Panduan pengurusan perjalanan untuk pelancong perniagaan frekuensi rendah

Last Updated on: Mac 29, 2024 at 8:58 am

telah ada salah tanggapan mengenai syarikat yang menyediakan penyelesaian pengurusan perjalanan selama bertahun-tahun. Banyak syarikat yang mempunyai belanjawan perjalanan kecil dan PKS melihat banyak platform pengurusan perjalanan sebagai cara cepat untuk membazirkan wang. Lebih memburukkan keadaan, bidang pengurusan perjalanan dipenuhi dengan pengetahuan umum, banyak klise, dan kepalsuan yang didakwa.

Firma kecil dan pengembara perniagaan frekuensi rendah terlepas pandang untuk melibatkan TMC kerana mereka percaya mereka terlalu kecil untuk mendapat manfaat daripada perkhidmatan mereka. Ini adalah mitos mutlak. Satu tanggapan salah yang berterusan ialah melibatkan TMC adalah tidak praktikal dalam situasi semasa mereka. 

Sungguhpun begitu, pengajian mendedahkan bahawa apabila ia berkaitan dengan perbelanjaan perjalanan, PKS dan pengembara perniagaan frekuensi rendah membelanjakan lebih banyak bagi setiap orang berbanding rakan korporat mereka. Syarikat-syarikat ini tidak menempah hotel, sewaan atau penerbangan yang lebih baik. Ini disebabkan oleh pengetahuan, sambungan dan kepakaran yang tidak mencukupi yang dimiliki oleh syarikat pengurusan perjalanan. 

Akhirnya, ada panggilan untuk pengurusan perjalanan perniagaan, tidak kira betapa kecilnya syarikat atau betapa jarang mereka melakukan perjalanan. Apabila anda menggunakan penyelesaian pengurusan perjalanan korporat yang betul, sebarang perjalanan korporat memberi manfaat besar kepada perniagaan anda.

Cabaran untuk tidak menggunakan perkhidmatan pengurusan perjalanan

1. Kadar rundingan yang tidak boleh diakses 

Banyak kadar, kaedah, keahlian, kontrak vendor, dsb., tidak diketahui sepenuhnya oleh kebanyakan firma. Memandangkan kebanyakan organisasi tidak mempunyai TMC untuk membimbing, mereka kehilangan potensi penjimatan kos utama tanpa menyedarinya.

Untuk mendapatkan kontrak yang menguntungkan untuk perniagaan anda, atau jika volum perjalanan belum cukup besar untuk kontrak anda, anda perlu berunding dengan syarikat penerbangan, hotel dan penyedia sewa kereta. TMC cemerlang dalam tugas khusus ini. 

2. Ketidakcekapan proses pengurusan perjalanan 

Tidak mengupah perkhidmatan TMC boleh menyebabkan banyak ketidakcekapan, seperti dokumen yang salah letak dan resit tidak boleh dibaca. Selain itu, tekanan ke atas PKS dan syarikat lain, terutamanya jika anda menerima banyak e-mel setiap minggu dengan permintaan untuk perjalanan, pertanyaan tentang jadual perjalanan, masalah menempah penerbangan, pelarasan saat akhir dan pembatalan, boleh menjadi tugas.

3. Kesukaran dalam melaksanakan dasar syarikat 

Tiada siapa yang tahu di mana mereka berdiri tanpa dasar perjalanan yang betul. Tingkah laku yang boleh diterima dan tidak sesuai tidak boleh dikenal pasti dan ditangani, dan garis panduan mengenai perbelanjaan tidak boleh ditetapkan tanpa dasar yang jelas.

Perniagaan pengurusan perjalanan boleh membantu anda membangunkan dasar yang kukuh dan menguatkuasakannya dengan, sebagai contoh, hanya menawarkan alternatif perjalanan yang memenuhi semua standard. 

4. Laporan, kelulusan dan tempahan yang memakan masa 

Laporan perjalanan selepas perniagaan memakan masa dan intensif buruh. Ini memerlukan anda untuk sentiasa menjejaki perkara sebelum dan semasa perjalanan, yang mengakibatkan tumpuan anda jauh daripada perkara yang lebih penting.

Tanpa TMC, mungkin tidak mudah untuk mendapatkan laporan dan analisis perjalanan perniagaan.

5. Menjejaki perbelanjaan perjalanan 

Dalam melaporkan perbelanjaan perjalanan anda, kebanyakan syarikat perkhidmatan pengurusan perjalanan akan meletakkan semua maklumat mengenai program perjalanan perniagaan anda bersama-sama. Ini menjadikannya lebih mudah untuk menjejaki perbelanjaan anda.

Pengurus pelancongan profesional akan lebih layak untuk mengendalikan ini daripada seseorang yang mempunyai sedikit kepakaran terdahulu. Menguruskan perbelanjaan perjalanan mungkin merupakan aspek yang paling penting dalam pekerjaan. Memudahkan perbelanjaan tidak akan menjadi mudah tanpa TMC yang baik.

