Baru-baru ini laporan industri pelancongan perniagaan telah menunjukkan bahawa kos perjalanan perniagaan berkemungkinan akan meningkat pada 2023 apabila permintaan yang meningkat untuk hotel, penerbangan dan perbelanjaan berkaitan perjalanan lain menaikkan harga. Ini menjadikannya lebih penting bagi organisasi untuk menganggarkan perbelanjaan perjalanan mereka setepat mungkin.
Untuk memaksimumkan keberkesanan kos mereka strategi perjalanan perniagaan, perniagaan mesti mempunyai gambaran yang jelas tentang jumlah yang mereka belanjakan untuk setiap perjalanan, untuk setiap pasukan dan pada setiap tempoh. Hanya dengan mengetahui kos perjalanan perniagaan mereka dengan ketepatan mereka boleh membuat keputusan tersebut bertujuan untuk mengurangkan perbelanjaan, memaksimumkan kecekapan dan meningkatkan ROI.
Dalam artikel ini, kami akan membincangkan cara anda boleh menganggarkan perbelanjaan perjalanan anda dengan lebih tepat dan berkesan.
Dalam artikel ini, kita akan melihat:
Analisis perbelanjaan masa lalu ialah alat yang tidak ternilai apabila ia datang untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang kos perjalanan perniagaan anda. Dengan melihat kepada perbelanjaan dan trend sebelumnya, a pengurus pelancongan atau jabatan kewangan boleh menganalisis dengan lebih baik kedua-dua jumlah kos perjalanan korporat dan perbelanjaan yang ditanggung pada perjalanan tertentu atau oleh kumpulan wakil dan pekerja tertentu. Dengan maklumat ini, mereka boleh membuat belanjawan dan ramalan yang lebih tepat untuk perjalanan perniagaan masa hadapan.
Cerapan terdorong data juga membolehkan perniagaan mengenal pasti corak dan persamaan dalam kos perjalanan mereka. Sebagai contoh, mereka boleh menilai syarikat penerbangan yang mempunyai purata tambang terbaik dalam tempoh yang panjang dan destinasi yang cenderung lebih mahal secara keseluruhan. Untuk perjalanan yang meliputi jarak dekat, menganalisis data sejarah juga boleh membantu untuk membandingkan kos pilihan perjalanan yang berbeza (cth, penerbangan tempatan berbanding kereta api berkelajuan tinggi berbanding sewa kereta).
Akhir sekali, penilaian yang baik terhadap data kos perjalanan masa lalu membantu pencipta belanjawan merancang untuk perbelanjaan ghaib seperti menaiki teksi, kos makanan, petua, apl perkongsian kereta, dll. Ini semua kos yang mungkin tidak dipertimbangkan pada pandangan pertama.
Dengan cerapan ini, perniagaan lebih lengkap untuk menganggarkan kos perjalanan mereka dengan tepat lebih awal daripada masa supaya mereka dapat memastikan operasi mereka berjalan lancar tanpa menjejaskan belanjawan. Maklumat ini juga penting apabila menentukan tindakan yang boleh diambil oleh perniagaan untuk mengurangkan perbelanjaan perjalanan.
Apabila meramalkan perbelanjaan perjalanan perniagaan, adalah penting untuk mengecualikan diskaun daripada anggaran anda.
Sebab yang paling jelas ialah diskaun tidak pernah dijamin melainkan ia terhasil daripada perjanjian perkongsian yang jelas. Pada banyak keadaan, diskaun mungkin kelihatan menggoda dan memberikan ilusi untuk menjimatkan wang, tetapi ia boleh terbukti mahal jika anda tidak mempertimbangkan perbelanjaan tambahan yang berkaitan dengannya. Sebagai contoh, sesetengah tapak syarikat penerbangan menawarkan tambang diskaun untuk menempah berbilang tiket sekaligus. Tetapi tiket ini biasanya tidak boleh dikembalikan dan disertakan dengan sekatan ketat terhadap perubahan dan pembatalan. Oleh itu, mereka boleh menambah kos tambahan pada perjalanan perniagaan yang sudah mahal jika anda perlu membuat perubahan saat akhir atau membatalkan keseluruhan perjalanan.
Begitu juga, kadar diskaun hotel mungkin disertakan dengan bayaran tersembunyi semasa pembayaran atau memerlukan pengguna untuk menjadi ahli program tertentu sebelum menamatkan transaksi. Selain itu, bilik murah mungkin menawarkan kemudahan yang lebih sedikit daripada yang lebih mahal, menyebabkan kos tambahan untuk barangan seperti tuala, produk pembersihan atau akses internet.
Akhirnya, tawaran diskaun harus digunakan sebagai pilihan lain apabila menempah perjalanan dan bukannya bentuk pengurusan perbelanjaan utama apabila meramalkan perbelanjaan perjalanan perniagaan.
