Panduan komprehensif Anda untuk manajemen biaya perjalanan

Last Updated on: April 15, 2024 at 7:16 am

Pada tahun 2021, perusahaan menghabiskan $754 miliar untuk perjalanan bisnis secara global. Perjalanan bisnis global secara konsisten melampaui $1 triliun setiap tahun. Ini menunjukkan bahwa ada banyak peluang untuk tumbuh karena perusahaan bangkit dari pembatasan pergerakan yang diberlakukan selama pandemi. 

Untuk memaksimalkan pengeluaran perjalanan bisnis, organisasi perlu manajemen perjalanan yang efektif. Manajer perjalanan dan pemimpin SDM memerlukan sistem untuk mengatur aspek keuangan perjalanan bisnis untuk mempromosikan kesejahteraan rekan kerja mereka saat bepergian, memproses penggantian biaya dengan lancar, dan dengan mudah mengotomatiskan tugas administratif seperti pemesanan, antara lain. 

Kami telah menetapkan untuk membuat panduan manajemen biaya perjalanan komprehensif yang akan membantu Anda mengambil langkah pertama untuk mengoptimalkan biaya perjalanan perusahaan Anda.

Apa itu Manajemen Biaya Perjalanan?

Manajemen biaya perjalanan (TEM) adalah proses pelacakan, pemantauan dan pelaporan biaya perjalanan. Ini adalah fungsi penting dalam organisasi mana pun yang sangat bergantung pada perjalanan bisnis untuk menjalankan bisnis, tetapi juga salah satu yang paling padat karya. Salah satu alasan mengapa hal ini penting adalah bahwa, di banyak negara, perusahaan dibebaskan dari pembayaran pajak atas pengeluaran perjalanan terkait bisnis. Untuk menikmati manfaat ini, perusahaan harus memastikan bahwa ia mengumpulkan semua biaya perjalanan dan mengajukan kewajiban pajak yang lebih rendah. 

Namun, manajemen biaya perjalanan melakukan lebih dari itu. Manajemen biaya perjalanan yang efektif memerlukan kolaborasi yang bermakna antar departemen dan memastikan bahwa semua biaya terkait perjalanan dirinci dan dipesan. Visibilitas ini pada akhirnya memastikan rekonsiliasi yang mudah di akhir setiap bulan, memungkinkan perusahaan untuk tetap berada di atas anggaran mereka dan menghindari pengeluaran yang berlebihan. Oleh karena itu, manajemen biaya perjalanan merupakan bagian integral dari kesehatan keuangan perusahaan secara keseluruhan.

Mengapa manajemen biaya perjalanan merupakan bagian yang menantang dari manajemen perjalanan?

Di dunia di mana digitalisasi melaju dengan kecepatan yang luar biasa, banyak bisnis merasa rumit untuk mengikuti kecepatan teknologi yang terus berkembang. Banyaknya intensitas sumber daya yang terlibat dalam manajemen perjalanan korporat manual membuatnya sulit. Namun, jelas bahwa teknologi melebih-lebihkan manajemen perjalanan perusahaan melalui penghematan biaya, pembuatan laporan yang lebih cepat, dan implementasi kebijakan yang lancar, yang semuanya membantu pemangku kepentingan menghabiskan lebih banyak waktu untuk pekerjaan sebenarnya daripada tugas admin. 

Bagaimanapun, manajemen biaya perjalanan perusahaan hampir tidak mudah kecuali Anda memiliki sistem yang diarahkan untuk efisiensi. Di luar biaya perjalanan yang sebenarnya seperti biaya penerbangan dan akomodasi, para pemimpin bisnis juga harus mempertimbangkan biaya lainnya termasuk biaya terkait (seperti pemesanan ulang dan pembatalan), biaya tidak langsung (seperti keanggotaan dan langganan), biaya perangkat lunak pendukung, dan bahkan tenaga kerja.

