Last Updated on: Juli 10, 2025 at 12:28 pm

According to a GBTA 2025 Report, nearly one-third (30%) of buyers are reevaluating or changing their Travel Management Company (TMC) in 2025, which means procurement for travel is echoing through the halls. HR leaders, travel managers, and business owners alike have likely experienced the challenge of finding solusi sukses untuk pelancong perusahaan needs when brokering contracts with partners in the business travelling sphere.

Procurement for travel may range from hotel accommodations and flights to car rentals, and travellers often require a more diverse set of services. Some can be found through traditional procurement methods, making it critical for organisasi untuk membentuk kemitraan yang menawarkan solusi lengkap yang cocok untuk semua orang yang terlibat.

Menemukan yang sempurna mitra perjalanan bisnis bisa tampak seperti proposisi yang menakutkan, dengan berbagai alat pemesanan online yang terus berkembang dan teknologi baru yang tersedia. Namun, membuat keputusan berdasarkan informasi tentang vendor pilihan Anda bermuara pada memiliki kearifan dan pengetahuan yang memadai—dan itu sangat berharga! Hubungan yang sukses akan menghasilkan penghematan biaya yang melampaui uang: budaya tempat kerja yang lebih baik mengarah pada peningkatan loyalitas untuk merek Anda.

Maju dengan percaya diri dalam proses pemilihan penyedia layanan tingkat atas organisasi Anda. Keahlian kami akan memberikan arahan tentang bagaimana merencanakan secara strategis untuk perjalanan jangka panjang, dengan mempertimbangkan kebutuhan saat ini bersama dengan tujuan kinerja yang diinginkan. Dengan panduan kami, Anda akan dapat mempersiapkan diri untuk hasil yang layak dan sukses dari waktu ke waktu!

Why procurement for travel is evolving

Procurement for travel now goes beyond booking hotels and flights. It includes a broader scope of services such as:

• Digital booking tools and mobile apps
• Duty of care and risk management
• CO₂ emissions reporting
• Traveler support and flexible cancellation policies
• Regional and global vendor coverage

In short, business travelers need more, and traditional procurement approaches may no longer be sufficient. That’s why organizations are prioritizing partnerships that offer comprehensive, future-ready solutions for both employees and finance teams.

Build a strategic sourcing process that works

To run effective procurement for travel, companies need a strategic sourcing process, one that ensures consistency, clarity, and accountability.

Your RFP should:

• Define the scope of services and traveler profiles
• Outline expectations around service levels and cost management
• Include evaluation criteria that match internal KPIs (cost, quality, support, technology)
• Convey a collaborative tone while safeguarding key contractual protections

The process should also include stakeholders across departments: such as finance, legal, and HR, so the outcome aligns with broader business goals.

Bangun proses pencarian sumber strategis yang sesuai untuk tim Anda

Sumber strategis sangat penting untuk pengadaan departments considering business travel partner contracts. Requiring proposals from potential partners that adhere to a thoughtful and transparent RFP format is the key step in this process. The requesting organisation should articulate the scope of their requirement and define the evaluation criteria and expectations while maintaining an open yet professional tone that conveys trustworthiness, business acumen, optimism, creativity, and thoughtfulness. 

Organisations can use a process to evaluate potential partners, understand the market, specify negotiation points, compare offers made by suppliers, and ensure they make the best decision for their budget and needs. Once these parameters are in place, senior management should take the lead with input from the travel manager to ensure consistency throughout the entire sourcing process.

Untuk memandu Anda sepanjang proses ini, Permintaan Proposal (RFP) harus dibuat dengan hati-hati oleh Anda dengan perincian tentang apa yang diharapkan dari mitra perjalanan bisnis yang diinginkan dan bagaimana persisnya persyaratan harus dipenuhi. 

• Ekspektasi pengiriman yang jelas dan instruksi khusus untuk pengiriman perlu disampaikan. 
• RFP juga harus mencakup garis waktu dan ketentuan yang melindungi setiap informasi rahasia yang diberikan oleh calon pemasok. 

Pengadaan sumber strategis membuka banyak opsi untuk mencari kontrak perjalanan — memungkinkan bisnis menemukan harga terbaik sambil memenuhi persyaratan yang mungkin belum pernah mereka ketahui sebelumnya.

