Cara menulis kebijakan perjalanan perusahaan yang sangat baik

Last Updated on: April 15, 2024 at 6:34 am

Membangun kebijakan perjalanan lebih dari sekadar menetapkan aturan dan anggaran. Kunci untuk menciptakan kebijakan perjalanan terbaik bagi perusahaan Anda adalah untuk mencapai keseimbangan sempurna antara tujuan bisnis Anda dan kebutuhan karyawan.

Memiliki kebijakan yang mendukung pelancong bisnis dari awal hingga akhir dapat berdampak positif pada keuntungan Anda. Terutama karena perjalanan bisnis menghasilkan nilai yang sangat besar bagi bisnis. Untuk setiap $1 yang dihabiskan untuk perjalanan bisnis, rata-rata pengembalian investasi (ROI) adalah antara $10 hingga $14,99, menurut laporan tahun 2009 oleh Ekonomi Oxford.

Jika Anda ingin membuat kebijakan perjalanan untuk perusahaan Anda, Anda telah datang ke tempat yang tepat. Panduan komprehensif ini menjelaskan:

• Apa itu kebijakan perjalanan perusahaan
• Mengapa itu penting?
• Cara menulis kebijakan perjalanan dan praktik terbaik
• Bagaimana mengotomatisasi kebijakan perjalanan Anda dapat menguntungkan bisnis Anda.

Apa itu kebijakan perjalanan perusahaan?

Singkatnya, kebijakan perjalanan perusahaan adalah buku panduan yang mencakup semua aturan dan prosedur perjalanan bisnis bagi karyawannya. Tidak ada pendekatan 'satu ukuran cocok untuk semua' untuk membuat kebijakan perjalanan. Sejumlah faktor seperti ukuran perusahaan Anda, sifat bisnis dan tujuan perjalanan bisnis akan membentuk kebijakan perjalanan Anda. 

Kebijakan perjalanan biasanya dapat diakses di situs web internal perusahaan. Namun jika perusahaan Anda menggunakan aplikasi manajemen perjalanan, perusahaan mungkin menerapkan kebijakan otomatis untuk kepatuhan yang lebih baik dan proses persetujuan yang lebih lancar.   

Mengapa kebijakan perjalanan yang baik itu penting?

Idealnya, kebijakan perjalanan perusahaan yang baik harus menghapus "area abu-abu" apa pun bagi karyawan dan dengan jelas mendefinisikan semua informasi tentang biaya perjalanan, keselamatan, dan prosedur pemesanan. Bahkan, kebijakan perjalanan yang disusun dengan baik juga akan mendorong karyawan untuk menganggarkan perjalanan bisnisnya secara optimal, yang pada gilirannya akan menghemat uang perusahaan. 

Menyusun kebijakan perjalanan Anda juga memberi perusahaan Anda kesempatan untuk merangkul perubahan dan peluang teknologi. Menggunakan alat manajemen perjalanan bisnis untuk pemesanan dapat mengakibatkan pemesanan perjalanan lebih cepat dan penghematan biaya hingga 30%. Tidak ada waktu yang lebih baik untuk mengadopsi praktik terbaik dan menghapus kebijakan kaku yang tidak perlu.

Iklim ketidakpastian yang disebabkan oleh pandemi global adalah alasan utama untuk menempatkan karyawan Anda di jantung program perjalanan Anda. Menyertakan Duty of Care dan perincian asuransi dalam polis perjalanan Anda meyakinkan karyawan akan keselamatan perjalanan mereka dan menunjukkan penghargaan Anda. Kebijakan perjalanan bisa sangat membantu karyawan tetap bahagia dan produktif. 

Apa yang harus disertakan dalam kebijakan perjalanan perusahaan Anda?

