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制定差旅政策不仅仅是制定规则和预算。为您的公司制定最佳差旅政策的关键是在您的业务目标和员工需求之间取得完美平衡。

制定一项自始至终支持商务旅客的政策可以对您的底线产生积极影响。特别是因为商务旅行为企业创造了巨大的价值。根据 2009 年的一份报告,商务旅行每花费 $1,平均投资回报 (ROI) 在 $10 到 $14.99 之间 牛津经济学.

如果您想为公司制定差旅政策,那么您来对地方了。本综合指南解释了:

  • 什么是公司差旅政策
  • 为什么重要
  • 如何编写差旅政策和最佳实践
  • 差旅政策自动化如何使您的业务受益。

什么是公司差旅政策?

简而言之,公司差旅政策是一本指南,涵盖了员工商务差旅的所有规则和程序。制定差旅政策不是“一刀切”的方法。公司规模、业务性质和商务旅行目的等诸多因素将影响您的旅行政策。 

通常可以在公司的内部网站上访问差旅政策。但是,如果您的公司使用旅行管理应用程序,它可能会实施自动化策略以提高合规性和更顺畅的审批流程。   

为什么好的旅行政策很重要?

理想情况下,良好的公司差旅政策应消除员工的任何“灰色地带”,并明确定义有关差旅费用、安全和预订程序的所有信息。事实上,精心设计的差旅政策也将鼓励员工优化他们的商务旅行预算,从而为公司节省资金。 

制定您的差旅政策还可以让您的公司有机会 拥抱变化和技术机遇.使用商务旅行管理工具进行预订可能会导致 更快的旅行预订和高达 30% 的成本节省。 现在是采用最佳实践和废除不必要的僵化政策的最佳时机。

全球大流行造成的不确定性气氛是将员工置于旅行计划核心的主要原因。在您的旅行政策中加入注意义务和保险详情,可以让员工放心他们的旅行安全,并表达您的感激之情。差旅政策在保持员工快乐和高效方面大有帮助。 

您的公司差旅政策应包括哪些内容?

如果您是第一次制定公司差旅政策或重新评估当前的差旅政策,以下是一些应包括的详细信息:

  • 如何通过贵公司认可的预订工具预订商务旅行
  • 跨员工层级和部门分配差旅成本(航班、酒店、交通、汽车租赁、膳食津贴)
  • 旅行和里程索赔流程
  • 公司首选航空公司、连锁酒店或其他供应商
  • 旅游保险保障详情
  • 公司的注意义务
  • 超出预算限额的出差审批流程
  • 某些城市的预算例外(例如,东京的商务旅行费用为 全球第二高 在纽约后面)
TruTrips 智能旅行政策构建器
TruTrip 的智能政策工具

重要的是,您的公司旅行政策应适用于代表您公司旅行的每个人,包括董事会成员、执行经理、其他员工和公司客人。为此,旅行管理工具可能特别方便。您可以跨员工组设置不同的策略,甚至可以设置策略例外。

如何撰写公司差旅政策?

将您的公司差旅政策视为一种向员工提供支持并为您的业务增加价值的方式。在跳入员工可以或不能做的一长串事情之前,请考虑政策的每个部分将带来的好处。

最终,它应该使商务旅行尽可能轻松和无缝,节省业务成本并满足员工的需求。为了帮助您入门,以下是编写公司差旅政策的 5 步指南:

1) 了解您的员工的旅行习惯

您是从头开始制定旅行政策还是希望升级当前的政策?无论哪种方式,了解您的员工旅行的原因和方式将有助于制定您的政策。自从 82% 亚太地区商务旅客 更有可能使用在线工具预订酒店,使用具有广泛选择的旅行管理服务是理想的一步。 

请记住,复制粘贴方法在旅行政策方面不起作用。您的政策应该最好地反映您的员工和企业的需求。如果您的公司规模扩大了,明智的做法是根据跨部门的不同类型的商务旅行制定您的政策。

了解员工需求的一种切实方法是通过他们过去的旅行预订和费用。您或许能够确定预订趋势并找到可以节省差旅费用的领域。

费用管理
TruTrip 公司差旅费用明细

 

2) 设定您的保单目标

评估更新或制定公司差旅政策的首要任务。您想降低商务旅行成本吗?您是否正在寻找更轻松的预订和更高的旅客安全性?明确定义的目标将有助于确保您制定旅行政策以实现您的目标。  

其他需要设定的良好目标包括提高政策合规性、更好的费用跟踪、更顺畅的预订审批以及为商务旅客提供便利。为您的业务优先事项排序并创建清单,这样就不会遗漏任何内容。

3) 让人们成为您旅行政策的“核心”

员工在出差期间将严重依赖该政策。现在您的目标很明确,重要的是要与不同的员工群体互动以收集见解。您公司的 C 级主管可能制定了降低差旅成本、提高效率和优先考虑注意义务的计划。

确定贵公司内经常出差的人,并询问他们对有效方法和需要改进的方面的看法。他们将能够阐明过去商务旅行中的挑战和担忧。您不仅能让员工开心,而且照顾好您的员工可以帮助您避免高昂的成本和意外的法律问题。 

trutrip 旅行者仪表盘
TruTrip 的旅行者仪表板提供旅行风险警报

COVID-19 全球大流行迫切需要更好的照料责任和旅行者安全措施。甚至在大流行之前,亚洲就有四分之一的商务旅客声称他们的雇主 没有充分传达他们的注意义务.

纳入可靠的照顾责任计划将使商务旅客和企业主都高枕无忧。如果您的员工需要帮助,请考虑使用提供最新旅行风险警报、实时旅客跟踪、旅行限制信息和 24/7 联系支持的旅行管理解决方案。

4) 选择您的技术和灵活性

贵公司的差旅政策应该有多灵活?这取决于您希望为旅客提供的自由程度。麦肯锡 2015 年的报告显示, 亚洲商务旅客 优先考虑便利,寻求商务旅行与休闲相结合。一些偏好包括直飞、近距离工作和高速 Wi-Fi。 

当然,您可以根据业务需求调整预订自主权和旅行预算的级别。但是,为您的差旅管理选择合适的技术可以帮助您在灵活性和政策合规性之间取得平衡。在您的旅行预订工具中设置您的预算阈值将导致自动遵守政策。如果您的政策允许例外,则超出限制的预订请求将被标记为旅行经理批准。

5) 制定并执行您的旅行政策

恭喜,您现在可以起草公司差旅政策了!编写公司差旅政策后,请寻求相关利益相关者和高级管理层的批准。确保在贵公司的内部网站上可以随时获取差旅政策,如果贵公司使用差旅管理平台,请记住更新阈值和必要信息。 

与贵公司的经常出差人员保持开放的沟通渠道也是一种很好的做法。为了建立更大的信任,收集有关旅行政策的反馈,分享旅行者安全指南并不时重申旅行计划的目标。 


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