A corporate travel policy helps businesses to organise and regulate business trips effectively, provide appropriate support for the company’s employees on the road, and manage their travel-related expenses. If your company doesn’t have a 商务旅行政策到位 或者如果你在努力实施它，你可能会错过加强内部关系的机会， 提高你的底线 并可能使公司面临法律诉讼的风险。

良好的商务旅行政策 需要清晰明了——以便员工在出差期间确切知道如何遵守公司标准以及公司对他们的义务。在这份商务旅行管理政策指南中，我们将探讨成功商务旅行政策的一些关键要素，并为您提供一份关于如何为您的组织制定政策的高级清单。

第 1 部分：正确设置基础

在为您的企业创建商务旅行管理政策之前，您必须确定创建此类文档的目的以及文档将采用的形式。这需要人力资源、财务、行政以及高级管理层等各个部门的领导者进行战略头脑风暴。本商务旅行管理政策指南展示了每个人如何朝着同一个目标努力，并创建与公司目标一致的文档。 

为什么要有旅行政策

差旅政策是任何企业差旅管理计划的重要组成部分。它们旨在照顾企业和员工的利益。他们清楚地列出了对旅行者的期望，并为他们提供了在预订航班、住宿安排和其他需求时遵循的框架。 

这创造了费用的问责制和透明度，同时允许员工利用远程工作带来的所有好处。精心设计的商务旅行管理政策将帮助您的员工在旅行期间专注于工作，而不是花时间担心他们的开支。 

制定完善的差旅管理政策将帮助差旅经理让每个人保持同步、安全和满意。它还有助于保护公司免受可能的诉讼和员工利用公司的差旅预算。 

Corporate travel policy 写作技巧

1.简洁、简单、易懂

The purpose of a corporate travel policy is to provide clear guidelines for employees who need to use their company’s travel services and for managers who must approve those expenses. A long, complicated policy will confuse employees and managers alike, slowing down approval processes and making mistakes more likely.

2. 尽可能多地覆盖地面

This may seem obvious, but many policies are written with a specific situation in mind and do not address other conditions that might arise. It’s better to be over-inclusive than under-inclusive in your corporate travel policy. As a rule, if there’s a question about whether something is covered by the policy, it probably should be. 

3. 提前决定实施中的紧缩程度

You are free to formulate a laxer or more structured corporate travel policy depending on the nature of your company. However, it is recommended that you err on the side of flexibility because the travel industry is highly susceptible to changes. Adapting to these changes would be smoother if your travel policy were already pliable. 

Part 2: The corporate travel policy checklist

Once you have a high-level strategy for formulating your corporate travel policy, the next step is to create the policy itself. If you are not sure how to go about yours, the following sub-sections contain a checklist of important items that should feature in the policy. 

Feel free to modify this corporate travel policy guide according to your company’s needs and objectives. You might want to add more items to your final document because this list only highlights the essentials. 

简明扼要的介绍

A good corporate travel policy introduction should have at least these essentials: 

• 政策概要: 政策的最初部分应说明员工在文件的其余部分应该期待什么。例如，如果您对不同的旅行类型有不同的政策，请在介绍中明确说明。确保包括为他们准备的内容，以及阅读旅行政策如何有益于他们在商务旅行中的角色。商务旅行者可能有兴趣知道，通过了解公司的差旅政策，他们将知道该公司将承担哪些旅行，或者他们是否会在商务旅行期间获得加班费。

• 术语: The corporate travel policy should include a list of definitions that will help users understand the terminology used in the document, to ensure that both the employers and employee are on the same page as well. Clearly define terms such as 报销, 宣称, 退款, 消除, 每日津贴, 授权, 费用报表， 等等。

• 明确的范围:  Be clear about when the corporate travel policy is in effect. Define what type of trips are covered by the company or the policy itself. Some companies may have different policies for different travel types or different roles. Most travel policies cover meetings with clients and partners, visits to company offices in other locations, research trips, or events such as lectures, talks, and presentations where an employee represents the company. Will the corporate travel policy still be in place should the employee consider lengthening or mixing leisure with the business trip? These are some things you will have to state early on.  

• 明确不同角色的职责：包括负责批准旅行的人员的角色。当不同的人批准不同类型的旅行或需要多人批准旅行时，这可能会变得复杂。这些层次结构应在政策文件中明确说明。 

• 合格: 应该有关于哪些员工有资格享受哪些特权的具体准则，例如旅行方式、航班分类、商务舱或经济舱、VIP 或火车上的普通座位等。这适用于住宿类型、酒店星级、服务式或非服务式。具体到行李特权、报销资格等等。 

• 例外: 如果有任何例外适用于此政策，请确保您也将它们包括在此处。例如，一些公司可能选择不支付员工参加的培训旅行的费用——这应该明确说明。 

整个流程的高效工作流程

• 可接受的时间范围： 指定员工可以在旅行前几天或几周提交请求。如果是天，请说明您指的是工作日还是日历日——15 个日历日是半个月，大约两周，而 15 个工作日需要三周。

• 谁批准： 审批流程应跨部门标准化，以便每个人在需要批准商务旅行时确切地知道他们需要联系的人。如果您的公司没有专门的差旅经理，这个角色通常由人力资源部门负责，尽管它也可能涉及管理人员和财务负责人。 

• 商务旅行的批准和拒绝条件： This helps both employees and managers because employees won’t waste time requesting approval for a trip that’s not in line with the policy; also, managers won’t get bogged down by such frivolous requests. This is where an automated corporate travel policy is particularly crucial.