Jika Anda membuat kebijakan perjalanan perusahaan untuk pertama kalinya atau menilai kembali kebijakan Anda saat ini, berikut adalah beberapa detail yang harus disertakan:

• Cara memesan perjalanan bisnis melalui alat pemesanan yang disetujui perusahaan Anda
• Alokasi biaya perjalanan lintas tingkatan dan departemen karyawan (penerbangan, hotel, transportasi, sewa mobil, tunjangan makan)
• Proses klaim perjalanan dan jarak tempuh
• Maskapai penerbangan pilihan perusahaan, jaringan hotel, atau vendor lainnya
• Detail pertanggungan asuransi perjalanan
• Tugas Kehati-hatian Perusahaan
• Proses persetujuan untuk perjalanan bisnis di atas batas anggaran
• Pengecualian anggaran untuk kota-kota tertentu (Misalnya. Biaya perjalanan bisnis di Tokyo adalah tertinggi kedua di dunia di belakang New York)

Yang penting, kebijakan perjalanan perusahaan Anda harus berlaku untuk semua orang yang melakukan perjalanan atas nama perusahaan Anda termasuk anggota dewan, manajer eksekutif, karyawan lain, dan tamu perusahaan. Alat manajemen perjalanan bisa sangat berguna untuk tujuan ini. Anda dapat menetapkan kebijakan yang berbeda di seluruh grup karyawan dan bahkan membuat pengecualian kebijakan.

Cara menulis kebijakan perjalanan perusahaan Anda?

Pikirkan kebijakan perjalanan perusahaan Anda sebagai cara untuk memberikan dukungan kepada karyawan dan menambah nilai bisnis Anda. Sebelum melompat ke daftar panjang hal-hal yang dapat atau tidak dapat dilakukan oleh karyawan, pertimbangkan manfaat yang akan diberikan oleh setiap bagian dari kebijakan tersebut.

Pada akhirnya, ini harus membuat perjalanan bisnis semudah dan semulus mungkin, menghemat biaya bisnis, dan memenuhi kebutuhan karyawan Anda. Untuk membantu Anda memulai, berikut adalah panduan 5 langkah untuk menulis kebijakan perjalanan perusahaan Anda:

1) Pahami praktik perjalanan orang-orang Anda

Apakah Anda sedang menyusun kebijakan perjalanan dari awal atau ingin meningkatkan kebijakan perjalanan Anda saat ini? Bagaimanapun, memahami mengapa dan bagaimana perjalanan karyawan Anda akan membantu membentuk kebijakan Anda. Sejak 82% pelancong bisnis di Asia Pasifik lebih cenderung memesan penginapan hotel menggunakan alat online, menggunakan layanan manajemen perjalanan dengan banyak pilihan adalah langkah yang ideal. 

Ingat saja, pendekatan salin tempel tidak berfungsi dalam hal kebijakan perjalanan. Kebijakan Anda sebaiknya mencerminkan kebutuhan orang-orang dan bisnis Anda. Jika perusahaan Anda bertambah besar, sebaiknya Anda mendasarkan kebijakan Anda pada berbagai jenis perjalanan bisnis lintas departemen.

Salah satu cara nyata untuk memahami kebutuhan karyawan Anda adalah melalui pemesanan dan pengeluaran perjalanan mereka sebelumnya. Anda mungkin dapat mengidentifikasi tren pemesanan dan menemukan area untuk menghemat biaya perjalanan.

2) Tetapkan tujuan kebijakan Anda

Nilai prioritas utama Anda untuk memperbarui atau membuat kebijakan perjalanan perusahaan Anda. Apakah Anda ingin mengurangi biaya perjalanan bisnis? Apakah Anda mencari pemesanan yang lebih mudah dan keamanan wisatawan yang lebih baik? Tujuan yang jelas akan membantu memastikan kebijakan perjalanan Anda diatur untuk mencapai target Anda.  

Sasaran lain yang baik untuk ditetapkan mencakup peningkatan kepatuhan terhadap kebijakan, pelacakan pengeluaran yang lebih baik, persetujuan pemesanan yang lebih lancar, dan kenyamanan bagi pelancong bisnis. Beri peringkat dan buat daftar periksa untuk prioritas bisnis Anda sehingga tidak ada yang tertinggal.

