Peningkatan permintaan untuk interaksi tatap muka secara langsung mempengaruhi lintasan yang kita lihat dalam perjalanan perusahaan. Dengan ini, ada panggilan yang lebih tinggi bagi manajer perjalanan untuk mengevaluasi kembali kebijakan perjalanan bisnis mereka saat ini. Apa cara yang lebih baik untuk meningkatkan proses manajemen perjalanan Anda selain dengan mengotomatiskan semuanya? Salah satu cara mudah dan mungkin terbaik untuk melakukannya adalah dengan bermitra dengan perusahaan manajemen perjalanan yang sudah memiliki platform.
Ada sejumlah metode yang bisa Anda manfaatkan dari teknologi yang dapat ditawarkan oleh platform TMC. Dan salah satunya adalah bagaimana Anda dapat mengotomatiskan kebijakan perjalanan Anda, membuat kepatuhan dan implementasi lebih mudah dan prosesnya lebih cepat.
Dalam artikel ini, kita akan melihat:
Tidak ada lagi waktu lama untuk menyetujui pemesanan dan penolakan yang membuat stres. Platform TruTrip menawarkan cara sederhana untuk mengatur kebijakan perjalanan otomatis Anda. Bersama kami, kebijakan perjalanan perusahaan Anda tidak lagi menjadi buku pegangan yang diletakkan di rak. Ini diterapkan sepenuhnya dan memungkinkan karyawan Anda untuk memilih cara mereka bepergian sambil mematuhi kebijakan.
Apakah tim keuangan Anda melakukan perjalanan lebih dari HR? Atau mungkin, tim penjualan Anda membutuhkan anggaran yang lebih tinggi untuk menarik calon klien? Sesuaikan kebijakan perjalanan Anda berdasarkan kebutuhan tim Anda alih-alih menerapkan satu kebijakan menyeluruh di seluruh perusahaan Anda.
Anda juga dapat mengaturnya sesuai dengan demografi, peran, dan risiko perjalanan mereka. Anda memiliki kendali penuh. Anda dapat mengukir kebijakan khusus untuk tim yang Anda pilih. Anda dapat dengan mudah menerapkan ini tanpa kerumitan.
Secara luas ditafsirkan bahwa tingkat negosiasi lebih baik daripada pasar terbuka. Dalam perjalanan yang sebenarnya, Anda akan terkejut mengetahui bahwa Anda bisa hemat uang dengan harga pasar juga jika tidak lebih jika dilakukan dengan benar. Dengan kebijakan yang cerdas, Anda dapat menyaring pilihan karyawan Anda dengan hanya mengizinkan mereka memesan dari maskapai penerbangan atau akomodasi yang harga negosiasinya sudah ada di perusahaan Anda.
Ada kalanya kebijakan yang Anda tetapkan harus fleksibel. Untuk situasi seperti ini, Anda dapat mengatur pengecualian. Tidak hanya itu, Anda dapat terlebih dahulu mengatur pengecualian untuk setiap kebijakan yang ada. Setiap usaha bisnis berbeda dan mungkin memerlukan pertimbangan khusus di luar kebijakan yang ada. Dengan TruTrip, manajer Perjalanan dan pemimpin SDM dapat menyiapkan kasus pengecualian sebelumnya dengan mudah.
Anda dapat dengan mudah mengatur kondisi dan jika memenuhi itu, maka Anda dapat mengatur pengecualian. Beberapa perusahaan mengizinkan karyawannya untuk memesan kursi premium atau hotel bintang 5 jika melakukan perjalanan jauh. Keajaibannya di sini adalah saat melakukannya, Anda masih dapat menunjukkan batas anggaran sebelumnya untuk acara-acara seperti itu.
Cara lain yang baik untuk menghemat biaya perjalanan dan penolakan pemesanan adalah dengan segera menetapkan dasar dan plafon anggaran.
Dengan fitur ini, Anda dapat mengatur rentang anggaran untuk persetujuan pemesanan otomatis. Jika pemesanan melebihi anggaran yang ditetapkan, permintaan persetujuan akan dikirim ke manajer yang bertanggung jawab. Dengan cara ini, Anda dapat mengucapkan selamat tinggal pada penantian panjang dan memindahkan waktu yang dihemat ke pekerjaan yang lebih bermakna.
Misalnya, jika anggaran penerbangan Anda ditetapkan ke $1.000 ke bawah, setiap pemesanan yang dilakukan di atas anggaran ini dapat ditolak secara otomatis atau memerlukan persetujuan lebih lanjut. Secara keseluruhan, kemungkinan kebijakan perusahaan Anda terpenuhi meningkat secara signifikan.
Anda juga dapat memberikan fleksibilitas tambahan pada anggaran Anda untuk saat-saat ketika harga tiket penerbangan secara keseluruhan lebih tinggi. Menetapkan kelonggaran persentase memungkinkan beberapa kontrol dalam situasi seperti ini, sambil tetap menjaga pemesanan tetap sederhana dan bebas repot. Cara sederhana lain untuk mengatur anggaran perjalanan Anda adalah dengan hanya menunjukkan seberapa bersedia Anda untuk pergi di atas harga termurah yang ada. Pengaturan ini sangat ideal untuk perjalanan bisnis yang tidak dapat dihindari di menit-menit terakhir yang tidak memiliki banyak waktu untuk menunggu persetujuan.
Dalam hal ini, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk membiarkan karyawan Anda memesan mana saja asalkan hanya 20-30% lebih tinggi daripada yang termurah yang tersedia.
Risiko selalu berubah. Ada penyakit, bencana alam dan bahkan terorisme atau ancaman lainnya. Meskipun pemantauan ini merupakan bagian penting dari tugas kehati-hatian, kebijakan Anda juga dapat disesuaikan untuk memblokir perjalanan ke tujuan tertentu sesuai keinginan Anda. Anda dapat memilih untuk memblokir tujuan perjalanan untuk tim yang berbeda untuk sementara.
Dengan fitur Geopolicy kami, Anda dapat melakukannya dengan mudah. Tidak hanya itu, Anda dapat mengunduh laporan untuk mengetahui secara panjang lebar dan detail jenis risiko perjalanan yang dimiliki setiap daerah.
Menjadi manajer perjalanan bisa jadi sulit, jika Anda ingin membuat proses ini lebih mudah bagi semua orang memesan demo atau daftar untuk uji coba gratis di TruTrip. Lihat bagaimana mengotomatisasi kebijakan perjalanan Anda dapat bekerja untuk Anda.
TruTrip menyederhanakan pemesanan, manajemen, dan pelaporan untuk perjalanan bisnis tanpa kerumitan.