您的差旅费用管理综合指南

Managing travel expenses is one of the most overlooked opportunities for cost control in business operations. From flight bookings to reimbursement workflows, this guide covers everything you need to know about travel and expense (T&E) management—tools, processes, reporting, and automation tips to help your business stay compliant and cost-efficient.

为了最大限度地提高商务旅行支出，组织需要 有效的差旅管理。 旅行经理和人力资源主管需要一个系统来组织商务旅行的财务方面，以促进他们在旅途中同事的福祉，无缝处理报销，并轻松地自动化预订等管理任务。 

我们已着手创建一份全面的差旅费用管理指南，帮助您迈出优化公司差旅费用的第一步。

什么是差旅费用管理？

差旅费用管理 (TEM) 是跟踪、监控和报告差旅费用的过程。对于任何严重依赖商务旅行来开展业务的组织来说，它都是一项关键职能，但它也是劳动强度最高的职能之一。这一点很重要的一个原因是，在许多国家，公司免于缴税 与商务相关的旅行支出.但是，要享受此福利，公司必须确保收取所有差旅费用并申请较低的纳税义务。 

然而，差旅费用管理不仅仅如此。有效的差旅费用管理需要部门之间进行有意义的协作，并确保所有与差旅相关的费用都详细且有序。这种可见性最终确保在每个月末轻松对账，使公司能够控制预算并避免超支。因此，差旅费用管理对于公司的整体财务健康来说是不可或缺的。

为什么差旅费用管理是差旅管理的一个具有挑战性的部分？

在数字化以惊人速度加速的世界中，许多企业发现跟上不断发展的技术步伐很复杂。手动公司差旅管理所涉及的大量资源密集型使其变得艰巨。然而，很明显 科技助力企业差旅管理 通过节省成本、更快地生成报告和无缝策略实施，所有这些都有助于利益相关者将更多时间花在实际工作上，而不是管理任务上。 

无论如何，企业差旅费用管理几乎都不是简单的，除非您有一个旨在提高效率的系统。 超出实际旅行费用 例如航班和住宿费用，企业领导者还必须考虑其他费用，包括相关费用（如重新预订和取消）、间接费用（如会员和订阅）、支持软件成本，甚至人力。

最终，企业领导者必须驾驭管理三个要素的复杂领域：商务旅行本身，然后是财务，以及人员。毕竟，商务旅行是不可能没有费用的，你也不能避免考虑 员工的福祉 当他们代表您的公司出差时。即使公司已经建立了旅行计划系统，这些挑战也会导致费用管理不善。 

差旅费用管理如何以您不知道的方式影响您

差旅费用管理不善可能导致失去增长和收入机会，更不用说增加业务失败的风险。但是，除非您注意以下症状，否则此类影响可能不会立即显现：

• 在许多公司中，差旅费用仍由人力资源代表或差旅经理手动处理。这意味着员工必须填写表格、提交收据并等待批准和报销。此外，此过程需要人力资源员工的时间和精力，他们可能正在从事对企业底线有价值的工作。
• 如果没有适当的差旅费用管理，员工在预订旅行时的付款方式将受到限制。有些人甚至可能不得不自掏腰包支付通常应该由公司承担的费用。
• 没有 自动差旅计费系统 到位后，员工每次都需要手动将公司卡添加到预订流程中。这使他们难以跟踪他们的开支并且效率低下。
• 当人们手动将交易添加到电子表格或报告中时，总是很可能会忽略或误报某些内容。 
• 假设在预订旅行之前需要多个经理的批准。在这种情况下，审批时间将大幅增加，这意味着员工在路上或办公室实际完成工作的时间会减少。这可能意味着员工也错过了重要的会议或活动。
• 当人们不得不处理雇主施加的一长串限制和限制时，尤其是像计划会议这样“简单”的事情，他们不可能对工作感到满意。 

有效的差旅费用管理流程是什么样的

本差旅费用管理指南的下一部分重点介绍了良好 TEM 流程的特点。当然，有效的差旅费用管理系统消除了在旅行计划中不优先考虑员工满意度的手动流程和方法。 

• 带着 自动化系统，旅客可以在几分钟内预订机票并在线提交费用。他们还可以随时查看他们的预订或费用状态，而无需等待办公室里的人为他们做这件事。

• 借助富有洞察力的财务报告，您可以轻松查看在任何给定月份或季度内每种类型的费用花费了多少，以便您了解存在哪些节省机会并相应地更好地管理您的预算。
• 跟踪预订和旅行费用的完全可见性——这将使您能够了解旅行花费了多少、谁旅行了以及他们去了哪里。它还可以让您跟进预订中的任何差异或异常情况。
• 清晰的差旅审批流程可确保员工遵守出差的内部准则。该过程应透明且易于遵循，以便员工能够了解批准旅行所涉及的步骤。 
• 你可以 减少不必要的开支 在不影响员工流动性或工作绩效的情况下。借助有效的差旅费用管理系统，您将能够在预算超支发生之前预见到它们，这样它们就不会影响您的业务计划或增长战略的其他方面。
• 确保您的系统允许简单的报销请求，这样员工就不会因为每次想要提交费用报销时都必须填写文书工作而感到负担。

