Last Updated on: November 6, 2024 at 4:38 am

A corporate travel policy helps businesses to organise and regulate business trips effectively, provide appropriate support for the company’s employees on the road, and manage their travel-related expenses. If your company doesn’t have a kebijakan perjalanan bisnis yang berlaku atau jika Anda berjuang untuk menerapkannya, Anda mungkin kehilangan kesempatan untuk memperkuat hubungan internal, tingkatkan laba Anda dan mungkin menempatkan perusahaan pada risiko tindakan hukum.

Kebijakan perjalanan bisnis yang baik harus jelas dan lugas — sehingga karyawan tahu persis bagaimana mematuhi standar perusahaan serta kewajiban perusahaan kepada mereka saat mereka bepergian. Dalam panduan kebijakan manajemen perjalanan bisnis ini, kita akan melihat beberapa elemen kunci dari kebijakan perjalanan bisnis yang sukses dan memberi Anda daftar periksa tingkat tinggi tentang bagaimana Anda dapat membuatnya untuk organisasi Anda.

Bagian 1: Atur fondasi dengan benar

Sebelum membuat kebijakan manajemen perjalanan bisnis untuk bisnis Anda, Anda harus yakin tentang tujuan pembuatan dokumen tersebut, serta bentuk dokumen yang akan diambil. Hal ini membutuhkan brainstorming strategis di antara para pemimpin di berbagai departemen seperti SDM, Keuangan, Admin, serta manajemen senior. Panduan kebijakan manajemen perjalanan bisnis ini menunjukkan bagaimana setiap orang dapat bekerja menuju tujuan yang sama dan membuat dokumen yang selaras dengan tujuan perusahaan. 

Mengapa memiliki kebijakan perjalanan

Kebijakan perjalanan adalah bagian penting dari program manajemen perjalanan perusahaan. Mereka dirancang untuk menjaga kepentingan bisnis dan karyawan. Mereka menetapkan dengan jelas apa yang diharapkan dari para pelancong dan menyediakan kerangka kerja untuk mereka ikuti saat memesan penerbangan, pengaturan akomodasi, dan kebutuhan lainnya. 

Hal ini menciptakan akuntabilitas dan transparansi atas pengeluaran sambil memungkinkan karyawan untuk memanfaatkan semua manfaat yang datang dengan bekerja dari jarak jauh. Kebijakan manajemen perjalanan bisnis yang dibuat dengan baik akan membantu karyawan Anda fokus pada pekerjaan saat mereka bepergian daripada menghabiskan waktu untuk mengkhawatirkan pengeluaran mereka. 

Memiliki kebijakan manajemen perjalanan bisnis yang menyeluruh akan membantu manajer perjalanan menjaga semua orang tetap sinkron, aman, dan puas. Ini juga membantu melindungi perusahaan dari kemungkinan tuntutan hukum dan karyawan yang mengambil keuntungan dari anggaran perjalanan perusahaan. 

Corporate travel policy tips menulis

1. Ringkas, sederhana, dan mudah dipahami

The purpose of a corporate travel policy is to provide clear guidelines for employees who need to use their company’s travel services and for managers who must approve those expenses. A long, complicated policy will confuse employees and managers alike, slowing down approval processes and making mistakes more likely.

2. Tutupi tanah sebanyak yang Anda bisa

This may seem obvious, but many policies are written with a specific situation in mind and do not address other conditions that might arise. It’s better to be over-inclusive than under-inclusive in your corporate travel policy. As a rule, if there’s a question about whether something is covered by the policy, it probably should be. 

3. Tentukan sebelumnya tingkat penghematan dalam implementasi

You are free to formulate a laxer or more structured corporate travel policy depending on the nature of your company. However, it is recommended that you err on the side of flexibility because the travel industry is highly susceptible to changes. Adapting to these changes would be smoother if your travel policy were already pliable. 

Part 2: The corporate travel policy checklist

Once you have a high-level strategy for formulating your corporate travel policy, the next step is to create the policy itself. If you are not sure how to go about yours, the following sub-sections contain a checklist of important items that should feature in the policy. 

Feel free to modify this corporate travel policy guide according to your company’s needs and objectives. You might want to add more items to your final document because this list only highlights the essentials. 