What to include in a Travel RFP

Here are the essentials to include when developing a travel RFP as part of your procurement process:

• Company travel profile (volume, markets served, key routes)
• Scope of services required (air, hotel, ground, insurance, support)
• Technology expectations (booking tools, reporting dashboards, mobile app access)
• KPIs and reporting (e.g., savings vs. benchmark fare, policy compliance rates)
• Sustainability metrics (e.g., carbon tracking, eco-friendly hotel options)
• Service and support expectations (e.g., 24/7 agent support, emergency response)
• Implementation and onboarding process
• Security and data privacy standards

Make sure to include submission deadlines, contact details, file formats, and a clear evaluation timeline to streamline vendor participation.

Tetapkan standar sebelum melihat proposal mitra perjalanan

Menetapkan standar untuk melihat kontrak mitra perjalanan bisnis sangat penting untuk keberhasilan strategi pengadaan perusahaan mana pun. Pertumbuhan perusahaan bergantung pada keputusan yang terinformasi dan strategis oleh para pemimpin bisnis untuk menjamin bahwa layanan manajemen perjalanan mereka memenuhi semua persyaratan untuk menyederhanakan pengalaman perjalanan sekaligus memungkinkan perusahaan mendapatkan nilai terbesar. 

Before you start comparing bids, define what success looks like. This means:

• Listing non-negotiables (e.g., compliance reporting, local support)
• Setting budget thresholds and savings targets
• Clarifying preferred contract terms, including cancellation policies and onboarding timelines

Memiliki standar yang telah ditentukan sebelum melihat proposal apa pun oleh layanan manajemen perjalanan membuat kedua belah pihak mengetahui metrik apa yang perlu dipenuhi dan bagaimana kesesuaiannya dengan visi keseluruhan organisasi. Hal ini membuat setiap orang siap untuk sukses dan memungkinkan komunikasi yang efisien selama proses—dijamin bermanfaat bagi semua yang terlibat. Dengan mencatat hal-hal yang tidak dapat dinegosiasikan dan memfilter solusi manajemen perjalanan perusahaan yang tidak sesuai dengan persyaratan tersebut, Anda memastikan bahwa hanya pesaing teratas yang akan maju. 

Setelah Anda menyempitkan pilihan mitra yang layak, lihat proposisi nilai dan ulasan klien mereka – ini akan memberi Anda gambaran menyeluruh tentang setiap mitra potensial sebelum menandatangani kontrak. Pada akhirnya, gagasan yang jelas tentang apa yang Anda harapkan dari mitra pilihan Anda, ditambah umpan balik dari orang lain yang telah menggunakan mereka, akan membantu memastikan kontrak Anda ketat dan semua pemangku kepentingan utama pada akhirnya dapat puas dengan pilihan tersebut.

How to compare bids on procurement for travel

Comparing bids is essential to procurement for travel process. Instead of making decisions based on poor connections and relationships, or reducing the choice to a mythical lowest common price denominator, set decision rules before viewing the bids. 

Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa kriteria evaluasi didasarkan pada kebutuhan inti bisnis Anda terlebih dahulu. Bonus dari pendekatan ini adalah Anda dapat melalui periode demo dan uji coba dengan masing-masing mitra potensial untuk mendapatkan informasi mendetail yang membantu Anda mencapai keputusan terbaik untuk perusahaan Anda.

Menemukan mitra perjalanan bisnis yang tepat sangat penting untuk proses pengambilan keputusan perusahaan. Membandingkan tawaran membantu pengadaan memahami data di balik setiap kontrak potensial dan membantu memastikan mereka membuat keputusan terbaik. Ini memungkinkan tim pengadaan untuk menilai opsi dan membandingkan biaya, kualitas layanan, layanan pelanggan, kemampuan staf, dan ketersediaan fasilitas—sambil mempertimbangkan pembatasan anggaran saat ini. 

harga

Pengadaan harus mempertimbangkan harga saat membandingkan tawaran dari prospek mitra perjalanan bisnis. Anda memerlukan tolok ukur untuk memastikan nilai terbaik untuk setiap dolar yang dibelanjakan – tetapi tidak dengan mengorbankan kualitas. 

Membuat catatan menyeluruh dan memiliki perbandingan berdampingan dari setiap penawaran vendor dapat membuat perbedaan besar dalam menentukan pemasok mana yang memberikan layanan atau fasilitas superior dengan harga terbaik. Riset yang rajin sejak awal dapat menghemat uang dalam jangka panjang, jadi luangkan waktu untuk memastikan Anda memiliki pemahaman mendalam tentang tawaran yang berbeda akan sangat bermanfaat.