Pada akhirnya, para pemimpin bisnis harus menavigasi medan kompleks dalam mengelola tiga elemen: perjalanan bisnis itu sendiri, lalu keuangan, dan juga orang-orang. Lagi pula, perjalanan bisnis tidak mungkin tanpa biaya, Anda juga tidak dapat menghindari mempertimbangkan kesejahteraan karyawan Anda sementara mereka mewakili perusahaan Anda dalam perjalanan. Tantangan-tantangan ini menyebabkan manajemen pengeluaran yang buruk bahkan jika perusahaan sudah memiliki sistem perencanaan perjalanan. 

Bagaimana manajemen biaya perjalanan yang buruk dapat memengaruhi Anda dengan cara yang tidak Anda ketahui

Manajemen biaya perjalanan yang buruk dapat menyebabkan hilangnya peluang untuk pertumbuhan dan pendapatan, belum lagi risiko kegagalan bisnis yang tinggi. Namun, efek seperti itu mungkin tidak langsung terlihat kecuali Anda mewaspadai gejala berikut:

• Di banyak perusahaan, biaya perjalanan masih diproses secara manual oleh perwakilan SDM atau manajer perjalanan. Ini berarti bahwa karyawan harus mengisi formulir, menyerahkan tanda terima dan menunggu persetujuan dan penggantian. Selain itu, proses ini membutuhkan waktu dan upaya dari staf SDM yang dapat melakukan pekerjaan yang berharga untuk keuntungan bisnis.
• Tanpa manajemen biaya perjalanan yang tepat, karyawan akan memiliki pilihan pembayaran yang terbatas saat memesan perjalanan. Beberapa bahkan mungkin harus membayar sendiri untuk pengeluaran yang biasanya harus ditanggung oleh perusahaan.
• Tanpa sistem pengeluaran perjalanan otomatis di tempat, maka karyawan perlu menambahkan kartu perusahaan mereka secara manual ke dalam proses pemesanan setiap saat. Hal ini membuat mereka sulit untuk melacak pengeluaran mereka dan tidak efisien.
• Ketika orang secara manual menambahkan transaksi ke dalam spreadsheet atau laporan, selalu ada kemungkinan besar bahwa sesuatu akan diabaikan atau salah dilaporkan. 
• Misalkan persetujuan diperlukan dari beberapa manajer sebelum perjalanan dapat dipesan. Dalam hal ini, waktu persetujuan akan meningkat secara dramatis, yang berarti lebih sedikit waktu untuk pekerjaan yang sebenarnya dilakukan oleh karyawan di jalan atau di kantor. Ini bisa berarti bahwa karyawan juga melewatkan pertemuan atau acara penting.
• Mustahil bagi orang untuk merasa puas di tempat kerja ketika mereka harus berurusan dengan daftar panjang batasan dan batasan yang diberlakukan oleh majikan mereka, terutama sesuatu yang 'sederhana' seperti rapat perencanaan. 

Seperti apa proses manajemen biaya perjalanan yang efektif?

Bagian selanjutnya dari panduan manajemen biaya perjalanan ini menyoroti fitur dari proses TEM yang baik. Tentunya, sistem manajemen biaya perjalanan yang efektif menghilangkan proses dan metode manual yang tidak mengutamakan kepuasan karyawan dalam perencanaan perjalanan. 

• Dengan sebuah sistem otomatis, wisatawan dapat memesan tiket dalam hitungan menit dan mengirimkan pengeluaran mereka secara online. Mereka juga dapat memeriksa status pemesanan atau pengeluaran mereka kapan saja mereka mau tanpa harus menunggu seseorang di kantor untuk melakukannya untuk mereka.

