Cara menulis polisi perjalanan syarikat yang sangat baik

Last Updated on: April 15, 2024 at 6:34 am

Membangunkan dasar perjalanan lebih dari sekadar menetapkan peraturan dan belanjawan. Kunci untuk mewujudkan dasar perjalanan terbaik untuk syarikat anda adalah mencapai keseimbangan yang sempurna antara matlamat perniagaan anda dan keperluan pekerja.

Mempunyai dasar yang menyokong pelancong perniagaan dari awal hingga akhir dapat memberi kesan positif kepada keuntungan anda. Terutama kerana perjalanan perniagaan menghasilkan nilai yang besar untuk perniagaan. Untuk setiap $1 yang dibelanjakan untuk perjalanan perniagaan, pulangan pelaburan (ROI) rata-rata adalah antara $10 hingga $14.99, menurut laporan tahun 2009 oleh Ekonomi Oxford.

Sekiranya anda ingin membuat polisi perjalanan untuk syarikat anda, anda sudah sampai di tempat yang betul. Panduan komprehensif ini menerangkan:

• Apa itu dasar perjalanan syarikat
• Mengapa ia penting
• Cara menulis polisi perjalanan dan amalan terbaik
• Bagaimana mengotomatisasi dasar perjalanan anda dapat memberi manfaat kepada perniagaan anda.

Apakah polisi perjalanan syarikat?

Ringkasnya, dasar perjalanan syarikat adalah buku panduan yang merangkumi semua peraturan dan prosedur perjalanan perniagaan untuk pekerjanya. Pendekatan no 'one size fits all' untuk membuat dasar perjalanan. Sejumlah faktor seperti ukuran syarikat anda, sifat perniagaan dan tujuan perjalanan perniagaan akan membentuk polisi perjalanan anda. 

Dasar perjalanan biasanya boleh dilayari di laman web dalaman syarikat. Tetapi jika syarikat anda menggunakan aplikasi pengurusan perjalanan, pihaknya mungkin melaksanakan dasar automatik untuk pematuhan yang lebih besar dan proses kelulusan yang lebih lancar.   

Mengapa dasar perjalanan yang baik penting?

Sebaik-baiknya, dasar perjalanan syarikat yang baik harus membuang semua "kawasan kelabu" bagi pekerja dan menentukan dengan jelas semua maklumat mengenai kos perjalanan, keselamatan dan prosedur tempahan. Sebenarnya, dasar perjalanan yang dibuat dengan baik juga akan mendorong pekerja untuk menganggarkan perjalanan perniagaan mereka secara optimum, yang seterusnya akan menjimatkan wang syarikat. 

Menyusun polisi perjalanan anda juga memberi peluang kepada syarikat anda untuk merangkul perubahan dan peluang teknologi. Menggunakan alat pengurusan perjalanan perniagaan untuk tempahan boleh mengakibatkan tempahan perjalanan lebih pantas dan penjimatan kos sehingga 30%. Tidak ada masa yang lebih baik untuk menerapkan amalan terbaik dan menyingkirkan kebijakan yang tidak perlu.

Iklim ketidakpastian yang disebabkan oleh pandemi global adalah sebab utama untuk meletakkan pekerja anda sebagai pusat program perjalanan anda. Menyertakan butiran Tugas Penjagaan dan insurans dalam polisi perjalanan anda meyakinkan pekerja tentang keselamatan perjalanan mereka dan menunjukkan penghargaan anda. Polisi perjalanan dapat membantu para pekerja sentiasa bahagia dan produktif. 

Apa yang mesti disertakan dalam dasar perjalanan syarikat anda?

