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商务旅行带来很多好处,但也可以成为 组织和管理的挑战.有要预订的航班,要安排的住宿,以及无限的额外费用、惊喜和职责清单,以跟踪全球各地的员工。然而,通过建立强大的合作伙伴关系、在竞争中脱颖而出、提高公司的曝光率以及为客户提供一流的服务,公司可以通过商务旅行获得很多好处。

出色的差旅管理是充分利用公司差旅计划的真正需要。它可以帮助您在照顾旅途中的员工的同时保持业务目标。如果您的公司是 重新思考商务旅行 并寻找改进差旅管理的方法,这份完整的指南是正确的起点。

究竟什么是差旅管理?

差旅管理是一项涵盖公司商务旅行各个方面的功能,包括预订旅行、 注意义务, 成本控制, 风险管理,索赔和报告。由于差旅费和开支可能占公司年度预算的很大一部分,因此制定可靠的战略对于保持健康的底线至关重要。旅行管理服务和政策去 除了预订商务旅行 为了保证 员工需求 得到满足,并在整个商务旅行中得到支持。

谁负责差旅管理?

商务旅行可以由外部商务旅行公司管理,一个内部 差旅经理,或办公室管理员。如果没有专门的差旅管理,组织、管理、监控和计算费用的角色可能会落在员工的日常工作职责之上。

差旅管理作为一项重要的业务功能越来越受到认可,可以提高团队的生产力、实现业务目标并妥善解决意外问题。远离微观管理和不当授权,公司现在选择聘请差旅经理并使用差旅管理系统。

差旅经理帮助创建一个 公司差旅政策,旅行计划的管理,旅行选项的选择,组织和 差旅费用监测, 和 商务旅客的安全.旅行经理还负责在旅行后审查数据并将其应用于简化和优化未来的旅行。他们必须具备多种能力,包括出色的沟通和组织能力,以及战略性思考的能力。

旅行管理系统是指提供大量旅行库存的一体化在线平台, 自动旅行政策, 风险管理、费用报告和对商务旅客的持续支持。差旅经理和差旅管理系统并不总是相互排斥的。一起工作为您的员工提供了一个熟悉的内部联系点,并为您的公司提供了一种管理商务旅行的现代方式。

内部差旅管理服务:可以在内部完成吗?

当事情在内部处理时,员工是 有时负责预订自己的酒店、餐馆、汽车租赁公司和其他很快就会变得乏味的事情,尤其是当他们经常出差时。他们必须在旅行期间跟踪所有收据和费用,然后将其提交给适当的内部各方以报销。

如果您的组织选择在内部处理差旅管理,则应决定由哪个部门和人员负责政策、流程、预订和员工报销。差旅管理平台可以让员工轻松预订,同时遵守 公司差旅政策. 旅客安全 当商务旅行整合在一个平台上时,费用报告也变得轻松自如。

外部差旅管理服务

虽然对于一家成长中的小公司来说,起初在内部管理差旅可能是有意义的,但随着公司的发展,差旅管理可能会变得过于繁琐,无法保留在内部。外部差旅管理服务减轻了员工的这种负担,使他们能够专注于自己最擅长的事情。

差旅管理平台 作为新时代的旅行社,为您与航空公司、连锁酒店、汽车租赁公司和其他企业提供最优惠的价格,无需冗长的谈判。专门的礼宾服务还可以帮助员工安排旅行、使用酒店休息室、车辆服务和其他服务。

差旅管理适合谁?

差旅管理不仅仅为大公司和经常出差的人保留。任何规模的组织和因公出差的个人,无论是第一次还是经常出差,都可以从差旅管理中受益。差旅管理系统是 中小型企业 (SME) 的明智之举 减少员工人数,以充分利用他们的差旅计划。

您的差旅管理出现问题的迹象

您如何判断系统何时开始崩溃?或者有哪些迹象表明您的差旅管理系统和做法需要彻底改革或改进?

