkesan

Bahagian seterusnya panduan pengurusan perbelanjaan perjalanan ini menyerlahkan ciri-ciri proses TEM yang baik. Sudah tentu, sistem pengurusan perbelanjaan perjalanan yang berkesan menghapuskan proses dan kaedah manual yang tidak mengutamakan kepuasan pekerja dalam perancangan perjalanan. 

• Dengan sebuah sistem automatik, pengembara boleh menempah tiket dalam beberapa minit dan menyerahkan perbelanjaan mereka dalam talian. Mereka juga boleh menyemak status tempahan atau perbelanjaan mereka pada bila-bila masa yang mereka mahu tanpa perlu menunggu seseorang di pejabat melakukannya untuk mereka.

• Dengan laporan kewangan yang berwawasan, anda boleh melihat dengan mudah jumlah wang yang telah dibelanjakan untuk setiap jenis perbelanjaan pada mana-mana bulan atau suku tertentu supaya anda tahu di mana peluang penjimatan wujud dan boleh mengurus belanjawan anda dengan lebih baik.
• Keterlihatan penuh untuk menjejaki tempahan dan perbelanjaan perjalanan – Ini akan membolehkan anda melihat jumlah yang telah dibelanjakan untuk perjalanan, siapa yang telah mengembara dan ke mana mereka telah pergi. Ia juga akan membolehkan anda membuat susulan terhadap sebarang percanggahan atau anomali dalam tempahan.
• Proses kelulusan perjalanan yang jelas memastikan pekerja mematuhi garis panduan dalaman untuk perjalanan perniagaan. Proses tersebut hendaklah telus dan mudah diikuti supaya pekerja dapat memahami langkah-langkah yang terlibat dalam meluluskan perjalanan mereka. 
• Awak boleh mengurangkan perbelanjaan yang tidak perlu tanpa menjejaskan mobiliti pekerja atau prestasi kerja. Dengan sistem pengurusan perbelanjaan perjalanan yang berkesan, anda akan dapat meramalkan sebarang lebihan belanjawan sebelum ia berlaku, supaya ia tidak menjejaskan aspek lain pelan perniagaan atau strategi pertumbuhan anda.
• Pastikan sistem anda membenarkan permintaan pembayaran balik yang mudah supaya kakitangan tidak berasa terbeban kerana perlu mengisi kertas kerja setiap kali mereka ingin mengemukakan tuntutan perbelanjaan.

Sekiranya anda melabur dalam perisian Pengurusan Perbelanjaan Perjalanan?

Dalam perancangan pengurusan perbelanjaan perjalanan, anda harus melabur dalam perisian TEM jika anda ingin:

• Utamakan data yang tepat. Sistem yang ada hari ini mampu menguruskan keseluruhan proses tempahan, daftar masuk, pas masuk, bagasi dan juga pembatalan. Ini membolehkan anda mendapatkan maklumat berkualiti tinggi tentang perjalanan pekerja anda.
• Sediakan laporan berwawasan digital. Dengan laporan ini, anda boleh melihat jumlah wang yang telah dibelanjakan untuk perjalanan dan perbelanjaan lain yang berkaitan dengan perjalanan dari semasa ke semasa. Ini membolehkan anda membuat keputusan perniagaan yang bijak berdasarkan fakta sebenar dan bukannya andaian atau tekaan 
• Menjimatkan masa dan perbelanjaan. Menguruskan penerbangan dan hotel boleh mengambil terlalu banyak masa dan tenaga. Dengan penyelesaian TEM yang baik, anda boleh menjimatkan masa dengan mengautomasikan proses tempahan penerbangan dan hotel dengan hanya beberapa klik. Ini membolehkan anda memberi tumpuan kepada aktiviti penting lain dalam perniagaan anda.
• Proses tempahan yang lebih pantas. Dengan menggunakan satu platform untuk menempah tiket dan mengurus perbelanjaan, pekerja boleh menempah tiket dengan lebih pantas berbanding sebelum ini. Prosesnya mudah, ringkas dan cepat. Proses tempahan yang lebih pantas
• Beri pekerja lebih autonomi apabila menempah penerbangan dan hotel mereka sendiri. Ini bermakna mereka tidak perlu menunggu beberapa peringkat kelulusan daripada pihak atasan lagi sebelum membuat sebarang keputusan tentang perjalanan mereka. Dengan cara ini, mereka menjimatkan masa sambil memastikan semuanya berjalan lancar mengikut polisi perjalanan yang ditetapkan oleh syarikat
• Pastikan penglihatan penuh. Pengurus pelancongan mempunyai peluang unik untuk melihat di mana wang dibelanjakan dan berapa banyak masa yang diluangkan oleh pekerja untuk mesyuarat atau acara latihan. Ini membolehkan mereka mencipta strategi kos efektif yang boleh mengurangkan perbelanjaan tanpa menjejaskan produktiviti atau prestasi.

