Semua bentuk perjalanan berkurang selama pandemi, yang memengaruhi cara manajemen perjalanan dilakukan. Namun, perjalanan bisnis asing lebih menderita daripada yang lain, seperti panggilan video dan konferensi segera menggantikan kunjungan di tempat dan pertemuan klien secara langsung. Untungnya, keadaan membaik karena perjalanan bisnis telah pulih secara signifikan pada tahun 2022 ketika dunia telah belajar untuk hidup dengan virus.
Karena pekerjaan jarak jauh terus dinormalisasi, pelancong bisnis merencanakan perjalanan yang lebih lama untuk memadukan bisnis dengan liburan. Bahkan, menurut The Global Business Travel Association (GBTA), pemesanan perjalanan bisnis untuk tiga bulan pertama tahun 2022 melebihi lebih dari setengah dari semua pemesanan untuk tahun 2021, dengan kenaikan 875 persen antara Maret 2021 dan Maret 2022.
Karena semakin banyak pelancong bisnis kembali ke jalan sekali lagi, jajak pendapat pemulihan perjalanan bisnis terbaru yang dilakukan oleh GBTA mengungkapkan bahwa 63% kekalahan masih khawatir dan bingung tentang perubahan cepat dalam pembatasan perjalanan yang ditimbulkan oleh pandemi.
Sikap pelancong bisnis tentang perjalanan berubah, dan dengan itu, manajer perjalanan juga belajar untuk mengikuti mereka. Mengatasi kekhawatiran dan keinginan karyawan mereka untuk keluar dari perjalanan bisnis di dunia pasca-pandemi. Dimulai dengan bagaimana mereka mengelola perjalanan perusahaan.
Hari ini, 20% organisasi mengklaim bahwa mereka sekarang mengizinkan karyawan mereka untuk mengelola dan memesan reservasi perjalanan mereka secara langsung. Ini adalah kenaikan besar dari 9% selama pra-pandemi. Perubahan ini mungkin menantang bagaimana kebijakan perjalanan korporat perusahaan diterapkan.
Faktanya, penelitian Mckinsey & Company mengungkapkan bahwa 35% pelancong bisnis tidak mematuhi kebijakan perusahaan mereka selama perjalanan mereka. Dengan ini, aman untuk mengatakan bahwa manajer perjalanan perusahaan, program, dan kebijakan mungkin tidak berfungsi seperti biasa setelah wabah.
Ini menimbulkan pertanyaan, apa dampak epidemi dan pemulihan perjalanan bisnis selanjutnya terhadap program perjalanan perusahaan di masa depan?
Dalam artikel ini, kita akan melihat:
Kebijakan perjalanan harus membuat perjalanan bisnis menjadi fleksibel. Perjalanan bisnis mengembangkan interaksi pribadi yang penting dan menyatukan orang-orang. Di dunia kerja yang serba cepat dan selalu berubah saat ini, rencana perjalanan Anda harus mengikuti rapat perusahaan dan tenggat waktu proyek. Fleksibilitas perjalanan membantu Anda memaksimalkan rencana Anda sambil tetap hadir bersama orang yang Anda cintai di saat yang paling penting.
Justin Caldwell, salah satu pendiri Semua Robotika Rumah berbagi: “Seiring waktu, biaya perubahan yang besar dan kuat menguras anggaran perjalanan Anda.”
Kiatnya: “Cari maskapai penerbangan yang menawarkan prosedur perubahan fleksibel untuk menghindari atau meminimalkan kerugian semacam ini dalam perjalanan bisnis Anda. Sebelum melakukan reservasi, periksa kebijakan biaya perubahan”
Terlepas dari kenyataan bahwa banyak maskapai penerbangan dan penyedia perjalanan mengubah pembatasan mereka dan menghapuskan biaya pembatalan selama epidemi COVID-19, vaksinasi dan peningkatan perjalanan memperkenalkan lebih banyak biaya fleksibilitas dan cetakan kecil. Solusi mudah tanpa repot adalah produk fleksibilitas yang ditawarkan oleh perusahaan manajemen perjalanan.
TruFlex memungkinkan Anda untuk membatalkan kapan saja dengan alasan apa pun, tanpa pertanyaan dan tanpa formulir untuk diisi. Selama Anda membatalkan perjalanan Anda hingga 24 jam sebelumnya, Anda dijamin setidaknya mendapatkan pengembalian uang tunai sebesar 80%.
Mengotomatiskan kebijakan perjalanan perusahaan Anda adalah tugas sederhana yang akan menghemat banyak jam kerja dengan menghilangkan kebutuhan karyawan untuk menangani laporan bisnis yang panjang.