特定的差旅费用部分

1. 公司将承担哪些差旅费用

清楚地说明不同类型的差旅费用，并说明它们是否会完全或在一定程度上被覆盖；如果是后者，请指定范围。公司可能有义务为员工商务旅行支付的一些费用包括：

• 膳食: 说明商务旅客是否会收到 每日津贴 提前分配膳食，否则，公司将支付的每日膳食的数量或类型。
• 运输：除了机票、火车或出租车费外，这还可能包括额外费用，例如停车费、公共通行费、汽车租赁费、保险费、杂票等。 
• 住宿：这包括住宿预订的直接费用，但您的保单可能还包括洗衣、礼宾或餐饮服务等额外费用。 
• 法律或健康文件：员工在获得旅行资格之前可能会因签证申请、体检、免疫接种、英语评估等活动产生费用。他们必须确信公司将在继续申请之前支付这些费用。 

2. 可以报销什么

在描述可以报销的内容时尽可能具体。例如，不要说“旅行期间产生的费用”，而是说“酒店住宿、租车和汽油费”之类的东西。这使员工可以更轻松地提交费用，并在审核费用时让 HR 更加清晰。如果您的公司不报销某些类型的费用，但有一个旅行补贴计划，为选择这些项目的员工支付一半的费用，例如商务舱旅行，请包括此信息。

TruTrip 提示： 或者更好的是，对费用进行分类。将它们分开将有助于使政策简洁。说明直接差旅费用、间接差旅费用和个人费用。 

三、报销流程

企业差旅解决方案应简化员工提交费用报告的方式，并且政策应规定他们必须在旅行返回后多长时间（例如，两周或三十天）提交。此外，说明员工应等待人力资源、差旅或财务部门处理其报销的时间。例如，您不能让员工等待六个月才能报销差旅费。此外，指定处理报销请求是否需要收据和信用卡对帐单——通常是这样，但如果您不说明，您不能指望您的员工简单地知道这一点。

风险管理

旅行风险 将永远在那里，作为旅行经理，保证福利和安全应该符合您的最大利益。有坚实的 风险管理 不仅保护员工免受潜在伤害，还保护公司免受可能的法律和财务麻烦。 

一、注意义务

注意义务是雇主对其雇员的义务。这包括提供安全的工作条件并采取合理措施保护他们免受因工作活动（包括商务旅行）造成的伤害和伤害。它通常包括承诺为出差的员工提供安全的住宿和交通。例如，您的商务旅行计划的注意义务方面可能意味着您必须向员工提供旅行警告，甚至在他们计划前往不稳定地区时阻止此类旅行。

2、公司的责任

这是指雇主对因雇员受雇而造成或引起的任何伤害的法律责任，包括在他们出差期间。重要的是要包括保护您的公司在某人出差期间发生事件后免受法律诉讼的条款。除了人身伤害之外，您还应该制定一项政策，以规定公司因员工在代表公司期间的行为而承担的责任——例如，如果员工在国外从事不道德行为。 

Trutrip小费：确保包括员工参与差旅风险管理，例如：更新上级行踪、签署免责声明和体检证明。您保单的旅行风险管理部分还应包括公司是否会提供旅行保险。

3. 违反政策

If you want a corporate travel policy that is strictly adhered to, then lay out the consequences for breaching it. These could include loss of bonus or pay, disciplinary action or even dismissal for repeat offenders. Offences might include overspending, not submitting reports on time, and acting unethically while representing the company. 

4. 例外

例外是任何旅行政策的重要组成部分。如果您不允许例外，那么您的政策将对员工具有高度限制性。在您的政策中，包括有关员工如何申请例外以及此类特殊要求应针对谁的信息。可能的例外情况示例如下：

• 紧急情况：如果员工因紧急情况需要临时出差，您可以修改甚至取消审批流程以避免任何障碍。
• 有特殊需要的员工：如果您的员工有残疾，您可能需要向他们报销与其残疾相关的费用，例如轮椅援助。此外，您的注意义务部分应反映您对他们负有的特殊义务。 
• 以商务为目的的长期逗留：如果员工因官方原因延长行程，您的政策应允许您灵活调整预算。

您可能想要涵盖的其他部分

1. 与非员工一起旅行

对于可能与配偶、孩子或朋友等非员工一起旅行的员工，制定有关预订和其他费用的指导方针。通常，公司只支付员工的费用。但重要的是要说明以避免任何混淆。

2. 休闲延伸

休闲旅行，商务和休闲的巧妙文字游戏已经占据了商务旅行的世界。在全球商务旅行中，这种趋势在千禧一代和 Z 世代员工中尤为普遍。如果您的政策允许员工因休闲而延长商务旅行，请确保您对花在商务活动上的时间与个人活动和费用有明确的期望。 

3、高级管理人员的审批程序

一个常见的误解是所有员工都必须遵循相同的差旅政策和流程。但是，情况并非总是如此。例如，高级管理人员可能需要一个独特的授权模型才能开始他们的旅程。在您的政策中澄清这一点

4.行程跟踪流程

公司跟踪员工的旅行，以确保所有活动都在预算范围内。确保您的员工了解并同意您打算如何跟踪他们的行程。

5. 政策自动化

商务旅行政策应尽可能自动化，以便组织内各级员工易于使用。这有助于更轻松地管理合规性并降低犯错的风险。 

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