您应该投资旅行费用管理软件吗？

在差旅费用管理计划中，如果您想：您应该投资 TEM 软件：

• 优先考虑准确的数据.今天可用的系统能够管理预订、值机、登机牌、行李甚至取消的整个过程。这使得获得有关员工旅行的高质量信息成为可能。
• 建立数字化的有见地的报告.通过这些报告，您可以看到随着时间的推移在旅行和其他与旅行相关的费用上花费了多少钱。这使您可以根据真实事实而不是假设或猜测做出明智的业务决策 
• 节省时间和费用.管理航班和酒店可能会占用太多时间和精力。借助良好的 TEM 解决方案，只需单击几下，即可通过自动化预订航班和酒店的过程来节省时间。这使您可以专注于业务中的其他重要活动。
• 更快的预订流程.通过使用单一平台预订机票和管理费用，员工可以比以往更快地预订机票。该过程简单、简单、快速。更快的预订流程
• 给予员工更多自主权 在预订自己的航班和酒店时。这意味着他们不再需要等待上级的多个级别的批准，然后再对他们的旅行做出任何决定。这样，他们既可以节省时间，又可以根据公司制定的差旅政策确保一切顺利
• 确保完全可见性.差旅经理有一个独特的机会来查看资金花在哪里以及员工在会议或培训活动上花费了多少时间。这使他们能够制定具有成本效益的策略，可以在不影响生产力或绩效的情况下减少支出。

可以帮助您的 TEM 过程的软件平台

如果没有列出经过试验和测试以使您能够增强企业的差旅费用管理流程的软件平台，这份差旅费用管理指南就无法完成。 

Volopay-费用管理

支付宝 为跟踪和管理您公司的所有支出提供了一个中央平台。将 Volopay 的金融工具集成到您的差旅管理系统中可以帮助您提高效率并减少不必要的成本。例如，您可以在旅途中向员工发放实体卡或虚拟卡，以帮助他们轻松支付与旅行相关的费用。 

此外，Volopay 支持国内和国际交易；即使您的员工必须离开公司，他们也受到保障。此外，该软件可帮助您在员工在旅行时自费时无缝处理报销。

Xero – 会计软件

泽罗 尤其是针对中小企业的综合会计系统。通过安全地同步您的银行和财务信息，您可以使用 Xero 管理您的发票、自动化财务报告，甚至处理纳税申报表。 

Xero 用于企业差旅管理的最佳功能是能够让利益相关者实时协作、访问更新的信息并做出数据驱动的财务决策。 Xero 还拥有一个应用商店，其中包含 1,000 多个第三方应用程序，使您和您的员工能够进行各种业务交易。 

TruTrip – 差旅管理软件

旅行 是一个包罗万象的解决方案，用于管理您公司的所有商务旅行。 TruTrip 可帮助您自动化旅行计划的不同方面，例如预订、报告、政策制定等。 

例如，将 TruTrip 与 Volopay 或 Xero 等平台集成可以帮助您增强支付和财务报告。最终，TruTrip 可帮助您减少效率低下的情况并将成本降低多达 30%，从而帮助您从商务旅行中获得价值。旅行者还可以从更加无缝且令人满意的商务旅行中受益。 

Veryfi 收据 OCR 和费用 – 收据扫描仪

非常菲 是一种 API，可用于智能扫描发票和收据，提取信息并将其转换为结构化数据。商务旅行行业面临的挑战之一是，许多企业仍然坚持使用手动收取收据和账单的方法；追踪它们变得很困难。 

借助 Veryfi，公司可以通过智能光学字符识别 (OCR) 顺利过渡到存储和组织收据中的财务数据的数字模型。

开始管理差旅费用的步骤

实施技术驱动的 TEM 系统不是您自己动手做的事情。有涉及的步骤。按照以下步骤无缝过渡到有效的 TEM：

• 首先，实施一个系统，让您可以实时跟踪费用并自动创建用于审批和会计的报告.换句话说，确保您所有的员工差旅费用都输入到一个集中的系统中。这将使您能够跟踪支出并确定可以节省资金或增强员工体验的领域。
• 第二步是 重新评估与财务相关的差旅政策.员工在因公出差时了解对他们的期望非常重要。这包括谁支付各种费用，涵盖哪些类型的费用，以及他们在选择自己的旅行安排方面有多少回旋余地。您的政策也应每年或当季节变化影响员工出行方式时进行审查。
• 第三步是收集和保护您公司卡上的信息.您可以使用此信息来创建更好的费用审批流程，以及更准确地全面跟踪消费习惯。这也将帮助您防止未经授权访问与使用这些卡进行的金融交易相关的任何敏感数据。
• 第四步是建立一个可靠的差旅审批流程，帮助您和您的员工.这个过程应该包括明确的指导方针，说明哪些类型的旅行需要批准，员工可以在未经批准的情况下花费多少钱等。它还应该是透明的，以便每个人都知道在旅行计划过程中的任何时候对他们的期望 
• 最后，不要忘记向您的团队咨询他们对如何管理差旅费用的看法。 询问他们是否对该计划有任何疑问或疑虑，并让他们知道一旦实施，他们将期待什么。您还应该讨论他们如何从使用您计划实施的解决方案中受益。

TruTrip 如何提供帮助

TruTrip 可以帮助您 减少您的旅行费用 高达 30%。您不必放弃必要的旅行，因为有了 TruTrip，您可以找到优惠的票价和价格。更重要的是，TruTrip 的软件易于实施，它为您的差旅管理流程带来了清晰和透明，使您能够识别浪费点并采取适当的行动。 

此外，由于 TruTrip 与 Volopay 和 Xero 等会计平台很好地集成，财务事项变得无忧无虑，例如协助支付、准备费用报告和处理报销。 

TruTrip 还包括一个智能策略构建器，您可以使用它自动定制您的商务旅行指南、设置例外、确定旅行批准要求，并根据当前需求灵活调整。

最后，TruTrip 的实时费用可见性和跟踪确保您以符合您的 商务旅行目标, needs, and budget. We’ve also built the Travel Policy Builder to help you write out a corporate travel policy to better strengthen your Travel and Expense management.

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