Kualitas

Menemukan mitra bisnis andal yang memenuhi kebutuhan perjalanan perusahaan Anda adalah kuncinya. Kualitas harus berada di puncak kriteria tim pengadaan saat mengidentifikasi vendor yang tepat. Gali lebih dalam dari sekadar mengambil kata vendor untuk itu dan jelajahi bagaimana mereka memenuhi komitmen mereka di masa lalu. Bertanyalah, dapatkan umpan balik dari pelanggan saat ini dan sebelumnya, baca ulasan profesional, dan gunakan situs ulasan pihak ketiga – penelitian sederhana dapat membangun kesadaran tentang fakta tersembunyi tentang penyedia layanan mana pun. 

Jaminan kualitas akan memainkan peran sentral dalam menemukan mitra perjalanan terbaik. Pastikan untuk memiliki sistem yang sudah ada untuk menilai dan terus mengevaluasi kembali orang-orang yang bekerja dengan Anda. Secara keseluruhan, upaya ini akan memberikan ketenangan yang dibutuhkan tim pengadaan Anda saat memilih dari penawar yang dapat berbagi dalam perjalanan perjalanan Anda setiap kali karyawan naik pesawat atau melakukan pemesanan.

Tanggapan 

Saat membandingkan penawaran dari calon mitra perjalanan bisnis, pengadaan harus mempertimbangkan tanggapan yang mereka berikan. Penting untuk memahami bagaimana pemasok menangani perubahan kontrak dan kekhawatiran wisatawan dan apakah mereka menerapkan layanan dan pembaruan produk secara efektif dan tepat waktu. Jika menangani masalah klien dengan cepat dan menerapkan perubahan kontrak itu penting, maka waktu respons harus selalu menjadi salah satu metrik utama yang Anda pertimbangkan sebelum membuat keputusan. 

Manajemen pemasok yang efektif dan memastikan para pelancong memiliki perjalanan yang mulus sangat penting untuk setiap strategi pengadaan yang berhasil. Untuk itu, akan sangat membantu jika bermitra dengan pemasok seperti TruTrip, yang memungkinkan klien menyesuaikan jangka waktu kontrak mereka untuk fleksibilitas dan kontrol yang lebih besar. Berurusan dengan mitra perjalanan andal yang memenuhi standar tinggi Anda, seperti TruTrip, akan menghasilkan perjalanan yang lancar bagi para pelancong dan lebih sedikit sakit kepala bagi Anda. Ini bisa menjadi faktor kunci dalam membantu organisasi membuat keputusan yang paling menguntungkan bagi perusahaan dan pelancongnya saat memilih mitra perjalanan bisnis.

Dapatkan masukan departemen hukum Anda

Mengenai kontrak mitra perjalanan bisnis, mendapatkan masukan dari departemen hukum sangat penting untuk tim pengadaan. Dengan berkonsultasi dengan pakar hukum internal mereka, tim pengadaan dapat memastikan bahwa mereka memahami undang-undang dan peraturan terkait yang berlaku untuk kontrak dan pemasoknya. 

Before finalizing your contract with a travel partner, consult your legal team. They’ll:

• Ensure compliance with local and international travel policies
• Review clauses around data protection, liability, and cancellation terms
• Protect your company from unnecessary risk or exposure

Legal input is critical to building procurement for travel processes that are safe, compliant, and scalable.

Departemen hukum juga memiliki pengetahuan yang tak ternilai tentang kebijakan perusahaan, yang akan memberi pengadaan pemahaman yang lebih baik tentang potensi hubungan atau kewajiban yang sudah ada sebelumnya yang mungkin perlu dipertimbangkan. 

Mereka juga dapat meninjau kontrak pemasok, memastikan bahwa syarat dan ketentuan mengikuti standar yang diterima secara umum dan bahwa perusahaan tidak bertanggung jawab atas risiko yang tidak semestinya karena kontrak mitra perjalanan bisnis mereka. Dengan bantuan tim hukum internal mereka, pengadaan dapat mengembangkan kebijakan perjalanan komprehensif yang mungkin bermanfaat untuk perjalanan bisnis yang aman dan produktif.

Apakah bisnis Anda siap lepas landas dan menjelajahi ketinggian baru?

In 2025 and beyond, procurement for travel is no longer just a function, it’s a strategic advantage. A strong RFP process helps you find partners who deliver cost savings, improve traveler satisfaction, and align with your business goals.

TruTrip memiliki semua yang Anda cari di perusahaan manajemen perjalanan. Kami menawarkan penawaran hebat untuk penerbangan dan hotel, dukungan pelanggan 24/7, dan pengalaman pemesanan tanpa repot. Jadwalkan demo hari ini atau mendaftar untuk uji coba gratis untuk mempelajari lebih lanjut tentang layanan kami dan bagaimana kami dapat membantu perusahaan Anda menghemat biaya perjalanan bisnis.