Apa yang harus Anda ketahui tentang biaya dalam manajemen perjalanan perusahaan

Last Updated on: Maret 7, 2023 at 9:25 am

Baru-baru ini kami menjelaskan bagaimana mengurangi risiko perjalanan dapat membantu meringankan biaya manajemen perjalanan perusahaan. Setelah menetapkan ini, kami sekarang akan melangkah lebih jauh dalam artikel ini dengan menguraikan beberapa hal utama yang harus diketahui oleh manajer perjalanan dan bisnis sehubungan dengan perjalanan perusahaan.

Lebih khusus lagi, kita akan melihat faktor-faktor mana yang cenderung melibatkan biaya dan apa faktor-faktor tersebut biasanya. Kami juga akan menguraikan bagaimana keduanya dapat dianggarkan, dan dalam beberapa kasus dikurangi secara signifikan, dengan mempekerjakan perusahaan manajemen perjalanan seperti TruTrip.

Apa itu Manajemen Perjalanan Perusahaan?

Bagi yang belum tahu, manajemen perjalanan korporat berkaitan dengan bagaimana bisnis mengawasi pendekatan strategisnya terhadap perjalanan. Ini mencakup semuanya, mulai dari negosiasi dengan semua vendor dan operasi harian program perjalanan perusahaan, hingga keamanan wisatawan, manajemen kartu kredit, dan manajemen tanggal perjalanan dan pengeluaran.

Jelas, semua aspek ini melibatkan biaya dan waktu perjalanan bisnis, beberapa di antaranya berlangsung jauh di luar tindakan individu yang secara fisik bepergian untuk rapat atau acara perusahaan. Ini adalah campuran yang kompleks, yang dapat membuat banyak orang kewalahan, dan sangat mudah untuk dikapitalisasi secara berlebihan.

Apa yang diharapkan?

Ketika datang ke biaya manajemen perjalanan perusahaan, ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan.

• Biaya Perjalanan Sebenarnya, yang memperhitungkan biaya penerbangan Anda, serta akomodasi hotel, makanan, dan biaya transportasi dari bandara ke hotel, selain di sekitar kota.
• Biaya Langsung perjalanan yang mencakup biaya pemesanan, biaya per perjalanan dan biaya tiket, serta biaya terkait untuk pemesanan ulang, penerbitan ulang tiket, atau pembatalan.
• Biaya Tidak Langsung seperti keanggotaan dan langganan bulanan atau tahunan,
• Biaya Perangkat Lunak Pendukung seperti solusi perjalanan atau solusi tugas perawatan seperti SOS internasional
• Tenaga kerja adalah area biaya yang penting namun sering diabaikan. Ini terkadang dapat melibatkan biaya terbesar dari semuanya

Ini diuraikan dalam artikel terbaru dari Hospitality Net berjudul 'Seperti Apa Perjalanan Bisnis Pascapandemi Sekarang Untuk Manajemen Perjalanan Perusahaan' yang mengemukakan bahwa:

'Program perjalanan tidak hanya memerlukan persetujuan manual untuk perjalanan bisnis, tetapi banyak yang memerlukan persetujuan manual oleh banyak orang. Dari mereka yang melakukannya, dua dari lima (42%) responden mengatakan sebagian besar pemrosesan manual mereka memerlukan banyak pemberi persetujuan (misalnya manajer karyawan dan karyawan SDM)'.

Jelas, fase pemesanan, perencanaan, dan pelaporan pasca-perjalanan dari manajemen perjalanan perusahaan semuanya dapat memakan waktu sebagai akibat dari faktor-faktor seperti perubahan kebijakan reguler atau alokasi anggaran. Menariknya, di era pra-pandemi, hanya 9% manajer perjalanan yang mengatakan bahwa perusahaan mereka memiliki model 'sentuhan tinggi' yang melibatkan pelancong korporat mereka membuat pemesanan 'terkelola' mereka sendiri secara langsung dengan agen perjalanan.

Kesempatan

Menurut survei, beberapa '81% responden percaya bahwa interaksi langsung dengan klien sangat penting untuk pemulihan bisnis'.

Demikian pula, Craig Bradley, Associate Travel & Tourism Analyst di GlobalData telah menawarkan bahwa 'dengan keberlanjutan tren utama dalam pariwisata, dan kekhawatiran dengan anggaran perjalanan yang tersisa, ada permintaan yang lebih tinggi untuk solusi perjalanan berbiaya rendah dan berkelanjutan'.

Jadi apa peluangnya di sini?

Sederhananya, peluang di sini adalah untuk menyederhanakan proses Anda dan mengurangi biaya perjalanan bisnis Anda, dengan mengalihdayakan fungsi ini ke firma manajemen perjalanan korporat spesialis.

Berdasarkan survei lain dari Hospitality Net 'Sembilan dari sepuluh (94%) pembeli GBTA dan profesional pengadaan merasa karyawan mereka 'bersedia' atau 'sangat bersedia untuk melakukan perjalanan bisnis di lingkungan saat ini. Sementara 'Empat dari sepuluh (41%) pemangku kepentingan GBTA mengatakan kembalinya perusahaan mereka ke kantor berkorelasi langsung dengan kembalinya perjalanan bisnis.

Pada saat yang sama, 63% responden mengalami kebingungan tentang pembatasan perjalanan dan dokumentasi, sementara 45% mengaku cemas atau stres tentang birokrasi yang terlibat dalam perjalanan bisnis dan 36% mengatakan mereka memiliki tantangan dalam menavigasi bandara dan aturan keamanan.

Bagaimana TruTrip dapat membantu

Mempekerjakan perusahaan manajemen perjalanan seperti TruTrip dapat membantu bisnis Anda menghemat hingga 30% dari biaya perjalanan perusahaan Anda. Mereka tidak hanya akan memberikan platform serba bisa untuk kelancaran perjalanan bisnis Anda, tetapi juga melakukan tugas-tugas berat untuk karyawan Anda. Membiarkan mereka bebas untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas lain yang mendesak dan lebih menguntungkan dalam kewenangan mereka, yang akan meningkatkan produktivitas dan profitabilitas Anda secara keseluruhan.

TruTrip memungkinkan klien mereka untuk dengan mudah melihat detail pemesanan yang telah dibuat oleh pelancong bisnis mereka sendiri – termasuk pemesanan penerbangan, hotel, dan mobil. Fitur Fit to Fly, yang dibangun ke dalam platform TruTrip, juga memungkinkan para pelancong untuk secara otomatis memeriksa kebutuhan perjalanan mereka ketika memilih penerbangan mereka ke mana saja di dunia.

TruTrip juga memiliki departemen layanan pelanggan 24/7 khusus yang menyediakan komunikasi dan bantuan waktu nyata kepada tim Anda kapan pun mereka membutuhkannya. Selain itu, platform mereka juga memungkinkan Anda untuk lebih mudah menegakkan anggaran dan kebijakan Anda, dengan memberi karyawan Anda kesempatan dan sarana untuk membayar selisih untuk setiap peningkatan yang mungkin ingin mereka nikmati, dari kantong mereka sendiri. Sebuah ukuran yang memastikan konsistensi dalam biaya di semua tindakan perjalanan.

Ingin memangkas biaya dan meningkatkan efisiensi manajemen perjalanan? 

Jika kesempatan untuk merampingkan proses Anda dan mengurangi biaya perjalanan Anda untuk perjalanan bisnis telah menarik minat Anda, maka ada baiknya menghubungi TruTrip.

Jadwalkan demo atau mendaftar untuk uji coba gratis untuk sepenuhnya menghargai manfaat TruTrip untuk Anda.