Sekiranya anda membuat polisi perjalanan syarikat untuk pertama kalinya atau menilai semula dasar semasa anda, berikut adalah beberapa butiran yang perlu disertakan:

• Cara menempah perjalanan perniagaan melalui alat tempahan syarikat anda yang diluluskan
• Kos perjalanan yang diperuntukkan di seluruh peringkat pekerja dan jabatan (penerbangan, hotel, pengangkutan, sewa kereta, elaun makan)
• Proses tuntutan perjalanan dan perbatuan
• Syarikat penerbangan pilihan, rangkaian hotel atau vendor lain
• Maklumat perlindungan insurans perjalanan
• Tugas Penjagaan Syarikat
• Proses kelulusan untuk perjalanan perniagaan melebihi had anggaran
• Pengecualian anggaran untuk bandar-bandar tertentu (Cth. Kos perjalanan perniagaan di Tokyo adalah kedua tertinggi di seluruh dunia di belakang New York)

Yang penting, dasar perjalanan syarikat anda harus berlaku untuk semua orang yang melakukan perjalanan bagi pihak syarikat anda termasuk anggota dewan, pengurus eksekutif, pekerja lain dan tetamu korporat. Alat pengurusan perjalanan sangat berguna untuk tujuan ini. Anda boleh menetapkan polisi yang berbeza di antara kumpulan pekerja dan bahkan membuat pengecualian polisi.

Cara menulis polisi perjalanan syarikat anda?

Fikirkan dasar perjalanan syarikat anda sebagai cara untuk memberikan sokongan kepada pekerja dan memberi nilai tambah kepada perniagaan anda. Sebelum memasuki senarai panjang perkara yang boleh atau tidak dapat dilakukan oleh pekerja, pertimbangkan faedah yang akan diberikan oleh setiap bahagian dalam polisi.

Pada akhirnya, perjalanan perniagaan semudah mungkin dan lancar, menjimatkan kos perniagaan dan mengurus keperluan pekerja anda. Untuk membantu anda memulakan, berikut adalah panduan 5 langkah untuk menulis polisi perjalanan syarikat anda:

1) Fahami amalan perjalanan orang anda

Adakah anda membuat dasar perjalanan dari awal atau ingin menaikkan dasar semasa? Bagaimanapun, memahami mengapa dan bagaimana perjalanan pekerja anda akan membantu membentuk dasar anda. Sejak 82% pelancong perniagaan di Asia Pasifik lebih cenderung untuk menempah penginapan di hotel menggunakan alat dalam talian, menggunakan perkhidmatan pengurusan perjalanan dengan banyak pilihan adalah langkah ideal. 

Ingatlah, pendekatan copy paste tidak berfungsi apabila berkaitan dengan polisi perjalanan. Polisi anda sebaiknya menggambarkan keperluan orang dan perniagaan anda. Sekiranya syarikat anda bertambah besar, adalah bijak untuk mendasarkan dasar anda pada pelbagai jenis perjalanan perniagaan di seluruh jabatan.

Salah satu cara yang nyata untuk memahami keperluan pekerja anda adalah melalui tempahan dan perbelanjaan perjalanan mereka yang lalu. Anda mungkin dapat mengenal pasti trend tempahan dan mencari kawasan untuk menjimatkan kos perjalanan.

2) Tetapkan matlamat dasar anda

Nilai keutamaan utama anda untuk mengemas kini atau membuat dasar perjalanan syarikat anda. Adakah anda ingin mengurangkan kos perjalanan perniagaan? Adakah anda mencari tempahan yang lebih mudah dan keselamatan pelancong yang lebih baik? Matlamat yang ditentukan dengan jelas akan membantu memastikan dasar perjalanan anda disusun untuk mencapai sasaran anda.  

Matlamat baik lain yang harus ditetapkan termasuk peningkatan pematuhan polisi, pengesanan perbelanjaan yang lebih baik, kelulusan tempahan yang lebih lancar dan kemudahan bagi pelancong perniagaan. Ranking dan buat senarai semak untuk keutamaan perniagaan anda sehingga tidak ada yang tertinggal.

3) Jadikan orang sebagai “nadi” dasar perjalanan anda

Pekerja akan sangat bergantung pada polisi semasa perjalanan perniagaan. Oleh kerana matlamat anda sudah jelas, penting untuk berinteraksi dengan sekumpulan pekerja yang pelbagai untuk mengumpulkan pandangan. Eksekutif peringkat C syarikat anda mungkin mempunyai rancangan untuk mengurangkan kos perjalanan, meningkatkan kecekapan, dan mengutamakan Kewajipan menjaga.