6. Tekanan proses pembayaran balik

Dalam iklim korporat semasa, pembayaran balik perbelanjaan selepas perjalanan kerja adalah tipikal. Ini membolehkan perniagaan mempunyai sedikit kawalan ke atas perbelanjaan pekerja. Namun, kawalan ini hanyalah rekaan semata-mata. Prosedur boleh menyebabkan kekaburan.

Selain itu, laporan perbelanjaan menghasilkan banyak kerja manual yang tidak menyenangkan dan memakan masa untuk kedua-dua kakitangan kewangan dan pekerja. Jam dibelanjakan oleh pekerja mengumpul resit, memasukkan maklumat transaksi, dan mengisi laporan perbelanjaan. Permintaan tidak boleh dimajukan kepada pembiayaan melainkan pengurusan telah meluluskannya. Mungkin terdapat banyak pihak berulang-alik yang boleh berlaku sebelum tindakan tegas.

Faedah melibatkan TMC untuk pengembara perniagaan frekuensi rendah

Rangka kerja perbadanan untuk menyelia dan membantu perjalanan perniagaan dikenali sebagai pengurusan perjalanan. Sebaik-baiknya, adalah yang terbaik untuk menyumber luar tanggungjawab ini kepada syarikat pengurusan perjalanan profesional. Syarikat pengurusan pelancongan telah menunjukkan untuk membantu 

1. Menyediakan Alat Kelestarian

Organisasi pengurusan pelancongan korporat sering melancarkan produk dan perkhidmatan baharu untuk kelestarian. Mencari TMC yang ideal memberi anda akses kepada penyelesaian kemampanan yang membolehkan syarikat anda menjejaki secara aktif betapa bergunanya dasar perjalanan kepada syarikat. Selain itu, anda boleh memilih dengan bijak bergantung pada kemampanan pedagang anda.

Menyediakan alatan kemampanan anda mungkin mengambil masa, kerja dan tenaga. Atau, anda boleh memilih perniagaan pengurusan perjalanan korporat dan mendapat manfaat daripada akses segera kepada teknologi sedia ada.

Firma pengurusan perjalanan yang ideal akan menyediakan koleksi alat yang unik untuk membantu anda dan pasukan anda dalam memaksimumkan platform tempahan dan mengurus perubahan dalam organisasi anda. 

2. Pengesanan Betul Perbelanjaan Perjalanan

Dasar perjalanan yang baik menentukan perkara, cara dan tempat yang boleh dibelanjakan oleh pengembara. Kad kredit tunggal untuk semua perbelanjaan menyediakan maklumat pengurusan yang terperinci dan tepat. Di samping itu, ia membolehkan perniagaan untuk tawar-menawar dengan pembekal jika mereka mempunyai perbelanjaan yang cukup besar. Pada dasarnya, platform TMC menjamin penggunaan dana yang bijak. Ia juga menjamin ketepatan dengan laporan dan pelaksanaan yang mudah apabila pengembara ingin berbelanja dari poket mereka sendiri.

3. Kemudahan, Kecekapan dan Ketangkasan

Apabila anda mempercayai profesional dalam membuat rancangan perjalanan anda, perjalanan terurus memberikan bentuk kebebasan perjalanan baharu. Lebih banyak masa, kurangkan kebimbangan.

Dengan menggunakan TMC untuk program perjalanan perniagaan anda, anda berpeluang memperoleh lebih banyak masa dan mengalami kurang tekanan sebagai perancang perjalanan. Selain itu, anda akan mendapat manfaat daripada pengalaman tempahan omnichannel yang standard dan pengurusan perjalanan berbanding dengan mengekalkan beberapa hamparan dan membuang masa melawati banyak tapak web tempahan.

4. Terima sokongan 24/7

Pakar pengurusan perjalanan akan memberi anda ruang untuk memberikan sebarang komen, aduan dan kebimbangan 24/7. Tempahan melalui pelbagai platform dan pembekal mungkin kelihatan seperti idea yang bijak. Sebagai contoh, pakar pengurusan perjalanan akan tahu apa yang perlu dilakukan atau menyelesaikan masalah jika anda atau seorang pekerja terkandas di lapangan terbang kerana pembatalan penerbangan. Mengenai perkhidmatan pelanggan, berpindah antara pusat hubungan adalah proses yang tidak menyenangkan. Ejen pelancongan akan mengendalikan panggilan lewat malam atau situasi perjalanan. 

Syarikat pengurusan perjalanan menggaji kakitangan yang berdedikasi untuk keselamatan pengembara anda sepanjang masa, 365 hari setahun. Untuk meramalkan siapa yang akan terjejas oleh situasi ini, mereka memerhatikan perkembangan dengan wabak, cuaca, mogok, penutupan lapangan terbang dan isu keselamatan. Mereka memaklumkan pelanggan, broker perjalanan dan pengembara sebaik sahaja sebarang maklumat penting tersedia.

