A corporate travel policy helps businesses to organise and regulate business trips effectively, provide appropriate support for the company’s employees on the road, and manage their travel-related expenses. If your company doesn’t have a 商務旅行政策到位 或者如果你在努力實施它，你可能會錯過加強內部關係的機會， 提高你的底線 並可能使公司面臨法律訴訟的風險。

良好的商務旅行政策 需要清晰明了——以便員工在出差期間確切知道如何遵守公司標準以及公司對他們的義務。在這份商務旅行管理政策指南中，我們將探討成功商務旅行政策的一些關鍵要素，並為您提供一份關於如何為您的組織製定政策的高級清單。

第 1 部分：正確設置基礎

在為您的企業創建商務旅行管理政策之前，您必須確定創建此類文檔的目的以及文檔將採用的形式。這需要人力資源、財務、行政以及高級管理層等各個部門的領導者進行戰略頭腦風暴。本商務旅行管理政策指南展示了每個人如何朝著同一個目標努力，並創建與公司目標一致的文檔。 

為什麼要有旅行政策

差旅政策是任何企業差旅管理計劃的重要組成部分。它們旨在照顧企業和員工的利益。他們清楚地列出了對旅行者的期望，並為他們提供了在預訂航班、住宿安排和其他需求時遵循的框架。 

這創造了費用的問責制和透明度，同時允許員工利用遠程工作帶來的所有好處。精心設計的商務旅行管理政策將幫助您的員工在旅行期間專注於工作，而不是花時間擔心他們的開支。 

制定完善的差旅管理政策將幫助差旅經理讓每個人保持同步、安全和滿意。它還有助於保護公司免受可能的訴訟和員工利用公司的差旅預算。 

Corporate travel policy 寫作技巧

1.簡潔、簡單、易懂

The purpose of a corporate travel policy is to provide clear guidelines for employees who need to use their company’s travel services and for managers who must approve those expenses. A long, complicated policy will confuse employees and managers alike, slowing down approval processes and making mistakes more likely.

2. 盡可能多地覆蓋地面

This may seem obvious, but many policies are written with a specific situation in mind and do not address other conditions that might arise. It’s better to be over-inclusive than under-inclusive in your corporate travel policy. As a rule, if there’s a question about whether something is covered by the policy, it probably should be. 

3. 提前決定實施中的緊縮程度

You are free to formulate a laxer or more structured corporate travel policy depending on the nature of your company. However, it is recommended that you err on the side of flexibility because the travel industry is highly susceptible to changes. Adapting to these changes would be smoother if your travel policy were already pliable. 

Part 2: The corporate travel policy checklist

Once you have a high-level strategy for formulating your corporate travel policy, the next step is to create the policy itself. If you are not sure how to go about yours, the following sub-sections contain a checklist of important items that should feature in the policy. 

Feel free to modify this corporate travel policy guide according to your company’s needs and objectives. You might want to add more items to your final document because this list only highlights the essentials. 

簡明扼要的介紹

A good corporate travel policy introduction should have at least these essentials: 

• 政策概要: 政策的最初部分應說明員工在文件的其餘部分應該期待什麼。例如，如果您對不同的旅行類型有不同的政策，請在介紹中明確說明。確保包括為他們準備的內容，以及閱讀旅行政策如何有益於他們在商務旅行中的角色。商務旅行者可能有興趣知道，通過了解公司的差旅政策，他們將知道該公司將承擔哪些旅行，或者他們是否會在商務旅行期間獲得加班費。

• 術語: The corporate travel policy should include a list of definitions that will help users understand the terminology used in the document, to ensure that both the employers and employee are on the same page as well. Clearly define terms such as 報銷, 宣稱, 退款, 消除, 每日津貼, 授權, 費用報表， 等等。

• 明確的範圍:  Be clear about when the corporate travel policy is in effect. Define what type of trips are covered by the company or the policy itself. Some companies may have different policies for different travel types or different roles. Most travel policies cover meetings with clients and partners, visits to company offices in other locations, research trips, or events such as lectures, talks, and presentations where an employee represents the company. Will the corporate travel policy still be in place should the employee consider lengthening or mixing leisure with the business trip? These are some things you will have to state early on.  

• 明確不同角色的職責：包括負責批准旅行的人員的角色。當不同的人批准不同類型的旅行或需要多人批准旅行時，這可能會變得複雜。這些層次結構應在政策文件中明確說明。 

• 合格: 應該有關於哪些員工有資格享受哪些特權的具體準則，例如旅行方式、航班分類、商務艙或經濟艙、VIP 或火車上的普通座位等。這適用於住宿類型、酒店星級、服務式或非服務式。具體到行李特權、報銷資格等等。 

• 例外: 如果有任何例外適用於此政策，請確保您也將它們包括在此處。例如，一些公司可能選擇不支付員工參加的培訓旅行的費用——這應該明確說明。 

整個流程的高效工作流程

• 可接受的時間範圍： 指定員工可以在旅行前幾天或幾週提交請求。如果是天，請說明您指的是工作日還是日曆日——15 個日曆日是半個月，大約兩週，而 15 個工作日需要三週。

• 誰批准： 審批流程應跨部門標準化，以便每個人在需要批准商務旅行時確切地知道他們需要聯繫的人。如果您的公司沒有專門的差旅經理，這個角色通常由人力資源部門負責，儘管它也可能涉及管理人員和財務負責人。 

• 商務旅行的批准和拒絕條件： This helps both employees and managers because employees won’t waste time requesting approval for a trip that’s not in line with the policy; also, managers won’t get bogged down by such frivolous requests. This is where an automated corporate travel policy is particularly crucial.

