Jika tidak dikelola dengan baik, biaya perjalanan bisnis dapat membengkak dengan cepat. Jika Anda seorang pemilik bisnis atau manajer orang, penting untuk mencapai keseimbangan antara 1) membelanjakan jumlah yang tepat untuk perjalanan bisnis dan 2) menjaga agar karyawan Anda tetap aman, sehat, dan bahagia.
Mengontrol pengeluaran perjalanan bisnis perusahaan Anda melampaui pemotongan anggaran dan pemotongan item dari daftar. Riset menunjukkan bahwa perusahaan mengalami pengembalian $12.30 dalam hal pendapatan untuk setiap dolar yang diinvestasikan dalam perjalanan perusahaan. Tetapi bukan hanya pendapatan yang terkait dengan pengeluaran perjalanan bisnis Anda – itu juga dapat berdampak kesejahteraan karyawan dan kepuasan.
Untuk karyawan, fleksibilitas itu penting dan dapat menurunkan motivasi untuk memiliki batasan ketat dalam perjalanan bisnis mereka. dalam sebuah artikel oleh Business Travel News, seorang eksekutif keuangan berbicara tentang bagaimana memberi insentif kepada karyawan untuk mengambil penerbangan tidak langsung yang lebih murah menyebabkan pengalaman buruk dan jet lag. Sementara itu, seorang manajer perjalanan berbagi pentingnya penghematan biaya yang cerdas dan pemahaman yang erat antara keuangan dan tim perjalanan dalam mempromosikan budaya perjalanan yang positif.
Tanpa solusi manajemen perjalanan yang baik, Anda kemungkinan menghabiskan 30% atau lebih dari yang seharusnya Anda lakukan dalam perjalanan bisnis. Ada cara cerdas dan modern untuk tetap berada di atas pengeluaran perjalanan bisnis Anda - dengan menemukan area di mana pengeluaran dapat dipangkas atau mengalokasikan anggaran baru ke area dengan hasil bisnis yang positif.
Dalam artikel ini, kita akan melihat:
Jika Anda telah menegosiasikan tarif hotel untuk perjalanan bisnis karyawan Anda, Anda mungkin tidak selalu mendapatkan nilai dan harga terbaik. Artikel ini mencakup nilai yang bisa Anda dapatkan dari harga yang dinegosiasikan dan pasar terbuka. Khusus untuk pemesanan menit terakhir, pasar terbuka dapat memberikan kesempatan kepada pelancong bisnis untuk memesan dengan harga diskon besar-besaran.
Pertimbangkan untuk menambahkan lebih banyak pilihan akomodasi dan penerbangan ke program perjalanan bisnis Anda. Cara mudah untuk melakukannya adalah dengan memilih manajemen perjalanan bisnis yang menggabungkan inventaris dari berbagai situs seperti Agoda, Skyscanner, Sabre, dan lainnya. Anda mendapatkan lebih banyak pilihan perjalanan untuk dipilih sesuai dengan kebutuhan bisnis dan preferensi karyawan Anda – semuanya sesuai anggaran Anda.
Milikmu kebijakan perjalanan perusahaan adalah kunci dalam berkomunikasi tugas perawatan dan batasan biaya perjalanan. Jika perusahaan Anda memiliki kebijakan perjalanan berupa dokumen yang panjang, kemungkinan karyawan akan kesulitan untuk mengikuti aturan yang telah ditetapkan untuk mereka. Menyisir kebijakan perjalanan dan memperhatikannya setiap perjalanan bisnis bisa jadi sulit – karyawan cenderung tergelincir meskipun ada niat terbaik mereka.
Mengotomatiskan kebijakan perjalanan Anda membuatnya lebih jelas bagi karyawan dan lebih mudah untuk dipatuhi saat memesan perjalanan. Setiap pemesanan yang dilakukan di luar kebijakan akan ditandai untuk disetujui oleh manajer. Ini membebaskan waktu berharga bagi karyawan Anda untuk fokus pada pekerjaan penting daripada mengkhawatirkan kebijakan perjalanan Anda.
Idealnya, mengubah atau membatalkan pengaturan perjalanan pada menit terakhir harus mudah dan terjangkau. Sekarang, dengan pandemi yang tidak dapat diprediksi, ada lebih banyak lagi pilihan perjalanan yang fleksibel tersedia. Namun, tidak semua opsi fleksibel menghemat uang. Penting untuk menilai apa kebutuhan bisnis Anda dan memilih opsi fleksibel yang sesuai. Misalnya, banyak hotel dan maskapai penerbangan mengizinkan pengembalian uang penuh untuk pembatalan menit terakhir jika Anda membayar harga yang lebih tinggi. Untuk mendapatkan nilai terbaik untuk uang, penting untuk melihat sifat perubahan perjalanan bisnis Anda dan seberapa sering hal itu terjadi.
Pilihan perjalanan yang fleksibel seperti TruFlex sangat bagus untuk pelancong bisnis yang ingin melindungi diri mereka sendiri saat terjadi pembatalan. Karyawan dapat membatalkan perjalanan mereka untuk alasan apa pun dengan TruFlex dan mendapatkan setidaknya 80% yang dikembalikan secara tunai. Ini adalah cara yang bagus untuk tetap menghemat pengeluaran perjalanan bisnis Anda, menghemat hingga 50% dan tidak rugi saat terjadi pembatalan – baik karyawan sakit, perubahan jadwal, atau alasan lainnya.
Mencatat semua pengeluaran selama perjalanan bisnis dan membuat klaim setelahnya tidak harus membosankan. Pikirkan nilai tambah yang Anda dapatkan dari menggunakan platform manajemen perjalanan dalam contoh ini. Semua pengeluaran dan klaim yang dibuat dilacak pada satu platform untuk pelaporan yang mudah dan perencanaan masa depan.
Ini juga memungkinkan Anda untuk memiliki kontrol yang lebih baik atas pengeluaran perjalanan bisnis Anda dan tetap mengikuti tren biaya dari waktu ke waktu. Jika ada item dalam anggaran Anda yang meningkat pada tingkat yang lebih cepat daripada yang lain, Anda dapat meminta umpan balik atau mencari solusi alternatif dari karyawan secara proaktif.
Ketika datang ke manajemen perjalanan, ada baiknya untuk menjadi bijaksana. Dengan solusi yang mengutamakan wisatawan untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda, TruTrip mempermudah perjalanan bisnis Anda dan tim Anda dari awal hingga akhir. Jadwalkan demo atau mendaftar untuk uji coba gratis untuk melihat bagaimana kami dapat meningkatkan program perjalanan bisnis Anda.
TruTrip menyederhanakan pemesanan, manajemen, dan pelaporan untuk perjalanan bisnis tanpa kerumitan.