Banyak pemimpin bisnis tidak menyadari sejak awal bahwa mengelola perjalanan perusahaan adalah operasi yang rumit. Banyak perusahaan skala kecil tidak memiliki orang yang ditunjuk secara formal untuk mengelola proses, yang dapat menyebabkan inefisiensi dan kurangnya konsistensi. Orang lain mungkin memiliki banyak orang yang memenuhi peran manajemen perjalanan, menciptakan kebingungan tentang siapa yang memiliki tanggung jawab apa. Dalam beberapa kasus, karyawan bahkan mungkin harus mengatur perjalanan bisnis mereka secara pribadi. 

Ketika datang ke perjalanan perusahaan, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki dasar-dasar yang tercakup. Ini termasuk memastikan bahwa perusahaan Anda memiliki kebijakan perjalanan yang baik. Saat perjalanan korporat membuat rebound tahun ini setelah beberapa bulan pertumbuhan yang lambat, Anda harus mengerti dampak dari banyak faktor seperti inflasi, keberlanjutan, dan kemauan karyawan pada manajemen perjalanan perusahaan. 

Penting juga untuk memastikan bahwa pedoman organisasi Anda tentang tanggung jawab dan manajemen perjalanan jelas bagi semua orang, dan selaras dengan misi perusahaan. 

Apa itu manajemen perjalanan perusahaan?

Manajemen perjalanan perusahaan merupakan bagian integral dari operasi perusahaan yang berkontribusi untuk mendapatkan hasil maksimal dari perjalanan bisnis mereka. Ini melibatkan proses perencanaan, pengorganisasian, dan koordinasi semua detail yang terlibat dalam perjalanan bisnis. Ini bisa menjadi proses yang rumit, terutama ketika Anda berurusan dengan perjalanan internasional. Ini mencakup pemesanan penerbangan dan hotel, mengatur penyewaan mobil atau transportasi dari bandara, memberikan visa dan izin yang diperlukan, bernegosiasi dengan vendor lokal untuk menyediakan makanan dan kebutuhan lainnya dengan harga terjangkau, dan banyak lagi. Tak perlu dikatakan, manajemen perjalanan perusahaan adalah bagian penting dari operasi perusahaan, dan ketika dijalankan dengan baik dapat mengarah pada komponen penting dari kepuasan dan retensi karyawan. 

Apa peran manajer perjalanan perusahaan?

Peran manajer perjalanan perusahaan adalah untuk mengawasi semua aspek program perjalanan perusahaan, termasuk meneliti risiko perjalanan, memastikan kepatuhan kebijakan perjalanan, dan manajemen biaya perjalanan. Mereka akan bekerja dengan karyawan untuk memastikan bahwa kebutuhan dan keamanan perjalanan mereka terjamin dengan nyaman. Mereka juga bertugas untuk selalu mengevaluasi apakah program dan proses manajemen perjalanan perusahaan dalam keadaan optimal. Ini mengejutkan bagi sebagian orang, tetapi manajer perjalanan juga perlu melacak karyawan mereka selama perjalanan bisnis sebagai bagian dari tugas perawatan organisasi. Selain itu, mereka juga bekerja sama dengan tim SDM dan keuangan untuk memastikan karyawan mendapatkan penggantian yang benar untuk biaya perjalanan yang dikeluarkan dari kantong mereka sendiri, dan bahwa mereka mengetahui setiap perubahan dalam kebijakan atau prosedur yang mungkin memengaruhi perjalanan perusahaan mereka. pengeluaran. Di Singapura dan negara-negara APAC lainnya, sebagian besar perusahaan menugaskan manajer perjalanan mereka dengan tujuan tertentu, terutama untuk mengidentifikasi peluang penghematan biaya. 

Apa kualitas manajer perjalanan bisnis yang baik?

Manajer perjalanan bisnis yang baik adalah seseorang yang dapat melacak semua informasi penting yang terkait dengan kebutuhan perjalanan perusahaan Anda. Mereka harus dapat memiliki wawasan tentang biaya perjalanan, manajemen risiko perjalanan, rencana perjalanan, dan banyak lagi. Manajer perjalanan bisnis yang baik memahami bahwa perjalanan korporat dapat membuat karyawan stres, dan mereka merawatnya dengan memastikan bahwa mereka memiliki semua yang mereka butuhkan sebelum, selama, dan setelah perjalanan mereka — memastikan bahwa rencana perjalanan mereka semulus mungkin. Sejauh kepribadian berjalan, mereka harus akomodatif, terorganisir dan berorientasi pada detail. Pelancong bisnis akan membutuhkan tangan yang kuat untuk membimbing mereka untuk mengurangi kecemasan yang disebabkan oleh perjalanan ini, oleh karena itu, manajer perjalanan harus dapat melakukan banyak tugas dan bekerja di bawah tekanan sambil tetap dapat selalu mempertahankan sikap profesional.

