4 cara efektif untuk membantu karyawan Anda menurunkan biaya perjalanan bisnis

Martin Go
Bagikan postingan di

Perjalanan korporat adalah komponen bisnis yang penting, membantu entitas dalam mengkonsolidasikan hubungan positif dan berurusan dengan bisnis lain sambil juga mengembangkan basis klien yang solid. Namun, pada saat yang sama, biaya perjalanan bisnis meningkat karena inflasi dan kemerosotan ekonomi baru-baru ini. Sayangnya, hal ini membuat banyak orang menjauh perjalanan bisnis dengan strategi perusahaan melihat pengurangan sebagai cara untuk mengurangi biaya

Berpaling dari perjalanan bisnis secara keseluruhan bukanlah keputusan finansial yang cocok untuk bisnis apa pun. Strategi korporat perlu menjauh dari pendekatan "satu atau yang lain" dan mencoba memahami bagaimana ia dapat menggunakan sumber daya secara efektif untuk mengarahkan kembali program perjalanannya ke cara yang lebih dapat dipertahankan secara finansial. Menurut berbagai laporan ekonomi, termasuk satu dari Oxford Economics pada tahun 2009, perjalanan bisnis memberikan kontribusi signifikan terhadap peningkatan pendapatan dalam bisnis. Dalam artikel ini, kami akan membantu Anda dalam menciptakan keseimbangan antara dua kebutuhan yang tak ternilai untuk mengurangi biaya perjalanan bisnis tanpa mengorbankan nilai.

Biaya transparan dengan otonomi pemesanan

CleanShot 2022 12 07 at 12.41.01%402x 20221207 054428

Menurut sebuah laporan tentang pelancong bisnis Asia oleh Mckinsey&co, teknologi telah memfasilitasi peralihan menuju pengambilan keputusan yang lebih berpusat pada karyawan dalam hal spesifikasi perjalanan apa pun. Pemesanan secara mandiri melalui agen online dipandang sebagai opsi yang lebih disukai daripada pendekatan perintah dan kontrol yang sebelumnya diadopsi oleh banyak perusahaan. Alasannya sederhana: memungkinkan mereka menemukan alternatif, membandingkan harga, dan umumnya dapat membuat pilihan yang lebih banyak.

Sementara perusahaan dapat mengatur perilaku karyawan melalui transparansi biaya, otonomi tidak terbukti secara statistik bukan ide yang buruk. Perusahaan dapat memberlakukan kontrol harga dan menyetujui pemasok, tetapi karyawan harus diberi pilihan untuk menjalankan kebebasan mereka dalam batas-batas yang luas tersebut. Dengan konsep gamifikasi- di mana karyawan dihargai karena memilih opsi berbiaya rendah- otonomi semacam itu dapat membantu mengurangi biaya bisnis dan menghemat sumber daya.

Mengenai kinerja, biaya, waktu tunggu, dan kepuasan karyawan, otonomi pemesanan bisa sangat membantu. Dengan berkurangnya kepatuhan, pemberi kerja memperhatikan biaya administrasi yang lebih rendah dan kepercayaan yang lebih besar pada karyawan untuk menggunakan kebebasan mereka dalam bidang perjalanan dan manajemen pengeluaran. 

Berikan insentif untuk pengeluaran perjalanan bisnis yang rendah

pexels anna shvets 4482896

Seperti disebutkan sebelumnya, penelitian tentang ABT telah menunjukkan yang memberi insentif kepada karyawan menghemat sumber daya adalah cara terbaik untuk mengurangi biaya dan harus menjadi landasan strategi perjalanan perusahaan. Tujuan utamanya adalah untuk menciptakan keseimbangan antara kebutuhan korporasi dan kebutuhan pelancong sekaligus menciptakan tingkat kepercayaan antara kedua pihak yang memungkinkan yang terakhir untuk menjalankan otonomi mereka dengan cara yang hemat biaya. 

