Bagaimana memperkirakan biaya perjalanan bisnis secara akurat?

Martin Go
Bagikan postingan di
business travel costs

Last Updated on: Oktober 8, 2024 at 8:47 am

Baru baru ini laporan industri perjalanan bisnis telah mengindikasikan itu biaya perjalanan bisnis kemungkinan akan meningkat pada tahun 2023 karena meningkatnya permintaan untuk hotel, penerbangan, dan biaya terkait perjalanan lainnya mendorong harga naik. Hal ini membuat semakin penting bagi organisasi untuk memperkirakan pengeluaran perjalanan mereka setepat mungkin. 

Untuk memaksimalkan efektivitas biaya mereka strategi perjalanan bisnis, businesses must have a clear picture of how much they’re spending on each trip, for each team, and on each period. Only by knowing their business travel cost dengan akurasi mereka dapat membuat keputusan yang ditujukan untuk memotong pengeluaran, memaksimalkan efisiensi, dan meningkatkan ROI.

Pada artikel ini, kami akan menggali cara untuk memperkirakan biaya perjalanan Anda dengan lebih akurat dan efektif.

Menganalisis data historis

pexels lukas 669616

The analysis of past spending is an invaluable tool when it comes to getting a better picture of your business travel cost. By looking at previous expenditures and trends, a manajer perjalanan or finance department can better analyze both total corporate travel costs and expenses incurred on specific trips or by particular groups of representatives and employees. With this information, they can create more accurate budgets and forecasts for future business trips.

Wawasan berbasis data juga memungkinkan bisnis mengidentifikasi pola dan kesamaan dalam biaya perjalanan mereka. Misalnya, mereka dapat menilai maskapai mana yang memiliki tarif rata-rata terbaik dalam jangka waktu lama dan tujuan mana yang cenderung lebih mahal secara keseluruhan. Untuk perjalanan yang mencakup jarak pendek, menganalisis data historis juga dapat membantu untuk membandingkan biaya pilihan perjalanan yang berbeda (mis., penerbangan lokal vs. kereta kecepatan tinggi vs. sewa mobil).

Terakhir, penilaian yang baik atas data biaya perjalanan sebelumnya membantu pembuat anggaran merencanakan pengeluaran tak terlihat seperti naik taksi, biaya makan, tip, aplikasi berbagi mobil, dll. Ini semua adalah biaya yang mungkin tidak dipertimbangkan pada pandangan pertama.

Dengan wawasan ini, bisnis lebih siap untuk memperkirakan secara akurat biaya perjalanan mereka sebelumnya sehingga mereka dapat memastikan bahwa operasi mereka berjalan lancar tanpa merusak anggaran. Informasi ini juga penting saat menentukan tindakan apa yang dapat dilakukan bisnis untuk mengurangi biaya perjalanan.

Jangan sertakan diskon dalam perkiraan Anda

pexels polina tankilevitch 3905874

Saat memperkirakan biaya perjalanan bisnis, penting untuk mengecualikan diskon dari perkiraan Anda.

Alasan yang paling jelas adalah bahwa diskon tidak pernah dijamin kecuali dihasilkan dari kesepakatan kemitraan yang jelas. Dalam banyak kesempatan, diskon mungkin tampak menggiurkan dan memberikan ilusi menghemat uang, tetapi dapat terbukti mahal jika Anda tidak mempertimbangkan biaya tambahan yang terkait dengannya. Misalnya, beberapa situs maskapai penerbangan menawarkan potongan harga untuk pemesanan beberapa tiket sekaligus. Tetapi tiket ini biasanya tidak dapat dikembalikan dan memiliki batasan ketat pada perubahan dan pembatalan. Dengan demikian, mereka dapat menambah biaya tambahan untuk perjalanan bisnis yang sudah mahal jika Anda perlu membuat perubahan di menit-menit terakhir atau membatalkan seluruh perjalanan.  

Demikian pula, tarif hotel berdiskon mungkin disertai dengan biaya tersembunyi saat pembayaran atau mengharuskan pengguna untuk menjadi anggota program tertentu sebelum menyelesaikan transaksi. Selain itu, kamar murah mungkin menawarkan fasilitas yang lebih sedikit daripada kamar yang lebih mahal, sehingga menimbulkan biaya tambahan untuk barang-barang seperti handuk, produk pembersih, atau akses internet.

Pada akhirnya, penawaran diskon harus digunakan sebagai opsi lain saat memesan perjalanan alih-alih sebagai bentuk utama manajemen pengeluaran saat memperkirakan biaya perjalanan bisnis.