• Dengan laporan keuangan yang berwawasan luas, Anda dapat dengan mudah melihat berapa banyak uang yang telah dihabiskan untuk setiap jenis pengeluaran selama bulan atau kuartal tertentu sehingga Anda tahu di mana ada peluang penghematan dan dapat mengelola anggaran Anda dengan lebih baik.
• Visibilitas penuh pelacakan pemesanan dan biaya perjalanan – Ini akan memungkinkan Anda untuk melihat berapa banyak yang telah dihabiskan untuk perjalanan, siapa yang telah melakukan perjalanan dan ke mana mereka pergi. Ini juga akan memungkinkan Anda untuk menindaklanjuti setiap perbedaan atau anomali dalam pemesanan.
• Proses persetujuan perjalanan yang jelas memastikan bahwa karyawan mengikuti pedoman internal untuk perjalanan bisnis. Prosesnya harus transparan dan mudah diikuti sehingga karyawan dapat memahami langkah-langkah yang diperlukan untuk menyetujui perjalanan mereka. 
• Kamu bisa kurangi pengeluaran yang tidak perlu tanpa mempengaruhi mobilitas karyawan atau prestasi kerja. Dengan sistem manajemen biaya perjalanan yang efektif, Anda akan dapat memperkirakan kelebihan anggaran sebelum terjadi, sehingga tidak memengaruhi aspek lain dari rencana bisnis atau strategi pertumbuhan Anda.
• Pastikan sistem Anda memungkinkan permintaan penggantian biaya yang mudah sehingga staf tidak merasa terbebani dengan harus mengisi dokumen setiap kali mereka ingin mengajukan klaim pengeluaran.

Haruskah Anda berinvestasi dalam perangkat lunak Manajemen Biaya Perjalanan?

Dalam perencanaan manajemen biaya perjalanan, Anda harus berinvestasi dalam perangkat lunak TEM jika Anda ingin:

• Prioritaskan data yang akurat. Sistem yang tersedia saat ini mampu mengelola seluruh proses booking, check-in, boarding pass, bagasi bahkan pembatalan. Hal ini memungkinkan untuk mendapatkan informasi berkualitas tinggi tentang perjalanan karyawan Anda.
• Siapkan laporan berwawasan digital. Dengan laporan ini, Anda dapat melihat berapa banyak uang yang telah dihabiskan untuk perjalanan dan pengeluaran lain yang terkait dengan perjalanan dari waktu ke waktu. Ini memungkinkan Anda membuat keputusan bisnis yang cerdas berdasarkan fakta nyata, bukan asumsi atau tebakan 
• Hemat waktu dan biaya. Mengelola penerbangan dan hotel dapat menghabiskan terlalu banyak waktu dan energi. Dengan solusi TEM yang baik, Anda dapat menghemat waktu dengan mengotomatiskan proses pemesanan penerbangan dan hotel hanya dengan beberapa klik. Ini memungkinkan Anda untuk fokus pada aktivitas penting lainnya dalam bisnis Anda.
• Proses pemesanan lebih cepat. Dengan menggunakan satu platform untuk memesan tiket dan mengelola pengeluaran, karyawan dapat memesan tiket lebih cepat dari sebelumnya. Prosesnya mudah, sederhana dan cepat. Proses pemesanan lebih cepat
• Beri karyawan lebih banyak otonomi saat memesan penerbangan dan hotel mereka sendiri. Ini berarti bahwa mereka tidak perlu menunggu beberapa tingkat persetujuan dari atasan lagi sebelum membuat keputusan tentang perjalanan mereka. Dengan cara ini, mereka menghemat waktu sambil memastikan semuanya berjalan lancar sesuai dengan kebijakan perjalanan yang ditetapkan oleh perusahaan
• Pastikan visibilitas penuh. Manajer perjalanan memiliki kesempatan unik untuk melihat di mana uang dibelanjakan dan berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk rapat atau acara pelatihan. Hal ini memungkinkan mereka untuk membuat strategi hemat biaya yang dapat mengurangi pengeluaran tanpa mempengaruhi produktivitas atau kinerja.

Platform perangkat lunak yang dapat membantu proses TEM Anda

Panduan manajemen biaya perjalanan ini tidak lengkap tanpa mencantumkan platform perangkat lunak yang telah dicoba dan diuji untuk memungkinkan Anda meningkatkan proses manajemen biaya perjalanan bisnis Anda. 

