您的差旅費用管理綜合指南

Managing travel expenses is one of the most overlooked opportunities for cost control in business operations. From flight bookings to reimbursement workflows, this guide covers everything you need to know about travel and expense (T&E) management—tools, processes, reporting, and automation tips to help your business stay compliant and cost-efficient.

為了最大限度地提高商務旅行支出，組織需要 有效的差旅管理。 旅行經理和人力資源主管需要一個系統來組織商務旅行的財務方面，以促進他們在旅途中的同事的福祉，無縫處理報銷，並輕鬆地自動化預訂等管理任務。 

我們已著手創建一份全面的差旅費用管理指南，幫助您邁出優化公司差旅費用的第一步。

什麼是差旅費用管理？

差旅費用管理 (TEM) 是跟踪、監控和報告差旅費用的過程。對於任何嚴重依賴商務旅行來開展業務的組織來說，它都是一項關鍵職能，但它也是勞動強度最高的職能之一。這一點很重要的一個原因是，在許多國家，公司免於繳稅 與商務相關的旅行支出.但是，要享受此福利，公司必須確保收取所有差旅費用併申請較低的納稅義務。 

然而，差旅費用管理不僅僅如此。有效的差旅費用管理需要部門之間進行有意義的協作，並確保所有與差旅相關的費用都詳細且有序。這種可見性最終確保在每個月末輕鬆對賬，使公司能夠控制預算並避免超支。因此，差旅費用管理對於公司的整體財務健康來說是不可或缺的。

為什麼差旅費用管理是差旅管理的一個具有挑戰性的部分？

在數字化以驚人速度加速的世界中，許多企業發現跟上不斷發展的技術步伐很複雜。手動公司差旅管理所涉及的大量資源密集型使其變得艱鉅。然而，很明顯 科技助力企業差旅管理 通過節省成本、更快地生成報告和無縫策略實施，所有這些都有助於利益相關者將更多時間花在實際工作上，而不是管理任務上。 

無論如何，企業差旅費用管理幾乎都不是簡單的，除非您有一個旨在提高效率的系統。 超出實際旅行費用 例如機票和住宿費用，企業領導者還必須考慮其他費用，包括相關費用（如重新預訂和取消）、間接費用（如會員和訂閱）、配套軟件成本，甚至人力。

最終，企業領導者必須駕馭管理三個要素的複雜領域：商務旅行本身，然後是財務，以及人員。畢竟，商務旅行是不可能沒有費用的，你也不能避免考慮 員工的福祉 當他們代表您的公司出差時。即使公司已經建立了旅行計劃系統，這些挑戰也會導致費用管理不善。 

差旅費用管理如何以您不知道的方式影響您

差旅費用管理不善可能導致失去增長和收入機會，更不用說增加業務失敗的風險。但是，除非您注意以下症狀，否則此類影響可能不會立即顯現：

• 在許多公司中，差旅費用仍由人力資源代表或差旅經理手動處理。這意味著員工必須填寫表格、提交收據並等待批准和報銷。此外，此過程需要人力資源員工的時間和精力，他們可能正在從事對企業底線有價值的工作。
• 如果沒有適當的差旅費用管理，員工在預訂旅行時的付款方式將受到限制。有些人甚至可能不得不自掏腰包支付通常應該由公司承擔的費用。
• 沒有 自動差旅計費系統 到位後，員工每次都需要手動將公司卡添加到預訂流程中。這使他們難以跟踪他們的開支並且效率低下。
• 當人們手動將交易添加到電子表格或報告中時，總是很可能會忽略或誤報某些內容。 
• 假設在預訂旅行之前需要多個經理的批准。在這種情況下，審批時間將大幅增加，這意味著員工在路上或辦公室實際完成工作的時間會減少。這可能意味著員工也錯過了重要的會議或活動。
• 當人們不得不處理雇主施加的一長串限制和限制時，尤其是像計劃會議這樣“簡單”的事情，他們不可能對工作感到滿意。 