Platform perisian yang boleh membantu proses TEM anda

Panduan pengurusan perbelanjaan perjalanan ini tidak boleh lengkap tanpa menyenaraikan platform perisian yang dicuba dan diuji untuk membolehkan anda meningkatkan proses pengurusan perbelanjaan perjalanan perniagaan anda. 

Volopay- Pengurusan perbelanjaan

Volopay menyediakan platform pusat untuk menjejak dan mengurus semua perbelanjaan syarikat anda. Mengintegrasikan alatan kewangan daripada Volopay ke dalam sistem pengurusan perjalanan anda boleh membantu anda menjadi lebih cekap dan mengurangkan kos yang tidak perlu. Sebagai contoh, anda boleh mengeluarkan kad fizikal atau maya kepada pekerja semasa dalam perjalanan untuk membantu mereka membuat pembayaran berkaitan perjalanan dengan mudah. 

Juga, Volopay menyokong transaksi domestik dan antarabangsa; walaupun pekerja anda terpaksa keluar dari syarikat, mereka dilindungi. Selain itu, perisian ini membantu anda memproses pembayaran balik dengan lancar apabila pekerja berbelanja keluar dari poket semasa dalam perjalanan.

Xero – Perisian perakaunan

Xero adalah sistem perakaunan bersepadu untuk PKS khususnya. Dengan menyegerakkan maklumat bank dan kewangan anda dengan selamat, anda boleh menggunakan Xero untuk mengurus invois anda, mengautomasikan pelaporan kewangan dan juga memproses penyata cukai. 

Ciri terbaik Xero untuk pengurusan perjalanan korporat ialah keupayaan untuk membenarkan pihak berkepentingan bekerjasama dalam masa nyata, mengakses maklumat yang dikemas kini dan membuat keputusan kewangan berasaskan data. Xero juga mempunyai gedung aplikasi dengan lebih 1,000 aplikasi pihak ketiga yang membolehkan anda dan pekerja anda menjalankan pelbagai transaksi perniagaan. 

TruTrip – Perisian Pengurusan Perjalanan

TruTrip ialah penyelesaian menyeluruh untuk menguruskan semua perkara perjalanan perniagaan untuk syarikat anda. TruTrip membantu anda mengautomasikan pelbagai aspek perancangan perjalanan seperti tempahan, pelaporan, penggubalan dasar dan sebagainya. 

Contohnya, menyepadukan TruTrip dengan platform seperti Volopay atau Xero boleh membantu anda meningkatkan pembayaran dan pelaporan kewangan. Akhirnya, TruTrip membantu anda memperoleh nilai daripada perjalanan korporat dengan membantu anda mengurangkan ketidakcekapan dan mengurangkan kos sehingga 30%. Pengembara juga mendapat manfaat daripada perjalanan korporat yang lebih lancar dan sangat memuaskan. 

OCR & Perbelanjaan Resit Veryfi – Pengimbas Resit

Veryfi ialah API yang boleh digunakan untuk mengimbas invois dan resit secara bijak, mengekstrak maklumat dan mengubahnya menjadi data berstruktur. Salah satu cabaran sektor pelancongan korporat ialah banyak perniagaan masih terperangkap dengan kaedah manual mengumpul resit dan bil; ia menjadi sukar untuk mengesan mereka. 

Dengan Veryfi, syarikat boleh beralih dengan lancar kepada model digital untuk menyimpan dan mengatur data kewangan daripada resit melalui pengecaman aksara optik pintar (OCR).

