Last Updated on: Maret 7, 2023 at 9:22 am

Manajemen perjalanan bisa menjadi tugas yang sangat berat, terutama jika dilakukan oleh perusahaan itu sendiri. Namun, pentingnya perjalanan bisnis yang sebenarnya tidak dapat diremehkan, terutama ketika mempertimbangkan perbedaan waktu dan banyak laporan dan survei yang menunjukkan bahwa berkurangnya perjalanan bisnis merugikan pekerja. Oleh karena itu, inovasi dalam bisnis harus mengakomodasi perubahan dalam program manajemen perjalanan mereka, membenahi mereka untuk menjadikannya sestrategis mungkin.

Bisnis perjalanan adalah bagian penting dari strategi dan mengabaikannya bisa menjadi bencana. Mereka membantu membangun basis klien yang solid dan luas, membangun citra merek perusahaan Anda, dan memperkuat kemitraan yang dapat membantu Anda memberikan layanan secara efisien. Untuk alasan ini, ada kebutuhan yang kuat untuk bisnis apa pun dari program manajemen perjalanan yang luar biasa yang dapat memperbaiki tantangan manajemen perjalanan Anda sekaligus meminimalkan biaya. Pada artikel ini, Anda akan belajar tentang banyak langkah kecil yang dapat Anda ambil untuk mencapainya. 

Lacak pengeluaran Anda

Laporan pengeluaran memungkinkan Anda untuk melihat jumlah uang yang dihabiskan untuk perjalanan karyawan dan memberi Anda angka yang diperlukan untuk membuat keputusan terkait penganggaran. Melacak pengeluaran Anda menjadi bagian yang sangat penting dari organisasi Anda jika perjalanan bisnis adalah prioritas, tetapi juga cukup padat karya, membutuhkan koordinasi antar departemen, dan pemantauan perjalanan, keuangan, dan orang-orang yang terlibat secara terus-menerus.

Namun, bisnis dapat memanfaatkan perusahaan manajemen perjalanan untuk menciptakan sistem yang efisien untuk pelacakan pengeluaran. Dalam kapasitas mandiri Anda, Anda dapat bekerja untuk membuat laporan keuangan yang berwawasan dan transparan yang memungkinkan Anda untuk mewaspadai perbedaan apa pun dalam pemesanan. Selain itu, Anda dapat menginstal sistem otomatis untuk tujuan pemesanan karena memungkinkan perusahaan melacak pemesanan dan pengeluaran.

Menggabungkan teknologi berharga

Jika fokus Anda adalah pada biaya manajemen perjalanan, maka Anda dapat mempertimbangkan untuk menginstal perangkat lunak Pengeluaran Manajemen Perjalanan dan mengotomatiskan prosedur perjalanan Anda. Otomasi memungkinkan Anda mengembangkan kebijakan perjalanan yang ideal sambil meminimalkan biaya. Ini dapat menghemat sekitar 35% dari biaya asli Anda. Pada waktu bersamaan, perangkat lunak otomatis memungkinkan Anda mengintegrasikan berbagai aspek perjalanan perusahaan Anda di satu tempat; apakah itu memesan penerbangan atau penagihan dan pengeluaran, Anda dapat mengontrol semuanya dalam satu dasbor.

Menetapkan biaya perjalanan bisnis per diem

Setiap perjalanan bisnis memerlukan metrik yang berbeda untuk evaluasi dan pemantauan keuangan. Apakah itu biaya makan, transportasi, logistik dan hotel, atau dokumentasi hukum dan kesehatan lainnya, tidak mungkin untuk membuat metrik serupa di seluruh kategori ini untuk jenis perjalanan yang berbeda. Karena alasan ini, bisnis akan dapat mengurangi biaya dengan menetapkan biaya perjalanan harian. Ini sangat bermanfaat bagi UKM dan perusahaan skala besar yang perlu fokus pada perjalanan bisnis secara teratur. 