有效的差旅費用管理流程是什麼樣的

本差旅費用管理指南的下一部分重點介紹了良好 TEM 流程的特點。當然，有效的差旅費用管理系統消除了在旅行計劃中不優先考慮員工滿意度的手動流程和方法。 

• 帶著 自動化系統，旅客可以在幾分鐘內預訂機票並在線提交費用。他們還可以隨時查看他們的預訂或費用狀態，而無需等待辦公室裡的人為他們做這件事。

• 借助富有洞察力的財務報告，您可以輕鬆查看在任何給定月份或季度內每種類型的費用花費了多少，以便您了解存在哪些節省機會並相應地更好地管理您的預算。
• 跟踪預訂和旅行費用的完全可見性——這將使您能夠了解旅行花費了多少、誰旅行了以及他們去了哪裡。它還可以讓您跟進預訂中的任何差異或異常情況。
• 清晰的差旅審批流程可確保員工遵守出差的內部準則。該過程應透明且易於遵循，以便員工能夠了解批准旅行所涉及的步驟。 
• 你可以 減少不必要的開支 在不影響員工流動性或工作績效的情況下。借助有效的差旅費用管理系統，您將能夠在預算超支發生之前預見到它們，這樣它們就不會影響您的業務計劃或增長戰略的其他方面。
• 確保您的系統允許簡單的報銷請求，這樣員工就不會因為每次想要提交費用報銷時都必須填寫文書工作而感到負擔。

您應該投資旅行費用管理軟件嗎？

在差旅費用管理計劃中，如果您想：您應該投資 TEM 軟件：

• 優先考慮準確的數據.今天可用的系統能夠管理預訂、值機、登機牌、行李甚至取消的整個過程。這使得獲得有關員工旅行的高質量信息成為可能。
• 建立數字化的有見地的報告.通過這些報告，您可以看到隨著時間的推移在旅行和其他與旅行相關的費用上花費了多少錢。這使您可以根據真實事實而不是假設或猜測做出明智的業務決策 
• 節省時間和費用.管理航班和酒店可能會佔用太多時間和精力。借助良好的 TEM 解決方案，只需單擊幾下，即可通過自動化預訂航班和酒店的過程來節省時間。這使您可以專注於業務中的其他重要活動。
• 更快的預訂流程.通過使用單一平台預訂機票和管理費用，員工可以比以往更快地預訂機票。該過程簡單、簡單、快速。更快的預訂流程
• 給予員工更多自主權 在預訂自己的航班和酒店時。這意味著他們不再需要等待上級的多個級別的批准，然後再對他們的旅行做出任何決定。這樣，他們既可以節省時間，又可以根據公司製定的差旅政策確保一切順利
• 確保完全可見性.差旅經理有一個獨特的機會來查看資金花在哪里以及員工在會議或培訓活動上花費了多少時間。這使他們能夠制定具有成本效益的策略，可以在不影響生產力或績效的情況下減少支出。

可以幫助您的 TEM 過程的軟件平台

如果沒有列出經過試驗和測試以使您能夠增強企業的差旅費用管理流程的軟件平台，這份差旅費用管理指南就無法完成。 

Volopay-費用管理

支付寶 為跟踪和管理您公司的所有支出提供了一個中央平台。將 Volopay 的金融工具集成到您的差旅管理系統中可以幫助您提高效率並減少不必要的成本。例如，您可以在旅途中向員工發放實體卡或虛擬卡，以幫助他們輕鬆支付與旅行相關的費用。 

此外，Volopay 支持國內和國際交易；即使您的員工必須離開公司，他們也受到保障。此外，該軟件可幫助您在員工在旅行時自費時無縫處理報銷。

Xero – 會計軟件

澤羅 尤其是針對中小企業的綜合會計系統。通過安全地同步您的銀行和財務信息，您可以使用 Xero 管理您的發票、自動化財務報告，甚至處理納稅申報表。 

Xero 用於企業差旅管理的最佳功能是能夠讓利益相關者實時協作、訪問更新的信息並做出數據驅動的財務決策。 Xero 還擁有一個應用商店，其中包含 1,000 多個第三方應用程序，使您和您的員工能夠進行各種業務交易。 

