Baru baru ini laporan industri perjalanan bisnis telah mengindikasikan itu biaya perjalanan bisnis kemungkinan akan meningkat pada tahun 2023 karena meningkatnya permintaan untuk hotel, penerbangan, dan biaya terkait perjalanan lainnya mendorong harga naik. Hal ini membuat semakin penting bagi organisasi untuk memperkirakan pengeluaran perjalanan mereka setepat mungkin.
Untuk memaksimalkan efektivitas biaya mereka strategi perjalanan bisnis, bisnis harus memiliki gambaran yang jelas tentang jumlah yang mereka keluarkan untuk setiap perjalanan, untuk setiap tim, dan untuk setiap periode. Hanya dengan mengetahui biaya perjalanan bisnis mereka dengan akurasi mereka dapat membuat keputusan yang ditujukan untuk memotong pengeluaran, memaksimalkan efisiensi, dan meningkatkan ROI.
Pada artikel ini, kami akan menggali cara untuk memperkirakan biaya perjalanan Anda dengan lebih akurat dan efektif.
Dalam artikel ini, kita akan melihat:
Analisis pengeluaran masa lalu adalah alat yang tak ternilai untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang biaya perjalanan bisnis Anda. Dengan melihat pengeluaran dan tren sebelumnya, a manajer perjalanan atau departemen keuangan dapat menganalisis dengan lebih baik total biaya perjalanan perusahaan dan pengeluaran yang dikeluarkan untuk perjalanan tertentu atau oleh kelompok perwakilan dan karyawan tertentu. Dengan informasi ini, mereka dapat membuat anggaran dan prakiraan yang lebih akurat untuk perjalanan bisnis di masa mendatang.
Wawasan berbasis data juga memungkinkan bisnis mengidentifikasi pola dan kesamaan dalam biaya perjalanan mereka. Misalnya, mereka dapat menilai maskapai mana yang memiliki tarif rata-rata terbaik dalam jangka waktu lama dan tujuan mana yang cenderung lebih mahal secara keseluruhan. Untuk perjalanan yang mencakup jarak pendek, menganalisis data historis juga dapat membantu untuk membandingkan biaya pilihan perjalanan yang berbeda (mis., penerbangan lokal vs. kereta kecepatan tinggi vs. sewa mobil).
Terakhir, penilaian yang baik atas data biaya perjalanan sebelumnya membantu pembuat anggaran merencanakan pengeluaran tak terlihat seperti naik taksi, biaya makan, tip, aplikasi berbagi mobil, dll. Ini semua adalah biaya yang mungkin tidak dipertimbangkan pada pandangan pertama.
Dengan wawasan ini, bisnis lebih siap untuk memperkirakan secara akurat biaya perjalanan mereka sebelumnya sehingga mereka dapat memastikan bahwa operasi mereka berjalan lancar tanpa merusak anggaran. Informasi ini juga penting saat menentukan tindakan apa yang dapat dilakukan bisnis untuk mengurangi biaya perjalanan.
Saat memperkirakan biaya perjalanan bisnis, penting untuk mengecualikan diskon dari perkiraan Anda.
Alasan yang paling jelas adalah bahwa diskon tidak pernah dijamin kecuali dihasilkan dari kesepakatan kemitraan yang jelas. Dalam banyak kesempatan, diskon mungkin tampak menggiurkan dan memberikan ilusi menghemat uang, tetapi dapat terbukti mahal jika Anda tidak mempertimbangkan biaya tambahan yang terkait dengannya. Misalnya, beberapa situs maskapai penerbangan menawarkan potongan harga untuk pemesanan beberapa tiket sekaligus. Tetapi tiket ini biasanya tidak dapat dikembalikan dan memiliki batasan ketat pada perubahan dan pembatalan. Dengan demikian, mereka dapat menambah biaya tambahan untuk perjalanan bisnis yang sudah mahal jika Anda perlu membuat perubahan di menit-menit terakhir atau membatalkan seluruh perjalanan.
Demikian pula, tarif hotel berdiskon mungkin disertai dengan biaya tersembunyi saat pembayaran atau mengharuskan pengguna untuk menjadi anggota program tertentu sebelum menyelesaikan transaksi. Selain itu, kamar murah mungkin menawarkan fasilitas yang lebih sedikit daripada kamar yang lebih mahal, sehingga menimbulkan biaya tambahan untuk barang-barang seperti handuk, produk pembersih, atau akses internet.
Pada akhirnya, penawaran diskon harus digunakan sebagai opsi lain saat memesan perjalanan alih-alih sebagai bentuk utama manajemen pengeluaran saat memperkirakan biaya perjalanan bisnis.