Apa itu manajemen risiko perjalanan?

Manajemen risiko perjalanan adalah proses yang membantu bisnis mengurangi risiko yang terkait dengan perjalanan bisnis. Penting untuk mengelola risiko perjalanan karena dapat mempengaruhi keberhasilan bisnis Anda. Hal ini juga dapat mempengaruhi keselamatan dan kesejahteraan karyawan Anda. Ini termasuk hal-hal seperti memastikan bahwa semua karyawan memiliki asuransi yang sesuai dan mengambil tindakan pencegahan yang diperlukan untuk memastikan mereka tidak mengalami kehilangan atau cedera saat bepergian. Selain itu, diperlukan komunikasi yang konstan antara semua pemangku kepentingan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat selalu diambil.

Apa yang dilakukan oleh perusahaan manajemen perjalanan?

Peran perusahaan manajemen perjalanan (TMC) adalah menyediakan layanan yang membantu Anda mengelola perjalanan bisnis Anda. Layanan ini termasuk mengotomatiskan kebijakan perjalanan Anda, melacak biaya perjalanan Anda, serta memesan penerbangan, hotel, dan penyewaan mobil. Mereka menangani setiap perubahan atau masalah menit terakhir yang muncul selama perjalanan, seperti penurunan, yang telah menjadi sangat umum baru-baru ini. Perusahaan manajemen perjalanan juga dapat membantu Anda memastikan bahwa karyawan Anda menggunakan metode yang paling hemat biaya saat bepergian untuk bisnis. Untuk ini, perusahaan manajemen perjalanan yang baik akan memiliki akses ke jaringan pemasok dan mitra global, memastikan bahwa Anda memiliki akses ke harga dan penawaran terbaik untuk penerbangan, hotel, dan persewaan mobil. 

Apa itu perangkat lunak manajemen perjalanan?

Perangkat lunak manajemen perjalanan adalah sistem yang memungkinkan Anda mengelola perjalanan dan pengeluaran Anda, dari awal hingga akhir, dengan satu platform pusat. Penggunaan teknologi dalam manajemen perjalanan perusahaan berkembang secara global. Ini adalah alat yang hebat untuk pemilik bisnis dan pelancong bisnis karena dapat membantu Anda menghemat uang untuk biaya perjalanan, melacak pengeluaran dan persyaratan kepatuhan, dan merampingkan seluruh proses. Ini dapat digunakan oleh organisasi kecil dan besar, dan dapat melacak semuanya mulai dari siapa yang bepergian kapan dan bagaimana caranya, hingga berapa banyak uang yang dihabiskan untuk perjalanan. Ini dirancang agar mudah digunakan, sehingga Anda dapat mengurangi jumlah langkah dalam membuat pengaturan perjalanan dan kembali menjalankan bisnis Anda.

Apa kebijakan manajemen perjalanan perusahaan?

Kebijakan manajemen perjalanan perusahaan adalah seperangkat pedoman yang mengatur cara organisasi menangani perjalanan bisnis dan pribadi. Ini dapat mencakup informasi tentang cara memesan penerbangan, persetujuan perjalanan bisnis, tempat menginap, integrasi biaya, dan lainnya. Tujuan dari kebijakan manajemen perjalanan korporat adalah untuk memastikan bahwa baik perusahaan maupun karyawannya terlindungi dengan baik dan diberi tahu kapan perjalanan bisnis diperlukan. Kebijakan manajemen perjalanan perusahaan yang ditulis dengan baik harus jelas dan ringkas sehingga karyawan dapat dengan cepat menemukan apa yang mereka butuhkan saat merencanakan perjalanan berikutnya.

Ingin program manajemen perjalanan bisnis yang lebih baik?

Dengan TruTrip, Anda dijamin memiliki sistem yang efisien untuk mengelola permintaan manajemen perjalanan perusahaan Anda. Perangkat lunak kami membantu Anda mengintegrasikan pengeluaran, mengotomatiskan kebijakan perjalanan Anda, dan menghasilkan laporan yang dapat ditindaklanjuti. Daftar untuk uji coba gratis untuk merasakan keuntungan bisnis Anda dengan TruTrip.