Pertimbangkan pentingnya perjalanan

pexels julian v 860227

Business travel expenses should be adjusted to the importance of the trip, as specific trips may require more attention and resources than others. For example, a business trip for an important meeting or presentation should have priority when budgeting, as the potential results may have long-term implications for the company. Additionally, it may warrant a higher spending limit to ensure all requirements are met and any necessary business meetings and discussions occur.

Demikian pula, jika perwakilan organisasi bepergian untuk mengunjungi klien atau mitra, mereka mungkin perlu mengakomodasi rombongan perjalanan yang lebih besar dan biaya tambahan seperti makan dan transportasi. 

Dengan menilai pentingnya setiap perjalanan sebelumnya, bisnis dapat mengelola anggaran perjalanan mereka dengan lebih baik dan memaksimalkan pengembalian investasi mereka dengan memastikan bahwa semua sumber daya yang dialokasikan digunakan untuk perjalanan dengan potensi pengembalian tertinggi.

TruTrip menyediakan alat yang sangat dapat disesuaikan yang memungkinkan Anda menetapkan anggaran yang berbeda untuk perjalanan, tim, atau departemen yang berbeda, sehingga memastikan bahwa pentingnya perjalanan membenarkan biaya perjalanan bisnis yang lebih tinggi.

Berhati-hatilah saat melacak pengeluaran utama

pexels karolina grabowska 6328860

It’s crucial to be very rigorous when tracking primary business travel expenses, such as airfare (taxes included), lodging, ground transport, and daily allowances for food or incidental costs. The reason for this is that even minor discrepancies can add up over time and end up costing you more than anticipated. Additionally, these costs can serve as a basis for calculating the total cost of a business trip and, therefore, must be recorded as accurately as possible to avoid any financial surprises.

Selain itu, melacak biaya perjalanan bisnis utama akan membantu bisnis mengidentifikasi area di mana pengeluaran mereka berlebihan dan mengembangkan strategi untuk melakukan penyesuaian. Misalnya, maskapai penerbangan mungkin menawarkan tingkat tarif berbeda yang mencakup fasilitas tambahan dalam penerbangan atau tarif diskon untuk pelancong yang sering bepergian, yang dapat menghemat uang perusahaan tanpa mengorbankan kualitas perjalanan mereka.

Terakhir, melacak pengeluaran ini dengan presisi tinggi dapat membantu bisnis menemukan ketidakberesan atau penipuan dalam program perjalanan mereka dengan cepat sehingga tindakan korektif dapat diambil sebelum mengakibatkan kerugian yang signifikan. Dengan sangat ketat saat melacak pengeluaran utama ini, bisnis dapat memastikan akuntansi yang tepat dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan sambil tetap berada dalam batasan anggaran.

How business travel policy help save costs flights investigated

TruTrip: Alat fleksibel untuk pelacakan biaya yang akurat

Ada banyak cara di mana TruTrip dapat membantu Anda mendapatkan gambaran yang jauh lebih akurat tentang berapa banyak pengeluaran Anda dan mengambil tindakan efektif untuk memotong biaya yang tidak perlu. 

Alat pelaporan dan analitik TruTrip dapat memberikan wawasan terperinci tentang pola pengeluaran organisasi Anda di tingkat global dan untuk tim, departemen, dan tujuan tertentu. Ini tidak hanya akan memberi Anda referensi untuk membuat anggaran yang lebih tepat untuk perjalanan di masa mendatang, tetapi juga akan membantu Anda mengidentifikasi setiap biaya perjalanan bisnis yang tidak biasa sehingga Anda dapat dengan cepat menyelidiki penyebabnya dan menggunakan informasi ini untuk menghindari terulangnya kembali di masa mendatang. 

Fitur TruTrip hebat lainnya adalah kemudahan untuk menyesuaikan kebijakan perjalanan bisnis, menetapkan batas anggaran yang berbeda untuk perjalanan atau tim yang berbeda, dan menentukan biaya mana yang memerlukan persetujuan dari manajemen perjalanan. 

Terakhir, perusahaan pengelola perjalanan dapat membantu memantau kepatuhan dan mengaudit biaya perjalanan perusahaan. Hal ini memungkinkan perusahaan Anda untuk tetap transparan dan mematuhi kebijakannya dan kebijakan badan pengatur yang relevan.
Alami pengeluaran yang unggul dan alat manajemen perjalanan oleh mendaftar untuk uji coba gratis atau pemesanan demo hari ini.