5. Kurangkan perbelanjaan perjalanan dan maksimumkan bajet perjalanan

Memasuki TMC atau alat datang dengan bayaran pendahuluan, sudah tentu. Tetapi kelebihannya jauh melebihi mereka. Sebagai contoh, bekerja dengan TMC boleh membantu anda menjimatkan banyak wang untuk perkara seperti penerbangan, pembayaran balik VAT, penginapan korporat, acara, tempahan kumpulan, pengangkutan dari pintu ke pintu dan banyak lagi perkara lain.

Dalam erti kata lain, anda memanfaatkan sepenuhnya pengetahuan sedia ada dan kelebihan pakatan perniagaan yang akan mengambil masa bertahun-tahun syarikat anda untuk berkembang.

Bagaimana TruTrip boleh membantu

At TruTrip, we love the S as much as the Ms in SMEs, but what can you get from our platform?

• Menjimatkan masa: Kami faham anda sibuk. Jadi mengapa membuang masa untuk pengurusan perjalanan? Daripada membuang sumber dan masa untuk menjadikan perjalanan perniagaan itu selesa, kami akan menyediakan perjalanan yang sempurna dari semasa anda berlepas sehingga anda kembali.
• Perkhidmatan global sebenar apabila ia penting dan sokongan 24/7: Di TruTrip, kami telah memberikan masa dan sumber untuk membina hubungan yang kukuh dengan banyak syarikat pelancongan dan hospitaliti di seluruh dunia. Anda atau kakitangan anda boleh bergantung pada platform Trutrip 24/7 untuk mendapatkan bantuan pada bila-bila masa mereka memerlukan sesuatu. Sokongan TruTrip boleh dihubungi melalui telefon, e-mel, sembang di tapak, Facebook, WhatsApp, dll. Kami boleh diakses oleh mereka pada bila-bila masa dan di mana sahaja mereka berada. Jadi, di manakah perjalanan perniagaan seterusnya? Tidak kira lokasi. Kami akan menjadikan perjalanan anda sangat menyenangkan!
• Cerapan dan risikan risiko perjalanan: Analisis risiko mesti dilakukan untuk setiap perbelanjaan yang berkaitan dengan perjalanan perniagaan. Anda hanya boleh melakukan analisis ini jika anda mempunyai rekod menyeluruh yang merangkumi semua maklumat berkaitan tentang lokasi dan kawasan berkenaan. Dengan TruCare, kita boleh merapatkan jurang antara risiko keselamatan dan perjalanan. Kami mempunyai laporan, cerapan dan risikan yang diperlukan semasa perjalanan perniagaan.
• Data sejarah untuk lebih memahami dan mencari matlamat perjalanan yang memberi kesan: TruTrip mempunyai banyak data sejarah yang berguna. TruTrip menyediakan gambaran keseluruhan tentang perkara yang anda perlukan: pemahaman yang lebih mendalam tentang corak perjalanan, akses kepada data tempahan di seluruh dunia atau data yang berkaitan dengan syarikat anda. Selain itu, kami menyediakan cara dan tempat anda boleh mengurangkan perbelanjaan dan menambah baik pengurusan atau prosedur perbelanjaan berdasarkan pengetahuan kami yang luas untuk memastikan pengalaman perjalanan perniagaan yang positif.

Case study: Automating SME Business travel

The case study highlights the critical role of business travel in facilitating growth, networking, and client engagement for organizations across sizes, including Small and Medium-sized Enterprises (SMEs) and low-frequency business travellers.

This is especially true for organizations like the Speakers Institute, where even limited business travel can open doors to global markets and invaluable networks. However, navigating the complexities of travel arrangements with limited resources can quickly become a stumbling block, leading to inefficiencies, unnecessary expenses, and lost time.

The journey of Speakers Institute, mirrors the quintessential challenges and triumphs of modern business travel management. Initially wrestling with the cumbersome and time-consuming process of coordinating travel via traditional methods. Their transition to using TruTrip marks a significant pivot.

TruTrip’s introduction not only alleviated the manual hassles of booking and managing trips but also infused efficiency, accuracy, and ease into every step. From tedious back-and-forth communications to seamless bookings and approvals.

If you’re intrigued by how strategic travel management can redefine the boundaries of what’s possible for your organization, dive into the full case study. Discover the detailed story of how the Speakers Institute, led by the forward-thinking Nayeli, turned travel logistics from a headache into a strategic asset.

Melabur dalam pertumbuhan syarikat anda dengan program pengurusan perjalanan yang mudah dan berkesan

Tidak kira betapa kecil atau jarang perjalanan perniagaan anda, masih ada keperluan untuk syarikat pengurusan perjalanan yang cemerlang seperti TruTrip. Berada di laluan untuk menjadi pemimpin global, ketahui cara kami boleh memberikan bantuan yang anda perlukan menempah demo atau mendaftar untuk percubaan percuma.