Pengantar singkat

A good corporate travel policy introduction should have at least these essentials: 

• Sinopsis kebijakan: Bagian awal dari kebijakan tersebut harus menyatakan apa yang harus diharapkan oleh karyawan di sisa dokumen. Misalnya, jika Anda memiliki kebijakan terpisah untuk jenis perjalanan terpisah, tentukan kebijakan tersebut sejak pendahuluan. Pastikan untuk menyertakan apa untungnya bagi mereka, dan bagaimana membaca kebijakan perjalanan bermanfaat bagi peran mereka dalam perjalanan bisnis. Pelancong bisnis mungkin tertarik untuk mengetahui bahwa dengan mengetahui kebijakan perjalanan perusahaan, mereka akan mengetahui perjalanan apa yang akan ditanggung perusahaan, atau apakah mereka akan dibayar lembur selama perjalanan bisnis.

• Terminologi: The corporate travel policy should include a list of definitions that will help users understand the terminology used in the document, to ensure that both the employers and employee are on the same page as well. Clearly define terms such as pengembalian, mengeklaim, pengembalian dana, pembatalan, tunjangan harian, otorisasi, laporan pengeluaran, dan seterusnya.

• Lingkup yang jelas:  Be clear about when the corporate travel policy is in effect. Define what type of trips are covered by the company or the policy itself. Some companies may have different policies for different travel types or different roles. Most travel policies cover meetings with clients and partners, visits to company offices in other locations, research trips, or events such as lectures, talks, and presentations where an employee represents the company. Will the corporate travel policy still be in place should the employee consider lengthening or mixing leisure with the business trip? These are some things you will have to state early on.  

• Tanggung jawab yang jelas untuk peran yang berbeda: Sertakan peran orang yang bertanggung jawab untuk menyetujui perjalanan. Ini mungkin menjadi rumit ketika orang yang berbeda menyetujui berbagai jenis perjalanan atau ketika persetujuan untuk perjalanan diperlukan dari lebih dari satu orang. Hirarki ini harus dinyatakan dengan jelas dalam dokumen kebijakan. 

• kelayakan: Harus ada pedoman khusus tentang karyawan yang memenuhi syarat untuk hak istimewa apa, seperti metode perjalanan, klasifikasi penerbangan, kelas bisnis atau ekonomi, kursi VIP atau reguler di kereta, dan sebagainya. Ini berlaku untuk jenis akomodasi, jumlah bintang untuk hotel, berlayanan atau tidak berlayanan. Turun ke sesuatu yang spesifik seperti hak bagasi, kualifikasi untuk penggantian biaya, dan sebagainya. 

• Pengecualian: Jika ada pengecualian yang berlaku untuk kebijakan ini, pastikan Anda juga menyertakannya di sini. Misalnya, beberapa perusahaan mungkin memilih untuk tidak membayar perjalanan pelatihan yang dilakukan oleh karyawan – ini harus dinyatakan dengan jelas. 

Alur kerja yang efisien dari seluruh proses

• Jangka waktu yang dapat diterima: Tentukan jumlah hari atau minggu sebelum perjalanan ketika seorang karyawan dapat mengajukan permintaan. Jika hari, klarifikasi apakah Anda mengacu pada hari kerja atau hari kalender – 15 hari kalender adalah setengah bulan, sekitar dua minggu, sedangkan 15 hari kerja membutuhkan waktu tiga minggu.

• Siapa yang menyetujui: Proses persetujuan harus distandarisasi di seluruh departemen sehingga setiap orang tahu persis siapa yang harus mereka hubungi saat mereka menginginkan persetujuan untuk perjalanan bisnis. Jika perusahaan Anda tidak memiliki manajer perjalanan khusus, peran ini biasanya diberikan kepada departemen SDM, meskipun dapat juga melibatkan eksekutif manajemen dan pemimpin keuangan. 

• Ketentuan untuk persetujuan dan penolakan perjalanan bisnis: This helps both employees and managers because employees won’t waste time requesting approval for a trip that’s not in line with the policy; also, managers won’t get bogged down by such frivolous requests. This is where an automated corporate travel policy is particularly crucial.

Bagian biaya perjalanan tertentu

1. Berapa biaya perjalanan yang ditanggung perusahaan?

Nyatakan dengan jelas jenis-jenis biaya perjalanan yang berbeda dan jelaskan apakah mereka akan ditanggung sepenuhnya atau sampai batas tertentu; jika yang terakhir, tentukan luasnya. Beberapa biaya yang mungkin diwajibkan perusahaan untuk perjalanan bisnis karyawan meliputi:

