Last Updated on: Maret 7, 2023 at 9:24 am

Tidak peduli seberapa besar peluang perjalanan bisnis, beberapa karyawan masih enggan untuk berpartisipasi, dan mereka yang masih merasa stres sebelum perjalanan. Sebagai manajer perjalanan, peran Anda tidak berhenti pada mengelola perjalanan, itu juga dalam membantu pelancong bisnis Anda dan meredakan kekhawatiran mereka. 

Dalam hal perjalanan bisnis, karyawan dihadapkan pada beberapa faktor negatif. Untuk membuat perjalanan bisnis sukses, mempersiapkan karyawan untuk perjalanan perusahaan adalah suatu keharusan. Melakukan hal itu membawa kepercayaan dan membantu perusahaan untuk memupuk budaya keselamatan. Saat pelancong bisnis bepergian dengan mudah, kemungkinan besar mereka berkinerja baik. 

Persiapan memastikan karyawan memiliki sumber daya yang cukup untuk keselamatan di mana pun mereka bepergian. Informasi umum tentang situs, memberdayakan karyawan untuk mengambil peran ini dan menyegarkan mereka tentang kebijakan perjalanan perusahaan adalah hal-hal yang harus Anda tempatkan sebagai prioritas utama saat mempersiapkan perjalanan perusahaan. Persiapan membantu karyawan membuat pilihan yang lebih baik di bawah ketidakstabilan, dan stres yang dapat ditimbulkan oleh perjalanan bisnis.

Kami di sini untuk memandu Anda dalam menetapkan rutinitas untuk memberdayakan pelancong bisnis. Dalam artikel ini, kami akan membantu Anda mengidentifikasi langkah-langkah penting dalam mempersiapkan karyawan Anda sebelum mereka naik ke penerbangan mereka. 

1) Berikan informasi lengkap kepada karyawan tentang risiko dan keselamatan perjalanan

Terlepas dari apakah karyawan Anda bepergian ke tempat baru atau mengunjungi kembali lokasi pusat yang lama, penting untuk selalu melakukan penilaian risiko terlebih dahulu untuk mereka. Sebagai bagian dari Anda tugas perawatan, adalah kepentingan terbaik Anda untuk membantu mereka mengatasi risiko selama perjalanan perusahaan global. Banyak risiko yang terkait dengan perjalanan, apa pun sarana perjalanannya. Anda harus mendidik karyawan Anda untuk meminimalkan risiko yang tidak dapat dihindari oleh karyawan dan menghindari risiko yang dapat dihindari. Beberapa risiko tersebut antara lain kelelahan, risiko destinasi, kriminalitas, solo traveling, dan krisis yang tidak direncanakan.

Itu selalu baik untuk memeriksa apakah tempat tersebut memiliki komunitas yang bermusuhan atau jika diserang oleh masalah kesehatan virus. Juga, lengkapi pekerja dengan baik untuk meminimalkan risiko perjalanan. Setelah mengarahkan mereka dengan hal ini, Anda mungkin ingin memberikan ketenangan dengan memberi tahu mereka bagaimana Anda akan terlibat, mungkin secara virtual, dalam perjalanan ini. Beri tahu mereka bagaimana perusahaan akan membantu mereka jika hal-hal yang tidak dapat dihindari selama perjalanan muncul.

Juga, alangkah baiknya jika perusahaan Anda memiliki alat pelacak yang dapat digunakan karyawan. Mendidik karyawan tentang cara berkomunikasi secara efektif untuk membuat peringatan jika ada masalah untuk memastikan keselamatan. Selain itu, lebih baik memiliki dukungan 24/7 dari pakar perjalanan di pihak karyawan untuk membantu mereka dalam keadaan darurat. Bahkan manajer perjalanan seharusnya tidak memikul tanggung jawab ini sendirian. 

2) Lakukan brainstorming tentang promosi penjualan jaringan untuk klien potensial

Dalam mencari peluang di jaringan, promosi penjualan halus yang kuat adalah suatu keharusan. Ini adalah cara yang bagus untuk menjangkau klien potensial. Sayangnya, tidak banyak pelancong bisnis yang memiliki persiapan seperti ini, terlebih lagi yang merupakan upaya tim.

Pertama, ketahui kepada siapa Anda menulis promosi penjualan, dan buat avatar di benak Anda tentang klien ideal Anda. Kedua, pastikan itu singkat dan halus, cara yang baik untuk membuatnya halus adalah dengan merencanakan topik pengantar untuk memastikan bahwa Anda dapat memisahkannya secara alami. Jika jaringan baru Anda menunjukkan minat, sampaikan poin Anda dan bagaimana Anda berniat untuk memecahkan masalah mereka dan gunakan bahasa yang dapat meyakinkan klien potensial Anda. 

3) Yakinkan mereka 

Perjalanan bisnis membutuhkan banyak hal dan tidak sama dengan bepergian untuk kesenangan. Ini dapat menyebabkan kecemasan dan stres, situasi yang dapat berulang. Pelancong bisnis Anda membutuhkan dukungan moral dan perjalanan bisnis bisa sangat menegangkan dan menguras mental. 

Terlepas dari apakah Anda baru menjadi manajer perjalanan, Anda tidak perlu pelatihan khusus untuk memompa mereka. Berada di lingkungan pengasuhan bisa menjadi hal yang tepat untuk meningkatkan moral, dan kata-kata baik itu gratis! 

Oleh secara strategis memangkas biaya perjalanan, Anda bahkan dapat memesan tur untuk karyawan Anda setelah agenda perjalanan bisnis mereka, ini akan membuat perjalanan bisnis tampak seperti kegembiraan lagi. 

