Last Updated on: 3 月 7, 2023 at 9:24 上午

無論商務旅行有多少機會，有些人 員工仍不願參與， 和 那些在旅行前仍然感到壓力的人.作為差旅經理，您的角色 不止於管理旅行，它還可以幫助您的商務旅行者並減輕他們的擔憂。 

在商務旅行方面，員工會面臨幾個負面因素。為了使商務旅行取得成功，必須讓員工為商務旅行做好準備。這樣做會帶來信任，並有助於公司培養安全文化。當商務旅行者輕鬆旅行時，他們更有可能表現良好。 

準備工作可確保員工無論在哪裡旅行，都有足夠的安全資源。有關網站的一般信息、授權員工擔任此角色並讓他們了解公司的差旅政策，這些都是您在準備出差時應優先考慮的事情。準備可以幫助員工在不穩定的情況下做出更好的選擇，並強調出差可以誘發。

我們在這裡指導您建立一個賦予商務旅客權力的例行程序。在本文中，我們將幫助您確定讓您的員工在登機前做好準備的基本步驟。 

1) 向員工提供有關旅行風險和安全的完整信息

無論您的員工是前往新地方還是重新訪問舊的中心位置，都必須始終為他們進行預先風險評估。作為您的一部分 注意義務, 幫助他們克服困難符合你的最大利益 全球商務旅行期間的風險。 無論旅行方式如何，許多風險都與旅行有關。你應該教育你的員工，盡量減少員工無法避免的風險，避免可以避免的風險。一些風險包括疲勞、目的地風險、犯罪、獨自旅行和意外危機。

檢查該地方是否有敵對社區或是否受到病毒健康問題的入侵總是很好的。此外，為工人提供良好的裝備，以最大程度地降低旅行風險。在向他們介紹了這一點之後，您可能希望通過讓他們知道您將如何參與（可能是虛擬的）這次旅行來表現出一種安心的氣氛。讓他們知道如果旅行期間發生不可避免的事情，公司將如何幫助他們。

此外，如果您的公司有員工可以使用的跟踪工具，那就太好了。教育員工如何有效溝通，以便在出現任何問題時發出警報以確保安全。此外，最好在員工方面獲得旅行專家的 24/7 全天候支持，以便在緊急情況下幫助他們。即使是差旅經理也不應該獨自承擔這一責任。 

2) 為潛在客戶進行網絡推銷頭腦風暴

在尋找機會中 聯網，一個強有力的微妙的推銷是必須的。這是接觸潛在客戶的好方法。不幸的是，沒有多少商務旅行者準備好這樣的宣傳，更重要的是，這是一個團隊的努力。

首先，了解您正在向誰寫推銷信，並在您的理想客戶心中創建一個頭像。其次，確保它簡短而精巧，使它精巧的一個好方法是計劃一個介紹性主題，以確保您能夠自然地對其進行銜接。如果您的新網絡表現出興趣，請傳遞您的觀點以及您打算如何解決他們的問題，並使用可以說服您的潛在客戶的語言。 

3）讓他們放心 

商務旅行需要很多，與休閒旅行不同。它會導致焦慮和壓力，這種情況可能會重複出現。您的商務旅行者需要精神上的支持，而商務旅行可能會令人傷腦筋，令人筋疲力盡。 

無論您是否剛開始擔任差旅經理，您都不需要特殊培訓來提升他們的能力。在一個有教養的環境中可以提高士氣，好話是免費的！ 

經過 戰略性地削減差旅成本，您甚至可以在您的員工出差後為其預訂一次旅行，這將使商務旅行再次看起來像是一種福利。 

4) 為他們提供內幕旅行提示 

旅行小貼士對於每個計劃進行全球商務旅行的員工來說都是必不可少的。內幕貼士，例如在該旅遊目的地流行哪些送貨、運輸或數字支付應用程序，小到他們需要哪種電子適配器的細節，所有這些都可以幫助您的員工避免最終堆積起來的小麻煩並造成精神損失。 

這些有用的信息可以包括：

1. 明確飛行期間禁止攜帶的物品、隨身行李和托運行李 
2. 如果他們在旅途中使用公司設備，還要執行一些重要步驟，以確保他們免受黑客和其他威脅的侵害。  
3. 安全流行的交通工具
4. 文化禮儀
5. 哪些產品在特定的旅行地點價格昂貴 
6. 帶什麼類型的衣服
7. 他們可以戰勝時差的方法
8. 他們在長時間停留期間可以做什麼，如何獲得過境簽證

在這個信息的數字世界中，您可以輕鬆地研究這些東西。如果貴公司的商務旅行頻率很高，那麼之前的一些商務旅行後報告可能會有所幫助。您可以從過去曾因商業目的前往同一個地方的第一手經驗的員工那裡獲取一些信息。 

5) 確保他們了解有關旅行地點的基本禮儀和具體禮儀

就像管理任何其他地方的規則一樣，基本和特定的禮儀是您在商務旅行中應該尊重的關鍵方面。雇主應為員工提供禮儀，以確保出差成功。這將幫助他們陷入尷尬的境地，或者更糟的是，冒犯重要的商業夥伴。 

一些禮儀包括學習一門新語言並以正確的方式發音，這可以幫助員工建立新的朋友和聯繫。基本的通用性包括守時、使用專業和商業術語以及避免有爭議的話題。 

教育你的員工他們應該如何著裝，有些地方不允許穿暴露太多皮膚的衣服。如果他們正在訪問非肉食國家，最好讓他們知道在會議期間點餐時要小心，避免牛肉或豬肉等食物。如果旅行是在日本，請告訴他們答復始終是肯定的，如果您不同意，則應以專業和尊重的方式進行。 

6) 快速刷新關於公司差旅政策的摘要介紹

刷新它們 公司差旅政策，無需向他們簡要介紹所有內容，但請確保突出顯示重要的內容。確保您包括： 

1. 旅行開支 
2. 出差期間的工作時間
3. 旅行風險
4. 報銷政策 
5. 商務休閒

您和您的員工就這些重要信息保持一致，這一點非常重要。尤其是公司不承擔的差旅費。 

確保告訴他們可以改變旅行政策的州法律。雇主應發揮其作用，確保員工掌握獲得最佳商務旅行體驗所需的所有信息。如果您的公司正在使用 TMC，那麼您可以輕鬆地刷新他們的旅行政策，因為它已經包含在 TMC 提供的平台上。  

7) 與他們再次核對旅行要求

旅行要求是員工應正確擁有的基本文件。這些要求可能包括旅行證件，例如護照、旅行保險、簽證、經濟能力證明和登機邀請函。 

儘管大流行限制正在放鬆，但一些國家已採用疫苗接種證書要求作為入境資格的一部分。確保您及時了解這些不斷變化的要求，擁有 24/7 全天候支持旅行專家非常棒，因為他們可以輕鬆辦理登機手續並查看您是否已準備就緒。 

隨身攜帶手機、平板電腦或筆記本電腦，以便與同事進行有效溝通。薄荷糖、衣服、錢包、名片和辦公用品是您可以進行商務旅行的其他要求。 

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