3) Jadikan orang sebagai "jantung" dari kebijakan perjalanan Anda

Karyawan akan sangat bergantung pada kebijakan selama perjalanan bisnis. Sekarang setelah tujuan Anda jelas, penting untuk terlibat dengan beragam kelompok karyawan untuk mengumpulkan wawasan. Eksekutif tingkat C perusahaan Anda mungkin memiliki rencana untuk mengurangi biaya perjalanan, meningkatkan efisiensi, dan memprioritaskan Tugas perawatan.

Identifikasi pelancong bisnis yang sering bepergian di dalam perusahaan Anda dan mintalah pendapat mereka tentang apa yang berhasil dan area yang perlu ditingkatkan. Mereka akan dapat menjelaskan tantangan dan kekhawatiran dari perjalanan bisnis sebelumnya. Anda tidak hanya akan membuat karyawan senang – tetapi menjaga orang-orang Anda dapat membantu Anda menghindari biaya yang signifikan dan masalah hukum yang tidak terduga. 

Pandemi global COVID-19 telah memunculkan kebutuhan mendesak akan tindakan Duty of care dan keselamatan pelancong yang lebih baik. Bahkan sebelum pandemi, seperempat pelancong bisnis di Asia mengklaim bahwa majikan mereka tidak mengomunikasikan tugas tanggung jawab perawatan mereka secara memadai.

Memasukkan program tugas perawatan yang solid akan memberikan ketenangan pikiran bagi pelancong bisnis dan pemilik bisnis. Pertimbangkan untuk menggunakan solusi manajemen perjalanan yang menyediakan peringatan risiko perjalanan terkini, pelacakan perjalanan waktu nyata, informasi pembatasan perjalanan, dan dukungan kontak 24/7 jika karyawan Anda memerlukan bantuan.

4) Pilih teknologi dan fleksibilitas Anda

Seberapa fleksibelkah kebijakan perjalanan perusahaan Anda? Ini tergantung pada tingkat kebebasan yang ingin Anda berikan kepada wisatawan Anda. Laporan McKinsey tahun 2015 menunjukkan bahwa Pelancong bisnis Asia mengutamakan kenyamanan dan berusaha menggabungkan perjalanan bisnis dengan liburan. Beberapa preferensi termasuk penerbangan langsung, jarak dekat ke kantor, dan Wi-Fi berkecepatan tinggi. 

Tentu saja, Anda dapat menyesuaikan tingkat otonomi pemesanan dan anggaran perjalanan berdasarkan kebutuhan bisnis Anda. Tetapi memilih teknologi yang tepat untuk manajemen perjalanan Anda dapat membantu Anda mencapai keseimbangan antara fleksibilitas dan kepatuhan terhadap kebijakan. Menetapkan ambang anggaran Anda dalam alat pemesanan perjalanan Anda akan menghasilkan kepatuhan kebijakan otomatis. Jika kebijakan Anda mengizinkan pengecualian, permintaan pemesanan di atas batas akan ditandai ke manajer perjalanan untuk disetujui.

5) Tulis dan terapkan kebijakan perjalanan Anda

Selamat, Anda sekarang siap untuk menyusun kebijakan perjalanan perusahaan Anda! Setelah kebijakan perjalanan perusahaan Anda ditulis, mintalah persetujuan dari pemangku kepentingan terkait dan manajemen senior. Pastikan kebijakan perjalanan tersedia di situs web internal perusahaan Anda, dan jika perusahaan Anda menggunakan platform manajemen perjalanan, ingatlah untuk memperbarui ambang batas dan informasi yang diperlukan. 

Ini juga merupakan praktik yang baik untuk menjaga jalur komunikasi terbuka dengan pelancong bisnis yang sering bepergian di perusahaan Anda. Untuk membangun kepercayaan yang lebih besar, kumpulkan umpan balik tentang kebijakan perjalanan, bagikan panduan keselamatan wisatawan, dan tegaskan kembali tujuan program perjalanan dari waktu ke waktu. 

Manajemen perjalanan bisnis yang mengerti

Mencari solusi perjalanan bisnis yang tepat? TruTrip membuat Anda terlindungi dengan alat kebijakan cerdasnya, peringatan risiko perjalanan, dan pengalaman pemesanan yang mulus. Jadwalkan demo atau berhubungan bersama kami, kami akan dengan senang hati mengajak Anda berkeliling.