Kebijakan gamifikasi ini muncul sebagian besar di perusahaan teknologi dan mempromosikan strategi yang sesuai dan hemat biaya tanpa membatasi pilihan karyawan. Dengan cara itu, ini memungkinkan perusahaan untuk menabung lebih banyak sambil memberikan lebih banyak kebebasan untuk dibelanjakan kepada para pelancong. Satu-satunya tangkapan adalah insentif, yang, meski lebih rendah dari alternatif yang mahal bagi pelancong, cukup efisien bagi mereka untuk mendorong ke arah yang diinginkan perusahaan. Hadiah ini dapat berkisar dari hibah tunai dan kartu hadiah hingga liburan berbayar dan piala.

Teknik penghematan biaya seperti itu perlu diadopsi oleh perusahaan Anda karena telah terbukti berhasil melalui berbagai penelitian.

Menerapkan garis waktu untuk permintaan perjalanan bisnis

5 TM Approvals

Garis waktu perjalanan bisnis biasanya sangat bergejolak karena bergantung pada pertemuan terjadwal yang telah ditentukan sebelumnya yang seringkali harus dijadwal ulang. Oleh karena itu, Anda dapat menghemat banyak waktu dan uang dengan merencanakan perjalanan dengan mempertimbangkan fleksibilitas. Untuk menghindari sanksi pembatalan pemberitahuan singkat dan denda lainnya, Anda harus memasang program perjalanan perusahaan digital, yang jelas dan dapat diakses oleh semua pihak yang terlibat.

Melalui penggunaan pedoman yang jelas, perencanaan lanjutan yang memungkinkan Anda untuk membeli penawaran burung awal yang memiliki penalti lebih sedikit atau tanpa penalti, pengajuan biaya perjalanan secara elektronik yang menghemat waktu dan uang, dan mungkin penggunaan layanan manajemen perjalanan, Anda dapat menerapkan garis waktu untuk perjalanan Anda yang akan menghemat sumber daya dengan sangat efisien. Layanan manajemen perjalanan secara khusus menawarkan langganan yang jauh lebih murah daripada dan tidak terlalu kaku daripada garis waktu yang harus Anda terapkan melalui perusahaan Anda. 

Manfaatkan layanan manajemen perjalanan untuk menurunkan biaya perjalanan bisnis

Penggunaan perusahaan manajemen perjalanan seperti TruTrip dapat membantu Anda mencapai tiga cara yang disebutkan di atas sekaligus merampingkan proses perjalanan dan mengurangi beban kerja Anda. Melalui koneksi mereka dengan industri perjalanan, TMC memungkinkan Anda memanfaatkan kemitraan cashback, promo, dan harga lebih murah. Selain itu, ada juga fleksibilitas yang lebih besar dalam hal TMC dan Anda dapat menghemat hingga 80% dari biaya perjalanan Anda melalui paket berlangganan dalam pengembalian uang jika Anda ingin membatalkan rencana. 

Akhirnya, Layanan Manajemen Perjalanan cenderung menjadi solusi manajemen terintegrasi untuk masalah kebijakan perjalanan Anda. Dengan demikian, mereka memungkinkan Anda mengakses solusi teknologi otomatis terbaru dan karenanya mengurangi biaya. Ini juga memberdayakan perusahaan untuk memiliki visibilitas 24/7 dari catatan perjalanan dan pengeluaran mereka dan menyediakan layanan VIP untuk selalu memperbarui semuanya. Melalui pengoptimalan pengalaman pengguna sedemikian rupa, Layanan Manajemen Perjalanan adalah solusi yang terjangkau dan modern untuk masalah perjalanan Anda. 

Turunkan biaya perjalanan bisnis lebih jauh lagi dengan TruTrip!

Cari tahu bagaimana Anda dapat memaksimalkan setiap perjalanan bisnis sekaligus menghemat biaya, tenaga, dan waktu. Lihat bagaimana platform all-in-one TruTrip dapat membantu Anda, memesan demo atau mendaftar untuk uji coba gratis di TruTrip!