TruTrip – 差旅管理軟件

旅行 是一個包羅萬象的解決方案，用於管理您公司的所有商務旅行。 TruTrip 可幫助您自動化旅行計劃的不同方面，例如預訂、報告、政策制定等。 

例如，將 TruTrip 與 Volopay 或 Xero 等平台集成可以幫助您增強支付和財務報告。最終，TruTrip 可幫助您減少效率低下的情況並將成本降低多達 30%，從而幫助您從商務旅行中獲得價值。旅行者還可以從更加無縫且令人滿意的商務旅行中受益。 

Veryfi 收據 OCR 和費用 – 收據掃描儀

非常菲 是一種 API，可用於智能掃描發票和收據，提取信息並將其轉換為結構化數據。商務旅行行業面臨的挑戰之一是，許多企業仍然堅持使用手動收取收據和賬單的方法；追踪它們變得很困難。 

借助 Veryfi，公司可以通過智能光學字符識別 (OCR) 順利過渡到存儲和組織收據中的財務數據的數字模型。

開始管理差旅費用的步驟

實施技術驅動的 TEM 系統不是您自己動手做的事情。有涉及的步驟。按照以下步驟無縫過渡到有效的 TEM：

• 首先，實施一個系統，讓您可以實時跟踪費用並自動創建用於審批和會計的報告.換句話說，確保您所有的員工差旅費用都輸入到一個集中的系統中。這將使您能夠跟踪支出並確定可以節省資金或增強員工體驗的領域。
• 第二步是 重新評估與財務相關的差旅政策.員工在因公出差時了解對他們的期望非常重要。這包括誰支付各種費用，涵蓋哪些類型的費用，以及他們在選擇自己的旅行安排方面有多少迴旋餘地。您的政策也應每年或當季節變化影響員工出行方式時進行審查。
• 第三步是收集和保護您公司卡上的信息.您可以使用此信息來創建更好的費用審批流程，以及更準確地全面跟踪消費習慣。這也將幫助您防止未經授權訪問與使用這些卡進行的金融交易相關的任何敏感數據。
• 第四步是建立一個可靠的差旅審批流程，幫助您和您的員工.這個過程應該包括明確的指導方針，說明哪些類型的旅行需要批准，員工可以在未經批准的情況下花費多少錢等。它還應該是透明的，以便每個人都知道在旅行計劃過程中的任何時候對他們的期望 
• 最後，不要忘記向您的團隊諮詢他們對如何管理差旅費用的看法。 詢問他們是否對該計劃有任何疑問或疑慮，並讓他們知道一旦實施，他們將期待什麼。您還應該討論他們如何從使用您計劃實施的解決方案中受益。

TruTrip 如何提供幫助

TruTrip 可以幫助您 減少您的旅行費用 高達 30%。您不必放棄必要的旅行，因為有了 TruTrip，您可以找到優惠的票價和價格。更重要的是，TruTrip 的軟件易於實施，它為您的差旅管理流程帶來了清晰和透明，使您能夠識別浪費點並採取適當的行動。 

此外，由於 TruTrip 與 Volopay 和 Xero 等會計平台很好地集成，財務事項變得無憂無慮，例如促進支付、準備費用報告和處理報銷。 

TruTrip 還包括一個智能策略構建器，您可以使用它自動定制您的商務旅行指南、設置例外、確定旅行批准要求，並根據當前需求靈活調整。

最後，TruTrip 的實時費用可見性和跟踪確保您以符合您的 商務旅行目標, needs, and budget. We’ve also built the Travel Policy Builder to help you write out a corporate travel policy to better strengthen your Travel and Expense management.

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獲得建立可靠差旅費用管理流程所需的幫助

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