Delegasikan tugas

Jika bisnis Anda adalah perusahaan rintisan atau UKM, mungkin bijaksana untuk menyusun kebijakan perjalanan Anda dalam lingkup perusahaan Anda. Ini akan melibatkan pendelegasian tugas ke berbagai departemen, memungkinkan kelancaran dan efisiensi arena kebijakan perjalanan perusahaan. Pendelegasian tersebut harus dinyatakan dengan jelas dalam kebijakan perjalanan Anda, dengan pendelegasian peran yang jelas dalam hierarki. Ini penting untuk strategi perjalanan karena menunjukkan keseriusan perusahaan Anda ke dunia bisnis luar.

Demikian pula, tugas ini harus sejalan dengan prioritas perjalanan bisnis Anda. Sangat penting bagi perusahaan Anda untuk menetapkan apa yang ingin dicapai melalui perjalanannya dan merencanakan terlebih dahulu jenis acara yang ingin dihadiri dan karyawan yang akan menghadirinya.

Berkomunikasi dengan karyawan

Baik itu tentang biaya keuangan atau logistik dan ulasan tentang kebijakan perjalanan, berkomunikasi dengan karyawan Anda sangatlah penting. Ini terutama berlaku bagi mereka yang bepergian dan memiliki pengalaman dalam perjalanan bisnis. Mereka dapat memberikan wawasan berharga tentang jenis strategi yang harus diterapkan dan perubahan yang harus dilakukan.

Skema percontohan ganda

Sebagian besar organisasi besar dan perusahaan pengelola perjalanan menggunakan skema percontohan ganda untuk menyusun kebijakan mereka. Skema ini melibatkan dua tahap utama. Yang pertama adalah pengguna awal yang menyiapkan sistem dan melakukan penyesuaian mendasar yang diperlukan untuk menjalankan dan menjalankan operasi perjalanan. Ini menciptakan garis dasar di mana perbaikan dapat dilakukan. 

Dengan digitalisasi perjalanan dan ketersediaan perangkat lunak otomatis, strategi sistem dasar dapat diadaptasi dan diubah pada tahap kedua. Ini melibatkan perubahan yang lebih sulit yang membantu memvalidasi solusi dan meluncurkannya ke organisasi. Dengan menggunakan perusahaan manajemen perjalanan yang menggunakan strategi ini, Anda dapat yakin akan strategi perjalanan yang efektif, hemat biaya, dan terbukti berhasil. 

Gabungkan daftar pemasok perjalanan

Pembuat kebijakan perjalanan perlu memantau berbagai aspek perjalanan. Ini membantu Anda memprioritaskan pemesanan hanya untuk daftar ini dan kemudian membangun hubungan dengan pilihan perjalanan dan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan penawaran yang lebih baik. Dengan pembaruan baru TruTrip, daftar persediaan perjalanan jauh lebih mudah untuk dikonsolidasikan karena memungkinkan admin membuat laporan tentang semua pemasok perjalanan yang telah digunakan sebelumnya oleh perusahaan itu sendiri.

Memiliki daftar tujuan dan klien

Saat menyusun kebijakan perjalanan, strategi bisnis menjamin bahwa perjalanan Anda menguntungkan dalam jangka panjang. Untuk alasan ini, jenis acara yang Anda hadiri harus berhubungan dengan industri dan ukuran perusahaan Anda, memiliki fokus yang berkepanjangan pada sesi jaringan, dan acara tersebut harus cukup mapan sehingga Anda mengharapkan anggota industri terkemuka untuk hadir. Misalnya, jika perusahaan Anda bergerak di bidang pemasaran, acara seperti DigiMarCon harus dilakukan karena memiliki fokus khusus pada sektor Anda. 

Kelola tantangan mengelola perjalanan bisnis lebih baik dengan solusi yang tepat

Menjadi manajer perjalanan bisa jadi sulit, jika Anda ingin membuat proses ini lebih mudah bagi semua orang, memesan demo atau mendaftar untuk uji coba gratis di TruTrip.