Volopay- Manajemen biaya

Volopay menyediakan platform pusat untuk melacak dan mengelola semua pengeluaran perusahaan Anda. Mengintegrasikan alat keuangan dari Volopay ke dalam sistem manajemen perjalanan Anda dapat membantu Anda menjadi lebih efisien dan memangkas biaya yang tidak perlu. Misalnya, Anda dapat mengeluarkan kartu fisik atau virtual kepada karyawan saat bepergian untuk membantu mereka melakukan pembayaran terkait perjalanan dengan mudah. 

Selain itu, Volopay mendukung transaksi domestik dan internasional; bahkan jika karyawan Anda harus melakukan perjalanan keluar dari perusahaan, mereka ditanggung. Selain itu, perangkat lunak ini membantu Anda memproses penggantian dengan mulus saat karyawan menghabiskan uang saat bepergian.

Xero – Perangkat lunak akuntansi

Xero adalah sistem akuntansi terpadu untuk UKM pada khususnya. Dengan menyinkronkan informasi bank dan keuangan Anda secara aman, Anda dapat menggunakan Xero untuk mengelola faktur, mengotomatiskan pelaporan keuangan, dan bahkan memproses pengembalian pajak. 

Fitur terbaik Xero untuk manajemen perjalanan perusahaan adalah kemampuan untuk memungkinkan pemangku kepentingan berkolaborasi secara real-time, mengakses informasi terbaru, dan membuat keputusan keuangan berdasarkan data. Xero juga memiliki toko aplikasi dengan lebih dari 1.000 aplikasi pihak ketiga yang memungkinkan Anda dan karyawan Anda melakukan berbagai transaksi bisnis. 

TruTrip – Perangkat Lunak Manajemen Perjalanan

TruTrip adalah solusi menyeluruh untuk mengelola semua hal perjalanan bisnis untuk perusahaan Anda. TruTrip membantu Anda mengotomatiskan berbagai aspek perencanaan perjalanan seperti pemesanan, pelaporan, pembuatan kebijakan, dan sebagainya. 

Misalnya, mengintegrasikan TruTrip dengan platform seperti Volopay atau Xero dapat membantu Anda meningkatkan pembayaran dan pelaporan keuangan. Pada akhirnya, TruTrip membantu Anda memperoleh nilai dari perjalanan perusahaan dengan membantu Anda mengurangi inefisiensi dan menurunkan biaya hingga 30%. Wisatawan juga mendapat manfaat dari perjalanan perusahaan yang jauh lebih mulus dan sangat memuaskan. 

Veryfi Menerima OCR & Pengeluaran – Pemindai Kwitansi

sangat adalah API yang dapat digunakan untuk memindai faktur dan tanda terima secara cerdas, mengekstrak informasi, dan mengubahnya menjadi data terstruktur. Salah satu tantangan dari sektor perjalanan korporasi adalah banyak bisnis yang masih terjebak dengan metode manual dalam mengumpulkan kuitansi dan tagihan; menjadi sulit untuk melacak mereka. 

Dengan Veryfi, perusahaan dapat dengan lancar beralih ke model digital untuk menyimpan dan mengatur data keuangan dari tanda terima melalui pengenalan karakter optik cerdas (OCR).

Langkah-langkah untuk mulai mengelola pengeluaran perjalanan Anda

Menerapkan sistem TEM yang digerakkan oleh teknologi bukanlah sesuatu yang Anda lakukan dan lakukan. Ada langkah-langkah yang terlibat. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk transisi yang mulus ke TEM yang efektif:

• Pertama, terapkan sistem yang memungkinkan Anda melacak pengeluaran secara real-time dan secara otomatis membuat laporan untuk persetujuan dan akuntansi. Dengan kata lain, pastikan bahwa semua biaya perjalanan karyawan Anda dimasukkan ke dalam sistem terpusat. Ini akan memungkinkan Anda untuk melacak pengeluaran dan mengidentifikasi area di mana Anda dapat menghemat uang atau meningkatkan pengalaman bagi karyawan.
• Langkah kedua adalah mengevaluasi kembali kebijakan perjalanan terkait keuangan. Penting bagi karyawan untuk mengetahui apa yang diharapkan dari mereka ketika mereka melakukan perjalanan bisnis perusahaan. Ini termasuk siapa yang membayar berbagai pengeluaran, jenis pengeluaran apa yang ditanggung, dan berapa banyak kelonggaran yang mereka miliki dalam memilih pengaturan perjalanan mereka sendiri. Kebijakan Anda juga harus ditinjau setiap tahun atau ketika perubahan musim memengaruhi cara karyawan bepergian.
• Langkah ketiga adalah mengumpulkan dan mengamankan informasi di kartu perusahaan Anda. Anda dapat menggunakan informasi ini untuk menciptakan proses yang lebih baik untuk menyetujui pengeluaran, serta melacak kebiasaan pengeluaran secara lebih akurat. Ini juga akan membantu Anda mencegah akses tidak sah ke data sensitif apa pun yang terkait dengan transaksi keuangan yang dilakukan menggunakan kartu ini.
• Langkah keempat adalah membangun proses persetujuan perjalanan yang solid yang membantu Anda dan karyawan Anda. Proses ini harus mencakup pedoman yang jelas tentang jenis perjalanan apa yang memerlukan persetujuan, berapa banyak uang yang dapat dihabiskan karyawan tanpa persetujuan, dll. Proses ini juga harus transparan sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan dari mereka setiap saat selama proses perencanaan perjalanan 
• Terakhir, jangan lupa untuk berkonsultasi dengan tim Anda tentang pandangan mereka tentang bagaimana mereka ingin biaya perjalanan mereka dikelola. Tanyakan apakah mereka memiliki pertanyaan atau kekhawatiran tentang program tersebut dan beri tahu mereka apa yang diharapkan dari mereka setelah program tersebut dilaksanakan. Anda juga harus mendiskusikan bagaimana mereka dapat memperoleh manfaat dari penggunaan solusi yang Anda rencanakan untuk diterapkan.

Bagaimana TruTrip dapat membantu

TruTrip dapat membantu Anda kurangi biaya perjalanan Anda hingga 30%. Anda tidak perlu menyerah pada perjalanan penting karena dengan TruTrip, Anda dapat menemukan tarif dan tarif yang menarik. Lebih dari itu, perangkat lunak TruTrip mudah diterapkan dan memberikan kejelasan dan transparansi pada proses manajemen perjalanan Anda, memungkinkan Anda mengidentifikasi titik limbah dan bertindak sebagaimana mestinya. 

Selain itu, karena TruTrip terintegrasi dengan baik dengan platform akuntansi seperti Volopay dan Xero, masalah keuangan menjadi bebas dari kekhawatiran seperti memfasilitasi pembayaran, menyiapkan laporan pengeluaran, dan memproses penggantian biaya. 

TruTrip juga menyertakan pembuat kebijakan cerdas yang dengannya Anda dapat secara otomatis menyesuaikan pedoman perjalanan bisnis Anda, menetapkan pengecualian, menentukan persyaratan persetujuan perjalanan, dan secara fleksibel menyesuaikan berdasarkan kebutuhan saat ini.

Terakhir, visibilitas dan pelacakan pengeluaran real-time dari TruTrip memastikan bahwa Anda menerapkan kebijakan cerdas Anda dengan cara yang sesuai dengan kebutuhan Anda. tujuan perjalanan bisnis, kebutuhan, dan anggaran.

Dapatkan bantuan yang Anda butuhkan untuk menyiapkan proses manajemen biaya perjalanan yang solid

TruTrip menawarkan proses yang lancar, kontrol penuh atas biaya perjalanan, dan pengurangan biaya. Jadwalkan demo atau daftar untuk uji coba gratis untuk meningkatkan manajemen biaya perjalanan Anda dalam sekejap.