Perbelanjaan perjalanan perniagaan harus disesuaikan dengan kepentingan perjalanan, kerana perjalanan tertentu mungkin memerlukan lebih banyak perhatian dan sumber daripada yang lain. Sebagai contoh, perjalanan perniagaan untuk mesyuarat atau pembentangan penting harus mempunyai keutamaan semasa membuat belanjawan, kerana hasil yang berpotensi mungkin mempunyai implikasi jangka panjang untuk syarikat. Selain itu, ia mungkin memerlukan had perbelanjaan yang lebih tinggi untuk memastikan semua keperluan dipenuhi dan sebarang mesyuarat dan perbincangan perniagaan yang diperlukan berlaku.
Begitu juga, jika wakil organisasi melancong untuk melawat pelanggan atau rakan kongsi, mereka mungkin perlu menampung rombongan perjalanan yang lebih besar dan kos tambahan seperti makan dan pengangkutan.
Dengan menilai kepentingan setiap perjalanan lebih awal, perniagaan boleh mengurus belanjawan perjalanan mereka dengan lebih baik dan memaksimumkan pulangan pelaburan mereka dengan memastikan semua sumber yang diperuntukkan digunakan untuk perjalanan dengan potensi pulangan tertinggi.
TruTrip menyediakan alatan yang sangat disesuaikan yang membolehkan anda menetapkan belanjawan yang berbeza untuk perjalanan, pasukan atau jabatan yang berbeza, sekali gus memastikan bahawa kepentingan perjalanan itu mewajarkan kos perjalanan perniagaan yang lebih tinggi.
Adalah penting untuk menjadi sangat teliti semasa menjejaki perbelanjaan perjalanan perniagaan utama, seperti tambang penerbangan (termasuk cukai), penginapan, pengangkutan darat dan elaun harian untuk makanan atau kos sampingan. Sebabnya ialah walaupun percanggahan kecil boleh bertambah dari semasa ke semasa dan akhirnya membebankan anda lebih daripada yang dijangkakan. Selain itu, kos ini boleh menjadi asas untuk mengira jumlah kos perjalanan perniagaan dan, oleh itu, mesti direkodkan setepat mungkin untuk mengelakkan sebarang kejutan kewangan.
Selain itu, menjejaki perbelanjaan perjalanan perniagaan utama akan membantu perniagaan mengenal pasti kawasan di mana mereka berbelanja berlebihan dan membangunkan strategi untuk membuat pelarasan. Sebagai contoh, syarikat penerbangan mungkin menawarkan pelbagai peringkat tambang yang termasuk kemudahan tambahan dalam penerbangan atau kadar diskaun untuk pengembara yang kerap, yang boleh menjimatkan wang syarikat tanpa mengorbankan kualiti perjalanan mereka.
Akhir sekali, menjejaki perbelanjaan ini dengan ketepatan tinggi boleh membantu perniagaan mengesan penyelewengan atau penipuan dalam program perjalanan mereka dengan cepat supaya tindakan pembetulan boleh diambil sebelum ia mengakibatkan kerugian yang ketara. Dengan menjadi sangat teliti semasa menjejaki perbelanjaan utama ini, perniagaan boleh memastikan perakaunan yang betul dan pematuhan terhadap dasar syarikat sambil kekal dalam kekangan belanjawan.
Terdapat banyak cara TruTrip boleh membantu anda mendapatkan gambaran yang lebih tepat tentang amaun yang anda belanjakan dan mengambil tindakan yang berkesan untuk mengurangkan kos yang tidak perlu.
Alat pelaporan dan analitis TruTrip boleh memberikan cerapan terperinci tentang corak perbelanjaan organisasi anda di peringkat global dan untuk pasukan, jabatan dan destinasi tertentu. Ini bukan sahaja akan memberi anda rujukan untuk membuat belanjawan yang lebih tepat untuk perjalanan masa hadapan, tetapi ia juga akan membantu anda mengenal pasti setiap perbelanjaan perjalanan perniagaan yang tidak normal supaya anda boleh menyiasat dengan cepat puncanya dan menggunakan maklumat ini untuk mengelakkan kejadian semula pada masa hadapan.
Satu lagi ciri TruTrip yang hebat ialah kemudahan anda boleh menyesuaikan dasar perjalanan perniagaan, menetapkan had belanjawan yang berbeza untuk perjalanan atau pasukan yang berbeza dan menentukan perbelanjaan yang memerlukan kelulusan daripada pengurusan perjalanan.
Akhir sekali, syarikat pengurusan perjalanan boleh membantu dengan pemantauan pematuhan dan mengaudit perbelanjaan perjalanan korporat. Ini membolehkan syarikat anda kekal telus dan mematuhi dasarnya dan mana-mana badan pentadbir yang berkaitan.Alami perbelanjaan unggul dan alat pengurusan perjalanan dengan mendaftar untuk percubaan percuma atau menempah demo hari ini.
TruTrip memperkemas tempahan, pengurusan dan pelaporan untuk perjalanan perniagaan tanpa kerumitan.