4) Beri mereka tip perjalanan orang dalam 

Tips bepergian sangat penting bagi setiap karyawan yang berencana melakukan perjalanan perusahaan global. Kiat orang dalam seperti aplikasi pengiriman, transportasi, atau pembayaran digital mana yang populer di tujuan perjalanan tersebut, hingga detail terkecil dari jenis adaptor elektronik apa yang mereka perlukan, semua hal ini dapat membantu karyawan Anda menghindari kerepotan kecil yang akhirnya menumpuk dan menyebabkan korban jiwa. 

Informasi bermanfaat ini dapat mencakup:

1. Kejelasan tentang barang-barang terlarang selama penerbangan, untuk bagasi jinjing dan bagasi terdaftar 
2. Jika mereka menggunakan perangkat perusahaan selama perjalanan, lakukan juga beberapa langkah penting untuk memastikan bahwa mereka aman dari peretas dan ancaman lainnya.  
3. Alat transportasi yang aman dan populer
4. Budaya dan etiket
5. Produk mana yang mahal di lokasi perjalanan tertentu 
6. Jenis pakaian apa yang harus dibawa
7. Cara mereka bisa mengalahkan jetlag
8. Apa yang bisa mereka lakukan selama singgah lama, bagaimana mendapatkan visa transit

Di dunia informasi digital ini, Anda dapat dengan mudah meneliti hal-hal ini. Jika perusahaan Anda memiliki frekuensi perjalanan bisnis yang tinggi, kemungkinan beberapa laporan perjalanan pasca-bisnis sebelumnya dapat membantu. Anda dapat mengambil beberapa informasi dari karyawan yang memiliki pengalaman langsung bepergian ke tempat yang sama untuk tujuan bisnis di masa lalu. 

5) Pastikan mereka mengetahui etiket dasar dan khusus tentang lokasi perjalanan

Sama seperti aturan yang mengatur tempat lain, etiket dasar dan khusus adalah aspek penting yang harus Anda hormati dalam perjalanan bisnis. Majikan harus membekali karyawan dengan etiket untuk memastikan perjalanan bisnis yang sukses. Ini akan membantu mereka berada di tengah situasi canggung atau lebih buruk, menyinggung mitra bisnis penting. 

Beberapa etiket termasuk mempelajari bahasa baru dan mengucapkannya dengan cara yang benar, yang dapat membantu karyawan membangun teman dan koneksi baru. Yang universal dasar termasuk tepat waktu, menggunakan istilah profesional dan bisnis, dan menghindari topik kontroversial. 

Didik karyawan Anda tentang bagaimana mereka harus berpakaian, beberapa area tidak mengizinkan pakaian yang memperlihatkan terlalu banyak kulit. Jika mereka mengunjungi negara non-pemakan daging, sebaiknya beri tahu mereka untuk berhati-hati dalam memesan makanan selama pertemuan, dan hindari makanan seperti daging sapi atau babi. Jika perjalanannya di Jepang, beri tahu mereka bahwa jawabannya selalu ya, dan jika Anda tidak setuju, itu harus dilakukan dengan cara yang profesional dan penuh hormat. 

6) Cepat segarkan ringkasan presentasi tentang kebijakan perjalanan perusahaan

Segarkan mereka di kebijakan perjalanan perusahaan, tidak perlu menjelaskan semuanya kepada mereka, tetapi pastikan Anda menyorot yang penting. Pastikan Anda menyertakan: 

1. Biaya perjalanan 
2. Jam kerja selama perjalanan bisnis
3. Risiko perjalanan
4. Kebijakan penggantian 
5. Bisnis dan liburan

Sangat penting bahwa Anda dan karyawan Anda berada di halaman yang sama mengenai informasi penting ini. Terutama biaya perjalanan yang tidak ditanggung oleh perusahaan. 

Pastikan Anda memberi tahu mereka undang-undang negara bagian yang dapat mengubah kebijakan perjalanan Anda. Majikan harus memainkan perannya untuk memastikan karyawan dilengkapi dengan semua informasi yang diperlukan untuk mendapatkan pengalaman perjalanan bisnis terbaik. Jika perusahaan Anda menggunakan TMC, maka Anda dapat dengan mudah memperbaruinya pada kebijakan perjalanan karena sudah tergabung dalam platform yang disediakan oleh TMC.  

7) Periksa kembali persyaratan perjalanan dengan mereka

Persyaratan perjalanan adalah dokumen penting yang harus dimiliki karyawan dengan benar. Persyaratan dapat mencakup dokumen perjalanan seperti paspor, asuransi perjalanan, visa, bukti kemampuan finansial, dan surat undangan untuk naik pesawat. 

Meskipun pembatasan pandemi mereda, beberapa negara telah mengadopsi persyaratan sertifikat vaksinasi sebagai bagian dari kualifikasi untuk masuk. Pastikan Anda mengikuti perkembangan persyaratan yang selalu berubah ini, memiliki pakar perjalanan dukungan 24/7 sangat bagus untuk dimiliki dalam masalah ini karena mereka dapat dengan mudah check-in dan melihat apakah Anda sudah siap. 

Bawa ponsel, tablet, atau laptop untuk berkomunikasi secara efisien dengan rekan kerja Anda. Permen nafas, pakaian, dompet, kartu nama, dan perlengkapan kantor adalah persyaratan lain yang dapat Anda bawa dalam perjalanan bisnis. 

Jadikan perjalanan bisnis bebas stres untuk Anda dan pelancong bisnis Anda

Berikan perhatian dan bantuan terbaik kepada karyawan Anda dengan layanan sentuhan tinggi kami, keahlian pasar perjalanan korporat, dan perangkat lunak alat perjalanan terbaik. Kamu bisa pesan demo dengan TruTrip atau siapkan uji coba gratis untuk mencoba layanan kami.