Telah ada kesalahpahaman tentang perusahaan yang menyediakan solusi manajemen perjalanan bertahun-tahun. Banyak perusahaan dengan anggaran perjalanan kecil dan UKM melihat banyak platform manajemen perjalanan sebagai cara cepat untuk menghambur-hamburkan uang. Lebih buruk lagi, bidang manajemen perjalanan dipenuhi dengan pengetahuan umum, banyak klise, dan kebohongan yang diakui.
Perusahaan kecil dan pelancong bisnis frekuensi rendah mengabaikan keterlibatan TMC karena mereka percaya bahwa mereka terlalu kecil untuk mendapatkan manfaat dari layanan mereka. Ini adalah mitos mutlak. Salah satu kesalahpahaman yang terus-menerus adalah bahwa melibatkan TMC sama sekali tidak praktis dalam situasi mereka saat ini.
Namun, studi mengungkapkan bahwa dalam hal biaya perjalanan, UKM dan pelancong bisnis frekuensi rendah menghabiskan lebih banyak per orang daripada rekan-rekan korporat mereka. Perusahaan-perusahaan ini bahkan tidak memesan hotel, persewaan, atau penerbangan yang lebih baik. Hal ini disebabkan oleh kurangnya pengetahuan, koneksi, dan keahlian yang dimiliki oleh perusahaan travel management.
Pada akhirnya, ada panggilan untuk manajemen perjalanan bisnis, tidak peduli seberapa kecil sebuah perusahaan atau seberapa jarang mereka bepergian. Bila Anda menggunakan solusi manajemen perjalanan perusahaan yang tepat, setiap perjalanan perusahaan akan sangat menguntungkan bisnis Anda.
Dalam artikel ini, kita akan melihat:
Banyak tarif, metode, keanggotaan, kontrak vendor, dll., sama sekali tidak diketahui oleh sebagian besar perusahaan. Karena sebagian besar organisasi tidak memiliki TMC untuk dipandu, mereka kehilangan potensi penghematan biaya besar tanpa menyadarinya.
Untuk mendapatkan kontrak yang menguntungkan bagi bisnis Anda, atau jika volume perjalanan belum cukup besar untuk kontrak Anda, Anda perlu bernegosiasi dengan maskapai penerbangan, hotel, dan penyedia persewaan mobil. TMC unggul dalam tugas khusus ini.
Tidak menyewa jasa TMC dapat menyebabkan banyak inefisiensi, seperti dokumen yang salah tempat dan tanda terima yang tidak terbaca. Selain itu, tekanan pada UKM dan perusahaan lain, terutama jika Anda menerima banyak email setiap minggu dengan permintaan perjalanan, pertanyaan tentang rencana perjalanan, masalah pemesanan penerbangan, penyesuaian menit terakhir, dan pembatalan, dapat menjadi beban.
Tidak ada yang tahu di mana mereka berdiri tanpa kebijakan perjalanan yang tepat. Perilaku yang dapat diterima dan tidak pantas tidak dapat diidentifikasi dan ditangani, dan pedoman mengenai pengeluaran tidak dapat ditetapkan tanpa kebijakan yang jelas.
Bisnis manajemen perjalanan dapat membantu Anda mengembangkan kebijakan yang kuat dan menegakkannya, misalnya, hanya menawarkan alternatif perjalanan yang memenuhi semua standar.
Laporan perjalanan pasca-bisnis memakan waktu dan padat karya. Ini akan mengharuskan Anda untuk selalu melacak hal-hal sebelum dan selama perjalanan, sehingga mengalihkan fokus Anda dari hal-hal yang lebih penting.
Tanpa TMC, mungkin tidak mudah untuk mendapatkan laporan dan analisis perjalanan bisnis.
Dalam melaporkan pengeluaran perjalanan Anda, sebagian besar perusahaan jasa manajemen perjalanan akan mengumpulkan semua informasi mengenai program perjalanan bisnis Anda. Ini membuatnya lebih mudah untuk melacak pengeluaran Anda.
Manajer perjalanan profesional akan jauh lebih memenuhi syarat untuk menangani ini daripada seseorang dengan sedikit keahlian sebelumnya. Mengelola pengeluaran perjalanan mungkin merupakan aspek yang paling penting dari pekerjaan. Menyederhanakan pengeluaran tidak akan mudah tanpa TMC yang layak.
Dalam iklim perusahaan saat ini, penggantian biaya setelah perjalanan kerja adalah hal yang biasa. Hal ini memungkinkan bisnis untuk memiliki kendali atas pengeluaran karyawan. Namun, kontrol ini hanya fiktif. Prosedur dapat menyebabkan ambiguitas.
Selain itu, laporan pengeluaran menghasilkan banyak pekerjaan manual yang tidak menyenangkan dan memakan waktu baik bagi staf keuangan maupun pekerja. Berjam-jam dihabiskan oleh karyawan untuk mengumpulkan tanda terima, memasukkan informasi transaksi, dan mengisi laporan pengeluaran. Permintaan tidak dapat diteruskan ke keuangan kecuali manajemen telah menyetujuinya. Mungkin ada banyak pihak yang bolak-balik yang bisa terjadi sebelum tindakan tegas.
Kerangka kerja perusahaan untuk mengawasi dan membantu perjalanan bisnis dikenal sebagai manajemen perjalanan. Idealnya, yang terbaik adalah mengalihkan tanggung jawab ini ke perusahaan manajemen perjalanan profesional. Perusahaan manajemen perjalanan telah terbukti membantu
Organisasi manajemen perjalanan perusahaan sering meluncurkan produk dan layanan baru untuk keberlanjutan. Menemukan TMC yang ideal memberi Anda akses ke solusi keberlanjutan yang memungkinkan perusahaan Anda untuk secara aktif melacak seberapa berguna kebijakan perjalanan bagi perusahaan. Selain itu, Anda akan dapat memilih dengan bijak tergantung pada keberlanjutan pedagang Anda.