特定的差旅費用部分

1. 公司將承擔哪些差旅費用

清楚地說明不同類型的差旅費用，並說明它們是否會完全或在一定程度上被覆蓋；如果是後者，請指定範圍。公司可能有義務為員工商務旅行支付的一些費用包括：

• 膳食: 說明商務旅客是否會收到 每日津貼 提前分配膳食，否則，公司將支付的每日膳食的數量或類型。
• 運輸：除了機票、火車或出租車費外，這還可能包括額外費用，例如停車費、公共通行費、汽車租賃費、保險費、雜票等。 
• 住宿：這包括住宿預訂的直接費用，但您的保單可能還包括洗衣、禮賓或餐飲服務等額外費用。 
• 法律或健康文件：員工在獲得旅行資格之前可能會因簽證申請、體檢、免疫接種、英語評估等活動產生費用。他們必須確信公司將在繼續申請之前支付這些費用。 

2. 可以報銷什麼

在描述可以報銷的內容時盡可能具體。例如，不要說“旅行期間產生的費用”，而是說“酒店住宿、租車和汽油費”之類的東西。這使員工可以更輕鬆地提交費用，並在審核費用時讓 HR 更加清晰。如果您的公司不報銷某些類型的費用，但有一個旅行補貼計劃，為選擇這些項目的員工支付一半的費用，例如商務艙旅行，請包括此信息。

TruTrip 提示： 或者更好的是，對費用進行分類。將它們分開將有助於使政策簡潔。說明直接差旅費用、間接差旅費用和個人費用。 

三、報銷流程

企業差旅解決方案應簡化員工提交費用報告的方式，並且政策應規定他們必須在旅行返回後多長時間（例如，兩週或三十天）提交。此外，說明員工應等待人力資源、差旅或財務部門處理其報銷的時間。例如，您不能讓員工等待六個月才能報銷差旅費。此外，指定處理報銷請求是否需要收據和信用卡對帳單——通常是這樣，但如果您不說明，您不能指望您的員工簡單地知道這一點。

風險管理

旅行風險 將永遠在那裡，作為旅行經理，保證福利和安全應該符合您的最大利益。有堅實的 風險管理 不僅保護員工免受潛在傷害，還保護公司免受可能的法律和財務麻煩。 

一、注意義務

注意義務是雇主對其僱員的義務。這包括提供安全的工作條件並採取合理措施保護他們免受因工作活動（包括商務旅行）造成的傷害和傷害。它通常包括承諾為出差的員工提供安全的住宿和交通。例如，您的商務旅行計劃的注意義務方面可能意味著您必須向員工提供旅行警告，甚至在他們計劃前往不穩定地區時阻止此類旅行。

2、公司的責任

這是指雇主對因僱員受僱而造成或引起的任何傷害的法律責任，包括在他們出差期間。重要的是要包括保護您的公司在某人出差期間發生事件後免受法律訴訟的條款。除了人身傷害之外，您還應該制定一項政策，以規定公司因員工在代表公司期間的行為而承擔的責任——例如，如果員工在國外從事不道德行為。 

Trutrip小費：確保包括員工參與差旅風險管理，例如：更新上級行踪、簽署免責聲明和體檢證明。您保單的旅行風險管理部分還應包括公司是否會提供旅行保險。

3. 違反政策

If you want a corporate travel policy that is strictly adhered to, then lay out the consequences for breaching it. These could include loss of bonus or pay, disciplinary action or even dismissal for repeat offenders. Offences might include overspending, not submitting reports on time, and acting unethically while representing the company. 

4. 例外

例外是任何旅行政策的重要組成部分。如果您不允許例外，那麼您的政策將對員工具有高度限制性。在您的政策中，包括有關員工如何申請例外以及此類特殊要求應針對誰的信息。可能的例外情況示例如下：

• 緊急情況：如果員工因緊急情況需要臨時出差，您可以修改甚至取消審批流程以避免任何障礙。
• 有特殊需要的員工：如果您的員工有殘疾，您可能需要向他們報銷與其殘疾相關的費用，例如輪椅援助。此外，您的注意義務部分應反映您對他們負有的特殊義務。 
• 以商務為目的的長期逗留：如果員工因官方原因延長行程，您的政策應允許您靈活調整預算。

您可能想要涵蓋的其他部分

1. 與非員工一起旅行

對於可能與配偶、孩子或朋友等非員工一起旅行的員工，制定有關預訂和其他費用的指導方針。通常，公司只支付員工的費用。但重要的是要說明以避免任何混淆。

2. 休閒延伸

休閒旅行，商務和休閒的巧妙文字遊戲已經佔據了商務旅行的世界。在全球商務旅行中，這種趨勢在千禧一代和 Z 世代員工中尤為普遍。如果您的政策允許員工因休閒而延長商務旅行，請確保您對花在商務活動上的時間與個人活動和費用有明確的期望。 

3、高級管理人員的審批程序

一個常見的誤解是所有員工都必須遵循相同的差旅政策和流程。但是，情況並非總是如此。例如，高級管理人員可能需要一個獨特的授權模型才能開始他們的旅程。在您的政策中澄清這一點

4.行程跟踪流程

公司跟踪員工的旅行，以確保所有活動都在預算範圍內。確保您的員工了解並同意您打算如何跟踪他們的行程。

5. 政策自動化

商務旅行政策應盡可能自動化，以便組織內各級員工易於使用。這有助於更輕鬆地管理合規性並降低犯錯的風險。 

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