Brian Donovan, CEO dari TimeShatter berbagi dengan kami bagaimana mengotomatisasi kebijakan perjalanan perusahaannya membantu operasi mereka secara keseluruhan. Dia berkata, “Dengan kebijakan perjalanan otomatis, kami menghemat banyak waktu untuk menyelesaikan prosesnya. Banyak pertanyaan yang akan ditanyakan anggota tim tentang pemesanan, dll. Sekarang ada di sistem otomatis, oleh karena itu mereka memiliki jawaban langsung untuk pertanyaan mereka dan tahu bagaimana melanjutkannya.”
Demikian pula, Lyle Florez pendiri Pencarian Orang Mudah juga mengungkapkan kesukaannya menggunakan Travel Management Company (TMC). “Kami hanya menetapkan batas dan tidak akan lagi ikut campur. Dengan menggunakan TMC yang menyediakan platform yang memungkinkan penumpang untuk membuat pilihan mereka sendiri sambil tetap mematuhinya, kami dapat memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan kami.”
Mengotomatiskan kebijakan perjalanan tidak hanya membantu karyawan tetap patuh – tetapi juga memudahkan pemesanan perjalanan bisnis. Steve Schwab, CEO dari Casago juga mengatakan, “Kami telah menemukan bahwa mengotomatisasi kebijakan perjalanan kami telah banyak membantu dalam aliran pengalaman pelanggan. Mengotomatiskan proses ini membantu memandu karyawan melalui seluruh pengalaman pemesanan, dan mendorong mereka untuk memesan sesuai kebijakan. Namun, itu juga memungkinkan mereka fleksibilitas untuk meminta pengecualian bila diperlukan. Manajer hanya diperingatkan untuk meninjau permintaan saat terjadi, sehingga membebaskan waktu bagi manajer dan karyawan.”
Menyiapkan proses otomatis di area tertentu perusahaan dapat memakan biaya dan waktu juga, namun akan menghemat biaya dan meningkatkan operasi perusahaan dalam jangka panjang. Dengan menghemat waktu dengan mengotomatisasi aktivitas yang memakan waktu ini, karyawan dapat fokus pada tuntutan bisnis lain yang berpusat pada manusia.
Majikan secara moral atau hukum dipaksa untuk memberikan perawatan bagi karyawan mereka di mana pun lokasinya. Ini tugas perawatan mengharuskan pengusaha untuk membuat keputusan yang menguntungkan perusahaan sambil menjaga kesehatan, keselamatan, dan kesejahteraan karyawan mereka, baik di tempat kerja, di rumah, atau dalam perjalanan.
Mathew Bowley, Manajer Pemasaran di Solmar Villas menyarankan untuk melakukan survei penumpang untuk membantu manajer perjalanan lebih memahami kesenjangan dalam keselamatan karyawan dan pembatasan perjalanan. “Ketika karyawan sedang dalam perjalanan bisnis, perusahaan perlu tahu di mana mereka berada. Untuk meningkatkan keselamatan pelancong dan mengurangi kunjungan yang tidak perlu ke tempat-tempat berisiko tinggi, penting juga untuk melacak ke mana mereka berencana pergi di masa depan.”
Secara otomatis menandai perjalanan ke tujuan berisiko tinggi dapat membantu manajer perjalanan dan perusahaan bereaksi sesuai kebutuhan. Bermitra dengan perusahaan manajemen perjalanan yang tepat untuk memberi Anda informasi risiko terkini dan mengetahui keberadaan karyawan Anda secara real-time.
Ini juga merupakan peluang bagus untuk memprioritaskan tugas-tugas untuk rencana manajemen perjalanan yang sering diabaikan, seperti memperbarui informasi profil pelancong atau memastikan karyawan memahami mengapa kebijakan perjalanan melindungi mereka.
Manajer perjalanan harus melakukan survei karyawan dan memperbarui profil perjalanan mereka:
Ada beberapa cara bagi perusahaan Anda untuk menghemat uang dalam perjalanan bisnis, salah satu cara langsung adalah melalui karyawan Anda. Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk memberi penghargaan kepada mereka yang tetap berada dalam anggaran dan kebijakan. Jelaskan berapa banyak uang yang dialokasikan untuk setiap perjalanan, dan berikan penghargaan kepada mereka yang berkomitmen untuk itu.
Benjamin Stenson, pemilik Renovasi Rumah Norsemen berkata, “Jelaskan berapa banyak uang yang dialokasikan untuk setiap perjalanan, dan beri penghargaan kepada mereka yang tetap berada dalam anggaran yang diberikan. Karyawan yang menghemat uang untuk pengeluaran perjalanan akan merasa lebih seperti pemilik dan akan lebih cenderung mencari cara untuk menghemat uang selama perjalanan.”
Sementara banyak perusahaan yang fokus pada pemotongan biaya, Daivat Dholakia, VP of Operations, Essenvia membagikan bagaimana mereka meningkatkan anggaran untuk perjalanan bisnis. “Ini menurut saya mencerminkan tujuan utama saya dengan program perjalanan, yaitu kenyamanan dan keamanan karyawan. Saya tidak keberatan menghabiskan sedikit lebih banyak pada anggaran perjalanan untuk memastikan anggota tim yang merasa lelah dalam perjalanan bisnis memiliki pengalaman yang menyenangkan dan bebas stres.”
