Volopay di TruTrip: 5 cara manajemen biaya perjalanan dapat ditingkatkan

Last Updated on: April 24, 2024 at 9:07 am

Permintaan perjalanan melonjak. Karyawan secara aktif mencari interaksi manusia setelah dua tahun rapat hanya online dan kerja jarak jauh, yang telah menghasilkan peningkatan biaya perjalanan bisnis dan pengeluaran perjalanan. 

Manajemen biaya perjalanan tidak pernah menjadi lebih penting karena sekarang orang-orang bepergian lagi, mereka menghadapi tantangan baru: inflasi yang melonjak. Masalahnya adalah bahwa harga bahan bakar jet telah meningkat lebih dari 30% dalam beberapa bulan terakhir, biaya yang telah diputuskan oleh banyak operator untuk diteruskan kepada penumpang mereka, dengan tarif rata-rata naik hingga 100% dibandingkan dengan tahun 2021.

Menyusul kenaikan inflasi, banyak bisnis terpaksa meningkatkan biaya perjalanan perusahaan mereka. 41 persen pengusaha mengatakan mereka telah menaikkan biaya perjalanan karyawan untuk perjalanan udara, 34 persen untuk penginapan, 33 persen untuk penyewaan kendaraan, dan 26 persen untuk berbagi tumpangan dan taksi. 

Dampak inflasi pada biaya perjalanan perusahaan semakin nyata, dan manajer perjalanan mulai melihatnya sebagai sinyal bahwa mereka perlu lebih memperhatikan memprioritaskan bagaimana mereka dapat menangani manajemen biaya perjalanan dengan lebih baik dan memikirkan kembali bagaimana mereka membelanjakannya. 

Jika tidak dikelola dengan baik, biaya perjalanan bisnis dapat meningkat dengan cepat. Untuk pemimpin bisnis atau pemimpin SDM, penting untuk memprioritaskan pengeluaran dalam jumlah yang tepat untuk perjalanan perusahaan serta menjaga karyawan Anda tetap aman, sehat, dan bahagia. Tanpa solusi manajemen perjalanan yang baik, Anda mungkin menghabiskan 30% atau lebih dari yang seharusnya untuk biaya perjalanan bisnis. Dengan mengidentifikasi area di mana pengeluaran dapat dikurangi atau dana tambahan dialokasikan ke area dengan hasil bisnis yang luar biasa, ada solusi cerdas dan modern bagi Anda untuk melacak pengeluaran perjalanan Anda dan menjaga biaya bisnis Anda terkendali. 

Bermitra dengan Perusahaan Manajemen Perjalanan (TMC) yang baik adalah salah satu cara untuk tetap mengetahui segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanan korporat untuk perusahaan Anda. Selain memotong biaya dengan bantuan TMC pilihan Anda, Anda dapat mengurangi kesulitan keuangan ke tingkat berikutnya dengan menyiapkan alat manajemen biaya perjalanan yang dapat merevolusi proses Anda.

Apa itu Alat Manajemen Biaya?

Biaya adalah aspek yang melekat dalam menjalankan bisnis. Sangat penting untuk memiliki strategi untuk melacak setiap pengeluaran, termasuk yang dikeluarkan oleh staf Anda, seperti semua jenis pengeluaran. Sementara beberapa perusahaan dan organisasi memilih untuk melacak pengeluaran secara manual, menggunakan alat untuk pengelolaan pengeluaran memungkinkan bisnis membuat proses ini lebih efisien baik bagi pemberi kerja maupun karyawan.

Alat manajemen pengeluaran adalah metode manajemen pengeluaran mutakhir yang memungkinkan manajer dan pemberi kerja dengan cepat menerima atau menolak klaim. Alat ini dapat mengirim pengeluaran yang disetujui departemen keuangan. 

Fitur utama yang disediakan Volopay untuk penggunanya:

Volopay adalah manajemen pengeluaran platform terintegrasi di TruTrip. Dengan Volopay Anda dapat mengurus semua perjalanan dan pemesanan penginapan Anda tanpa melebihi anggaran perjalanan perusahaan Anda. Berikut adalah beberapa

Kontrol Batas Anggaran Lebih Mudah

Menetapkan batas anggaran untuk karyawan jauh lebih sederhana bagi perusahaan yang menggunakan Volopay. Perusahaan dapat mengunci anggaran dan aturan untuk semua pengeluaran berkat sistem yang ada. Misalnya, jika seorang karyawan melakukan perjalanan bisnis, ia dapat dengan mudah melihat anggaran harian yang dibebankan kepadanya untuk penginapan, makan, dan pengeluaran lainnya. Manajer perjalanan dapat mengelola biaya dengan lebih baik dengan cara ini. 