• Makanan: nyatakan jika seorang pelancong bisnis akan menerima belanja harian alokasi di muka untuk makan atau jika sebaliknya, jumlah atau jenis makanan sehari-hari yang akan dibayar perusahaan.
• Angkutan: selain tarif udara, kereta api, atau taksi, ini juga dapat mencakup biaya tambahan seperti biaya parkir, tol umum, sewa mobil, biaya asuransi, tiket lain-lain, dan sejenisnya. 
• Penginapan: ini termasuk biaya langsung untuk pemesanan akomodasi, tetapi polis Anda mungkin juga menanggung biaya tambahan seperti binatu, pramutamu, atau layanan makan. 
• Dokumentasi hukum atau kesehatan: karyawan dapat dikenakan biaya untuk kegiatan seperti aplikasi visa, tes kesehatan, imunisasi, penilaian berbahasa Inggris, dan sebagainya sebelum mereka memenuhi syarat untuk bepergian. Mereka harus yakin bahwa perusahaan akan menanggung biaya ini sebelum melanjutkan dengan aplikasi. 

2. Apa yang bisa diganti?

Sespesifik mungkin saat menjelaskan apa yang dapat diganti. Misalnya, daripada mengatakan "biaya yang dikeluarkan saat bepergian", katakan sesuatu seperti "akomodasi hotel, sewa mobil, dan biaya bensin". Hal ini memudahkan karyawan untuk menyampaikan pengeluaran mereka dan memberikan kejelasan lebih lanjut kepada HR saat meninjaunya. Jika perusahaan Anda tidak mengganti beberapa jenis pengeluaran tetapi memiliki program subsidi perjalanan yang membayar setengah dari biaya barang-barang ini untuk karyawan yang memilihnya seperti perjalanan kelas bisnis, sertakan juga informasi ini.

Tip Perjalanan: Atau lebih baik lagi, kategorikan pengeluaran. Memisahkan mereka akan membantu dalam membuat kebijakan yang ringkas. Tunjukkan berapa biaya perjalanan langsung, biaya tidak langsung, dan pengeluaran pribadi. 

3. Proses penggantian

Solusi perjalanan perusahaan harus menyederhanakan bagaimana karyawan harus menyerahkan laporan pengeluaran mereka dan kebijakan tersebut harus menentukan berapa lama mereka harus melakukannya setelah kembali dari perjalanan mereka – katakanlah, dua minggu atau tiga puluh hari. Juga, nyatakan berapa lama karyawan harus menunggu penggantian mereka diproses oleh departemen SDM, perjalanan, atau keuangan. Anda tidak dapat meminta karyawan menunggu enam bulan untuk mendapatkan penggantian biaya perjalanan misalnya. Selain itu, tentukan apakah kuitansi dan laporan kartu kredit diperlukan untuk memproses permintaan penggantian biaya – biasanya memang demikian, tetapi Anda tidak dapat mengharapkan karyawan Anda mengetahuinya begitu saja jika Anda tidak menyatakannya.

Manajemen risiko

Risiko perjalanan akan selalu ada, dan sebagai manajer perjalanan, Anda harus menjamin kesejahteraan dan keamanan demi kepentingan terbaik Anda. Memiliki padat manajemen risiko melindungi tidak hanya karyawan, dari potensi bahaya tetapi juga perusahaan dari kemungkinan masalah hukum dan keuangan. 

1. Tugas perawatan

Tugas kehati-hatian adalah kewajiban yang harus dimiliki majikan kepada karyawannya. Ini termasuk menyediakan kondisi kerja yang aman dan mengambil langkah-langkah yang wajar untuk melindungi mereka dari bahaya dan cedera yang disebabkan oleh aktivitas kerja mereka, termasuk perjalanan bisnis. Biasanya mencakup komitmen untuk menyediakan akomodasi dan transportasi yang aman bagi staf yang melakukan perjalanan bisnis. Misalnya, aspek duty of care dari program perjalanan bisnis Anda mungkin menandakan bahwa Anda harus memberikan peringatan perjalanan kepada karyawan atau bahkan mencegah perjalanan tersebut setiap kali mereka berencana pergi ke daerah yang tidak stabil.

2. Tanggung jawab perusahaan

Ini mengacu pada tanggung jawab hukum pemberi kerja atas cedera apa pun yang disebabkan oleh atau timbul dari pekerjaan karyawan mereka dengan mereka, termasuk saat mereka dalam perjalanan bisnis. Sangat penting untuk menyertakan ketentuan yang melindungi perusahaan Anda dari tindakan hukum setelah insiden saat seseorang dalam perjalanan bisnis. Selain cedera pribadi, Anda juga harus memiliki kebijakan untuk tanggung jawab yang ditanggung perusahaan atas tindakan yang dilakukan oleh karyawan saat mewakili perusahaan – misalnya jika seorang karyawan melakukan tindakan tidak etis di luar negeri. 