Selain itu, pelancong bisnis mendapatkan lebih banyak fleksibilitas, terutama karena lebih banyak organisasi dan perusahaan menerapkan aplikasi digital seperti solusi perjalanan pemesanan sendiri melalui perusahaan manajemen perjalanan (TMC). Menurut manajer perjalanan perusahaan, ada perubahan yang pasti dari model perintah-dan-kontrol menuju model yang memungkinkan karyawan membuat keputusan yang diatur.
Alat tersebut memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengatur anggaran sehingga karyawan Anda tidak akan dapat melampaui itu, sambil memberi mereka otonomi untuk memesan sendiri. Memiliki alat seperti itu melalui TMC juga merupakan cara yang bagus untuk menghemat biaya perjalanan. Sayangnya, uang yang dihemat bisa digunakan untuk perjalanan itu sendiri dengan mengutamakan kenyamanan dan keamanan perjalanan bisnis.
Pemilik bisnis perlu memastikan bahwa bisnis dan karyawan mereka siap untuk bepergian lagi. Mintalah karyawan Anda mengambil penilaian untuk memastikan bahwa mereka siap untuk bepergian lagi. Dengan dunia kerja yang semakin online dan jarak jauh, tim Anda harus mempertimbangkan kembali apa yang dimaksud dengan perjalanan bisnis. Untuk perusahaan Anda, kapan perjalanan diperlukan? Dan siapa yang harus pergi?
“Saya pikir perubahan terbesar yang saya buat pada kebijakan perjalanan saya hanyalah menilai kembali kapan perjalanan bisnis benar-benar perlu dilakukan. Kebijakan baru ini membantu fokus pada klien dan jaringan yang benar-benar menjamin perjalanan.” dibagikan Ravi Parikh, CEO RoverPass.
Marc Bromhall pendiri StorageBuddy, sebuah perusahaan persewaan unit penyimpanan, hanya mengizinkan perjalanan bisnis untuk pertemuan/pertemuan bisnis baru. “Untuk semua pelanggan yang sudah ada yang sebelumnya kami kunjungi untuk pertemuan/presentasi bisnis dua tahunan, sekarang kami melakukan pertemuan tersebut secara virtual,” kata pendiri Marc Bromhall. “Ini adalah kombinasi dari menurunkan biaya perjalanan tahunan kami dan menempatkan keselamatan karyawan kami dan pelanggan kami sebagai prioritas utama.”
Jika perjalanan diperlukan, Anda perlu tahu berapa biaya perjalanan dan bagaimana Anda bisa mengurangi biaya ini.
Manajer bisnis harus mempertimbangkan kembali bagaimana karyawan mereka dapat meminta untuk bepergian, bagaimana itu akan disetujui, dan bagaimana pengeluaran akan dilaporkan dan dilikuidasi.
Emir Bacic, salah satu pendiri daftar harga berbagi beberapa perubahan, “Saya telah menerapkan kebijakan yang mewajibkan semua karyawan untuk menyerahkan rencana perjalanan dan laporan pengeluaran sebelum perjalanan mereka. Dengan cara ini, kami bisa mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang berapa biaya perjalanan, dan kami dapat merencanakannya dengan tepat.”
Dia menambahkan, “Saya juga telah menghilangkan opsi bagi karyawan untuk membayar makanan dan biaya tak terduga tanpa menyerahkan tanda terima. Ini membantu mengekang pengeluaran yang tidak perlu, dan juga memastikan bahwa karyawan hanya mengklaim pengeluaran yang sah. Akhirnya, saya telah membatasi jumlah yang dapat diklaim karyawan untuk biaya perjalanan. Ini berarti kita tidak membayar karyawan untuk biaya perjalanan yang berlebihan atau tidak perlu. Pada akhirnya, perubahan ini telah membantu membuat kebijakan perjalanan perusahaan kami lebih hemat biaya dan efisien.”
Memiliki platform manajemen perjalanan memungkinkan cara mudah untuk melacak pengeluaran, dan terkadang TMC memiliki alat yang menghasilkan laporan pasca-perjalanan.
Waktu bagi manajer perjalanan untuk membuat kebijakan untuk membantu bisnis mereka berkembang telah dihidupkan kembali meskipun ada ancaman yang ditimbulkan oleh pandemi. Bersiaplah untuk bertindak cepat dan buat kebijakan perjalanan yang fleksibel, mandiri, dan aman. Jika Anda ingin mengotomatiskan manajemen perjalanan, memesan demo dengan kami atau daftar untuk uji coba gratis.
TruTrip menyederhanakan pemesanan, manajemen, dan pelaporan untuk perjalanan bisnis tanpa kerumitan.