Biaya perjalanan bisnis harus disesuaikan dengan pentingnya perjalanan tersebut, karena perjalanan tertentu mungkin memerlukan lebih banyak perhatian dan sumber daya daripada yang lain. Misalnya, perjalanan bisnis untuk rapat atau presentasi penting harus diprioritaskan saat penganggaran, karena hasil potensial mungkin memiliki implikasi jangka panjang bagi perusahaan. Selain itu, mungkin memerlukan batas pengeluaran yang lebih tinggi untuk memastikan semua persyaratan terpenuhi dan setiap pertemuan dan diskusi bisnis yang diperlukan terjadi.
Demikian pula, jika perwakilan organisasi bepergian untuk mengunjungi klien atau mitra, mereka mungkin perlu mengakomodasi rombongan perjalanan yang lebih besar dan biaya tambahan seperti makan dan transportasi.
Dengan menilai pentingnya setiap perjalanan sebelumnya, bisnis dapat mengelola anggaran perjalanan mereka dengan lebih baik dan memaksimalkan pengembalian investasi mereka dengan memastikan bahwa semua sumber daya yang dialokasikan digunakan untuk perjalanan dengan potensi pengembalian tertinggi.
TruTrip menyediakan alat yang sangat dapat disesuaikan yang memungkinkan Anda menetapkan anggaran yang berbeda untuk perjalanan, tim, atau departemen yang berbeda, sehingga memastikan bahwa pentingnya perjalanan membenarkan biaya perjalanan bisnis yang lebih tinggi.
Sangat penting untuk berhati-hati saat melacak biaya perjalanan bisnis utama, seperti tiket pesawat (termasuk pajak), penginapan, transportasi darat, dan tunjangan harian untuk makanan atau biaya tak terduga. Alasan untuk ini adalah bahwa perbedaan kecil pun dapat bertambah dari waktu ke waktu dan pada akhirnya merugikan Anda lebih dari yang diperkirakan. Selain itu, biaya ini dapat menjadi dasar untuk menghitung total biaya perjalanan bisnis dan, oleh karena itu, harus dicatat seakurat mungkin untuk menghindari kejutan finansial.
Selain itu, melacak biaya perjalanan bisnis utama akan membantu bisnis mengidentifikasi area di mana pengeluaran mereka berlebihan dan mengembangkan strategi untuk melakukan penyesuaian. Misalnya, maskapai penerbangan mungkin menawarkan tingkat tarif berbeda yang mencakup fasilitas tambahan dalam penerbangan atau tarif diskon untuk pelancong yang sering bepergian, yang dapat menghemat uang perusahaan tanpa mengorbankan kualitas perjalanan mereka.
Terakhir, melacak pengeluaran ini dengan presisi tinggi dapat membantu bisnis menemukan ketidakberesan atau penipuan dalam program perjalanan mereka dengan cepat sehingga tindakan korektif dapat diambil sebelum mengakibatkan kerugian yang signifikan. Dengan sangat ketat saat melacak pengeluaran utama ini, bisnis dapat memastikan akuntansi yang tepat dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan sambil tetap berada dalam batasan anggaran.
Ada banyak cara di mana TruTrip dapat membantu Anda mendapatkan gambaran yang jauh lebih akurat tentang berapa banyak pengeluaran Anda dan mengambil tindakan efektif untuk memotong biaya yang tidak perlu.
Alat pelaporan dan analitik TruTrip dapat memberikan wawasan terperinci tentang pola pengeluaran organisasi Anda di tingkat global dan untuk tim, departemen, dan tujuan tertentu. Ini tidak hanya akan memberi Anda referensi untuk membuat anggaran yang lebih tepat untuk perjalanan di masa mendatang, tetapi juga akan membantu Anda mengidentifikasi setiap biaya perjalanan bisnis yang tidak biasa sehingga Anda dapat dengan cepat menyelidiki penyebabnya dan menggunakan informasi ini untuk menghindari terulangnya kembali di masa mendatang.
Fitur TruTrip hebat lainnya adalah kemudahan untuk menyesuaikan kebijakan perjalanan bisnis, menetapkan batas anggaran yang berbeda untuk perjalanan atau tim yang berbeda, dan menentukan biaya mana yang memerlukan persetujuan dari manajemen perjalanan.
Terakhir, perusahaan pengelola perjalanan dapat membantu memantau kepatuhan dan mengaudit biaya perjalanan perusahaan. Hal ini memungkinkan perusahaan Anda untuk tetap transparan dan mematuhi kebijakannya dan kebijakan badan pengatur yang relevan.Alami pengeluaran yang unggul dan alat manajemen perjalanan oleh mendaftar untuk uji coba gratis atau pemesanan demo hari ini.
TruTrip menyederhanakan pemesanan, manajemen, dan pelaporan untuk perjalanan bisnis tanpa kerumitan.