Menyiapkan alat keberlanjutan Anda mungkin membutuhkan waktu, kerja, dan energi. Atau, Anda dapat memilih bisnis manajemen perjalanan korporat dan mendapatkan manfaat dari akses langsung ke teknologi yang sudah ada.
Perusahaan manajemen perjalanan yang ideal akan menyediakan koleksi alat yang unik untuk membantu Anda dan tim Anda dalam memaksimalkan platform pemesanan dan mengelola perubahan dalam organisasi Anda.
Kebijakan perjalanan yang baik menentukan apa, bagaimana, dan di mana wisatawan dapat berbelanja. Satu kartu kredit untuk semua pengeluaran memberikan informasi manajemen yang terperinci dan akurat. Selain itu, memungkinkan bisnis untuk tawar-menawar dengan pemasok jika mereka memiliki pengeluaran yang cukup besar. Intinya, platform TMC menjamin penggunaan dana yang cerdas. Ini juga menjamin keakuratan laporan dan implementasi yang mudah ketika seorang pelancong ingin berbelanja dari kantong mereka sendiri.
Ketika Anda memercayai para profesional dalam membuat rencana perjalanan Anda, perjalanan terkelola memberikan bentuk baru kebebasan perjalanan. Lebih banyak waktu, lebih sedikit kekhawatiran.
Dengan menggunakan TMC untuk program perjalanan bisnis Anda, Anda dapat memperoleh lebih banyak waktu dan mengurangi stres sebagai perencana perjalanan. Selain itu, Anda akan mendapatkan pengalaman pemesanan dan manajemen perjalanan omnichannel yang terstandarisasi dibandingkan dengan mengelola beberapa spreadsheet dan membuang waktu mengunjungi berbagai situs web pemesanan.
Pakar manajemen perjalanan akan memberi Anda kesempatan untuk menyampaikan komentar, keluhan, dan kekhawatiran 24/7. Pemesanan melalui berbagai platform dan pemasok mungkin tampak seperti ide yang cerdas. Misalnya, ahli manajemen perjalanan akan tahu apa yang harus dilakukan atau memecahkan masalah jika Anda atau salah satu karyawan terdampar di bandara karena pembatalan penerbangan. Mengenai layanan pelanggan, antar-jemput antar pusat kontak adalah proses yang tidak menyenangkan. Agen perjalanan akan menangani panggilan larut malam atau situasi perjalanan.
Perusahaan manajemen perjalanan mempekerjakan personel yang berdedikasi untuk keselamatan perjalanan Anda sepanjang waktu, 365 hari per tahun. Untuk memprediksi siapa yang akan terkena dampak situasi ini, mereka mengawasi perkembangan pandemi, cuaca, pemogokan, penutupan bandara, dan masalah keselamatan. Mereka memperingatkan pelanggan, pialang perjalanan, dan pelancong segera setelah informasi penting tersedia.
Onboarding TMC atau alat dilengkapi dengan biaya di muka, tentu saja. Tapi keuntungannya jauh melebihi mereka. Misalnya, bekerja dengan TMC dapat membantu Anda menghemat banyak uang untuk hal-hal seperti penerbangan, penggantian PPN, penginapan perusahaan, acara, reservasi grup, transportasi dari pintu ke pintu, dan banyak hal lainnya.
Dengan kata lain, Anda memanfaatkan pengetahuan yang sudah ada sebelumnya dan keuntungan aliansi bisnis yang akan membutuhkan waktu bertahun-tahun bagi perusahaan Anda untuk berkembang.
At TruTrip, we love the S as much as the Ms in SMEs, but what can you get from our platform?
The case study highlights the critical role of business travel in facilitating growth, networking, and client engagement for organizations across sizes, including Small and Medium-sized Enterprises (SMEs) and low-frequency business travellers.
This is especially true for organizations like the Speakers Institute, where even limited business travel can open doors to global markets and invaluable networks. However, navigating the complexities of travel arrangements with limited resources can quickly become a stumbling block, leading to inefficiencies, unnecessary expenses, and lost time.
The journey of Speakers Institute, mirrors the quintessential challenges and triumphs of modern business travel management. Initially wrestling with the cumbersome and time-consuming process of coordinating travel via traditional methods. Their transition to using TruTrip marks a significant pivot.
TruTrip’s introduction not only alleviated the manual hassles of booking and managing trips but also infused efficiency, accuracy, and ease into every step. From tedious back-and-forth communications to seamless bookings and approvals.
If you’re intrigued by how strategic travel management can redefine the boundaries of what’s possible for your organization, dive into the full case study. Discover the detailed story of how the Speakers Institute, led by the forward-thinking Nayeli, turned travel logistics from a headache into a strategic asset.
Tidak peduli seberapa kecil atau jarang perjalanan bisnis Anda, masih ada kebutuhan akan perusahaan manajemen perjalanan yang sangat baik seperti TruTrip. Berada di jalur untuk menjadi pemimpin global, cari tahu bagaimana kami dapat memberikan bantuan yang Anda butuhkan dengan pemesanan demo atau mendaftar untuk uji coba gratis.
TruTrip menyederhanakan pemesanan, manajemen, dan pelaporan untuk perjalanan bisnis tanpa kerumitan.