Transaksi Lebih Cepat 

Nikmati transaksi atau pembayaran lebih cepat dengan Volopay. Mengintegrasikan TruTrip dengan Volopay memungkinkan pengguna melakukan pembelian di TruTrip dengan Volopay Wallet. Menghilangkan kerumitan harus menambahkan kartu kredit untuk setiap transaksi; ia menawarkan proses yang efisien yang akan melindungi Anda dan perusahaan Anda dari risiko keamanan yang menyertainya. Sebagai solusi manajemen pembelanjaan yang mencakup semua, Volopay menggabungkan dan mengintegrasikan semua aspek transaksi bisnis ini pada satu platform pusat, menjadikannya lebih efisien. Ini juga memiliki fitur rekonsiliasi kredit dan kartu perusahaan otomatis. Tidak perlu membuat dan menambahkan kartu kredit yang berbeda untuk setiap transaksi dan pemasok perjalanan yang berbeda.

Kartu Perusahaan

Kartu korporat Volopay membantu perusahaan Anda membelanjakan lebih cerdas dengan setiap kartu sambil memiliki kontrol pembelanjaan yang proaktif dan dinamis. Karyawan dapat meminta dana saat bepergian dan pemberi persetujuan dapat menyetujui atau menolaknya secara real-time. Untuk setiap pembelanjaan yang terjadi pada kartu Volopay, Anda akan mengetahui di mana, kapan, dan mengapa pembelanjaan tersebut dilakukan. Lengkapi karyawan Anda yang bepergian dengan alat manajemen pengeluaran yang efisien yang menghilangkan kerumitan penggantian biaya, dan memungkinkan penggunaan global yang mudah.

Visibilitas dan pelacakan yang lebih baik

Dengan Volopay Anda dapat melihat dan mengelola setiap pelancong dan melacak pengeluaran mereka secara real-time. Volopay mengumpulkan informasi tentang pengeluaran karyawan dan menyajikannya dengan cara visual yang dapat dimengerti. Manajer memiliki akses ke indikator seperti jumlah yang dikeluarkan oleh karyawan atau per kategori.

Pelaporan pengeluaran lebih cepat 

Mengintegrasikan Volopay di TruTrip, secara otomatis memperbarui biaya perjalanan di berbagai platform. Mintalah pembayaran tersebut diubah menjadi pengeluaran secara instan. Informasi real-time tentang biaya Anda tersedia. Anda memiliki akses ke semua data yang Anda butuhkan melalui pelaporan dan analitik untuk mengumpulkan semua pengeluaran menjadi satu laporan. Sederhana dan mudah, tidak ada lagi pekerjaan admin manual! 

Hasil akurasi akuntansi yang lebih baik

Dengan laporan pengeluaran yang ditulis tangan, Anda atau anggota staf Anda berisiko membuat kesalahan atau bahkan kesalahan entri data kecil yang dapat menyebabkan masalah besar di kemudian hari. Namun, Anda dapat menghindari hal ini dengan menggunakan solusi manajemen pengeluaran. Wawasan tentang pengeluaran waktu nyata di satu platform. meminimalkan kesalahan dan menghindari biaya yang tidak perlu.

Beberapa manfaat lain dari alat manajemen biaya perjalanan:

• Menjadi tanpa kertas: strategi ramah lingkungan. 
• Menangkap dan mengunggah tanda terima menggunakan smartphone, lalu mengirimkannya ke pemberi persetujuan yang tepat.
• Cegah penipuan: Miliki jejak audit terperinci dan cari pelanggaran kebijakan apa pun. Untuk menghindari dimanfaatkan dengan cara apa pun, perangkat lunak manajemen pengeluaran menempatkan Anda dalam kendali penuh atas keuangan Anda.
• Peningkatan produktivitas merampingkan seluruh prosedur penggantian biaya. Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengelola keuangan Anda, memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas-tugas penting lainnya dan menambah nilai bagi organisasi Anda.
• Aturan khusus dan teknik lain dapat digunakan oleh perangkat lunak untuk mengidentifikasi kesalahan jinak dan masalah yang lebih jahat seperti entri palsu, entri duplikat, dan kiriman mencurigakan lainnya.

Ingin meningkatkan proses manajemen biaya Perjalanan Anda?

Manajemen biaya perjalanan yang efektif akan membantu bisnis Anda berkembang. Mengapa tidak mencobanya dan lihat sendiri? Jadwalkan demo atau mendaftar untuk uji coba gratis dengan salah satu spesialis kami untuk mempelajari lebih lanjut tentang Volopay dan mencari tahu bagaimana TruTrip dapat menjadi solusi yang tepat untuk Anda dan perusahaan Anda.