Langkah-langkah untuk mula menguruskan perbelanjaan perjalanan anda

Melaksanakan sistem TEM yang dipacu teknologi bukanlah sesuatu yang anda lakukan dan lakukan. Terdapat langkah-langkah yang terlibat. Ikuti langkah di bawah untuk peralihan yang lancar kepada TEM yang berkesan:

• Mula-mula, laksanakan sistem yang membolehkan anda menjejaki perbelanjaan dalam masa nyata dan membuat laporan secara automatik untuk kelulusan dan perakaunan. Dengan kata lain, pastikan semua perbelanjaan perjalanan pekerja anda dimasukkan ke dalam sistem berpusat. Ini akan membolehkan anda menjejaki perbelanjaan dan mengenal pasti kawasan di mana anda boleh menjimatkan wang atau meningkatkan pengalaman untuk pekerja.
• Langkah kedua ialah menilai semula dasar perjalanan berkaitan kewangan. Adalah penting untuk pekerja mengetahui perkara yang diharapkan daripada mereka apabila mereka melakukan perjalanan atas urusan syarikat. Ini termasuk siapa yang membayar untuk pelbagai perbelanjaan, jenis perbelanjaan yang dilindungi, dan berapa banyak kelonggaran yang mereka ada dalam memilih pengaturan perjalanan mereka sendiri. Polisi anda juga harus disemak setiap tahun atau apabila perubahan musim mempengaruhi cara pekerja melakukan perjalanan.
• Langkah ketiga ialah mengumpul dan melindungi maklumat pada kad korporat anda. Anda boleh menggunakan maklumat ini untuk mencipta proses yang lebih baik untuk meluluskan perbelanjaan, serta menjejaki tabiat perbelanjaan secara lebih tepat secara menyeluruh. Ini juga akan membantu anda menghalang akses tanpa kebenaran kepada sebarang data sensitif yang berkaitan dengan transaksi kewangan yang dibuat menggunakan kad ini.
• Langkah keempat ialah membina proses kelulusan perjalanan yang kukuh yang membantu anda dan pekerja anda. Proses ini harus merangkumi garis panduan yang jelas tentang jenis perjalanan yang memerlukan kelulusan, jumlah wang yang boleh dibelanjakan oleh pekerja tanpa kelulusan, dsb. Ia juga harus telus supaya semua orang tahu perkara yang diharapkan daripada mereka pada setiap masa semasa proses perancangan perjalanan 
• Akhir sekali, jangan lupa untuk berunding dengan pasukan anda tentang pandangan mereka tentang cara mereka mahu perbelanjaan perjalanan mereka diuruskan. Tanya jika mereka mempunyai sebarang soalan atau kebimbangan mengenai program dan beritahu mereka apa yang akan diharapkan daripada mereka sebaik sahaja ia dilaksanakan. Anda juga harus membincangkan cara mereka mungkin mendapat manfaat daripada menggunakan penyelesaian yang anda merancang untuk melaksanakan.

Bagaimana TruTrip boleh membantu

TruTrip boleh membantu anda mengurangkan perbelanjaan perjalanan anda sehingga 30%. Anda tidak perlu berputus asa dalam perjalanan penting kerana dengan TruTrip, anda boleh mendapatkan tambang dan kadar yang hebat. Lebih-lebih lagi, perisian TruTrip mudah dilaksanakan dan ia membawa kejelasan dan ketelusan kepada proses pengurusan perjalanan anda, membolehkan anda mengenal pasti titik sisa dan bertindak mengikut kesesuaian. 

Selain itu, memandangkan TruTrip berintegrasi dengan baik dengan platform perakaunan seperti Volopay dan Xero, urusan kewangan menjadi bebas kebimbangan seperti memudahkan pembayaran, menyediakan laporan perbelanjaan dan memproses pembayaran balik. 

TruTrip juga termasuk pembina dasar pintar yang dengannya anda boleh menyesuaikan garis panduan perjalanan perniagaan anda secara automatik, menetapkan pengecualian, menentukan keperluan kelulusan perjalanan dan melaraskan secara fleksibel berdasarkan keperluan semasa.

Akhir sekali, keterlihatan perbelanjaan masa nyata dan penjejakan daripada TruTrip memastikan anda melaksanakan dasar pintar anda dengan cara yang sejajar dengan anda. matlamat perjalanan perniagaan, keperluan dan belanjawan.

Dapatkan bantuan yang anda perlukan untuk menyediakan proses pengurusan perbelanjaan perjalanan yang kukuh

TruTrip menawarkan proses yang lancar, kawalan penuh perbelanjaan perjalanan dan pengurangan kos. Tempah demo atau daftar untuk percubaan percuma untuk meningkatkan pengurusan perbelanjaan perjalanan anda dalam sekelip mata.