当您的公司使用一种不适合公司特定需求的方法时,您得到的要么是过度补偿的结果,要么是几乎没有结果。这使得商务旅行者或管理人员或两者都无法获得进行富有成效的商务旅行所需的一切。这些迹象可能包括:

  • 预订旅行需要冗长的电子邮件线程,这可能会妨碍正常的日常工作和日常工作。管理团队因处理所有旅行准备、预订请求、航班变更和取消而过度劳累和压力重重。
  • 财务部门忙于弄清楚谁在哪些旅行上花钱以及为什么花钱。
  • 没有人阅读 旅行政策 运营人员花费数小时创建。
  • 财务部门控制每次旅行预订,以便 控制支出 以他们知道如何做的最好的方式。
  • 旅行者无法像预订自己的航班那样选择他们想要的确切旅行。
  • 旅行者经常对他们被迫预订旅行的方式表示不满,并且他们经常坚持在线预订,尽管有商业政策。

旅行管理平台提供了旅行社和在线预订工具无法提供的其他解决方案,例如:

  • 受政策约束的自助预订
  • 礼宾预订
  • 团体预订
  • 寻求旅行支持
  • 汇总旅行支出报告
  • 制定差旅政策并修改现有政策
  • 使用工具跟踪预算和支出

今天的差旅管理与以前有何不同?

商务旅行已恢复,但与以前不同。尤其是在大流行之后,商务旅行对于建立面对面的联系、表现出对客户的承诺、甚至在组织希望在大流行后蓬勃发展时保持员工的积极性至关重要。 

一个包罗万象的差旅管理计划旨在整合和满足各种利益相关者的需求。为了与公司目标相匹配,企业主和最高管理层正在就公司预算、健康风险和工作方式做出关键决策。与此同时,人力资源和团队领导者必须解决员工士气低落、团队合作差、工作场所享受以及对工作安全的日益增长的要求。

这不仅仅是从 A 地到 B 地。现代差旅管理必须跟上 企业及其旅客的当前需求.以下是您的差旅管理解决方案的核心应具备的三个基本要素:

  • 合作与信任: 您的差旅管理提供商和您公司的差旅人员之间的双向清晰沟通令人放心并提升了您的差旅体验。让旅行者在整个商务旅行中感受到支持是很重要的。技术可以在很大程度上为您提供透明度 管理旅行 费用,并结合人性化的触摸,您将拥有触手可及的强大旅行解决方案。如果您是一个城市的新手并且发生了一些意想不到的事情,可以使用 24/7 支持团队可以缓解原本不愉快的体验。对于差旅经理,与您的差旅管理提供商合作可确保您满足所有需求,包括更关键的需求,例如 旅客安全、费用管理、延误和取消。 
  • 产生影响: 公司是 重新考虑他们的商务旅行计划 并根据他们带来的价值优先考虑商务旅行。商务旅行是 建立关系的关键 并且可以是一项有回报的投资。正确的差旅管理可让您制定符合您的业务目标、差旅需求和公司文化的差旅计划。
  • 问责制: 除了管理差旅支出外,公司也越来越意识到商务旅行对环境的影响。减少碳影响是一个值得称道的目标,如果做得好,可以提高财务底线。 成本控制, 可持续性和 注意义务 是适当的差旅管理可以帮助您做得更好的事情。 

差旅管理的最新趋势

Covid-19 大流行迫使全球对创新工作习惯进行了前所未有的实验。世界见证了快速互联网连接、高质量相机和在线协作工具的融合。当需要时,进行了调整,现在广泛接受了随时随地工作。这诞生了 差旅管理新趋势,几乎改变了我们所知道的一切。主要趋势包括:

  • 非常规的住宿需求。
  • 自助预订越来越普遍
  • 更灵活且对变化持开放态度的商务旅行政策
  • 商务旅行仍在被技术革新。
  • 人工智能、虚拟现实和智能助手都在兴起。
  • 商务旅行和远程工作作为福利提供

旅行经理的角色

当今的差旅经理必须做好准备 各种挑战 包括以下职责:

  1. 预订旅行时间表和其他活动
  2. 定义差旅政策
  3. 使用技术和应用程序来简化规划和管理
  4. 谈判——成本、服务和奖金
  5. 风险管理
  6. 确保 安全
  7. 跟踪成本和预算

技术如何改善商务旅行和差旅管理?