Kenal pasti pelancong perniagaan yang kerap berada di dalam syarikat anda dan tanyakan pendapat mereka mengenai perkara yang sesuai dan bidang yang perlu diperbaiki. Mereka akan dapat menjelaskan cabaran dan kebimbangan dari perjalanan perniagaan masa lalu. Bukan sahaja anda akan membuat pekerja senang - tetapi menjaga pekerja anda dapat membantu anda mengelakkan kos yang besar dan masalah undang-undang yang tidak dijangka. 

Pandemik global COVID-19 telah memunculkan keperluan mendesak untuk tindakan Kewajipan dan keselamatan pelancong yang lebih baik. Bahkan sebelum wabak itu, seperempat pelancong perniagaan di Asia mendakwa bahawa majikan mereka tidak menyampaikan tanggungjawab tanggungjawab penjagaan mereka dengan secukupnya.

Menggabungkan program tugas penjagaan yang kuat akan memberi ketenangan fikiran kepada pelancong perniagaan dan pemilik perniagaan. Pertimbangkan untuk menggunakan penyelesaian pengurusan perjalanan yang memberikan amaran risiko perjalanan terkini, penjejakan pengembara masa nyata, maklumat sekatan perjalanan dan sokongan kenalan 24/7 sekiranya pekerja anda memerlukan bantuan.

4) Pilih teknologi dan fleksibiliti anda

Sejauh mana fleksibelnya dasar perjalanan syarikat anda? Ini bergantung pada tahap kebebasan yang ingin anda berikan kepada pelancong anda. Laporan McKinsey 2015 menunjukkan bahawa Pelancong perniagaan Asia utamakan kemudahan dan berusaha menggabungkan perjalanan perniagaan dengan masa lapang. Beberapa pilihan termasuk penerbangan terus, jarak dekat ke tempat kerja dan Wi-Fi berkelajuan tinggi. 

Sudah tentu, anda dapat menyesuaikan tahap autonomi tempahan dan anggaran perjalanan berdasarkan keperluan perniagaan anda. Tetapi memilih teknologi yang tepat untuk pengurusan perjalanan anda dapat membantu anda mencapai keseimbangan antara fleksibiliti dan pematuhan dasar. Menetapkan ambang anggaran dalam alat tempahan perjalanan anda akan menghasilkan pematuhan dasar automatik. Sekiranya polisi anda membenarkan pengecualian, permintaan tempahan melebihi had akan ditandakan kepada pengurus perjalanan untuk mendapat persetujuan.

5) Tulis dan tegakkan polisi perjalanan anda

Tahniah, anda kini bersedia untuk merangka dasar perjalanan syarikat anda! Setelah dasar perjalanan syarikat anda ditulis, dapatkan persetujuan daripada pihak berkepentingan dan pengurusan kanan yang berkaitan. Pastikan dasar perjalanan tersedia di laman web dalaman syarikat anda, dan jika syarikat anda menggunakan platform pengurusan perjalanan, ingatlah untuk mengemas kini ambang dan maklumat yang diperlukan. 

Merupakan amalan yang baik untuk terus mengadakan komunikasi terbuka dengan pelancong perniagaan yang kerap berada di syarikat anda. Untuk mewujudkan kepercayaan yang lebih besar, kumpulkan maklum balas mengenai dasar perjalanan, kongsi panduan keselamatan pengembara dan ulangi objektif program perjalanan dari semasa ke semasa. 

Pengurusan perjalanan perniagaan yang memahami

Mencari penyelesaian perjalanan perniagaan yang tepat? TruTrip telah membuat anda dilindungi dengan alat polisi pintarnya, amaran risiko perjalanan dan pengalaman membuat tempahan yang lancar. Tempah demo atau berhubung dengan kami, kami dengan senang hati akan menunjukkan kepada anda.