Tip Trip: Pastikan untuk menyertakan partisipasi karyawan dalam manajemen risiko perjalanan, seperti: memberi tahu atasan tentang keberadaan mereka, menandatangani surat pernyataan dan izin medis. Bagian manajemen risiko perjalanan dari polis Anda juga harus mencakup apakah perusahaan akan menyediakan asuransi perjalanan.

3. Pelanggaran kebijakan

If you want a corporate travel policy that is strictly adhered to, then lay out the consequences for breaching it. These could include loss of bonus or pay, disciplinary action or even dismissal for repeat offenders. Offences might include overspending, not submitting reports on time, and acting unethically while representing the company. 

4. Pengecualian

Pengecualian adalah bagian penting dari kebijakan perjalanan apa pun. Jika Anda tidak mengizinkan pengecualian, maka kebijakan Anda akan sangat membatasi karyawan. Dalam kebijakan Anda, termasuk informasi tentang bagaimana karyawan dapat mengajukan pengecualian dan kepada siapa permintaan khusus tersebut harus ditujukan. Contoh pengecualian yang mungkin termasuk yang berikut:

• Darurat: jika seorang karyawan perlu melakukan perjalanan dalam waktu singkat karena keadaan darurat, Anda dapat mengubah atau bahkan menghilangkan proses persetujuan untuk menghindari halangan apa pun.
• Karyawan berkebutuhan khusus: Jika Anda memiliki karyawan yang menyandang disabilitas, Anda mungkin harus mengganti biaya yang terkait dengan disabilitas mereka, seperti bantuan kursi roda. Juga, bagian tugas perawatan Anda harus mencerminkan kewajiban khusus yang Anda berutang kepada mereka. 
• Perpanjangan masa tinggal untuk tujuan bisnis: kebijakan Anda harus memungkinkan Anda untuk dapat menyesuaikan anggaran secara fleksibel jika perjalanan karyawan diperpanjang karena alasan resmi.

Bagian lain yang mungkin ingin Anda liput

1. Bepergian dengan non-karyawan

Untuk karyawan yang mungkin bepergian dengan non-karyawan, seperti pasangan, anak, atau teman, tetapkan pedoman mengenai pemesanan dan pengeluaran lainnya. Biasanya, perusahaan hanya menanggung biaya karyawan. Tetapi penting untuk menyatakan bahwa untuk menghindari kebingungan.

2. Ekstensi rekreasi

Perjalanan Bleisure, permainan kata yang cerdas tentang bisnis dan liburan telah mengambil dunia perjalanan perusahaan. Dalam perjalanan bisnis global, tren ini sangat umum di kalangan milenial dan pekerja Gen Z. Jika kebijakan Anda mengizinkan karyawan untuk memperpanjang perjalanan bisnis mereka untuk liburan, pastikan bahwa Anda memiliki ekspektasi yang jelas mengenai waktu yang dihabiskan untuk aktivitas bisnis versus aktivitas dan pengeluaran pribadi. 

3. Proses persetujuan untuk manajemen senior

Kesalahpahaman yang umum adalah bahwa semua karyawan harus mengikuti kebijakan dan proses perjalanan yang sama. Namun, ini tidak selalu terjadi. Misalnya, eksekutif senior mungkin memerlukan model otorisasi yang berbeda sebelum mereka dapat memulai perjalanan mereka. Perjelas ini dalam kebijakan Anda

4. Proses pelacakan perjalanan

Perusahaan melacak perjalanan karyawan mereka untuk memastikan bahwa semua kegiatan disimpan dalam anggaran. Pastikan bahwa karyawan Anda mengetahui dan menyetujui cara Anda melacak perjalanan mereka.

5. Otomatisasi Kebijakan

Kebijakan perjalanan bisnis harus diotomatisasi sedapat mungkin sehingga mudah digunakan oleh karyawan di semua tingkatan dalam organisasi Anda. Hal ini dapat membantu mempermudah pengelolaan kepatuhan dan mengurangi risiko kesalahan yang dibuat. 

Libatkan perusahaan manajemen perjalanan yang memperbaiki alur kerja Anda secara keseluruhan

Bisnis semakin mengadopsi solusi perangkat lunak manajemen perjalanan perusahaan yang memungkinkan mereka untuk mengelola kebijakan perjalanan mereka dengan lebih efisien. Perangkat lunak TruTrip membantu bisnis untuk mengotomatiskan kebijakan perjalanan mereka untuk meningkatkan efisiensi. Untuk melihat bagaimana hal itu dapat membantu perusahaan Anda, memesan demo atau mendaftar untuk uji coba gratis dan mencobanya.