在企业界,时间就是金钱。无论是 4 小时的飞行中途停留还是漫步到酒店游泳池,都无法让时间停滞不前。借助科技的力量,我们可以在出差途中充分利用时间。

为了让每一秒都很重要,有数百种智能手机应用程序和云解决方案可供访问。这些技术节省时间不仅可以帮助您战胜下沉的太阳,还可以让您有额外的时间来玩您辛苦赚来的钱。

宿舍: 预订合适的酒店或住宿更容易 广泛的选择 在差旅管理平台上提供。差旅经理或管理公司只需单击一下即可搜索与公司最匹配的场所并进行价格比较。

自动化: 耗时且乏味的工作会让员工感到沮丧。他们可能会跳过步骤,并违反指导方针,尽管他们的意图是最好的,让您精心策划的旅行政策成为遥远的记忆。 自动化 减少人工重复性工作的工作量。您可以将您的 旅行政策 进入旅行管理系统,无需任何人记住或提问。他们只是从头到尾遵循程序,做他们需要做的事情。

保持联系: 商务旅行单人视频通话 随着时间的推移建立更真实和更有意义的联系。旅行管理技术可以消除研究旅行要求和目的地风险信息的麻烦,并为旅行者提供他们需要的所有支持。您将很快拥有一支更有动力和活力的员工队伍。

风险管理: 在正确的时间获得正确的信息对于及时对情况做出反应至关重要。无论这些风险是病毒爆发、政治动荡还是自然灾害,提前了解它们有助于采取预防措施或采取行动。 

安全: 旅客安全是出行的一个重要方面 公司差旅政策 并告知员工他们是如何受到保护的。实时跟踪和风险警报确保旅客安全并帮助公司履行 注意义务.

改善差旅管理有什么好处?

1) 通过 24/7 全天候支持管理危机和挑战

2)      旅行灵活性 – 旅行对可能发生的变化更加开放

3) 通过自动化提高对差旅政策的合规性

4) 更高的效率和生产力。让员工有更多时间专注于业务目标

5) 庞大的旅行库存让您在您的要求和价格范围内有更多选择

6) 产生储蓄和投资回报

如何改善差旅管理

无论您公司的差旅管理目前在哪里,几乎总会有一些需要修复或改进的地方。尽管采取紧急行动可能不够紧迫,但重要的是要了解情况并随着时间的推移进行改进。以下是改善商务旅行管理的方法。

1. 评估您当前的旅行需求并找出差距

了解您的差旅管理是否存在问题的最佳方法是实际花时间进行评估。与您的员工交谈并 询问他们的需求.运输时间是否会影响工作效率?将休息室使用权纳入您的 旅行政策 可能会有所帮助。旅行者是否知道如果他们在商务旅行中生病或丢失旅行证件该怎么办?确保您的 注意义务 沟通良好。记下您发现的问题并开始寻找解决方案。

2. 扫描潜在的解决方案

改进的关键是找到并实施正确的解决方案。扫描现有的所有解决方案,包括聘请专门的经理、到外部寻找代理机构来完成工作、选择寻找网站或采用旅行管理软件。

3. 了解哪种解决方案最适合您

在确定问题和可能的解决方案之后,是时候选择最适合解决要探索的特定问题和商务旅行类型的解决方案了。权衡每种方法的收益和成本,并将它们与您的目标相匹配。这些是各种解决方案以及它们可能带来的优点和缺点。

内部:

优点:

● 与值得信赖的员工一起工作,该员工已被选中,因此符合个人资料

● 拥有一名已经了解公司运作方式的员工

● 节省聘请外部人员的成本

● 维持员工规模

● 有真正有空的人

缺点:

● 已经在差旅管理之外从事工作的过度劳累的员工

● 牺牲专业知识和特定领域以降低成本和人员规模

旅游公司:

优点:

● 公司将所有旅游服务集中在一处

● 该领域的可选专业知识

● 所有成本都是明确的

● 花样记录和过程跟踪更彻底

● 管理更细致

缺点:

● 可能花费更多

● 不保证随时可用

消费者网站:

优点:

● 增加曝光率和覆盖面

● 自动预订

● 更快捷的支付方式

● 深入了解业务流程

缺点:

● 并不总能保证可访问性

● 容易出现人为错误

差旅管理软件:

优点:

● 自动预订和其他流程

● 轻松跟踪和预算 - 成本、行程、任务

● 节省时间

● 管理整体数据库

● 后续管理

缺点:

● 可能需要团队一些过渡时间并习惯

● 具体问题可能需要定制解决方案

4. 制定你的计划

在您找到问题、调查解决方案并选择最适合管理的解决方案之后,就该把事情落实到位了。回归本源,开始制定最适合打造无缝、安全和轻松的商务旅行的计划。

5. 调整组织 

确保所有员工都与您即将实施的计划和更改保持一致。这可能需要自上而下的会议和具有清晰沟通渠道的会议。保持双向沟通,并让员工提出任何问题或疑虑。在继续之前考虑这些并解决关键问题。

6. 实施变更

清晰的沟通是任何实施成功的关键。为了让您的新差旅管理系统被接受,员工必须首先了解它以及它是如何工作的。组织演示并确保流程有据可查,供员工随时访问。设定发布日期并在新系统的过渡阶段为他们提供支持。让他们跟上进度,并确保他们了解事物的运作方式,即使它们在发展。

7. 监测影响和调整

实施后,是时候看看您的差旅管理流程是否有效。在这个阶段,您可以密切监控并听取员工的意见,了解需要在哪些方面进行调整。这也是您与解决方案提供商密切合作的阶段,以确保一切井井有条,并且可以顺利纠正任何问题。 

出现问题时该怎么办

可以肯定地假设事情不会总是按照您需要的方式进行。因此,制定应急计划和备用计划是商务旅行管理的一个重要问题。事实上,可以肯定地假设某些事情不会按照您的计划进行。虽然您不能总是预测它是什么,但您可以为发生任何事情做好准备。

旅行问题

这些包括取消的航班、费用和跟踪它们、严格的时间表等等。无论商务旅行的世界发生了什么, 削减开支 明智地利用可用资源一直是企业差旅管理专业人士面临的挑战。

通过备份、即插即用软件、跟踪费用、确保最佳支付选项、优先考虑旅行者健康和获得最佳库存,随时掌握情况。在取消航班、旅行或行程中的项目时发现各种补偿或报销系统。

开发正确的企业旅行预订工具和政策,让您的旅行者轻松合规,帮助您与公司可信任的供应商确保特价,并提供数据和透明度以做出明智的决定。

政策和流程问题

有时,差旅经理实施的一些价格、计划和变更根本不起作用。当这种情况发生并威胁到复杂构建系统的结构时,你会怎么做?好吧,首先要确定盔甲上众所周知的裂缝是从哪里来的。回到绘图板上,找出它发生的原因、发生时间、导致它发生的疏忽,然后开始设计解决问题的方法。 政策 流程问题的范围可能从与公司指南不一致到旅行者自己不遵守政策。查看您是否需要更好地传达政策和流程,或根据不断变化的需求对其进行更新。

技术问题

差旅管理技术在不断发展,最好投资于其中的一些进步,以使您的工作更轻松。如果您还没有研究过您的旅行计划如何利用最新技术,那么现在就是这样做的绝佳时机。权衡您对精通技术的旅行疯狂的个人或公司的选择是一个不错的起点。

当您寻找和调查您的选择时,请记住,您需要与一家可以根据您的特定要求设计商务旅行解决方案的公司合作,同时还承诺提供 高度的灵活性 和定制。如果您希望使用第三方软件,这一点尤其重要,它可以提供更深入的数据, 自动化一些程序,并允许 显着节省成本.

当技术因设备故障、崩溃、系统故障或错误程序而出现故障时,旅行经理有责任掌握最新情况。确保您始终将备份系统设置为突然介入并节省时间。

意识与理解

损害控制的一个重要方面是让旅行者了解情况。他们需要了解正在发生的事情,并了解为什么会发生这种情况,以及差旅经理如何努力解决它。沟通总是最好的无线电沉默或对情况的不清楚的解释。为员工建立清晰的沟通渠道,以便在需要时提出问题并保持良好的响应时间。

触手可及的全面差旅管理 

适当的差旅管理可以显着帮助您的公司达到新的高度并打破新记录。通过全套差旅管理让您的团队保持高效,以实现更好的成本控制、更轻松的预订、差旅安全和灵活性。 预约演示 要么 注册免费试用 了解 TruTrip 如何改善您的商务旅行计划。

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